Un ghid al managerului pentru comunicarea Grapevine: Ce este și cum să-l folosești pentru bine în afaceri

Comunicarea Grapevine este inevitabilă – face parte din fiecare organizație, indiferent de dimensiune sau industrie.

Mulți proprietari și manageri de afaceri subestimează cât de impact poate fi acest tip de comunicare asupra angajamentului, productivității și performanței angajaților lor - în bine și în rău.

În timp ce comunicarea cu viță de vie are o parte echitabilă de capcane, există modalități prin care o puteți folosi eficient pentru a beneficia compania dvs.

Să dezvăluim exact ce este comunicarea viță de vie și să oferim câteva sfaturi și instrumente pe care le puteți folosi pentru a simplifica comunicarea în afacerea dvs.

Ce este comunicarea Grapevine?

Spre deosebire de formele de comunicare online, cum ar fi e-mailurile, mesajele text și WhatsApp, comunicarea grapevine (în special în afaceri) este modul în care colegii comunică informal între ei pentru a atinge un obiectiv centrat pe muncă.

Oricât de mult ar prefera companiile să nu o aibă, comunicarea viță de vie va fi întotdeauna parte integrantă a afacerii. De fapt, 70% din toată comunicarea de afaceri provine din viță de vie (fără joc de cuvinte).

„Sistemul de comunicare informal, uneori cunoscut sub numele de viță de vie, este aspectul de comunicare al sistemului informal al organizației. Este la fel de volubil, dinamic și variat ca oamenii. Este expresia motivației naturale a oamenilor de a comunica.”

Keith Davis, Utilizarea constructivă a Office Grapevine, în Readings in Human Relations

Deși poate fi una, comunicarea viță de vie nu trebuie să fie o problemă la locul de muncă. Poate fi îmblânzit și îndreptat într-o direcție productivă.

Diferite tipuri de comunicare cu viță de vie

Este dificil să găsești un sens de viță de vie în comunicarea de afaceri. Acest lucru se datorează faptului că este un fenomen complex la locul de muncă, care poate lua multe forme.

Acestea fiind spuse, există patru tipuri principale pe care le-a identificat profesorul Keith Davis, pe care l-am citat mai sus.

1. Lanț unic

Acest tip de comunicare necesită transmiterea informațiilor printr-o linie directă de contacte pentru a ajunge la un destinatar final. Este o modalitate simplă de a comunica cu colegii, deși mesajul devine mai filtrat cu fiecare persoană adăugată în lanț.

2. Gosip Chain

În acest lanț, o persoană are sarcina de a împărtăși informațiile cu toți ceilalți. Ca forma unei roți, mesagerul rămâne în centrul acesteia și fiecare punct de contact este o spiță.

3. Lanțul probabilității

Cel mai imprevizibil tip de comunicare de viță de vie este, fără îndoială, lanțul probabilității. Acesta este momentul în care o persoană partajează informații la întâmplare, iar apoi destinatarii le transmit în același mod.

4. Cluster Chain

Într-un lanț de cluster, un individ partajează un mesaj cu un grup selectat de destinatari, care continuă să partajeze aceleași informații cu un alt grup selectat de destinatari. Acesta este genul de situație în care informațiile se răspândesc exponențial în întreaga companie, ajungând în cele din urmă la toată lumea.

Impactul comunicării viței de vie

În multe întreprinderi, vița de vie are un impact uriaș asupra modului în care informațiile sunt răspândite în întreaga forță de muncă, din mai multe motive.

Profesorul Davis a ajuns până la a spune că „dacă angajații sunt atât de neinteresați de munca lor încât nu se angajează în discuții despre asta, atunci această apatie este un indiciu al unei anumite neadaptari în organizație”.

Alte motive includ:

• Fiabilitate : este adesea considerată una dintre cele mai fiabile modalități de a comunica despre chestiuni la locul de muncă, actualizări, modificări ale politicii companiei și evenimente viitoare ale companiei.
• Accesibilitate : comunicarea Grapevine este o modalitate rapidă de a conecta o întreagă companie, de la CEO până la angajați noi.
• Flexibilitate : Acest tip de comunicare este extrem de flexibil, ceea ce înseamnă că poate fi condusă în diferite moduri, fie prin conversație, bârfă sau chiar prin chat digital 1:1 sau în echipă.

Cum să faci comunicarea Grapevine să funcționeze pentru compania ta

Profesorul Davis a mai scris că „o organizație sănătoasă are atât o viță de vie, cât și canale oficiale de comunicare”.

În timp ce comunicarea din viță de vie ar putea fi un termen pe care mulți îl privesc încruntat la locul de muncă, este de fapt o practică care poate fi folosită în beneficiul tău și al angajaților tăi. L-am împărțit în cinci sfaturi utile.

Utilizarea unei soluții digitale cu o mare varietate de caracteristici de comunicare poate ajuta la minimizarea comunicării viță de vie în cadrul afacerii dvs. sau, cel puțin, să o facă mai eficientă.

Luați Connecteam, de exemplu. Această aplicație multifuncțională premiată de management al angajaților este concepută în primul rând pentru forța de muncă mobilă – inclusiv echipele de la distanță și lucrătorii fără birou.

Întrucât comunicarea viță de vie are loc în companii din întreaga lume, nu este surprinzător faptul că peste 20.000 de întreprinderi din 90 de industrii diferite beneficiază de aplicația de comunicare a angajaților Connecteam pentru a ajuta angajații și managerii deopotrivă să rămână în contact mai eficient .

Dacă un angajat trebuie să contacteze un coleg de muncă sau o persoană din conducerea superioară pentru a discuta ceva legat de muncă (sau nu), se poate referi la aplicația mobilă în loc să se bazeze pe metode de comunicare învechite și consumatoare de timp, cum ar fi apelurile telefonice, e-mailuri și mesaje text.

Mai jos, vom descrie mai detaliat cum puteți utiliza caracteristicile esențiale de comunicare ale Connecteam pentru a minimiza comunicarea viță de vie. Acestea includ:

Connecteam este complet gratuit de utilizat pentru până la 50 de utilizatori și, împreună cu capabilitățile sale operaționale și de resurse umane, oferă proprietarilor de afaceri instrumentul suprem pentru a-și extinde afacerea.

Interacționați cu oricât de mulți dintre angajații dvs. aveți nevoie, trimițând actualizări. Cu Connecteam, puteți face acest lucru prin intermediul fluxului social al aplicației.

• Toată lumea din afacere poate fi instantaneu la curent cu cele mai recente anunțuri ale companiei, noi angajări, modificări ale politicii companiei și multe altele.
• De asemenea, este posibil să vedeți care utilizatori nu au văzut actualizări specifice și să le notificați în consecință pentru a menține întreaga companie aliniată cu privire la orice problemă.
• Faceți actualizările cât de colorate și captivante pe cât doriți, atașând videoclipuri, imagini, GIF-uri, sondaje în direct etc.), facilitând interacțiunea sănătoasă a angajaților publici prin comentarii și reacții.
• Programați cu ușurință un anunț pentru a fi distribuit la o anumită dată și oră și selectați exact cine doriți să-l citiți.
• Dacă managerii observă răspândirea unor zvonuri false, le pot dezminți imediat cu anunțuri oficiale – promovând o cultură a informațiilor corecte și reducând șansele de zvonuri viitoare.
• Creați evenimente pentru orice ocazie legată de muncă – de la întâlniri de echipă la călătorii de companie. Toți invitații selectați sunt alertați instantaneu și în același timp.

Managerii ar trebui să identifice lucrătorii care inițiază activ lanțurile de viță de vie. Apoi, ar trebui să furnizeze în mod privat informații adevărate și utile.

În consecință, acești lucrători vor transmite aceste informații altor participanți, ceea ce îi aduce de fapt beneficii – spre deosebire de răspândirea de zvonuri și informații distorsionate.

Cu o aplicație precum Connecteam, managerii pot:

• Comunicați direct cu persoanele prin intermediul funcției de chat pentru echipa de angajați și efectuați un dialog concentrat și personalizat pentru a partaja acest tip de informații.
• Discutați toate problemele legate de muncă în aplicație fără a vă baza pe alte moduri de comunicare pentru a încurca și mai mult problemele.
• Interacționați cu un angajat, un grup sau întreaga companie prin chat online 1:1 sau de grup.
• Obțineți acces instantaneu la detaliile de contact ale fiecărui angajat din companie folosind directorul angajaților, ceea ce înseamnă că puteți identifica anumite persoane cu care să comunicați .

În timp ce lanțurile de viță de vie sunt o modalitate ușoară de a răspândi informații false, ele pot fi, de asemenea, o sursă valoroasă de feedback pentru manageri.

Cu cât managerii integrează mai mult angajații în luarea deciziilor zilnice ale afacerii, cu atât vor fi mai informați, reducând nevoia de a specula în lanțurile de viță de vie și răspândi zvonuri false.

Iată cum tu și angajații tăi poți folosi Connecteam pentru a promova feedback:

• Oferiți-le angajaților o voce și configurați sondaje personalizate pentru a colecta feedback și gânduri ale angajaților cu întrebări specifice.
• Angajații pot trimite, de asemenea, feedback anonim folosind o casetă de sugestii online, în loc să petreacă o mulțime de ani căutând acea cutie de carton în birou care nu este niciodată verificată.

Dacă operațiunile de afaceri sunt bine organizate, atunci subiectul discutat în lanțurile de viță de vie va fi mai precis, mai pozitiv și mai benefic pentru obiectivele pe care o afacere dorește să le atingă.

Cu o soluție digitală precum Connecteam, toate operațiunile pot fi gestionate și discutate cu un clic pe un buton .

Fie că este vorba de intrare și ieșire sau de programare a angajaților, utilizatorii pot comunica cu ușurință cu conducerea superioară direct din aceste funcții pentru a preveni dus-întors inutil și nevoia de a naviga în altă parte a aplicației.

Concluzia comunicării Grapevine

Văzând că comunicarea este ceva pe care oamenii o fac în mod natural, indiferent dacă lucrăm într-un birou sau facem parte dintr-o echipă fără birou, proprietarii de afaceri trebuie să accepte această realitate și să o îmbrățișeze la locul de muncă.

Sperăm că sfaturile oferite vă vor ajuta să gestionați comunicarea viță de vie în afacerea dvs. și să creați un flux de informații sănătos în rândul angajaților, menținând în același timp productivitatea și implicarea angajaților pe parcurs.

După cum s-a menționat anterior, credem că un instrument all-in-one de comunicare pentru angajați precum Connecteam este modalitatea ideală de a menține toți angajații pe aceeași pagină, fie că este vorba de actualizări, chat 1:1 sau chiar sondaje de implicare.

Această aplicație digitală de comunicare pentru echipe va face în cele din urmă trei lucruri: să ofere angajaților o singură sursă de informații de încredere, să elimine firele inutile de comunicare și să se asigure că cele rămase au un impact pozitiv asupra afacerii tale zilnice.