Comment créer et mettre en œuvre une stratégie de communication interne

Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, vous devez avoir une très bonne communication interne pour réussir, même si vos employés sont tous dans le même bâtiment ou sont dispersés à travers le monde - une communication efficace a un impact massif et direct sur le succès de votre entreprise. Nous savons que cela semble un peu mouvementé, mais voici le problème, une communication interne efficace mène vraiment au succès.

Et non, la communication n'est pas seulement une annonce d'entreprise, un e-mail ou une publication sur les réseaux sociaux. Et c'est bien plus que simplement gérer et diffuser des informations. Au lieu de cela, il s'agit d'un dialogue continu entre tous les employés et l'entreprise, quel que soit leur poste ou leur ancienneté dans l'entreprise – cela crée un sentiment de communauté.

À quoi pouvez-vous vous attendre lorsque vous n'avez pas de communication interne efficace ?

• Faibles niveaux de productivité
• Faible engagement des employés
• Faible expérience employé
• Potins et fausses rumeurs
• Des employés confus et frustrés entraînent un taux de roulement élevé

La communication est l'épine dorsale de votre entreprise, c'est ce qui vous permet de rester rentable.

Pourquoi une stratégie de communication interne est-elle nécessaire ?

Sans une stratégie de communication interne efficace, il vous manque un enregistrement transparent de ce que vous essayez d'accomplir dans le premier plan. De plus, une stratégie de communication interne met en évidence les points forts ou les points faibles de l'organisation.

Les statistiques confirment l'importance d'utiliser une stratégie de communication interne :

• Gallup a constaté que les entreprises dont les employés sont très engagés connaissent une amélioration de 20 % de leur productivité
• Culture IQ a appris que les organisations avec des employés engagés sont 200 % plus performantes
• Un rapport de Willis Tower Watson a découvert un rendement total pour les actionnaires supérieur de 47 % pour les entreprises dotées d'une stratégie de communication interne par rapport à celles qui n'en ont pas.
• Le rapport Gallup State of the American Workplace a révélé que près de 70 % des travailleurs sont désengagés au travail, ce qui coûte aux entreprises 450 à 550 milliards de dollars chaque année.

Alors, comment pouvez-vous le faire? Ci-dessous, nous n'énumérons que quelques étapes, mais si vous recherchez des détails, faites défiler un peu plus vers le bas pour obtenir un aperçu complet de la création d'une stratégie de communication interne efficace.

• Il ne s'agit pas seulement d'envoyer un message quand vous le souhaitez, il s'agit de fournir une communication à jour et ouverte afin de dynamiser les employés.
• Ne négligez personne, tous les employés doivent être conscients du message. De cette façon, vous maintenez un lien avec vos employés et établissez une relation de confiance.
• Obtenez des commentaires précieux de vos employés afin que les gestionnaires puissent s'adapter à leurs besoins et augmenter leur motivation en conséquence.
• Lorsque vous favorisez une communication ouverte, vos employés se sentent plus valorisés personnellement et cela crée un effet positif sur leur performance.
• Les objectifs de l'entreprise et la stratégie de communication doivent être alignés. Lorsque c'est le cas, vous verrez les niveaux de productivité augmenter à mesure que vos employés se sentiront plus engagés à atteindre les objectifs de l'entreprise.

Nous pouvons voir comment vous pensez que la mise en œuvre d'une très bonne stratégie de communication interne semble être une tâche ardue, mais il est en fait facile de mettre en œuvre un plan qui donne des résultats. Vous vous demandez ce qu'il y a dans une stratégie de communication interne ? Ne vous inquiétez pas, nous avons décrit exactement ce que vous devez inclure dans votre plan afin de voir des résultats – nous en reparlerons plus tard ! Vous trouverez ci-dessous un aperçu général des étapes que vous devez suivre pour mettre en œuvre une stratégie de communication interne - si vous êtes intéressé par un résumé plus détaillé avec des instructions étape par étape, lisez la suite.

• Une situation actuelle de votre entreprise - quel type de contenu envoyez-vous et à quelle fréquence ? Et inversement, quel contenu ne communiquez-vous pas ?
• Que voulez-vous accomplir, comme dans vos objectifs commerciaux et de communication ? Comme engager vos employés, les rendre fiers de l'entreprise, etc.
• Connaissez votre public ! A qui s'adresse votre message ?
• Quelle est la meilleure méthode pour communiquer le message ? E-mail, babillard, médias sociaux, application de communication interne, etc. Cela dépend de votre public.
• Quel est le meilleur moment pour envoyer le message ?
• Comment les employés peuvent-ils interagir avec le contenu et vous envoyer des commentaires ?
• Comment mesurerez-vous vos progrès ?

N'oubliez pas qu'une stratégie de communication interne n'est pas une simple liste de tactiques. Au lieu de cela, les tactiques font partie intégrante du plan global et doivent refléter ce que vous prévoyez de faire pour atteindre vos objectifs commerciaux.

Votre stratégie de communication interne peut vous aider à bien des égards, par exemple en aidant les employés avec de nouvelles procédures, en abordant des problèmes importants pour l'entreprise, des sujets sensibles pour les employés, une campagne pour réduire les accidents, augmenter la productivité, etc. Quoi que vous souhaitiez réaliser, utilisez les mesures suivantes pour développer votre stratégie.

Ce qu'il faut inclure dans votre stratégie de communication interne :

1. Mesurez les performances et demandez-vous,

• Quelles sont les activités à haute et à faible valeur ?
• Quelle a été votre performance avec vos objectifs, vos KPI et vos attentes ?
• Obtenez les commentaires des gestionnaires, des employés de niveau inférieur et des clients.
• Regardez les campagnes et les stratégies qui ont échoué, qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ?

Lorsque vous définissez vos objectifs commerciaux - il peut être utile d'établir une base de référence afin que vous puissiez comprendre ce que vous mesurez pour déterminer son efficacité - et établissez des objectifs, cela devient une tâche plus facile à gérer en ce qui concerne la définition de votre stratégie de communication interne.

Si vous ne savez toujours pas comment mesurer exactement la communication interne, notre guide gratuit peut vous aider ! Nous vous accompagnons à travers chaque processus, étape par étape, afin que vous puissiez commencer à mesurer efficacement votre stratégie de communication interne.

2. Quel est l'outil le plus efficace pour stimuler l'engagement ?

• Quel canal livre toujours ? Et quel outil optimise ce canal ?
• Comment votre public aime-t-il recevoir des informations ? Préfèrent-ils la vidéo ou un message rapide ?
• Quel outil ou canal génère le plus de trafic ?

Par exemple, il existe quelques méthodes à votre disposition qui peuvent vous permettre de définir quel outil est le meilleur pour susciter l'engagement et partager votre message :

• Communication en face à face : lorsque vous souhaitez établir une connexion personnelle et que vous devez le faire une fois par mois, au minimum, afin de créer cette relation, d'améliorer l'engagement et d'obtenir des commentaires.
• Réunions d'équipe : pour que vous puissiez obtenir des commentaires de votre équipe tout en améliorant le moral au bureau et en établissant une meilleure relation de travail au sein de votre équipe avec des jeux et des exercices de consolidation d'équipe.
• Vidéo : pour raconter une histoire et partager des présentations visuelles pour faire passer le message plus loin.
• Médias sociaux internes : vous permettent de créer une culture et des relations.
• Application pour les employés : rien ne tombe entre les mailles du filet, vous êtes toujours engagé avec tous vos employés et eux avec vous.
  • Créez des canaux pour communiquer facilement avec votre équipe, les canaux peuvent être créés via l'emplacement, le titre du poste, le service, etc.
  • Toutes les communications professionnelles sont stockées en un seul endroit et sont séparées de l'espace de stockage personnel d'un travailleur
  • Toutes les communications se font en temps réel afin que vous puissiez pousser l'engagement et la productivité au niveau supérieur
  • Toutes les données sont exploitables afin que vous soyez au courant afin de savoir qui lit votre message, envoie des rappels à ceux qui ne l'ont pas fait, comprend les résultats des enquêtes et des sondages en direct au fur et à mesure qu'ils arrivent, etc.

En fait, une application de communication avec les employés est utilisée par la plupart des entreprises pour réinventer la communication et l'engagement.

3. Identifiez et comprenez votre public

• Quels sont leurs goûts/dégoûts et intérêts ?
• Quels messages attirent le plus l'attention ?

Ceci est particulièrement important lorsque vous gérez une équipe d'employés allant des plus jeunes aux plus âgés. La plupart des jeunes générations sont plutôt férus de technologie, vous devez donc les atteindre là où ils sont le plus efficaces, mais n'oubliez pas que même les personnes plus âgées de votre équipe ont besoin des bons outils pour travailler plus intelligemment.

De plus, vous devez comprendre quand est le bon moment pour envoyer votre message afin qu'il reçoive la bonne attention. Matin? Après le déjeuner? Pendant le crash de 3 heures ?

4. Passez en revue SWOT (Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces)

• Points forts : ce sont les attributs positifs internes de l'entreprise et sous votre contrôle.
• Faiblesses : facteurs négatifs qui peuvent miner vos points forts et que vous devrez améliorer pour réussir.
• Opportunités : facteurs externes à votre environnement d'affaires qui peuvent également contribuer à votre succès.
• Menaces : facteurs externes que vous ne pouvez pas contrôler. Pensez à installer des plans d'urgence pour prendre en charge les menaces si elles surgissent.

La méthode SWOT vous permet d'examiner clairement les forces et les faiblesses de votre stratégie de communication interne afin de tirer parti des opportunités qui s'offrent à vous et de faire face à toute menace future.

5. Développez votre message

Ne manquez aucun détail crucial lorsque vous décrivez exactement ce que vous devez dire au public concerné.

• Quoi : Quelle est la décision ? Qu'est-ce que ça veut dire? Qu'est-ce qui y a conduit ?
• Pourquoi : pourquoi est-ce la bonne décision ?
• Où : où/quels lieux sont concernés ? Où pouvez-vous obtenir plus d'informations ?
• Quand : Quand est-ce que ça se passe ?
• Comment : comment le message sera-t-il mis en œuvre ? Comment la communication se déroulera-t-elle en interne et en externe ?
• Qui : Qui a pris la décision ? Qui est en charge? Qui impacte-t-il ?

Soyez précis dans votre message, car si vous ne le comprenez même pas, ou son objectif, vos employés ne « comprendront » certainement pas le message.

6. Fixez des objectifs SMART

Les objectifs SMART sont spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporels. Par exemple,

• Spécifique : Définissez ce que vous voulez accomplir en termes simples pour que tout le monde comprenne.
• Mesurable : créez des jalons et des objectifs pour suivre les progrès.
• Atteignable : soyez ambitieux, mais gardez des objectifs gérables et réalistes.
• Pertinent : créez des objectifs qui développeront votre équipe et se connecteront à votre modèle d'entreprise.
• Basé sur le temps : créez un calendrier spécifique pour rester sur la bonne voie.

En définissant des objectifs SMART, vous êtes plus susceptible de rester sur le message et les chances que vos employés interagissent avec votre messagerie sont également beaucoup plus grandes.

L'essentiel sur une stratégie de communication interne

Une stratégie de communication interne est peut-être la dernière chose à laquelle vous pensez, mais c'est l'épine dorsale de votre entreprise car elle permet à toute votre équipe de rester sur la même longueur d'onde afin qu'elle puisse offrir le meilleur service à vos clients et faire passer votre entreprise au niveau supérieur.

En mettant en œuvre les stratégies de communication interne que nous soulignons ci-dessus, vous pouvez développer la meilleure stratégie de communication interne pour votre organisation et vos employés. Nous vous recommandons également d'affiner votre stratégie de manière continue car les choses sont fluides, tout comme votre stratégie de communication interne devrait l'être.

Un dernier conseil est de vous tenir au courant des dernières tendances en matière de communication afin de vous assurer d'avoir toujours une longueur d'avance.