22 de secrete pentru a angaja asistentul virtual potrivit

Publicat: 2020-02-26

Există activități banale în fiecare afacere. Acestea sunt sarcini care necesită timp și energie, dar, sincer, sunt mai bine gestionate de altcineva, astfel încât să vă puteți concentra pe activitatea de bază a companiei dvs.

„Majoritatea proprietarilor de afaceri știu că trebuie să-și petreacă timpul pe sarcini de mare valoare, cum ar fi dezvoltarea afacerii și crearea unei culturi grozave. Și mulți proprietari de afaceri știu că obținerea unui asistent le poate elibera timpul de lucruri pe care nu ar trebui să le facă”, explică Robert Levin, co-fondator al Work Better Now, o companie din apropierea coastei care oferă asistenți virtuali la prețuri accesibile.

Dar unde poți găsi pe cineva care să se ocupe de aceste sarcini? Intră în asistentul virtual!

Unde să găsești un asistent virtual

Companii de asistent virtual

Dacă căutați pe web, veți găsi o serie de companii de asistenți virtuali care doresc să vă ofere ajutor imediat. Unii oferă asistenți americani cu o educație extinsă la un tarif premium, iar alții vor oferi asistenți străini, vorbitori de engleză, la un tarif mai mic. Dar, în cele din urmă, totul va depinde de pentru ce aveți nevoie de ele, de cum doriți să le utilizați și de ce vă puteți permite.

Afișări de locuri de muncă pentru asistent virtual

Pe reversul unei companii de asistent virtual, puteți angaja un asistent virtual dintr-o multitudine de panouri de locuri de muncă, cum ar fi Freelancer.com sau Hiremymom.com. Aceste site-uri oferă freelanceri pe care îi puteți angaja pe bază de proiect pe bază de proiect sau part-time și full-time. Dar înainte de a angaja pe cineva, să ne uităm la sfaturile de mai jos.

Având în vedere rolul important pe care îl joacă, este esențial să selectezi cu înțelepciune atunci când angajezi un asistent virtual. Mai jos sunt câteva secrete pentru a-l angaja pe cel potrivit.

Lucruri de luat în considerare atunci când angajați un asistent virtual

Fii clar în privința așteptărilor

În mod evident, căutați să descărcați sarcini. În primul rând, determinați nevoile dvs. specifice. Adesea știi că ai nevoie de unul, dar nu poți pune degetul pe exact pentru ce altceva decât pentru câteva sarcini. Nu vă faceți griji. În decurs de câteva săptămâni, veți găsi o mulțime de muncă de scos din farfurie și de oferit asistentului dvs. Un asistent bun vă va ajuta să înțelegeți aceste lucruri.

Aflați ce calități căutați

Angajarea unui asistent virtual se aseamănă cu angajarea oricărui angajat, trebuie să vă asigurați că sunt calificați pentru job. Procesul de interviu ar trebui să vizeze aflarea modului în care o persoană va gestiona situații specifice, mai degrabă decât doar experiența lor anterioară de muncă. Metoda STAR este o modalitate structurată de a răspunde la o întrebare de interviu bazată pe comportament, discutând situația, sarcina, acțiunea și rezultatul specific al situației pe care o descrieți?

Dacă erau într-o echipă, care a fost contribuția lor. Dacă sa întâmplat X, cum s-au descurcat. Și asumarea greșelilor este o necesitate. Cu toții facem greșeli, dar să admitem că le-am provocat și să lucrăm pentru a le remedia ar trebui să fie așteptările noastre în această situație.

Aflați ce abilități căutați

Este important să înțelegeți clar ce abilități căutați la asistentul dvs. virtual. Îți vor gestiona rețelele sociale? Au nevoie de experiență cu Quickbooks? Trimit facturi? Aveți nevoie de cineva care să vă pregătească următoarea prezentare PowerPoint? Ar trebui să aibă experiență în vânzări? Experiență în serviciul clienți? Obtii poza. Creați-vă lista de nevoi și încercați să umpleți cât mai multe dintre acestea. Dar amintiți-vă, nimeni nu știe totul.

Mențineți o comunicare clară

O diferență cheie între angajarea unui angajat cu normă întreagă și a unui asistent virtual este prezența fizică. Spre deosebire de un angajat obișnuit, un asistent virtual nu poate intra în cabina dvs. pentru a obține răspunsuri. Acest lucru face comunicarea extrem de crucială. Prin urmare, ar trebui să cauți un asistent virtual care să mențină o transparență totală în comunicare în orice moment.

Alegeți un canal de comunicații și o abordare

Una dintre modalitățile cheie de a menține comunicațiile deschise este adoptarea unei platforme și a unui stil de comunicare de care amândoi rămâneți. Comunicarea este cheia în orice relație, mai ales cu cineva care nu lucrează în biroul tău. Este important să configurați un proces care să funcționeze pentru dvs. Există un apel zilnic? Folosești Skype sau Zoom? Slack face parte din rutina ta de comunicare? Depinde de dvs. să determinați o linie deschisă de comunicare care să țină ambele părți informate.

Căutați pe cineva cu experiență în industrie

Să presupunem că dețineți o mică afacere B2B și publicul țintă este grupul mai serios și mai evoluat de oameni și factori de decizie. Ați beneficia de angajarea unui novice fără experiență în domeniu? Probabil ca nu. Mai degrabă, ar trebui să cauți pe cineva care are suficiente cunoștințe despre industria în care operezi. O persoană cu experiență puternică în domeniu va putea înțelege ce își dorește cu adevărat publicul.

Asigurați-vă că pot deține greșeli

Un asistent virtual profesionist nu se teme niciodată să-și asume sarcina greșelilor comise la locul de muncă. Această calitate este cea care vă face mai ușor să lucrați cu ei. După cum spune Ostroff, „Ei își prețuiesc munca și contribuțiile la succesul tău și își asumă responsabilitatea pentru greșeli sau neînțelegeri, astfel încât să poată face mai bine în viitor.” Asumarea greșelilor indică, de asemenea, responsabilitatea persoanei, ceea ce este o calitate grozavă de avut într-un asistent virtual.

Solicitați referințe verificabile

O modalitate simplă, dar eficientă de a evalua abilitățile și calitățile unui potențial asistent virtual este de a căuta referințe și mărturii de la angajatorii din trecut. Asigurați-vă că acordați o atenție deosebită ce au de spus foștii lor angajatori despre munca, personalitatea și abilitățile lor. Pe baza mărturiilor, vei putea găsi persoana potrivită pentru job.

„Acest lucru se întoarce la comentariile mele anterioare, angajarea unui asistent virtual seamănă cu angajarea oricărui asistent”, a spus Levin. „Ați verifica referințele unui candidat care ar lucra în biroul dumneavoastră? Compania de la care angajezi asistentul are mărturii de la alți clienți care își folosesc VA-urile? „

Asigurați-vă că înțeleg rețelele sociale

Dacă angajați pe cineva pentru, de exemplu, să vă gestioneze contul de Facebook, este important ca acesta să înțeleagă pe deplin cum funcționează site-ul. Pe lângă o înțelegere cuprinzătoare a funcționalităților Facebook, este important să știm clar ce poate face pentru afaceri. Un istoric bun va fi util pentru a vă ajuta să examinați capacitățile unui potențial asistent virtual în îndeplinirea sarcinii respective.

Căutați unii care fac sugestii

Asistenții virtuali profesioniști au suficientă încredere în abilitățile și experiențele lor pentru a-și împărtăși sugestii care le pot ajuta munca și să-ți beneficieze afacerea. „De asemenea, pot face sugestii atunci când vine vorba de procese și eficiență pe baza propriilor experiențe, care vă vor ajuta să vă conduceți afacerea mai fără probleme”, menționează Ostroff. Intrările și sugestiile utile vă pot ajuta în cele din urmă să vă îndepliniți obiectivele de afaceri.

Căutați unii care pun întrebări

Când un potențial asistent virtual pune întrebări despre rolul și responsabilitățile postului, acesta arată interesul său pentru a vă îndeplini așteptările. Întrebările valide sunt, de asemenea, utile pentru a vă ajuta să vă stabiliți responsabilități bine definite.

„Am intervievat fiecare asistent virtual care lucrează pentru compania mea”, spune Levin. „Cei care ies în evidență sunt cei care au făcut eforturi suplimentare și au cercetat compania cu care ar fi intervievat. Acest lucru arată un interes real pentru job, companie și propriul viitor.”

„Este important să privești adânc în tine și în afacerea ta pentru a-ți da seama ce trebuie să faci cu adevărat și ce ar putea face altcineva. Apoi, trebuie să vă dați seama care dintre lucrurile pe care ceilalți le pot face de fapt ar trebui să fie delegat unui VA”, spune Ostroff.

Încercați o alergare de probă

Nu sunteți sigur cum va deveni relația dvs. cu asistentul virtual? Încercați un proiect de probă pentru a testa apele.

„Asistenții virtuali sunt adesea angajați de la lună la lună, așa că o perioadă de probă sau o perioadă de probă este ușor de stabilit”, spune Levin. „De asemenea, am pus companiile să creeze teste de performanță pe care candidații le fac înainte de a începe. Este ușor să identifici atenția unui VA la detalii și gândirea critică printr-un mic exemplu de testare. De asemenea, vă sugerez să ușurați VA în sarcinile zilnice în timp. Cu cât aveți mai mult timp și experiență de lucru cu VA, cu atât veți dori să descărcați mai multă muncă.”

„Este important să începeți cu sarcini sau proiecte care sunt mici și specifice, astfel încât să puteți începe să construiți încredere, fără a risca să nu meargă nimic major dacă asistentul nu este potrivit”, explică Ostroff. Dacă micul proiect merge bine, poți avea încredere asistentului cu sarcini mai mari.

Căutați un management excelent

O calitate majoră a unui asistent virtual bun, conform lui Ostroff, este capacitatea lor de a „lua articole de zi cu zi care provoacă stres, dar nu sunt de fapt atât de dificile”. Pentru a face acest lucru, asistentul virtual trebuie să posede abilități excelente de gestionare a timpului. Cu alte cuvinte, ar trebui să știe să prioritizeze diferite locuri de muncă și să facă mai multe sarcini fără a rata termenul limită. De asemenea, ar trebui să vă prețuiască timpul și să se asigure că aveți un acord cu privire la termene.

Căutați o personalitate compatibilă

Având în vedere cât de strâns trebuie să lucrezi cu asistentul tău virtual, este foarte important să găsești pe cineva a cărui personalitate este compatibilă cu a ta. De exemplu, v-ați simți confortabil să lucrați de la distanță cu cineva care nu vorbește deloc? Trebuie să ai o înțelegere clară a calităților interpersonale pe care le cauți la o persoană pe care nu o vei întâlni față în față în fiecare zi.

Asigurați-vă că vă înțeleg publicul țintă

Când încercați să vă conectați cu publicul prin intermediul rețelelor sociale sau prin orice altă abordare, ar trebui să vă bazați pe cineva care vă cunoaște publicul sau cel puțin este dispus să-și îmbunătățească cunoștințele. Să presupunem că publicul țintă este un adolescent american mediu care trăiește într-un oraș mic. Ai beneficia de angajarea unui asistent virtual care cunoaște pulsul acestui tip de public.

Căutați pe cineva care va rămâne accesibil

Rămâneți conectat este esențial atunci când lucrați cu un asistent virtual. Am menționat anterior necesitatea unei comunicări deschise. Așa că luați în considerare cât de dificil ar fi acest lucru dacă ați lucra cu cineva de cealaltă parte a planetei - cu ore radical diferite. Datorită internetului, există mai multe modalități de a interacționa cu oamenii care stau la kilometri distanță. Dar este, de asemenea, important să găsești pe cineva care să fie confortabil cu programul tău de lucru. De exemplu, dacă ești în SUA, te-ar ajuta să angajezi un asistent virtual în Malaezia atunci când trebuie să fii în contact zilnic?

Căutați pe cineva care vă înțelege afacerea

Asistentul virtual potrivit devine mai implicat. El sau ea știe că, pentru a vă ajuta să intrați în legătură cu publicul dvs., trebuie să înțeleagă despre ce este afacerea dvs. Această înțelegere îi ajută să învețe despre strategia ta și să contribuie în cel mai eficient mod.

Căutați pe cineva dispus să învețe

Este posibil să nu fie nevoie întotdeauna să angajezi un asistent virtual cu câțiva ani de experiență. O persoană relativ mai puțin experimentată poate face, de asemenea, o treabă grozavă atâta timp cât are hotărârea de a învăța. S-ar putea să fie nevoie să îngrijiți persoana respectivă mai întâi, dar beneficiile sunt mai mari dacă luați în considerare costul lor considerabil de scăzut.

„Consider că acest lucru este esențial în angajarea pe oricine”, spune Levin. „Sunt un susținător al găsirii candidatului „potrivit” și să-i învăț abilitățile de care vor avea nevoie pentru a reuși. Dacă VA dumneavoastră are un interes în învățare, atunci îl veți putea pregăti pentru a îndeplini așteptările dumneavoastră. De asemenea, este important ca un VA să accepte feedback-ul și este important ca noi, în calitate de șef, să oferim feedback constructiv care să ne ajute VA să aibă rezultate mai bune. Din nou, comunicarea este cheia.”

Căutați pe cineva care primește feedback

Un asistent virtual serios în ceea ce privește jobul său va fi mai proactiv în căutarea feedback-ului pentru a găsi zone de îmbunătățire. Dorința de a primi feedback este un indicator clar al seriozității asistentului cu privire la job.

Vrei pe cineva care să te țină la curent

Este dificil să fii cu ochii pe ce face asistentul virtual pentru că nu sunteți aproape fizic unul de celălalt. Dar un asistent virtual bun înțelege acest lucru și de aceea te ține la curent din când în când. Un asistent virtual bun va distribui actualizări pentru a vă ține informat despre progres și pentru a ajuta la eliminarea comunicării greșite.

Căutați pe cineva care oferă rapoarte detaliate de proiect

Asistenții virtuali profesioniști au un ochi pentru detalii. Aceștia recunosc rolul unui raport detaliat pentru a urmări starea proiectului, progresul și domeniile de îmbunătățire. Un raport detaliat al proiectului vă ajută, de asemenea, să știți ce obțineți din angajament, ceea ce este benefic în monitorizarea rentabilității investiției.

Căutați pe cineva care vă anticipează nevoile

Un asistent virtual profesionist își face timp pentru a vă înțelege afacerea și nevoile acesteia. În timp, asistentul virtual începe să anticipeze cerințele dvs. de afaceri și poate lua decizii informate.

În concluzie, angajarea unui asistent virtual seamănă cu angajarea oricărui angajat pe care vrei să-l adaugi în echipa ta, dar cu câteva modificări”, spune Levin. „Odată ce stabiliți un proces pe care atât dumneavoastră, cât și asistentul dumneavoastră sunteți clar, lucrul cu un asistent virtual vă va schimba afacerea și vă va oferi timp să vă concentrați pe sarcini care vă vor face bani.”