Aide recherchée : comment gérer la demande d'entrevue d'un candidat

Lorsque les candidats postulent pour la première fois à un emploi et entrent dans le bassin de recrutement, les responsables examinent les candidatures et décident qui ils souhaitent rencontrer. Ce processus peut durer des jours, des semaines ou des mois. Pendant ce temps, les candidats qui semblent qualifiés sont généralement contactés avec une demande d'entretien.

Les premières impressions sont tout. Il est important de faciliter un processus d'embauche clair et organisé pour vos prospects. Cela encourage une expérience positive et sans friction pour eux et peut améliorer leurs chances de bien performer lors de votre entretien.

Pour vous aider à vous préparer, nous avons rassemblé quelques modèles et principes directeurs pour vous dans cet article. Ceux-ci vous fourniront tout ce dont vous avez besoin. Vous apprendrez comment envoyer une demande d'entretien, afin qu'elle se démarque des e-mails ordinaires qu'ils reçoivent tous les jours.

Les bases d'une demande d'entretien

Commençons par les bases d'une demande d'entretien. Lors de la formulation de votre message au candidat, vous devez respecter quelques qualifications de base. Nous aborderons chacune de ces étapes plus en détail sous peu. Voici un aperçu rapide :

• Rédigez une ligne d'objet d'e-mail attrayante pour le candidat
• Établir un ton amical et accueillant
• Félicitez-les d'avoir été sélectionnés pour avancer dans votre processus d'entretien
• Fournissez des détails sur la prochaine étape pour le candidat et définissez les attentes concernant l'entretien
• Clarifier tous les détails importants sur le fonctionnement général de votre entreprise
• Partagez un lien de planification pour automatiser l'inscription du candidat à l'entretien

Il est important que les candidats aient l'impression de passer par un processus d'embauche professionnel et bien pensé qui les mènera au succès. La configuration d'un modèle solide peut vous aider à éviter les fautes de frappe et à être cohérent. Lorsque vous dirigez avec un ton amical, définissez des attentes futures et fournissez un lien de planification, les candidats ont l'impression d'avoir une voie claire à suivre.

Établir un ton amical et accueillant

Lorsque vous commencez à rédiger un modèle de demande d'entretien, il est important de garder à l'esprit la convivialité. Le processus de recherche d'emploi peut sembler intimidant pour les candidats. Alors renversez cette émotion et écrivez un e-mail chaleureux et accueillant.

Les recruteurs et les gestionnaires d'embauche servent d'intermédiaires dans la relation entre les entreprises et les futurs employés. En tant que médiateur entre les deux parties, votre travail consiste à faciliter de nouvelles relations et à minimiser les frictions au cours de ce processus d'embauche. C'est pourquoi il est si important de s'engager sur un ton amical dans ces modèles d'e-mails. Lorsque le candidat se sent nourri par vous, il est plus susceptible de se présenter avec son meilleur pied en avant.

N'ayez pas peur d'alléger votre message avec un emoji ou une émoticône. Restez professionnel, bien sûr, mais rappelez-vous toujours qu'un message optimiste fait ressortir le meilleur des gens.

Félicitez-les dans votre invitation par e-mail

Une salutation chaleureuse au début de votre e-mail est toujours appropriée. Si vous pouvez faire suivre cette salutation de quelques mots encourageants, c'est encore mieux. Nous vous recommandons d'ajouter une à deux phrases au début de votre modèle d'e-mail pour les féliciter d'avoir progressé dans le processus d'embauche.

Si vous voulez vraiment exciter le candidat, incluez une courte déclaration expliquant pourquoi vous pensez qu'il conviendrait bien à l'employeur potentiel. Cette technique est similaire à ce qu'un prospect pourrait faire dans sa lettre de motivation pour faire savoir à l'employeur qu'il a fait des recherches sur son entreprise à l'avance. En mettant en évidence les points forts du candidat par rapport à la description de poste, vous renforcerez sa confiance dans sa capacité à décrocher un entretien d'embauche. Cela améliore les chances qu'ils prennent des mesures et planifient une entrevue avec vous.

Fournir des informations supplémentaires sur la demande d'emploi

Une fois que vous avez réchauffé les demandeurs d'emploi avec quelques mots encourageants, il est temps de leur donner des informations supplémentaires sur le processus de planification des entretiens. Vous voudrez vous assurer que la politique et les procédures de l'entreprise sont clairement décrites. Ainsi, par exemple, s'il y a des exigences qui n'ont pas encore été communiquées, ce serait le bon endroit pour les ajouter.

Voici quelques exemples d'informations supplémentaires dont ils pourraient avoir besoin :

• Réitérez le nom de l'entreprise, le titre du poste et la description du poste
• Attentes du candidat si l'employeur fait une offre d'emploi
• Facultatif pour inclure des questions préalables à l'entretien
• S'agira-t-il d'une conférence Web ou d'un entretien téléphonique ?
• S'il s'agit d'un appel téléphonique, fournirez-vous un numéro de téléphone ou récupérerez-vous le leur ?

Partager un lien de planification d'entretien

Vient maintenant le moment de votre demande d'entretien où vous pouvez vraiment ravir le candidat (et vous faire gagner beaucoup de temps en tant que responsable du recrutement ou recruteur). Avec un lien de planification d'entretien, vous pourrez faire un simple appel à l'action comme "cliquez ici pour réserver une heure pour votre entretien". Tout ce que vous avez à faire est de mettre en surbrillance ce texte d'ancrage et de joindre un lien vers une page de planification dédiée.

Certains d'entre vous ne sont peut-être pas familiers avec les liens de planification et leur fonctionnement, alors prenons un moment pour revoir le concept.

Lorsque vous envoyez aux candidats un lien de planification, ils peuvent choisir une date et une heure qui leur conviennent. Les pages de planification incluent un formulaire d'admission afin que vous puissiez collecter des informations supplémentaires auprès d'eux si nécessaire. Par exemple, au lieu de demander leur numéro de téléphone, la page de planification des appels téléphoniques peut collecter ces données lors de l'étape du formulaire d'admission. De cette façon, vous sécurisez les informations critiques et les connectez à leurs données de réservation. Lorsque vient le temps de les rencontrer, toutes les informations sur les candidats sont réunies en un seul endroit pour que votre responsable du recrutement les examine.

Voici quelques avantages que vous pouvez attendre de la mise en place d'un outil de planification en ligne.

• Laissez le candidat choisir une date et une heure d'entretien qui conviennent à votre équipe
• Prévenir les conflits d'horaire
• Automatisez les notifications par e-mail comme l'e-mail de confirmation d'entretien
• Faire circuler les entrevues avec les candidats parmi un bassin de membres du personnel des ressources humaines
• Évitez les allers-retours via les réponses par e-mail et les messages vocaux en essayant de trouver un bon moment

Alternativement, vous pouvez toujours suggérer une date et quelques heures qui pourraient fonctionner. Mais il y a le risque qu'ils se trouvent dans un fuseau horaire différent et qu'ils soient confus. S'ils acceptent l'heure, vous devez espérer qu'ils marquent leur calendrier et n'oublient pas de montrer. De subtiles erreurs de communication comme celle-ci sont précisément la raison pour laquelle nous recommandons d'automatiser le processus.

Nous avons rassemblé des instructions spécifiques sur la façon de générer et de partager des liens de planification avec vos candidats. Vous pouvez utiliser le plan gratuit d'Apointlet pour optimiser les processus d'embauche et d'entretien sans aucun coût pour votre entreprise.

Exemple de modèle d'e-mail pour une demande d'entretien

Maintenant que nous avons passé en revue les principaux éléments à prendre en compte lors de la rédaction de votre e-mail de demande d'entretien, voici un exemple d'e-mail qu'un recruteur pourrait écrire. Vous pouvez vous adresser à eux par leur nom complet ou avec une salutation formelle. Nous avons suivi les directives de cet article pour aider à relier les concepts à quelque chose de plus tangible.

Cher Monsieur Jackson, Merci beaucoup de nous avoir contactés sur LinkedIn cette semaine. Nous avons reçu votre candidature pour le poste de et serions ravis de discuter de cette opportunité avec vous.

D'après votre curriculum vitae, il semble que vous ayez déjà quelques années d'expérience à ce poste. C'est vraiment super à voir. Si vous êtes disponible pour une rencontre la semaine prochaine afin de discuter du poste en détail, nous serions ravis de convenir d'un rendez-vous avec vous !

Nous nous rencontrons généralement par téléphone ou par conférence Web, selon vos préférences. L'entretien initial durera environ 30 minutes et nous permettra de faire connaissance. Si cela se passe bien, vous passerez également par une phase d'entretien technique et d'équipe.

cherche à pourvoir ce poste dans les 60 jours, donc si vous décidez de poursuivre ce processus, nous vous demandons d'être disponible dans ce délai.

Pour les appels téléphoniques, nous recueillerons votre numéro sur le formulaire d'admission. Si vous réservez un appel Skype ou Zoom avec nous, attendez-vous à trouver un lien "rejoindre la réunion" dans votre e-mail de confirmation d'entretien. Si cela vous convient, vous pouvez continuer et réserver du temps avec nous ici.

Nous attendons avec impatience de parler avec vous bientôt!

Meilleures salutations,

< nom du responsable du recrutement/recruteur >

Planification des suivis après la demande d'entrevue initiale

Une fois que vous avez envoyé la demande d'entretien initiale, vous pouvez vous attendre à ce que les candidats commencent à enregistrer les heures de rencontre. Faciliter les entretiens est une autre compétence qui dépasse le cadre de cet article. En tant que recruteur ou gestionnaire d'embauche, vous devriez déjà être formé sur les meilleures pratiques pour les séances d'entrevue elles-mêmes. Cependant, nous pourrons peut-être vous aider ici avec quelques réflexions finales sur la façon de suivre les candidats après l'entretien initial.

Étant donné que vous disposez déjà d'une solution de planification automatisée, nous vous recommandons de générer des pages de planification dédiées pour chaque étape du processus d'entretien. Si vous avez une deuxième phase d'entretien technique, par exemple, la création d'un modèle de type de réunion distinct pour cela sera utile. Le lieu, la durée et les hôtes de la réunion peuvent changer. La mise en place de liens séparés est donc un excellent moyen de maintenir un sentiment de continuité tout au long du processus d'intégration des ressources humaines.

Lorsque vient le temps de faire une offre d'emploi, vous pouvez également créer un lien de rencontre désigné pour cette conversation. Ce moment représentera l'achèvement de leur première phase majeure d'intégration des employés.

Il y a d'autres choses que vous pouvez faire, au-delà des entretiens initiaux, pour continuer à établir des relations et à renforcer la confiance de vos nouvelles recrues. Par exemple, certaines entreprises publieront des annonces de nouvelles embauches sur leurs comptes de médias sociaux. Si votre site Web a une page Teams, vous pouvez collecter une courte signature sur le nouvel employé et publier une photo d'eux.

En faisant un effort supplémentaire pour que vos employés se sentent chez eux dès les premières étapes de leur processus de candidature, vous donnez le ton pour un succès à long terme.