22 secrets pour embaucher le bon assistant virtuel

Publié: 2020-02-26

Il y a des activités banales dans chaque entreprise. Ce sont des tâches qui prennent du temps et de l'énergie mais qui sont franchement mieux gérées par quelqu'un d'autre afin que vous puissiez vous concentrer sur le cœur de métier de votre entreprise.

"La plupart des propriétaires d'entreprise savent qu'ils doivent consacrer leur temps à des tâches de grande valeur telles que le développement des affaires et la création d'une grande culture. Et de nombreux propriétaires d'entreprise savent que faire appel à un assistant peut libérer leur temps de choses qu'ils ne devraient pas faire », explique Robert Levin, co-fondateur de Work Better Now, une entreprise proche qui fournit des assistants virtuels abordables.

Mais où pouvez-vous trouver quelqu'un pour gérer ces tâches ? Entrez l'assistant virtuel!

Où trouver un assistant virtuel

Entreprises d'assistants virtuels

Si vous effectuez une recherche sur le Web, vous trouverez un certain nombre de sociétés d'assistants virtuels qui cherchent à vous fournir une aide immédiate. Certains proposent des assistants basés aux États-Unis avec une formation approfondie à un tarif majoré et d'autres proposent des assistants anglophones basés à l'étranger à un tarif inférieur. Mais en fin de compte, tout dépendra de la raison pour laquelle vous en avez besoin, de la façon dont vous souhaitez les utiliser et de ce que vous pouvez vous permettre.

Offres d'emploi d'assistant virtuel

De l'autre côté d'une entreprise d'assistants virtuels, vous pouvez embaucher un assistant virtuel à partir d'une pléthore de sites d'emploi tels que Freelancer.com ou Hiremymom.com. Ces sites proposent des pigistes que vous pouvez embaucher projet par projet ou à temps partiel et à temps plein. Mais avant d'embaucher quelqu'un, regardons les conseils ci-dessous.

Compte tenu du rôle important qu'ils jouent, il est crucial de choisir judicieusement lors de l'embauche d'un assistant virtuel. Voici quelques secrets pour embaucher le bon.

Éléments à prendre en compte lors de l'embauche d'un assistant virtuel

Soyez clair sur les attentes

Vous cherchez évidemment à décharger des tâches. Tout d'abord, déterminez vos besoins spécifiques. Souvent, vous savez que vous en avez besoin, mais vous ne savez pas exactement quoi d'autre que quelques tâches. Ne vous inquiétez pas. Au cours de quelques semaines, vous trouverez beaucoup de travail à décoller de votre assiette et à donner à votre assistant. Un bon assistant vous aidera à comprendre ces choses.

Sachez quelles qualités vous recherchez

Embaucher un assistant virtuel, c'est un peu comme embaucher n'importe quel employé, vous devez vous assurer qu'il est qualifié pour le poste. Le processus d'entretien doit viser à découvrir comment une personne gérera des situations spécifiques plutôt que simplement son expérience de travail antérieure. La méthode STAR est une manière structurée de répondre à une question d'entrevue basée sur le comportement en discutant de la situation, de la tâche, de l'action et du résultat spécifiques de la situation que vous décrivez qu'ils ont fait ?

S'ils faisaient partie d'une équipe, quelle a été leur contribution. Si X s'est produit, comment l'ont-ils géré. Et prendre en charge les erreurs est un must. Nous faisons tous des erreurs, mais admettre que nous les avons causées et travailler pour les rectifier devrait être notre attente dans cette situation.

Savoir quelles compétences recherchez-vous

Il est important de bien comprendre les compétences que vous recherchez chez votre assistant virtuel. Vont-ils gérer vos réseaux sociaux ? Ont-ils besoin d'expérience avec Quickbooks ? Est-ce qu'ils envoient des factures? Avez-vous besoin de quelqu'un pour préparer votre prochaine présentation PowerPoint ? Doit-il avoir une expérience en vente ? Expérience en service client ? Vous obtenez l'image. Créez votre liste de besoins et essayez d'en combler autant que possible. Mais rappelez-vous, personne ne sait tout.

Maintenir une communication claire

Une différence clé entre l'embauche d'un employé à temps plein et d'un assistant virtuel est la présence physique. Contrairement à un employé régulier, un assistant virtuel ne peut pas entrer dans votre cabine pour obtenir des réponses. Cela rend la communication extrêmement cruciale. Vous devriez donc rechercher un assistant virtuel qui maintient une transparence totale dans la communication à tout moment.

Choisissez un canal de communication et une approche

L'un des principaux moyens de maintenir les communications ouvertes est d'adopter une plate-forme et un style de communication auxquels vous vous en tenez tous les deux. La communication est la clé de toute relation, en particulier avec quelqu'un qui ne travaille pas dans votre bureau. Il est important de mettre en place un processus qui fonctionne pour vous. Y a-t-il un appel quotidien ? Utilisez-vous Skype ou Zoom ? Est-ce que Slack fait partie de votre routine de communication ? C'est à vous de déterminer une ligne de communication ouverte qui tient les deux parties informées.

Cherchez quelqu'un avec une expérience dans l'industrie

Supposons que vous possédiez une petite entreprise B2B et que votre public cible soit le groupe de personnes et de décideurs le plus sérieux et le plus évolué. Auriez-vous avantage à embaucher un novice sans expérience dans l'industrie ? Probablement pas. Vous devriez plutôt chercher quelqu'un qui a suffisamment de connaissances sur l'industrie dans laquelle vous opérez. Une personne ayant une solide expérience de l'industrie sera en mesure de comprendre ce que veut vraiment le public.

Assurez-vous qu'ils peuvent s'approprier les erreurs

Un assistant virtuel professionnel n'a jamais peur d'assumer le fardeau des erreurs commises au travail. C'est cette qualité qui vous permet de travailler plus facilement avec eux. Comme le dit Ostroff, "Ils apprécient leur travail et leurs contributions à votre succès, et s'approprient les erreurs ou les malentendus afin qu'ils puissent faire mieux à l'avenir." Prendre en charge les erreurs indique également la responsabilité de la personne, ce qui est une grande qualité à avoir chez un assistant virtuel.

Demandez des références vérifiables

Un moyen simple mais efficace d'évaluer les compétences et les qualités d'un assistant virtuel potentiel consiste à rechercher des références et des témoignages d'anciens employeurs. Assurez-vous de porter une attention particulière à ce que leurs anciens employeurs ont à dire sur leur travail, leur personnalité et leurs compétences. Sur la base des témoignages, vous serez en mesure de trouver la bonne personne pour le poste.

"Cela revient vraiment à mes commentaires précédents, embaucher un assistant virtuel, c'est un peu comme embaucher n'importe quel assistant", a déclaré Levin. « Voudriez-vous vérifier les références d'un candidat qui travaillerait dans votre bureau ? L'entreprise auprès de laquelle vous embauchez l'assistant a-t-elle des témoignages d'autres clients qui utilisent leurs assistants virtuels ? "

Assurez-vous qu'ils comprennent les médias sociaux

Si vous embauchez quelqu'un pour, par exemple, gérer votre compte Facebook, il est important qu'il comprenne parfaitement le fonctionnement du site. Outre une compréhension complète des fonctionnalités de Facebook, il est important de savoir clairement ce qu'il peut faire pour les entreprises. Un bon bilan sera utile pour vous aider à examiner les capacités d'un assistant virtuel potentiel dans l'exécution du travail à accomplir.

Cherchez quelqu'un qui fait des suggestions

Les assistants virtuels professionnels ont suffisamment confiance en leurs compétences et leurs expériences pour partager des suggestions qui peuvent aider leur travail et profiter à votre entreprise. "Ils peuvent également faire des suggestions en matière de processus et d'efficacité en fonction de leurs propres expériences qui vous aideront à gérer votre entreprise de manière plus transparente", mentionne Ostroff. Des contributions et des suggestions utiles peuvent finalement vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux.

Cherchez quelqu'un qui pose des questions

Lorsqu'un assistant virtuel potentiel pose des questions sur le rôle et les responsabilités du poste, cela montre son intérêt à répondre à vos attentes. Des questions valides sont également utiles pour vous aider à définir des responsabilités professionnelles bien définies.

« J'ai interviewé tous les assistants virtuels qui travaillent pour mon entreprise », déclare Levin. "Ceux qui se démarquent sont ceux qui ont fait un effort supplémentaire et ont recherché l'entreprise avec laquelle ils allaient s'entretenir. Cela montre un réel intérêt pour le travail, l'entreprise et leur propre avenir.

« Il est important de regarder au plus profond de vous-même et de votre entreprise pour comprendre ce que vous devez vraiment faire et ce que quelqu'un d'autre pourrait faire. Ensuite, vous devez déterminer laquelle des choses que les autres peuvent faire devrait être déléguée à un AV », explique Ostroff.

Essayez un essai

Vous n'êtes pas sûr de l'évolution de votre relation avec l'assistant virtuel ? Essayez un projet d'essai pour tester les eaux.

«Les assistants virtuels sont souvent embauchés au mois, de sorte qu'une période d'essai ou de probation est facilement établie», explique Levin. « J'ai également demandé à des entreprises de créer des tests de performance que les candidats passent avant de commencer. Il est facile d'identifier le souci du détail et la pensée critique d'un VA via un petit exemple de test. Je suggère également d'assouplir l'AV dans les tâches quotidiennes au fil du temps. Plus vous avez de temps et d'expérience de travail avec votre VA, plus vous voudrez vous décharger de travail. »

"Il est important de commencer par des tâches ou des projets petits et spécifiques afin de pouvoir commencer à instaurer la confiance sans risquer que quelque chose de grave ne se passe si l'assistant n'est pas le bon candidat", explique Ostroff. Si le petit projet se passe bien, vous pouvez confier à l'assistant des tâches plus importantes.

Recherchez une excellente gestion

Une qualité majeure d'un bon assistant virtuel, selon Ostroff, est sa capacité à "prendre des éléments quotidiens qui causent du stress, mais qui ne sont pas si difficiles". Pour ce faire, l'assistant virtuel doit posséder de grandes compétences en gestion du temps. En d'autres termes, ils doivent savoir hiérarchiser les différents travaux et effectuer plusieurs tâches sans manquer le délai. Ils doivent également valoriser votre temps et s'assurer que vous avez un accord sur les délais.

Cherchez une personnalité compatible

Compte tenu de la proximité avec laquelle vous devez travailler avec votre assistant virtuel, il est tout à fait crucial de trouver quelqu'un dont la personnalité est compatible avec la vôtre. Par exemple, vous sentiriez-vous à l'aise de travailler à distance avec quelqu'un qui ne parle pas du tout ? Vous devez avoir une compréhension claire des qualités interpersonnelles que vous recherchez chez une personne que vous ne rencontrerez pas tous les jours en personne.

Assurez-vous qu'ils comprennent votre public cible

Lorsque vous essayez de vous connecter avec votre public via les médias sociaux ou toute autre approche, vous devez vous fier à quelqu'un qui connaît votre public, ou du moins qui est prêt à améliorer ses connaissances. Supposons que votre public cible soit un adolescent américain moyen vivant dans une petite ville. Vous auriez intérêt à embaucher un assistant virtuel qui connaît le pouls de ce type de public.

Cherchez quelqu'un qui restera joignable

Rester connecté est essentiel lorsque vous travaillez avec un assistant virtuel. Nous avons déjà mentionné la nécessité d'une communication ouverte. Considérez donc à quel point cela pourrait être difficile si vous deviez travailler avec quelqu'un de l'autre côté de la planète - avec des horaires radicalement différents. Grâce à Internet, il existe plusieurs façons d'interagir avec des personnes qui se trouvent à des kilomètres de là. Mais il est également important de trouver quelqu'un qui est à l'aise avec vos heures de travail. Par exemple, si vous êtes assis aux États-Unis, cela vous aiderait-il d'embaucher un assistant virtuel en Malaisie lorsque vous devez être en contact quotidiennement ?

Cherchez quelqu'un qui comprend votre entreprise

Le bon assistant virtuel devient plus impliqué. Il ou elle sait que pour vous aider à vous connecter avec votre public, il doit comprendre en quoi consiste votre entreprise. C'est cette compréhension qui les aide à connaître votre stratégie et à contribuer de la manière la plus efficace.

Cherchez quelqu'un qui veut apprendre

Vous n'aurez peut-être pas toujours besoin d'embaucher un assistant virtuel avec plusieurs années d'expérience. Une personne relativement moins expérimentée peut également faire un excellent travail tant qu'elle a la volonté d'apprendre. Vous devrez peut-être d'abord soigner cette personne, mais les avantages sont plus importants si l'on considère leur coût considérablement bas.

"Je trouve que c'est essentiel pour embaucher n'importe qui", déclare Levin. « Je suis partisan de trouver le « bon » candidat et de lui enseigner les compétences dont il aura besoin pour réussir. Si votre VA a un intérêt à apprendre, vous pourrez alors le préparer à répondre à vos attentes. Il est également important qu'un AV accepte les commentaires et il est important que nous, en tant que patron, fournissions des commentaires constructifs qui aident notre AV à mieux performer. Encore une fois, la communication est essentielle.

Cherchez quelqu'un qui prend des commentaires

Un assistant virtuel sérieux dans son travail sera plus proactif dans la recherche de commentaires pour trouver des domaines à améliorer. L'empressement à recevoir des commentaires est un indicateur clair du sérieux de l'assistant à propos du travail.

Vous voulez quelqu'un qui vous tient au courant

Il est difficile de garder un œil sur ce que fait l'assistant virtuel car vous n'êtes pas physiquement proches les uns des autres. Mais un bon assistant virtuel comprend cela, et c'est pourquoi il ou elle vous tient au courant de temps en temps. Un bon assistant virtuel partagera les mises à jour pour vous tenir informé des progrès et vous aider à éliminer les problèmes de communication.

Recherchez quelqu'un qui fournit des rapports de projet détaillés

Les assistants virtuels professionnels ont le souci du détail. Ils reconnaissent le rôle d'un rapport détaillé pour suivre l'état d'avancement du projet, les progrès et les domaines à améliorer. Un rapport de projet détaillé vous aide également à savoir ce que vous retirez de l'engagement, ce qui est bénéfique pour le suivi du retour sur investissement.

Cherchez quelqu'un qui anticipe vos besoins

Un assistant virtuel professionnel prend le temps de comprendre votre entreprise et ses besoins. Au fil du temps, l'assistant virtuel commence à anticiper les besoins de votre entreprise et peut prendre des décisions éclairées.

En conclusion, embaucher un assistant virtuel, c'est un peu comme embaucher n'importe quel employé que vous cherchez à ajouter à votre équipe, mais avec quelques ajustements », dit Levin. "Une fois que vous avez établi un processus sur lequel vous et votre assistant êtes clairs, travailler avec un assistant virtuel va changer votre entreprise et vous laisser le temps de vous concentrer sur des tâches qui vous rapporteront de l'argent."