Kontrak 102

Anda telah menyiapkan template kontrak dengan dasar-dasarnya. Sekarang saatnya untuk memikirkan beberapa masalah yang bergeser dengan setiap proyek. Apakah alur kerja Anda terlihat serupa dari klien ke klien atau Anda melakukan hal yang sangat berbeda dengan setiap proyek, Anda harus mendapatkan ruang lingkup yang ditentukan agar desain tidak tergelincir dan tersandung ke suatu tempat yang tidak menyenangkan.

Mungkin elemen paling penting dari kontrak Anda dengan klien mana pun adalah definisi yang jelas dan menyeluruh tentang ruang lingkup proyek. Ini harus mencakup pekerjaan aktual yang Anda kontrak untuk lakukan, kondisi di mana Anda akan mulai dan melanjutkan pekerjaan, dan (ini sangat penting) batasan yang akan Anda berikan pada revisi.

Dapatkan pegangan pada ruang lingkup sebelum membuat Anda takut sampai mati

Scope creep adalah kutukan dari keberadaan setiap desainer. Klien yang tidak benar-benar tahu apa yang mereka inginkan adalah yang tercepat untuk mencoba menambahkan sedikit ini dan mengubah sedikit itu di sepanjang jalan.

Untuk menentukan ruang lingkup proyek Anda, jelaskan dalam kontrak Anda tentang apa sebenarnya harapan klien. Menetapkan secara tertulis bahwa perubahan pada ruang lingkup yang ditentukan akan memerlukan perintah perubahan dan biaya tambahan.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda pahami dengan tepat:

• Berapa banyak yang akan klien berikan? Siapa yang bertanggung jawab untuk mengimpor dan memformat konten situs web baru, misalnya — Anda atau klien? Apakah Anda akan mengerjakan ulang konten yang ada, atau akankah klien memberikan garis besar yang tepat atau penulisan lengkap tentang apa yang terjadi? Kira-kira berapa banyak halaman yang akan dimiliki situs?
• Bagaimana dengan elemen grafis? Ini termasuk foto, video, favicon, dan logo. Apakah Anda diharapkan untuk mendesain atau memasoknya, atau akankah klien Anda menyediakan karya seni? Berapa banyak elemen grafis yang terlibat?
• Apakah ada fitur khusus yang diinginkan klien? Coba pikirkan hal-hal seperti desain responsif, fitur obrolan, perlindungan kata sandi, e-niaga, forum, dan sebagainya yang mungkin diminta klien Anda nanti.
• Peran apa yang akan Anda miliki dalam memilih atau membangun teknologi di balik situs web? Apakah Anda akan menjadi bagian dari proses pengambilan keputusan terkait hosting web, domain, dan sebagainya)?
• Apakah Anda akan menyediakan pemeliharaan berkelanjutan atau layanan hosting? Jika demikian, untuk berapa lama? (Petunjuk: Bagaimana kalau satu tahun? Anda akan memiliki titik tetap di masa depan ketika Anda dapat menegosiasikan kontrak baru.) Jika Anda melakukan pekerjaan pemeliharaan berkelanjutan, apakah Anda akan bekerja dengan tarif per jam atau biaya bulanan tetap? Dan jika biaya tetap, apa batasan yang Anda berikan untuk itu? (Misalnya: “konsultasi telepon hingga 1 jam dan input 3 jam.”)

Jika masuk akal untuk proyek, Anda mungkin ingin menentukan jumlah waktu Anda akan memberikan layanan dukungan seperti dukungan teknis, pemecahan masalah, dan perbaikan bug. Minimal Anda mungkin perlu menawarkan 30 hari. Anda mungkin merasa masuk akal untuk memasukkan ini ke dalam lingkup bagian pekerjaan, atau mungkin cocok dengan garansi Anda.

Berikut adalah daftar pertanyaan fantastis yang perlu Anda jawab untuk menentukan ruang lingkup proyek desain web Anda.

Kondisi kerja melindungi Anda dari klien yang lambat

Terkadang klien tidak mendapatkan file yang diperlukan untuk Anda atau butuh waktu lama untuk mengirim umpan balik tentang bukti Anda. Memiliki beberapa kondisi yang ditargetkan dalam kontrak Anda akan mencegah Anda benar-benar kacau jika terjadi penundaan klien.

Pertama, putuskan tonggak apa yang penting dalam proyek dan tentukan tenggat waktu untuk mereka yang ada dalam kontrak Anda. Tonggak-tonggak ini termasuk kiriman apa pun, termasuk konsep, maket, dan proyek akhir. Dari tenggat waktu itu, bekerja mundur untuk menetapkan tenggat waktu bagi klien yang memberi Anda apa yang Anda butuhkan untuk memenuhi tonggak sejarah itu (karya seni atau umpan balik, misalnya.)

Kontrak 101

Kontrak benar-benar merupakan kunci untuk menetapkan diri Anda — dan klien Anda — untuk sukses. Bekerja melalui proses penulisan kontrak memberi kedua belah pihak kesempatan untuk menetapkan harapan mereka...

Salah satu syarat yang ditetapkan dalam kontrak Anda harus menyatakan bahwa pekerjaan akan dimulai pada [ tanggal ], asalkan klien telah mengirimkan semua yang Anda butuhkan saat itu.

Sekarang saatnya untuk klausa penundaan. Klausul ini akan menjelaskan apa yang terjadi jika terjadi keterlambatan klien. Anda mungkin ingin melembagakan perpanjangan hari demi hari dari semua tenggat waktu berikutnya untuk setiap hari klien terlambat mendapatkan apa yang Anda butuhkan. Sebagai contoh:

Klien harus menggunakan semua upaya yang wajar untuk memberikan informasi, materi, dan persetujuan yang diperlukan. Setiap penundaan oleh Klien akan mengakibatkan perpanjangan hari demi hari dari tanggal jatuh tempo untuk semua Hasil Kerja. (sumber)

Jika tidak, sertakan bahasa yang mengatakan Anda akan mencoba untuk mengakomodasi penundaan yang wajar, tetapi Anda berhak untuk memperpanjang tenggat waktu Anda jika muncul. Jika proyek sensitif terhadap waktu, pastikan klien mengetahui klausa penundaan dengan baik.

Kondisi lain yang mungkin ingin Anda sertakan adalah waktu di mana Anda akan berhenti mengerjakan proyek sampai Anda mendapat kabar dari klien. Ini bisa sesederhana mengambil klausa penundaan dan menambahkan sesuatu seperti:

“Jika penundaan oleh Klien berlangsung lebih dari 10 hari kerja, Perancang akan menghentikan pekerjaan pada proyek sampai penundaan teratasi dan mengirimkan pemberitahuan kepada Klien bahwa pekerjaan pada proses telah dihentikan.”

Anda memilih jangka waktu. Bersikaplah masuk akal, baik untuk diri sendiri maupun klien Anda.

Putaran dan putaran revisi-go-round

Revisi dapat menjadi masalah yang signifikan pada setiap proyek desain. Batasi berapa kali revisi yang akan Anda lakukan, tetapi peka terhadap prosesnya. Masuk akal bagi klien untuk ingin melakukan beberapa penyesuaian, tetapi tidak masuk akal bagi klien untuk menawarkan umpan balik positif kepada Anda selama ini dan kemudian meminta seribu perubahan pada apa yang Anda pikir sebagai produk akhir.

Saat Anda menetapkan alur kerja proyek dalam kontrak Anda, sediakan waktu yang signifikan untuk peninjauan. Beberapa ahli kontrak merekomendasikan untuk menawarkan klien dua kali check-in per minggu untuk melihat bagaimana kemajuan proyek, yang seharusnya memungkinkan intervensi awal jika ada sesuatu yang benar-benar keluar dari jalur. Atur diri Anda dan klien Anda untuk sukses dengan kebijakan revisi Anda.

Tentukan jumlah revisi yang masuk akal untuk dimasukkan ke dalam proyek, tentukan pencapaiannya, dan kemudian nyatakan bahwa apa pun di luar itu memerlukan Perintah Perubahan dan biaya tambahan. Beberapa kontrak juga menyatakan bahwa setiap pekerjaan yang berjumlah lebih dari 15 persen dari total waktu yang dihabiskan untuk proyek tersebut merupakan perubahan substansial dan sesuai dengan kontraknya sendiri (baru).

Anda mungkin ingin membuat klausul terminasi yang memungkinkan klien untuk menghentikan proyek dan membayar Anda untuk pekerjaan yang sudah selesai pada titik mana pun yang dianggap klien terlalu jauh dari desain. Tentu saja, jika Anda membuat kesalahan dan klien meminta agar kesalahan itu diperbaiki, itu bukan merupakan revisi. Ini adalah koreksi, dan itu terserah Anda.

Sekali lagi, perlu diingat bahwa ini hanya dasar-dasarnya, dan jelas Tata Letak tidak dapat menjanjikan apa pun tentang legalitas kontrak yang Anda buat dari pos ini saja. Kami berharap seri ini akan menjadi tambahan yang bagus untuk penelitian kontrak Anda sendiri! Nantikan Bagian Tiga minggu depan.