Bantuan Dicari: Bagaimana Mengelola Permintaan Wawancara Kandidat

Saat kandidat pertama kali melamar pekerjaan dan memasuki kumpulan perekrutan, manajer meninjau aplikasi dan memutuskan siapa yang ingin mereka temui. Proses ini dapat berlangsung selama berhari-hari, berminggu-minggu atau berbulan-bulan. Selama waktu itu, kandidat yang tampaknya memenuhi syarat biasanya dihubungi dengan permintaan wawancara.

Kesan pertama adalah segalanya. Sangat penting untuk memfasilitasi proses perekrutan yang jelas dan terorganisir untuk prospek Anda. Ini mendorong pengalaman positif dan tanpa gesekan bagi mereka dan dapat meningkatkan peluang mereka untuk tampil baik selama wawancara Anda.

Untuk membantu Anda mempersiapkan diri, kami telah mengumpulkan beberapa template dan prinsip panduan untuk Anda dalam artikel ini. Ini akan memberi Anda semua yang Anda butuhkan. Anda akan belajar cara mengirim permintaan wawancara, sehingga ini menonjol dari email biasa yang mereka terima setiap hari.

Dasar-dasar permintaan wawancara

Mari kita mulai dengan dasar-dasar permintaan wawancara. Saat merumuskan pesan Anda kepada kandidat, ada beberapa kualifikasi inti yang harus Anda penuhi. Kami akan segera membahas masing-masing langkah ini secara lebih rinci. Berikut gambaran singkatnya:

• Tulis baris subjek email yang menarik untuk kandidat
• Tetapkan nada ramah dan menyambut
• Ucapkan selamat kepada mereka karena terpilih untuk maju dalam proses wawancara Anda
• Berikan detail tentang apa yang selanjutnya untuk kandidat dan tetapkan harapan tentang wawancara
• Perjelas detail penting tentang bagaimana perusahaan Anda beroperasi secara umum
• Bagikan tautan penjadwalan untuk mengotomatiskan pendaftaran wawancara kandidat

Sangat penting bagi kandidat untuk merasa seperti sedang menjalani proses perekrutan yang profesional dan dipikirkan dengan matang yang akan membawa mereka menuju kesuksesan. Menyiapkan template yang solid dapat membantu Anda menghindari kesalahan ketik dan konsisten. Saat Anda memimpin dengan nada ramah, menetapkan ekspektasi masa depan, dan menyediakan tautan penjadwalan, kandidat merasa mereka memiliki jalur yang jelas ke depan.

Tetapkan nada ramah dan menyambut

Saat Anda mulai membuat template permintaan wawancara, penting untuk mengingat keramahan. Proses pencarian kerja bisa terasa menakutkan bagi pelamar. Jadi, balikkan emosi itu dan tulis email yang terasa hangat dan ramah.

Perekrut dan manajer perekrutan menengahi hubungan antara perusahaan dan karyawan masa depan. Sebagai mediator antara kedua pihak, tugas Anda adalah memfasilitasi hubungan baru dan meminimalkan gesekan selama proses perekrutan itu. Itulah mengapa sangat penting untuk berkomitmen pada nada ramah dalam template email ini. Ketika pelamar merasa diasuh oleh Anda, mereka cenderung tampil dengan langkah terbaik mereka.

Jangan takut untuk meringankan pesan Anda dengan emoji atau emotikon. Tetap profesional, tentu saja, tetapi selalu ingat bahwa pesan optimis memunculkan yang terbaik pada orang.

Ucapkan selamat kepada mereka di undangan email Anda

Salam hangat di awal email Anda selalu tepat. Jika Anda dapat menindaklanjuti salam itu dengan kata-kata yang membesarkan hati, itu lebih baik lagi. Kami merekomendasikan untuk menambahkan satu atau dua kalimat di awal template email Anda yang mengucapkan selamat kepada mereka karena telah maju melalui proses perekrutan.

Jika Anda ingin benar-benar menggairahkan kandidat, sertakan pernyataan singkat tentang mengapa menurut Anda mereka cocok untuk calon pemberi kerja. Teknik ini mirip dengan apa yang mungkin dilakukan calon pelanggan dalam surat lamaran mereka untuk memberi tahu majikan bahwa mereka telah meneliti perusahaan mereka terlebih dahulu. Dengan menyorot kecocokan pelamar yang kuat dibandingkan dengan deskripsi pekerjaan, Anda akan membangun kepercayaan diri mereka pada kemampuan mereka untuk mendapatkan wawancara kerja. Ini meningkatkan kemungkinan bahwa mereka akan mengambil tindakan dan menjadwalkan wawancara dengan Anda.

Berikan informasi tambahan tentang lamaran pekerjaan

Setelah Anda menghangatkan pencari kerja dengan beberapa kata yang membesarkan hati, inilah saatnya untuk memberi mereka informasi tambahan tentang proses penjadwalan wawancara. Anda pasti ingin memastikan kebijakan dan prosedur perusahaan diuraikan dengan jelas. Jadi misalnya jika ada persyaratan yang belum dikomunikasikan, ini akan menjadi tempat yang tepat untuk menambahkannya.

Berikut adalah beberapa contoh informasi tambahan yang mungkin perlu mereka ketahui:

• Ulangi nama perusahaan, jabatan, dan deskripsi pekerjaan
• Harapan dari kandidat jika pemberi kerja membuat tawaran pekerjaan
• Opsional untuk menyertakan beberapa pertanyaan pra-wawancara
• Apakah ini akan menjadi konferensi web atau wawancara telepon?
• Jika itu panggilan telepon, apakah Anda akan memberikan nomor telepon atau mengambilnya?

Bagikan tautan penjadwalan wawancara

Sekarang tiba saatnya dalam permintaan wawancara Anda di mana Anda benar-benar dapat menyenangkan kandidat (dan menghemat banyak waktu sebagai manajer perekrutan atau perekrut). Dengan tautan penjadwalan wawancara, Anda akan dapat membuat ajakan bertindak sederhana seperti “klik di sini untuk memesan waktu untuk wawancara Anda”. Yang perlu Anda lakukan adalah menyorot teks jangkar itu dan melampirkan tautan ke halaman penjadwalan khusus.

Beberapa dari Anda mungkin tidak terbiasa dengan tautan penjadwalan dan cara kerjanya, jadi mari luangkan waktu sejenak untuk meninjau konsepnya.

Saat Anda mengirimkan tautan penjadwalan kepada kandidat, mereka dapat memilih tanggal dan waktu yang sesuai untuk mereka. Halaman penjadwalan menyertakan formulir asupan sehingga Anda dapat mengumpulkan informasi tambahan darinya sesuai kebutuhan. Misalnya, alih-alih meminta nomor telepon mereka, halaman penjadwalan panggilan telepon dapat mengumpulkan data tersebut selama langkah formulir penerimaan. Dengan begitu Anda mengamankan informasi penting dan menghubungkannya ke data pemesanan mereka. Ketika tiba saatnya untuk bertemu dengan mereka, semua info kandidat ada di satu tempat untuk ditinjau oleh manajer perekrutan Anda.

Berikut adalah beberapa keuntungan yang dapat Anda harapkan dari menyiapkan alat penjadwalan online.

• Biarkan kandidat memilih tanggal wawancara dan waktu wawancara yang sesuai untuk tim Anda
• Mencegah konflik penjadwalan
• Otomatiskan notifikasi email seperti email konfirmasi wawancara
• Menyebarkan wawancara kandidat di seluruh kumpulan staf di sumber daya manusia
• Hindari bolak-balik melalui tanggapan email dan pesan suara mencoba mencari waktu yang tepat

Atau, Anda selalu dapat menyarankan tanggal dan beberapa kali yang mungkin berhasil. Tetapi ada risiko bahwa mereka berada di zona waktu yang berbeda dan bisa menjadi bingung. Jika mereka setuju dengan waktunya, Anda harus berharap mereka menandai kalender mereka dan jangan lupa untuk menunjukkannya. Miskomunikasi halus seperti itulah mengapa kami menyarankan untuk mengotomatisasi proses.

Kami telah menyusun petunjuk khusus tentang cara membuat dan membagikan tautan penjadwalan dengan kandidat Anda. Anda dapat menggunakan paket gratis Appointlet untuk mengoptimalkan proses perekrutan dan wawancara tanpa biaya apa pun untuk perusahaan Anda.

Contoh template email untuk Permintaan Wawancara

Sekarang kami telah meninjau elemen inti yang perlu dipertimbangkan saat menulis email permintaan wawancara Anda, berikut adalah contoh email yang mungkin ditulis oleh perekrut. Anda dapat menyapa mereka dengan nama lengkap mereka atau dengan salam resmi. Kami telah mengikuti panduan dalam artikel ini untuk membantu menghubungkan konsep dengan sesuatu yang lebih nyata.

Bapak Jackson yang terhormat, Terima kasih banyak telah menghubungi kami di LinkedIn minggu ini. Kami menerima aplikasi Anda untuk posisi di dan akan senang untuk mendiskusikan kesempatan ini dengan Anda lebih lanjut.

Berdasarkan resume Anda, sepertinya Anda sudah memiliki beberapa tahun pengalaman bekerja dalam kapasitas ini. Itu sangat bagus untuk dilihat. Jika Anda bersedia bertemu minggu depan untuk membahas posisi secara detail, kami akan dengan senang hati mengatur waktu dengan Anda!

Kami biasanya bertemu baik melalui telepon atau konferensi web, berdasarkan preferensi Anda. Wawancara awal akan berlangsung sekitar 30 menit dan memberi kami kesempatan untuk mengenal satu sama lain. Jika itu berjalan dengan baik, Anda akan maju melalui fase wawancara teknis dan tim juga.

sedang mencari untuk mengisi posisi ini dalam waktu 60 hari, jadi jika Anda memutuskan untuk melanjutkan proses ini, kami meminta Anda tersedia dalam jangka waktu tersebut.

Untuk panggilan telepon, kami akan mengumpulkan nomor Anda di formulir penerimaan. Jika Anda memesan panggilan Skype atau Zoom dengan kami, harap temukan tautan "bergabung ke rapat" di email konfirmasi wawancara Anda. Jika itu terdengar bagus, Anda dapat melanjutkan dan memesan waktu bersama kami di sini.

Kami berharap dapat berbicara dengan Anda segera!

Salam,

< nama manajer perekrutan / perekrut >

Menjadwalkan tindak lanjut setelah permintaan wawancara awal

Setelah Anda mengirimkan permintaan wawancara awal, Anda dapat mengharapkan kandidat untuk mulai mendaftar waktu untuk bertemu. Memfasilitasi wawancara adalah keahlian lain yang melampaui cakupan artikel ini. Sebagai perekrut atau manajer perekrutan, Anda seharusnya sudah dilatih tentang praktik terbaik untuk sesi wawancara itu sendiri. Namun, kami mungkin dapat membantu Anda di sini dengan beberapa pemikiran terakhir tentang cara menindaklanjuti kandidat setelah wawancara awal.

Karena Anda sudah memiliki solusi penjadwalan otomatis, sebaiknya buat halaman penjadwalan khusus untuk setiap langkah proses wawancara. Jika Anda memiliki fase wawancara teknis kedua, misalnya, maka membuat templat jenis rapat terpisah untuk itu akan sangat membantu. Lokasi, durasi, dan tuan rumah rapat dapat berubah. Jadi, menyiapkan tautan terpisah adalah cara yang bagus untuk menjaga rasa kontinuitas melalui proses orientasi sumber daya manusia secara penuh.

Saat tiba saatnya untuk membuat tawaran pekerjaan, Anda juga dapat membuat tautan rapat khusus untuk percakapan itu. Momen itu akan mewakili penyelesaian fase besar pertama mereka dalam orientasi karyawan.

Ada hal lain yang dapat Anda lakukan, di luar wawancara awal, untuk terus membangun hubungan baik dan membangun kepercayaan karyawan baru Anda. Misalnya, beberapa perusahaan akan memposting pengumuman perekrutan baru di akun media sosial mereka. Jika situs web Anda memiliki halaman Teams, Anda dapat mengumpulkan byline singkat tentang karyawan baru dan memposting foto mereka.

Dengan bekerja lebih keras untuk membuat karyawan Anda merasa betah selama tahap paling awal dari proses aplikasi mereka, Anda menetapkan nada untuk kesuksesan jangka panjang.