適切なバーチャルアシスタントを採用するための22の秘訣

公開: 2020-02-26

すべてのビジネスにはありふれた活動があります。これらは時間と労力を要するタスクですが、率直に言って、他の誰かがより適切に処理できるため、会社のコアビジネスに集中できます。

「ほとんどのビジネスオーナーは、ビジネス開発や素晴らしい文化の創造など、価値の高いタスクに時間を費やす必要があることを知っています。そして、多くのビジネスオーナーは、アシスタントを雇うことで、すべきでないことから時間を解放できることを知っています」と、手頃な価格の仮想アシスタントを提供するニアショア企業であるWorkBetterNowの共同創設者であるRobertLevin氏は説明します。

しかし、これらのタスクを処理する人をどこで見つけることができますか？バーチャルアシスタントを入力してください！

バーチャルアシスタントを見つける場所

バーチャルアシスタント会社

Webを検索すると、すぐにサポートを提供しようとしている多くの仮想アシスタント会社が見つかります。アメリカを拠点とするアシスタントにプレミアム料金で広範な教育を提供するものもあれば、外国を拠点とする英語を話すアシスタントをより低い料金で提供するものもあります。しかし、結局のところ、それはすべて、あなたがそれらを何のために必要としているか、あなたがそれらをどのように使いたいか、そしてあなたが何を買うことができるかに依存します。

バーチャルアシスタントの求人情報

バーチャルアシスタント会社の裏側では、Freelancer.comやHiremymom.comなどの多数のジョブボードからバーチャルアシスタントを雇うことができます。これらのサイトは、プロジェクトごとに、またはパートタイムとフルタイムで雇用できるフリーランサーを提供します。しかし、誰かを雇う前に、以下のヒントを見てみましょう。

彼らが果たす重要な役割を考えると、仮想アシスタントを雇うときは賢明に選択することが重要です。以下は、適切な人材を採用するための秘訣です。

バーチャルアシスタントを雇うときに考慮すべきこと

期待を明確にする

あなたは明らかにタスクをオフロードしようとしています。まず、特定のニーズを判断します。多くの場合、必要なことはわかっていますが、いくつかのタスク以外の目的で正確に指を置くことはできません。心配しないで。数週間の間に、あなたはあなたの皿を脱いであなたの助手に与えるためにたくさんの仕事を見つけるでしょう。優れたアシスタントは、これらのことを理解するのに役立ちます。

あなたが探している品質を知っています

バーチャルアシスタントを雇うことは、他の従業員を雇うこととよく似ています。あなたは彼らがその仕事に適格であることを確認する必要があります。面接のプロセスは、以前の仕事の経験だけでなく、人が特定の状況にどのように対処するかを見つけることに向けられるべきです。 STARメソッドは、特定の状況、タスク、アクション、および説明している状況の結果について話し合うことにより、行動ベースの面接の質問に回答する構造化された方法です。

彼らがチームに所属していた場合、彼らの貢献は何でしたか。 Xが発生した場合、彼らはそれをどのように処理しましたか。そして、間違いの所有権を取ることは必須です。私たちは皆間違いを犯しますが、私たちがそれらを引き起こしたことを認め、それらを修正するために働くことは、この状況での私たちの期待であるはずです。

あなたが探しているスキルを知っている

バーチャルアシスタントに求めているスキルを明確に理解することが重要です。彼らはあなたのソーシャルメディアを管理するつもりですか？ Quickbooksの経験が必要ですか？彼らは請求書を送っていますか？次のPowerPointプレゼンテーションをまとめる人が必要ですか？彼らは販売経験を持っているべきですか？カスタマーサービスの経験は？あなたは絵を手に入れます。ニーズのリストを作成し、できるだけ多くのニーズを満たすようにしてください。しかし、覚えておいてください、誰もすべてを知っているわけではありません。

明確なコミュニケーションを維持する

フルタイムの従業員を雇うことと仮想アシスタントを雇うことの主な違いは、物理的な存在感です。通常の従業員とは異なり、仮想アシスタントは答えを得るためにあなたのキャビンに足を踏み入れることはできません。これにより、コミュニケーションが非常に重要になります。したがって、常にコミュニケーションの完全な透明性を維持する仮想アシスタントを探す必要があります。

通信チャネルとアプローチを選択する

コミュニケーションをオープンに保つための重要な方法の1つは、両方が固執するプラットフォームとコミュニケーションのスタイルを採用することです。コミュニケーションは、特にあなたのオフィスで働いていない人との関係において重要です。自分に合ったプロセスを設定することが重要です。毎日電話はありますか？ SkypeまたはZoomを使用していますか？ Slackはあなたのコミュニケーションルーチンの一部ですか？両方の当事者に情報を提供し続けるオープンなコミュニケーションラインを決定するのはあなた次第です。

業界経験のある人を探す

あなたが小さなB2Bビジネスを所有していて、ターゲットオーディエンスがより真面目で進化した人々と意思決定者のグループであると仮定します。業界経験のない初心者を雇うことで利益が得られますか？おそらくそうではありません。むしろ、あなたが事業を行っている業界について十分な知識を持っている人を探す必要があります。業界での経験が豊富な人は、聴衆が本当に望んでいることを理解することができます。

彼らが間違いを犯すことができることを確認してください

プロのバーチャルアシスタントは、仕事で犯した間違いの責任を恐れることはありません。あなたが彼らと一緒に働くことをより簡単にするのはこの品質です。オストロフが言うように、「彼らは彼らの仕事とあなたの成功への貢献を大切にし、間違いや誤解を自分のものにして、将来より良くできるようにします。」間違いの所有権を取得することは、その人の説明責任も示します。これは、仮想アシスタントに持つ優れた品質です。

検証可能な参照を求める

将来のバーチャルアシスタントのスキルと資質を評価するためのシンプルで効果的な方法は、過去の雇用主からの参考資料と証言を探すことです。以前の雇用主が彼らの仕事、性格、スキルについて何と言っているかに細心の注意を払うようにしてください。推薦状に基づいて、あなたは仕事にふさわしい人を見つけることができるでしょう。

「これは本当に私の以前のコメントに戻ります。仮想アシスタントを雇うことは、他のアシスタントを雇うこととよく似ています。」とレビンは言いました。「あなたのオフィスで働く候補者の参照を確認しますか？あなたがアシスタントを雇っている会社は、彼らのVAを使用している他のクライアントからの証言を持っていますか？「「

彼らがソーシャルメディアを理解していることを確認する

たとえば、Facebookアカウントを管理するために誰かを雇う場合、サイトがどのように機能するかを完全に理解することが重要です。 Facebookの機能を包括的に理解することは別として、Facebookがビジネスに何ができるかを明確に知ることが重要です。優れた実績は、手元の仕事を遂行する上で将来の仮想アシスタントの能力を調べるのに役立ちます。

提案をする人を探す

プロのバーチャルアシスタントは、自分のスキルと経験に十分な自信を持っており、仕事に役立ち、ビジネスに役立つ提案を共有できます。「彼らはまた、あなたがよりシームレスにあなたのビジネスを運営するのを助ける彼ら自身の経験に基づいてプロセスと効率に関して提案をすることができます」とオストロフは言います。有用な情報や提案は、最終的にはビジネス目標の達成に役立ちます。

質問をする人を探す

将来のバーチャルアシスタントが職務と責任について質問するとき、それはあなたの期待に応えることに彼/彼女の興味を示します。有効な質問は、明確に定義された職務を明確にするのにも役立ちます。

「私は自分の会社で働くすべての仮想アシスタントにインタビューしました」とレビンは言います。「目立つのは、さらに一歩進んで、面接する会社を調査したものです。これは、仕事、会社、そして彼ら自身の将来への真の関心を示しています。」

「自分自身と自分のビジネスを深く調べて、自分が本当に何をする必要があるのか、他の誰かが何ができるのかを理解することが重要です。次に、他の人が実際にできることのどれをVAに委任する必要があるかを理解する必要があります」とOstroff氏は言います。

試運転を試す

バーチャルアシスタントとの関係がどうなるかわからないですか？水をテストするためのトライアルプロジェクトを試してください。

「仮想アシスタントは月ごとに雇われることが多いので、試用期間や保護観察期間を簡単に設定できます」とLevin氏は言います。「私はまた、企業に、候補者が開始前に受けるパフォーマンステストを作成してもらいました。小さなテスト例を使用して、VAの細部への注意と批判的思考を簡単に特定できます。また、VAを時間の経過とともに日常のタスクに緩和することをお勧めします。 VAを使用する時間と経験が多ければ多いほど、オフロードしたい作業が増えます。」

「アシスタントが適切でない場合に大きな問題が発生するリスクを冒さずに信頼を築き始めることができるように、小規模で具体的なタスクまたはプロジェクトから始めることが重要です」とOstroff氏は説明します。小さなプロジェクトがうまくいけば、より大きなタスクでアシスタントを信頼することができます。

優れた管理を探す

Ostroff氏によると、優れたバーチャルアシスタントの主な品質は、「ストレスを引き起こすが、実際にはそれほど難しくない日常のアイテムを受け取る」能力です。そのためには、仮想アシスタントは優れた時間管理スキルを備えている必要があります。言い換えれば、彼らは締め切りを逃すことなく、さまざまな仕事やマルチタスクに優先順位を付ける方法を知っている必要があります。彼らはまたあなたの時間を大切にし、あなたがタイムラインについて合意していることを確認する必要があります。

互換性のある性格を探す

バーチャルアシスタントとどれだけ緊密に連携する必要があるかを考えると、自分と互換性のある性格の人を見つけることが非常に重要です。たとえば、まったく話をしない人とリモートで作業することに抵抗はありませんか？毎日顔を合わせることのない人に求めている対人関係を明確に理解する必要があります。

彼らがあなたのターゲットオーディエンスを理解していることを確認してください

ソーシャルメディアやその他のアプローチを通じて視聴者とつながることを試みるときは、視聴者を知っているか、少なくとも彼/彼女の知識を向上させてくれる人に頼るべきです。あなたのターゲットオーディエンスが小さな町に住んでいる平均的なアメリカのティーンであるとしましょう。あなたはその種の聴衆の鼓動を知っている仮想アシスタントを雇うことから利益を得るでしょう。

到達可能なままでいる誰かを探します

バーチャルアシスタントを使用している場合、接続を維持することは非常に重要です。オープンなコミュニケーションの必要性については前に述べました。ですから、地球の反対側にいる誰かと、根本的に異なる時間で仕事をする場合、これがどれほど難しいかを考えてみてください。インターネットのおかげで、何マイルも離れて座っている人々とインターフェースをとるいくつかの方法があります。しかし、あなたの勤務時間に満足している人を見つけることも重要です。たとえば、米国に座っている場合、日常的に連絡を取り合う必要があるときに、マレーシアでバーチャルアシスタントを雇うのに役立ちますか？

あなたのビジネスを理解している人を探してください

適切な仮想アシスタントがより複雑になります。彼または彼女はあなたがあなたの聴衆とつながるのを助けるために彼らがあなたのビジネスが何であるかを理解しなければならないことを知っています。彼らがあなたの戦略について学び、最も効果的な方法で貢献するのを助けるのはこの理解です。

学びたいと思っている人を探す

数年の経験を持つバーチャルアシスタントを常に雇う必要はないかもしれません。比較的経験の浅い人でも、学ぶ決意があれば素晴らしい仕事をすることができます。あなたは最初にその人を手入れする必要があるかもしれません、しかしあなたが彼らのかなり低いコストを考えるとき、見返りはより大きくなります。

「これは誰かを雇う上で重要だと思います」とレビンは言います。「私は「正しい」候補者を見つけて、彼らが成功するために必要なスキルを教えることを支持しています。あなたのVAが学習に興味を持っているなら、あなたはあなたの期待に応えるために彼/彼女を手入れすることができるでしょう。また、VAがフィードバックを受け入れることも重要です。また、上司として、VAのパフォーマンスを向上させる建設的なフィードバックを提供することも重要です。繰り返しになりますが、コミュニケーションが重要です。」

フィードバックを受け取る人を探す

自分の仕事に真剣に取り組むバーチャルアシスタントは、改善すべき領域を見つけるためのフィードバックをより積極的に求めます。フィードバックを受け取りたいという熱意は、アシスタントが仕事に真剣に取り組んでいることを明確に示しています。

あなたはあなたを最新の状態に保つ誰かが欲しい

物理的に互いに接近していないため、仮想アシスタントが何をしているのかを監視するのは難しいです。しかし、優れた仮想アシスタントはこれを理解しているので、彼または彼女は時々あなたを最新の状態に保ちます。優れた仮想アシスタントは、最新情報を共有して、進捗状況を常に把握し、誤解をなくすのに役立ちます。

詳細なプロジェクトレポートを提供する人を探す

プロのバーチャルアシスタントは細部に目を向けています。彼らは、プロジェクトのステータス、進捗状況、および改善すべき領域を追跡するための詳細なレポートの役割を認識しています。詳細なプロジェクトレポートは、エンゲージメントから何を得ているかを知るのにも役立ちます。これは、投資収益率を監視するのに役立ちます。

あなたのニーズを予測する人を探す

プロのバーチャルアシスタントは、あなたのビジネスとそのニーズを理解するのに時間がかかります。時間の経過とともに、仮想アシスタントはビジネス要件の予測を開始し、十分な情報に基づいて決定を下すことができます。

結論として、仮想アシスタントを雇うことは、チームに追加しようとしている従業員を雇うこととよく似ていますが、いくつかの調整が必要です」とLevin氏は言います。「あなたとあなたのアシスタントの両方が明確なプロセスを確立したら、仮想アシスタントと協力することはあなたのビジネスを変え、あなたにお金を稼ぐタスクに集中する時間を与えるでしょう。」