คู่มือสำหรับผู้จัดการเพื่อการสื่อสารของ Grapevine: มันคืออะไรและจะใช้อย่างไรให้เป็นประโยชน์ในธุรกิจ

การสื่อสารของ Grapevine เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ - เป็นส่วนหนึ่งของทุกองค์กร โดยไม่คำนึงถึงขนาดหรืออุตสาหกรรม

เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการหลายคนดูถูกดูแคลนว่าการสื่อสารประเภทนี้ส่งผลกระทบอย่างไรต่อการมีส่วนร่วม ประสิทธิผล และประสิทธิภาพของพนักงาน ดีขึ้นหรือแย่ลง

แม้ว่าการสื่อสารแบบเกรปไวน์จะมีข้อผิดพลาดพอสมควร แต่ก็มีหลายวิธีที่คุณสามารถนำไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อสร้างประโยชน์ให้กับบริษัทของคุณได้

มาดูรายละเอียดกันก่อนว่าการสื่อสารแบบ Grapevine คืออะไร และให้เคล็ดลับและเครื่องมือที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้การสื่อสารในธุรกิจของคุณง่ายขึ้น

การสื่อสารของ Grapevine คืออะไร?

แตกต่างจากรูปแบบการสื่อสารออนไลน์ เช่น อีเมล การส่งข้อความ และ WhatsApp การสื่อสารแบบองุ่น (โดยเฉพาะในธุรกิจ) เป็นวิธีที่เพื่อนร่วมงานสื่อสารกันอย่างไม่เป็นทางการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่เน้นงานเป็นหลัก

เท่าที่ธุรกิจอาจไม่ต้องการมีมัน การสื่อสารในองุ่นมักจะเป็นส่วนหนึ่งและพัสดุของธุรกิจ อันที่จริง 70% ของการสื่อสารทางธุรกิจทั้งหมดมาจากต้นองุ่น

“ระบบการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการซึ่งบางครั้งเรียกว่าต้นองุ่นเป็นลักษณะการสื่อสารของระบบที่ไม่เป็นทางการขององค์กร มีความแปรปรวน พลวัต และหลากหลายตามที่ผู้คนเป็น เป็นการแสดงออกถึงแรงจูงใจตามธรรมชาติของผู้คนในการสื่อสาร”

Keith Davis การใช้ Office Grapevine อย่างสร้างสรรค์ใน การอ่านในความสัมพันธ์ของมนุษย์

แม้ว่าจะเป็นหนึ่งเดียวกัน แต่การสื่อสารแบบเกรปไวน์ไม่จำเป็นต้องเป็นปัญหาในที่ทำงาน สามารถทำให้เชื่องและนำทางไปในทิศทางที่มีประสิทธิผลได้

การสื่อสาร Grapevine ประเภทต่างๆ

เป็นการยากที่จะคิดความหมายองุ่นหนึ่งอันในการสื่อสารทางธุรกิจ เนื่องจากเป็นปรากฏการณ์ที่ทำงานที่ซับซ้อนซึ่งมีได้หลายรูปแบบ

จากที่กล่าวมา มีสี่ประเภทหลักที่ศาสตราจารย์ Keith Davis ซึ่งเรายกมาข้างต้นได้ระบุ

1. ห่วงโซ่เกลียวเดียว

การสื่อสารประเภทนี้ต้องการส่งข้อมูลผ่านสายตรงของผู้ติดต่อเพื่อไปยังผู้รับขั้นสุดท้าย เป็นวิธีที่ตรงไปตรงมาในการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน แม้ว่าข้อความจะถูกกรองมากขึ้นเมื่อเพิ่มแต่ละคนในห่วงโซ่

2. ซุบซิบเชน

ในห่วงโซ่นี้ บุคคลได้รับมอบหมายให้แบ่งปันข้อมูลกับคนอื่นๆ เช่นเดียวกับรูปร่างของวงล้อ ผู้ส่งสารจะอยู่ที่ศูนย์กลางของล้อ และจุดสัมผัสแต่ละจุดจะเป็นก้านพูด

3. ห่วงโซ่ความน่าจะเป็น

การสื่อสารแบบต้นองุ่นชนิดที่คาดเดาไม่ได้มากที่สุดคือห่วงโซ่ความน่าจะเป็นอย่างไม่ต้องสงสัย นี่คือเวลาที่บุคคลแบ่งปันข้อมูลแบบสุ่ม จากนั้นผู้รับจะส่งต่อในลักษณะเดียวกัน

4. คลัสเตอร์เชน

ในกลุ่มคลัสเตอร์ บุคคลหนึ่งแชร์ข้อความกับผู้รับที่เลือกกลุ่มหนึ่ง ซึ่งจะแชร์ข้อมูลเดียวกันกับผู้รับกลุ่มอื่นที่เลือกไว้ นี่เป็นสถานการณ์ประเภทหนึ่งที่ข้อมูลกระจายไปทั่วบริษัทอย่างทวีคูณ ในที่สุดก็ถึงทุกคน

ผลกระทบของการสื่อสาร Grapevine

ในหลายๆ ธุรกิจ องุ่นมีผลอย่างมากต่อการที่ข้อมูลถูกกระจายไปทั่วทั้งพนักงาน ด้วยเหตุผลหลายประการ

ศาสตราจารย์เดวิสกล่าวถึงเรื่องนี้ว่า “หากพนักงานไม่สนใจงานของพวกเขาจนไม่มีส่วนร่วมในร้านพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องนี้ ความไม่แยแสนี้เป็นสัญญาณบ่งชี้ถึงการปรับตัวที่ไม่เหมาะสมในองค์กร”

เหตุผลอื่นๆ ได้แก่:

• ความน่าเชื่อถือ : มักถูกพิจารณาว่าเป็นวิธีที่น่าเชื่อถือที่สุดวิธีหนึ่งในการสื่อสารเกี่ยวกับเรื่องสถานที่ทำงาน การอัปเดต การเปลี่ยนแปลงนโยบายของบริษัท และกิจกรรมของบริษัทที่จะเกิดขึ้น
• ความสามารถในการ เข้าถึง : การสื่อสารของ Grapevine เป็นวิธีที่รวดเร็วในการเชื่อมต่อทั้งบริษัท ตั้งแต่ CEO ไปจนถึงพนักงานใหม่
• ความยืดหยุ่น : การสื่อสารประเภทนี้มีความยืดหยุ่นอย่างยิ่ง ซึ่งหมายความว่าสามารถทำได้หลายวิธี ไม่ว่าจะผ่านการสนทนา การนินทา หรือแม้แต่การแชทแบบดิจิทัล 1:1 หรือการแชทเป็นทีม

วิธีทำให้การสื่อสารของ Grapevine ทำงานให้กับบริษัทของคุณ

ศาสตราจารย์เดวิสยังเขียนว่า "องค์กรที่มีสุขภาพดีมีทั้งองุ่นและช่องทางการสื่อสารอย่างเป็นทางการ"

แม้ว่าการสื่อสารแบบเถาองุ่นอาจเป็นคำที่หลายคนขมวดคิ้วในที่ทำงาน แต่จริงๆ แล้วเป็นแนวทางปฏิบัติที่สามารถนำไปใช้เพื่อประโยชน์ของคุณและพนักงานของคุณ เราได้แบ่งมันออกเป็นห้าเคล็ดลับที่มีประโยชน์

การใช้โซลูชันดิจิทัลพร้อมคุณสมบัติการสื่อสารที่หลากหลายสามารถช่วยลดการสื่อสารแบบเกรปไวน์ภายในธุรกิจของคุณ หรืออย่างน้อยก็ทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ยกตัวอย่างเช่น Connecteam แอปการจัดการพนักงานแบบครบวงจรที่ได้รับรางวัลนี้ได้รับการออกแบบมาสำหรับพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่เป็นหลัก รวมถึงทีมจากระยะไกลและพนักงานที่ไม่มีโต๊ะ

ด้วยการสื่อสารแบบต้นองุ่นที่เกิดขึ้นในบริษัทต่างๆ ทั่วโลก จึงไม่น่าแปลกใจที่ธุรกิจมากกว่า 20,000 แห่งจาก 90 อุตสาหกรรมต่างๆ จะได้รับประโยชน์จากแอปสื่อสารของพนักงานของ Connecteam เพื่อ ช่วยให้พนักงานและผู้จัดการ ติดต่อกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

หากพนักงานจำเป็นต้องติดต่อเพื่อนร่วมงานหรือผู้บริหารระดับสูงเพื่อหารือเกี่ยวกับงาน (หรือไม่ก็ตาม) พวกเขาสามารถอ้างอิงถึงแอพมือถือ แทนที่จะอาศัยวิธีการสื่อสารที่ล้าสมัยและใช้เวลานาน เช่น การโทรศัพท์ e- จดหมาย และข้อความ

ด้านล่างนี้ เราจะแจกแจงรายละเอียดเพิ่มเติมว่าคุณสามารถใช้คุณลักษณะการสื่อสารที่สำคัญของ Connecteam เพื่อลดการสื่อสารแบบองุ่นได้อย่างไร ซึ่งรวมถึง:

Connecteam ใช้งานได้ฟรีสำหรับผู้ใช้ สูงสุด 50 ราย และพร้อมกับความสามารถในการปฏิบัติงานและทรัพยากรบุคคล ช่วยให้เจ้าของธุรกิจมีเครื่องมือขั้นสูงสุดในการปรับขนาดธุรกิจของตน

มีส่วนร่วมกับพนักงานของคุณมากเท่าที่คุณต้องการโดยส่งการอัปเดต ด้วย Connecteam คุณสามารถทำสิ่งนี้ผ่านฟีดโซเชียลของแอพ

• ทุกคนในธุรกิจสามารถ ติดตาม ข่าวสารล่าสุดของบริษัท พนักงานใหม่ การเปลี่ยนแปลงนโยบายของบริษัท และอื่นๆ ได้ทันที
• นอกจากนี้ยังสามารถดูได้ว่าผู้ใช้คนใดที่ไม่เห็นการอัปเดตเฉพาะ และแจ้งพวกเขาตามนั้น เพื่อ ให้ทั้งบริษัท มีการจัดการในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
• ทำให้การอัปเดตมีสีสันและน่าดึงดูดเท่าที่คุณต้องการ แนบวิดีโอ รูปภาพ GIF โพลสด ฯลฯ) อำนวยความสะดวก ในการโต้ตอบกับพนักงานในที่สาธารณะ ผ่านความคิดเห็นและปฏิกิริยา
• กำหนดเวลาประกาศ เพื่อแชร์ตามวันและเวลาที่กำหนด และเลือกคนที่คุณต้องการอ่านได้อย่างแม่นยำ
• หากผู้จัดการสังเกตเห็นข่าวลือเท็จแพร่กระจาย พวกเขาสามารถหักล้างพวกเขาได้ทันทีด้วยการประกาศอย่างเป็นทางการ – ส่งเสริมวัฒนธรรมของข้อมูลที่ถูกต้อง และลดโอกาสของข่าวลือในอนาคต
• สร้างกิจกรรมสำหรับโอกาสที่เกี่ยวข้องกับงาน – ตั้งแต่การประชุมทีมไปจนถึงการเดินทางของบริษัท ผู้ได้รับเชิญที่เลือกทั้งหมดจะได้รับการแจ้งเตือนทันทีและพร้อมกัน

ผู้จัดการควรระบุคนงานที่ริเริ่มห่วงโซ่องุ่นอย่างแข็งขัน จากนั้นพวกเขาควรให้ข้อมูลที่เป็นจริงและเป็นประโยชน์เป็นการส่วนตัว

ด้วยเหตุนี้ พนักงานเหล่านี้จะส่งข้อมูลนี้ไปยังผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อพวกเขาจริง ๆ แทนที่จะเผยแพร่ข่าวลือและข้อมูลที่บิดเบี้ยว

ด้วยแอปอย่าง Connecteam ผู้จัดการสามารถ:

• สื่อสารโดยตรงกับบุคคลผ่านคุณสมบัติการแชทของทีมพนักงานและดำเนินการ สนทนาที่เน้นและเป็นส่วนตัว เพื่อแบ่งปันข้อมูลประเภทนี้
• อภิปรายเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงานทั้งหมดในแอป โดยไม่ต้องพึ่งพาโหมดการสื่อสารอื่น ๆ เพื่อสร้างความสับสน
• โต้ตอบกับพนักงานคนเดียว กลุ่ม หรือทั้งบริษัทผ่านการแชทออนไลน์แบบ 1:1 หรือแบบกลุ่ม
• เข้าถึงรายละเอียดการติดต่อของพนักงานทุกคนในบริษัทได้ทันทีโดยใช้ไดเร็กทอรีพนักงาน ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถ ระบุบุคคลที่ต้องการสื่อสารด้วย ได้

แม้ว่าห่วงโซ่องุ่นเป็นวิธีที่ง่ายในการเผยแพร่ข้อมูลเท็จ แต่ก็สามารถเป็นแหล่งความคิดเห็นอันมีค่าสำหรับผู้จัดการได้

ยิ่งผู้จัดการรวมพนักงานเข้ากับการตัดสินใจของธุรกิจในแต่ละวันมากเท่าไร พวกเขาก็จะยิ่งได้รับข้อมูลมากขึ้นเท่านั้น ลดความจำเป็นในการเก็งกำไรในเครือข่ายองุ่นและกระจายข่าวลือเท็จ

นี่คือวิธีที่คุณและพนักงานของคุณสามารถใช้ Connecteam เพื่อส่งเสริมคำติชม:

• ให้พนักงานแสดง ความคิดเห็นและจัดทำแบบสำรวจที่กำหนดเองเพื่อรวบรวมความคิดเห็นและความคิดเห็นของพนักงานพร้อมคำถามเฉพาะ
• พนักงานยังสามารถส่งคำติชมโดยไม่ระบุชื่อโดยใช้กล่องคำแนะนำออนไลน์ แทนที่จะใช้เวลาค้นหากล่องกระดาษแข็งนั้นในสำนักงานที่ไม่เคยได้รับการตรวจสอบเป็นเวลานาน

หากการดำเนินธุรกิจมีการจัดการที่ดี หัวข้อที่พูดคุยกันในกลุ่มธุรกิจองุ่นจะมีความแม่นยำ แง่บวก และเป็นประโยชน์ต่อเป้าหมายที่ธุรกิจต้องการบรรลุมากขึ้น

ด้วยโซลูชันดิจิทัลอย่าง Connecteam การดำเนินการทั้งหมดสามารถจัดการและพูดคุยกันได้ ด้วยการคลิกปุ่มเพียงปุ่ม เดียว

ไม่ว่าจะเป็นการตอกบัตรเข้าหรือออกหรือการจัดกำหนดการพนักงาน ผู้ใช้สามารถสื่อสารกับผู้บริหารระดับสูงได้โดยตรงจากคุณสมบัติเหล่านี้ เพื่อ ป้องกันความจำเป็นในการกลับไปกลับมา และต้องไปยังส่วนอื่นๆ ในแอป

บรรทัดล่างในการสื่อสารของ Grapevine

เมื่อเห็นว่าการสื่อสารเป็นสิ่งที่มนุษย์ทำโดยธรรมชาติ ไม่ว่าเราจะทำงานในสำนักงานหรือเป็นส่วนหนึ่งของทีมที่ไม่มีโต๊ะทำงาน เจ้าของธุรกิจต้องยอมรับความเป็นจริงนี้และยอมรับมันในที่ทำงาน

เราหวังว่าเคล็ดลับที่ให้ไว้จะช่วยคุณจัดการกับการสื่อสารแบบเกรปไวน์ในธุรกิจของคุณ และสร้างกระแสข้อมูลที่ดีในหมู่พนักงาน ในขณะที่ยังคงรักษาประสิทธิภาพการทำงานและความผูกพันของพนักงานไว้ตลอดทาง

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ เราเชื่อว่าเครื่องมือสื่อสารพนักงานแบบ all-in-one เช่น Connecteam เป็นวิธีที่เหมาะที่สุดในการทำให้พนักงานทุกคนเข้าใจตรงกัน ไม่ว่าจะผ่านการอัพเดท การแชทแบบ 1:1 หรือแม้แต่การสำรวจการมีส่วนร่วม

แอปการสื่อสารแบบทีมดิจิทัลนี้จะทำสามสิ่งในท้ายที่สุด: จัดหาแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้แหล่งเดียวให้กับพนักงาน ขจัดปัญหาการสื่อสารแบบเกรปไวน์ที่ไม่จำเป็น และทำให้แน่ใจว่าแหล่งข้อมูลที่เหลือจะส่งผลดีต่อธุรกิจประจำวันของคุณ