적합한 가상 비서를 고용하는 22가지 비밀

모든 사업에는 일상적인 활동이 있습니다. 이러한 작업은 시간과 에너지가 필요하지만 솔직히 다른 사람이 처리하는 것이 더 나은 작업이므로 회사의 핵심 비즈니스에 집중할 수 있습니다.

“대부분의 사업주들은 사업 개발 및 훌륭한 문화 조성과 같은 고부가가치 작업에 시간을 할애해야 한다는 것을 알고 있습니다. 그리고 많은 사업주들은 비서가 있으면 하지 말아야 할 일에서 시간을 할애할 수 있다는 것을 알고 있습니다.” 저렴한 가상 비서를 제공하는 해안 회사인 Work Better Now의 공동 설립자인 Robert Levin은 설명합니다.

그러나 이러한 작업을 처리할 사람을 어디에서 찾을 수 있습니까? 가상 비서를 입력하십시오!

가상 도우미를 찾을 수 있는 곳

가상 비서 회사

웹을 검색하면 즉각적인 도움을 제공하고자 하는 많은 가상 비서 회사를 찾을 수 있습니다. 일부는 프리미엄 요금으로 광범위한 교육을 받은 미국 기반 보조자를 제공하고 다른 일부는 더 낮은 요금으로 외국 기반의 영어 사용 보조자를 제공합니다. 그러나 결국, 그것은 모두 당신이 그것들을 필요로 하는 것, 당신이 그것을 사용하기를 원하는 것과 당신이 감당할 수 있는 것에 달려 있을 것입니다.

가상 어시스턴트 채용 공고

가상 비서 회사의 반대로 Freelancer.com 또는 Hiremymom.com과 같은 수많은 구인 게시판에서 가상 비서를 고용할 수 있습니다. 이러한 사이트는 프로젝트별로 또는 파트타임 및 풀타임으로 고용할 수 있는 프리랜서를 제공합니다. 하지만 누군가를 고용하기 전에 아래의 팁을 살펴보겠습니다.

그들이 하는 중요한 역할을 고려할 때 가상 비서를 고용할 때는 현명한 선택이 중요합니다. 다음은 올바른 사람을 고용하는 몇 가지 비밀입니다.

가상 비서를 고용할 때 고려해야 할 사항

기대에 대해 명확히 하라

당신은 분명히 작업을 오프로드하려고합니다. 먼저 특정 요구 사항을 결정하십시오. 종종 하나가 필요하다는 것을 알고 있지만 몇 가지 작업 외에는 정확히 무엇을 할 수 없습니다. 괜찮아요. 몇 주에 걸쳐 접시를 치우고 조수에게 줄 많은 일을 찾게 될 것입니다. 좋은 조수는 이러한 것들을 알아내는 데 도움이 될 것입니다.

당신이 찾고 있는 자질을 아십시오

가상 비서를 고용하는 것은 직원을 고용하는 것과 매우 유사하므로 해당 직무에 대한 자격이 있는지 확인해야 합니다. 인터뷰 과정은 단순히 이전의 업무 경험이 아니라 특정 상황을 어떻게 처리할지 알아내는 방향으로 진행되어야 합니다. STAR 방법은 행동 기반 인터뷰 질문에 대한 구체적인 상황, 작업, 행동 및 그들이 수행했다고 설명하는 상황의 결과에 대해 논의하는 구조화된 방식입니다.

그들이 팀에 있었다면 그들의 기여는 무엇이었습니까? X가 발생했다면 어떻게 처리했습니까? 그리고 실수에 대한 소유권을 갖는 것은 필수입니다. 우리 모두는 실수를 하지만, 우리가 실수를 했다는 것을 인정하고 이를 시정하기 위해 노력하는 것이 이 상황에서 우리의 기대가 되어야 합니다.

당신이 찾고있는 기술을 알고

가상 비서에서 찾고 있는 기술을 명확히 이해하는 것이 중요합니다. 그들이 당신의 소셜 미디어를 관리할까요? Quickbook에 대한 경험이 필요합니까? 그들은 송장을 발송하고 있습니까? 다음 PowerPoint 프레젠테이션을 함께 만들 사람이 필요하십니까? 영업 경험이 있어야 합니까? 고객 서비스 경험? 당신은 사진을 얻을. 필요 목록을 만들고 가능한 한 많이 채우십시오. 그러나 모든 것을 아는 사람은 아무도 없다는 것을 기억하십시오.

명확한 커뮤니케이션 유지

정규직 직원을 고용하는 것과 가상 비서를 고용하는 것의 주요 차이점은 물리적 존재입니다. 일반 직원과 달리 가상 비서는 답변을 받기 위해 객실에 들어갈 수 없습니다. 이것은 의사 소통을 매우 중요하게 만듭니다. 따라서 항상 의사 소통에 있어 완전한 투명성을 유지하는 가상 비서를 찾아야 합니다.

커뮤니케이션 채널 및 접근 방식 선택

커뮤니케이션을 열린 상태로 유지하는 주요 방법 중 하나는 둘 다 고수하는 플랫폼과 커뮤니케이션 스타일을 채택하는 것입니다. 의사 소통은 모든 관계, 특히 사무실에서 일하지 않는 사람과의 관계에서 핵심입니다. 자신에게 맞는 프로세스를 설정하는 것이 중요합니다. 매일 전화가 있습니까? 스카이프나 줌을 사용하시나요? Slack은 커뮤니케이션 루틴의 일부입니까? 양 당사자에게 정보를 제공할 수 있는 열린 커뮤니케이션 라인을 결정하는 것은 귀하에게 달려 있습니다.

업계 경험이 있는 사람을 찾으십시오

소규모 B2B 비즈니스를 소유하고 있고 대상 고객이 보다 진지하고 진화된 사람들과 의사 결정자 그룹이라고 가정합니다. 업계 경험이 없는 초보자를 고용하면 도움이 될까요? 아마 아닐 것입니다. 오히려 자신이 속한 산업에 대해 충분한 지식을 갖춘 사람을 찾아야 합니다. 업계 경험이 풍부한 사람은 청중이 진정 원하는 것이 무엇인지 이해할 수 있을 것입니다.

그들이 실수를 할 수 있는지 확인하십시오

전문 가상 비서는 직장에서 저지른 실수에 대해 책임을 지는 것을 두려워하지 않습니다. 당신이 그들과 함께 작업하기 쉽게 만드는 것은 바로 이 품질입니다. Ostroff가 말했듯이 "그들은 자신의 작업과 성공에 대한 기여를 중요하게 여기고 실수나 오해에 대한 책임을 져 미래에 더 잘할 수 있도록 합니다." 실수에 대한 소유권을 갖는 것은 또한 그 사람의 책임을 나타냅니다. 이는 가상 비서에게 있어 훌륭한 자질입니다.

검증 가능한 참조 요청

예비 가상 비서의 기술과 자질을 측정하는 간단하면서도 효과적인 방법은 과거 고용주의 추천과 추천서를 찾는 것입니다. 이전 고용주가 자신의 업무, 성격 및 기술에 대해 말한 내용에 세심한 주의를 기울이십시오. 추천서를 바탕으로 직무에 적합한 사람을 찾을 수 있습니다.

레빈은 "이것은 내가 이전에 언급한 내용으로 돌아가 가상 비서를 고용하는 것은 모든 비서를 고용하는 것과 비슷합니다."라고 말했습니다. “당신의 사무실에서 일할 후보자의 레퍼런스를 확인하시겠습니까? 당신이 조수를 고용하고 있는 회사는 그들의 VA를 사용하고 있는 다른 고객의 평가를 가지고 있습니까? "

그들이 소셜 미디어를 이해하는지 확인하십시오

예를 들어 Facebook 계정을 관리할 사람을 고용하는 경우 해당 직원이 사이트 작동 방식을 완전히 이해하는 것이 중요합니다. Facebook의 기능에 대한 포괄적인 이해 외에도 Facebook이 비즈니스에 무엇을 할 수 있는지 명확하게 아는 것이 중요합니다. 좋은 실적은 당면한 작업을 수행하는 데 있어 예비 가상 비서의 능력을 검사하는 데 도움이 됩니다.

제안을 하는 사람을 찾으십시오

전문 가상 비서는 자신의 기술과 경험에 대한 충분한 확신을 갖고 있어 업무에 도움이 되고 비즈니스에 도움이 될 수 있는 제안을 공유할 수 있습니다. Ostroff는 "또한 비즈니스를 보다 원활하게 운영하는 데 도움이 되는 고유한 경험을 바탕으로 프로세스 및 효율성에 관한 제안을 할 수 있습니다."라고 말합니다. 유용한 정보와 제안은 궁극적으로 비즈니스 목표를 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

질문하는 사람을 찾으십시오

예비 가상 비서가 직무와 책임에 대해 질문하면 기대치를 충족시키는 데 관심이 있음을 나타냅니다. 유효한 질문은 또한 잘 정의된 직무 책임을 분필하는 데 도움이 됩니다.

Levin은 "저는 우리 회사에서 일하는 모든 가상 비서를 인터뷰했습니다. “눈에 띄는 것은 면접을 볼 회사를 조사하고 더 많은 노력을 기울인 사람들입니다. 이것은 직업, 회사, 그리고 자신의 미래에 대한 진정한 관심을 보여줍니다.”