7 Tips Pakar Cara Mengelola Penjadwalan Liburan Karyawan Anda

Dengan musim liburan yang semakin dekat, penjadwalan karyawan yang efektif tidak pernah sepenting ini—atau menantang.

Ketersediaan karyawan yang terbatas dan banyak permintaan cuti selama waktu yang sibuk sepanjang tahun dapat memusingkan. Jika salah kelola, penjadwalan liburan yang tidak efektif dapat membuat Anda kekurangan staf dan memengaruhi moral karyawan.

Tapi inilah kabar baiknya—Natal datang lebih awal untuk Anda tahun ini. Pada artikel ini, kami mengeksplorasi bagaimana Anda dapat membuat penjadwalan liburan Anda mudah dengan langkah-langkah mudah ini.

Tetapkan Ekspektasi Lebih Awal

Langkah pertama untuk membuat jadwal kerja liburan yang efektif adalah dengan mempertimbangkan kebutuhan bisnis Anda. Apakah musim liburan adalah salah satu waktu tersibuk dalam setahun untuk bisnis Anda? Jika demikian, berapa banyak staf yang Anda butuhkan untuk menutupinya?

Alternatifnya, apakah ini kesempatan untuk memperlambat dan beroperasi dengan staf yang terbatas? Kejelasan tentang hal ini memungkinkan Anda untuk menjelaskan kepada karyawan Anda apa yang diharapkan—dan apa yang diharapkan dari mereka—saat musim liburan tiba.

Setelah Anda mengetahui apa yang Anda butuhkan dari karyawan Anda, kembangkan kebijakan dan proses Anda seputar jadwal kerja liburan dan permintaan cuti. Misalnya, Anda dapat menetapkan tenggat waktu bagi karyawan untuk mengirimkan permintaan cuti atau meminta setiap karyawan untuk bekerja setidaknya satu akhir pekan dalam sebulan selama musim liburan.

Pertimbangkan cara mengelola permintaan cuti yang bentrok. Anda mungkin memberikan preferensi kepada karyawan yang meliput musim liburan sebelumnya atau membutuhkan karyawan dengan masa kerja kurang dari 1 tahun untuk tersedia. Anda mungkin juga ingin menetapkan beberapa hari "pemadaman" yang mengharuskan semua karyawan untuk bekerja.

Lakukan ini sedini mungkin. Mengetahui tanggal liburan sejak awal tahun memberi Anda banyak waktu untuk merencanakan penjadwalan liburan Anda.

Berkomunikasi dengan Jelas dan Sering Dengan Karyawan Anda

Setelah Anda memutuskan bagaimana mendekati kebijakan dan proses penjadwalan liburan Anda, komunikasikan hal itu kepada karyawan Anda. Lakukan ini sedini mungkin untuk memastikan karyawan Anda tidak terkejut dan agar mereka dapat mengelola kewajiban pribadi mereka seputar shift mereka.

Mendiskusikan masalah jadwal liburan dengan karyawan Anda memberi mereka kesempatan untuk menyampaikan kekhawatiran apa pun, memberikan saran, dan mengajukan pertanyaan apa pun yang mereka miliki. Dengan mendorong dialog terbuka, Anda membangun rasa persahabatan seputar masalah tersebut. Alih-alih dipaksa bekerja, karyawan Anda merasa bahwa mereka memiliki masukan untuk keputusan penjadwalan liburan.

Proses ini juga membantu Anda mempelajari tentang preferensi individu karyawan Anda. Anda mungkin menemukan beberapa karyawan bersedia menjadi sukarelawan untuk bekerja pada shift liburan tertentu sebagai imbalan untuk mengambil cuti lainnya.

Komunikasi yang jelas tentang jadwal liburan juga memberikan kepastian bagi Anda dan pekerja Anda. Mereka dapat memutuskan kapan mereka ingin menggunakan cuti berbayar (PTO) mereka dan Anda dapat mempertahankan perencanaan bisnis Anda dan mengurangi risiko masalah kepegawaian yang timbul selama masa liburan.

Pertimbangkan untuk Menawarkan Liburan Perusahaan

Jika bisnis Anda mampu, pertimbangkan untuk menawarkan liburan berbayar kepada karyawan Anda. Meskipun tidak diwajibkan oleh undang-undang, banyak pemberi kerja memilih untuk menawarkan cuti berbayar kepada karyawannya pada hari libur tertentu—seperti Hari Buruh, Hari Kemerdekaan, Hari Veteran, Hari Thanksgiving, Malam Natal (24 Desember), Hari Natal (25 Desember), dan Tahun Baru. Hari.

Menutup selama masa liburan bukanlah pilihan untuk setiap bisnis, terutama di industri perhotelan atau pariwisata. Tetapi jika Anda bisa, hari libur perusahaan adalah tunjangan karyawan tambahan yang dapat Anda tawarkan kepada pekerja Anda. Ini adalah cara yang baik untuk menunjukkan ketertarikan Anda pada kesejahteraan mereka dan menciptakan itikad baik dengan karyawan Anda.

Hari libur perusahaan juga dapat mendorong pekerja Anda untuk secara sukarela bekerja pada hari-hari lain selama musim liburan, atau setidaknya mengurangi beban karena harus bekerja pada hari libur lainnya.

Gunakan Aplikasi Penjadwalan Karyawan

Mengelola ketersediaan karyawan Anda dan banyak permintaan cuti selama musim liburan bisa membuat pusing. Melakukannya secara manual memakan waktu dan dapat menyebabkan kesalahan penjadwalan dan miskomunikasi saat ada perubahan yang dilakukan.

Cara termudah untuk mengelola penjadwalan liburan bisnis Anda adalah dengan aplikasi penjadwalan karyawan. Dengan aplikasi penjadwalan, karyawan Anda dapat mengirimkan permintaan cuti mereka dan Anda dapat membuat serta mengomunikasikan jadwal kerja liburan Anda dari satu tempat terpusat.

Dengan jadwal mereka yang tersedia dari perangkat apa pun, karyawan dapat memeriksa daftar mereka, bertukar shift, dan menerima pemberitahuan instan tentang pembaruan apa pun. Anda juga dapat dengan cepat melihat siapa yang tersedia pada hari tertentu dan mengintegrasikannya dengan gaji Anda untuk mengelola gaji liburan.

Bayar Tarif Liburan

Jika Anda membutuhkan staf untuk bekerja pada hari libur tertentu, pertimbangkan untuk menawarkan tarif liburan kepada mereka. Anda dapat memutuskan untuk memberikan kompensasi kepada mereka dengan tarif yang lebih tinggi dari biasanya—misalnya, 1,5 kali lipat atau bahkan dua kali lipat tarif gaji reguler mereka.

Melakukan hal itu mengakui pengorbanan pribadi yang mungkin mereka lakukan untuk bekerja hari itu. Pendekatan ini juga dapat mendorong orang untuk secara sukarela melakukan shift yang tidak populer—seperti Hari Tahun Baru—mengurangi risiko kekurangan staf selama periode sibuk.
Mengakui kontribusi karyawan Anda selama masa liburan tidak terbatas pada gaji. Anda dapat mempertimbangkan untuk memberikan hadiah liburan kepada karyawan Anda, mengadakan pesta liburan kantor, mengizinkan kerja jarak jauh pada hari-hari tertentu untuk fleksibilitas ekstra, atau menawarkan PTO ekstra setelah musim liburan.

Jadwalkan Secara Strategis

Bagi banyak bisnis, musim liburan bisa menjadi salah satu waktu tersibuk dalam setahun. Penjadwalan liburan yang efektif untuk saat ini melibatkan tidak hanya memastikan Anda memiliki cukup staf, tetapi juga campuran staf yang tepat.

Saat membuat jadwal kerja liburan, perhatikan kesenjangan keterampilan. Anda perlu memastikan karyawan yang Anda daftarkan memiliki keterampilan yang saling melengkapi sehingga semua aspek bisnis tercakup saat dijalankan dengan staf kerangka. Salah satu caranya adalah dengan memasangkan karyawan junior atau pekerja musiman dengan karyawan yang lebih berpengalaman.

Jika Anda akan puas dengan lebih sedikit staf selama periode liburan, pastikan mereka yang masuk daftar sudah siap. Beri mereka pelatihan apa pun yang mungkin mereka perlukan jauh-jauh hari dan pastikan karyawan yang mengambil cuti menyiapkan instruksi serah terima jika diperlukan.

Pertimbangkan untuk Mempekerjakan Karyawan Musiman

Jika musim liburan berarti bisnis Anda berkembang pesat, maka pertimbangkan untuk sementara mempekerjakan pekerja musiman tambahan. Jika Anda menempuh jalan ini, jelaskan tentang kebijakan liburan Anda dan ekspektasi penjadwalan selama proses perekrutan. Mempekerjakan karyawan musiman yang tidak tersedia saat Anda membutuhkannya tidak akan membantu penjadwalan liburan Anda.

Penting juga untuk mempersiapkan karyawan musiman melalui proses orientasi yang dirancang dengan baik. Meskipun ini dapat diadaptasi dari yang Anda gunakan untuk karyawan tetap, ini masih perlu mencakup semua informasi yang perlu mereka ketahui untuk menyelesaikan pekerjaan.
Seperti karyawan biasa, Anda dapat memberikan akses kepada pekerja musiman ke aplikasi penjadwalan untuk mendaftarkan ketersediaan mereka. Dari sana, Anda dapat dengan mudah mengelola pergantian shift apa pun dan mengomunikasikan pembaruan ke seluruh tenaga kerja Anda.

Penjadwalan Liburan Tidak Harus Membuat Anda Sakit Kepala

Saat mempersiapkan jadwal kerja liburan Anda tahun ini, ingatlah tips di atas agar tidak merepotkan. Dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur yang adil seputar penjadwalan liburan di organisasi Anda, Anda dapat mengomunikasikan ekspektasi Anda pada tahap awal kepada karyawan.

Aplikasi penjadwalan karyawan yang efektif adalah langkah awal yang baik untuk penjadwalan liburan yang efektif. Mempekerjakan karyawan musiman ekstra, menawarkan gaji liburan atau tunjangan lainnya, atau menutup kantor dan memberi karyawan Anda hari libur perusahaan juga dapat membantu Anda dan karyawan Anda menikmati musim liburan, baik di dalam maupun di luar tempat kerja.