Przewodnik menedżera po komunikacji winorośli: co to jest i jak z niego korzystać w biznesie

Komunikacja Grapevine jest nieunikniona – jest częścią każdej organizacji, niezależnie od wielkości czy branży.

Wielu właścicieli firm i menedżerów nie docenia wpływu tego rodzaju komunikacji na zaangażowanie, produktywność i wydajność ich pracowników – na lepsze lub na gorsze.

Chociaż komunikacja pocztowa ma sporo pułapek, istnieją sposoby na jej efektywne wykorzystanie z korzyścią dla Twojej firmy.

Przeanalizujmy dokładnie, czym jest komunikacja pantoflowa i podaj kilka wskazówek i narzędzi, których możesz użyć, aby uprościć komunikację w swojej firmie.

Co to jest komunikacja winorośli?

W przeciwieństwie do internetowych form komunikacji, takich jak e-maile, SMS-y i WhatsApp, komunikacja pocztowa (szczególnie w biznesie) to sposób, w jaki współpracownicy komunikują się ze sobą w sposób nieformalny, aby osiągnąć cel skoncentrowany na pracy.

Chociaż firmy mogą wolą tego nie mieć, komunikacja pocztowa zawsze będzie nieodłączną częścią biznesu. W rzeczywistości aż 70% całej komunikacji biznesowej pochodzi z winorośli (gra słów nie zamierzona).

„Nieformalny system komunikacji, zwany czasem winoroślą, jest komunikacyjnym aspektem nieformalnego systemu organizacji. Jest tak zmienna, dynamiczna i zróżnicowana jak ludzie. Jest wyrazem naturalnej motywacji ludzi do komunikowania się.”

Keith Davis, Konstruktywny użytek z Office Grapevine, w odczytach w relacjach międzyludzkich

Chociaż może to być jeden, komunikacja pocztowa nie musi być problemem w miejscu pracy. Można ją oswoić i skierować w produktywnym kierunku.

Różne rodzaje komunikacji winorośli

W komunikacji biznesowej trudno wymyślić jedno winorośl. Dzieje się tak, ponieważ jest to złożone zjawisko w miejscu pracy, które może przybierać różne formy.

Powiedziawszy to, istnieją cztery główne typy, które zidentyfikował profesor Keith Davis, którego cytowaliśmy powyżej.

1. Łańcuch jednoniciowy

Ten rodzaj komunikacji wymaga przekazania informacji przez bezpośrednią linię kontaktów, aby dotrzeć do ostatecznego odbiorcy. Jest to prosty sposób komunikowania się ze współpracownikami, chociaż wiadomość staje się bardziej filtrowana z każdą osobą dodaną do łańcucha.

2. Łańcuch plotek

W tym łańcuchu zadaniem jednostki jest dzielenie się informacjami ze wszystkimi innymi. Podobnie jak w kształcie koła, posłaniec pozostaje w jego centrum, a każdy punkt kontaktu jest szprychą.

3. Łańcuch prawdopodobieństwa

Najbardziej nieprzewidywalnym rodzajem komunikacji winorośli jest niewątpliwie łańcuch prawdopodobieństwa. Dzieje się tak, gdy dana osoba udostępnia losowo informacje, a następnie odbiorcy przekazują je w ten sam sposób.

4. Łańcuch klastrowy

W łańcuchu klastrów jedna osoba udostępnia wiadomość wybranej grupie odbiorców, którzy kontynuują udostępnianie tych samych informacji innej wybranej grupie odbiorców. Jest to sytuacja, w której informacje gwałtownie rozprzestrzeniają się w firmie, ostatecznie docierając do wszystkich.

Wpływ komunikacji winorośli

W wielu firmach, z różnych powodów, winorośl ma ogromny wpływ na sposób rozpowszechniania informacji wśród pracowników.

Profesor Davis posunął się nawet do stwierdzenia, że ​​„jeśli pracownicy są tak niezainteresowani swoją pracą, że nie angażują się w rozmowy sklepowe o tym, to ta apatia jest oznaką pewnego niedostosowania w organizacji”.

Inne powody to:

• Niezawodność : jest często uważany za jeden z najbardziej niezawodnych sposobów komunikowania się o sprawach w miejscu pracy, aktualizacjach, zmianach polityki firmy i nadchodzących wydarzeniach firmowych.
• Dostępność : komunikacja Grapevine to szybki sposób na połączenie całej firmy, od prezesa po nowych pracowników.
• Elastyczność : ten rodzaj komunikacji jest niezwykle elastyczny, co oznacza, że ​​można go prowadzić na różne sposoby, czy to poprzez rozmowę, plotki, a nawet cyfrowy 1:1 lub czat zespołowy.

Jak sprawić, by komunikacja Grapevine działała w Twojej firmie?

Profesor Davis napisał również, że „zdrowa organizacja ma zarówno winorośl, jak i oficjalne kanały komunikacji”.

Chociaż komunikacja pocztowa może być terminem, na który wiele osób patrzy z niechęcią w miejscu pracy, w rzeczywistości jest to praktyka, którą można wykorzystać z korzyścią dla Ciebie i Twoich pracowników. Podzieliliśmy to na pięć przydatnych wskazówek.

Korzystanie z rozwiązania cyfrowego z szeroką gamą funkcji komunikacyjnych może pomóc zminimalizować komunikację pancerną w firmie lub przynajmniej zwiększyć jej efektywność.

Weźmy na przykład Connecteam. Ta wielokrotnie nagradzana, kompleksowa aplikacja do zarządzania pracownikami jest przeznaczona przede wszystkim dla pracowników mobilnych — w tym zespołów zdalnych i pracowników bez biurka.

Ponieważ komunikacja pantoflowa występuje w firmach na całym świecie, nie jest niespodzianką, że ponad 20 000 firm z 90 różnych branż korzysta z aplikacji do komunikacji pracowniczej Connecteam, aby pomóc pracownikom i menedżerom w bardziej efektywnym utrzymywaniu kontaktu .

Jeśli pracownik musi skontaktować się ze współpracownikiem lub kimś z wyższego kierownictwa, aby omówić coś związanego z pracą (lub nie), może odwołać się do aplikacji mobilnej zamiast polegać na przestarzałych, czasochłonnych metodach komunikacji, takich jak rozmowy telefoniczne, e- e-maile i wiadomości tekstowe.

Poniżej omówimy bardziej szczegółowo, w jaki sposób można wykorzystać podstawowe funkcje komunikacyjne Connecteam, aby zminimalizować komunikację winorośli. Obejmują one:

Connecteam jest całkowicie darmowy dla maksymalnie 50 użytkowników, a wraz ze swoimi możliwościami operacyjnymi i HR zapewnia właścicielom firm najlepsze narzędzie do skalowania ich działalności.

Kontaktuj się z tyloma pracownikami, ilu potrzebujesz, wysyłając aktualizacje. Dzięki Connecteam możesz to zrobić za pośrednictwem kanału społecznościowego aplikacji.

• Każdy w firmie może natychmiast śledzić najnowsze ogłoszenia firmy, nowo zatrudnionych pracowników, zmiany w polityce firmy i nie tylko.
• Można również zobaczyć, którzy użytkownicy nie widzieli konkretnych aktualizacji i odpowiednio ich powiadomić, aby cała firma była zgodna z każdą sprawą.
• Spraw, aby aktualizacje były tak kolorowe i wciągające, jak chcesz, dołączając filmy, obrazy, GIF-y, ankiety na żywo itp.), ułatwiając zdrową interakcję pracowników publicznych poprzez komentarze i reakcje.
• Łatwo zaplanuj ogłoszenie , które ma zostać udostępnione w określonym dniu i czasie, i wybierz dokładnie, komu chcesz je przeczytać.
• Jeśli menedżerowie zauważą rozpowszechnianie fałszywych plotek, mogą natychmiast je zdemaskować oficjalnymi ogłoszeniami – promując kulturę rzetelnych informacji i zmniejszając prawdopodobieństwo pojawienia się plotek w przyszłości.
• Twórz wydarzenia na każdą okazję związaną z pracą – od spotkań zespołowych po wyjazdy firmowe. Wszystkie wybrane zaproszone osoby są natychmiast i jednocześnie powiadamiane.

Menedżerowie powinni zidentyfikować pracowników, którzy aktywnie inicjują łańcuchy winorośli. Następnie powinni prywatnie przekazywać informacje, które są prawdziwe i przydatne.

W rezultacie pracownicy ci przekażą te informacje innym uczestnikom, co faktycznie im przyniesie korzyści – w przeciwieństwie do rozpowszechniania plotek i zniekształconych informacji.

Dzięki aplikacji takiej jak Connecteam menedżerowie mogą:

• Bezpośrednio komunikuj się z osobami za pośrednictwem funkcji czatu zespołu pracowników i wykonuj ukierunkowany, spersonalizowany dialog, aby udostępniać tego rodzaju informacje.
• Omawiaj wszystkie sprawy związane z pracą w aplikacji bez polegania na innych środkach komunikacji , aby jeszcze bardziej zagmatwać sprawy.
• Kontaktuj się z jednym pracownikiem, grupą lub całą firmą za pośrednictwem czatu online 1:1 lub grupowego.
• Uzyskaj natychmiastowy dostęp do danych kontaktowych każdego pracownika w firmie za pomocą katalogu pracowników, co oznacza, że ​​możesz wskazać konkretne osoby, z którymi chcesz się komunikować .

Chociaż sieci winorośli są łatwym sposobem rozpowszechniania fałszywych informacji, mogą być również cennym źródłem informacji zwrotnych dla menedżerów.

Im bardziej menedżerowie włączają pracowników w codzienne podejmowanie decyzji biznesowych, tym bardziej będą poinformowani, co zmniejszy potrzebę spekulacji w sieciach winorośli i rozpowszechniania fałszywych plotek.

Oto jak Ty i Twoi pracownicy możecie używać Connecteam do promowania opinii:

• Daj pracownikom głos i skonfiguruj niestandardowe ankiety, aby zebrać opinie i przemyślenia pracowników wraz z określonymi pytaniami.
• Pracownicy mogą również wysyłać anonimowe opinie za pomocą internetowego pola sugestii, zamiast spędzać całe lata na szukaniu w biurze kartonowego pudełka, które nigdy nie jest sprawdzane.

Jeśli operacje biznesowe są dobrze zorganizowane, tematyka poruszana w sieciach winorośli będzie bardziej trafna, pozytywna i korzystna dla celów, które firma chce osiągnąć.

Dzięki rozwiązaniu cyfrowemu, takiemu jak Connecteam, wszystkie operacje można obsługiwać i omawiać za jednym kliknięciem przycisku .

Niezależnie od tego, czy chodzi o rejestrowanie i wychodzenie, czy planowanie pracowników, użytkownicy mogą łatwo komunikować się z wyższym kierownictwem bezpośrednio z tych funkcji, aby zapobiec niepotrzebnemu przechodzeniu tam i z powrotem oraz konieczności nawigowania w innym miejscu aplikacji.

Konkluzja dotycząca komunikacji z winoroślą

Widząc, że komunikacja jest czymś, co ludzie naturalnie robią, niezależnie od tego, czy pracujemy w biurze, czy jesteśmy częścią zespołu bez biurka, właściciele firm muszą zaakceptować tę rzeczywistość i przyjąć ją w miejscu pracy.

Mamy nadzieję, że dostarczone wskazówki pomogą Ci poradzić sobie z komunikacją pantoflową w Twojej firmie i stworzyć zdrowy przepływ informacji między pracownikami, przy jednoczesnym zachowaniu produktywności i zaangażowania pracowników.

Jak wspomniano wcześniej, uważamy, że kompleksowe narzędzie do komunikacji z pracownikami, takie jak Connecteam, jest idealnym sposobem na utrzymanie wszystkich pracowników na tej samej stronie, niezależnie od tego, czy chodzi o aktualizacje, czat 1:1, czy nawet ankiety zaangażowania.

Ta cyfrowa aplikacja do komunikacji zespołowej ostatecznie wykona trzy rzeczy: zapewni pracownikom jedno zaufane źródło informacji, wyeliminuje niepotrzebne nitki komunikacji domowej i zapewni, że pozostałe będą miały pozytywny wpływ na codzienną działalność.