22 segredos para contratar o assistente virtual certo

Publicados: 2020-02-26

Existem atividades mundanas em todos os negócios. Essas são tarefas que levam tempo e energia, mas, francamente, são mais bem executadas por outra pessoa, para que você possa se concentrar no negócio principal da sua empresa.

“A maioria dos empresários sabe que precisa gastar seu tempo em tarefas de alto valor, como desenvolvimento de negócios e criação de uma ótima cultura. E muitos empresários sabem que conseguir um assistente pode liberar seu tempo de coisas que eles não deveriam fazer”, explica Robert Levin, cofundador da Work Better Now, uma empresa próxima à costa que fornece assistentes virtuais acessíveis.

Mas onde você pode encontrar alguém para lidar com essas tarefas? Digite o assistente virtual!

Onde encontrar um assistente virtual

Empresas de assistentes virtuais

Se você pesquisar na web, encontrará várias empresas de assistentes virtuais que desejam fornecer ajuda imediata. Alguns oferecem assistentes americanos com educação extensiva por uma taxa premium e outros oferecem assistentes estrangeiros que falam inglês a uma taxa mais baixa. Mas, no final, tudo dependerá do que você precisa deles, como deseja usá-los e do que pode pagar.

Anúncios de emprego de assistente virtual

Por outro lado de uma empresa de assistente virtual, você pode contratar um assistente virtual de uma infinidade de quadros de empregos, como Freelancer.com ou Hiremymom.com. Esses sites fornecem freelancers que você pode contratar com base em projeto por projeto ou em meio período e período integral. Mas antes de contratarmos alguém, vejamos as dicas abaixo.

Considerando o importante papel que desempenham, é crucial selecionar sabiamente ao contratar um assistente virtual. Abaixo estão alguns segredos para contratar a pessoa certa..

Coisas a considerar ao contratar um assistente virtual

Seja claro sobre as expectativas

Você obviamente está procurando descarregar tarefas. Primeiro, determine suas necessidades específicas. Muitas vezes você sabe que precisa de um, mas não consegue identificar exatamente o que para além de algumas tarefas. Não se preocupe. Ao longo de algumas semanas, você encontrará muito trabalho para tirar do seu prato e dar ao seu assistente. Um bom assistente irá ajudá-lo a descobrir essas coisas.

Saiba quais as qualidades que você procura

Contratar um assistente virtual é muito parecido com contratar qualquer funcionário, você precisa ter certeza de que ele está qualificado para o trabalho. O processo de entrevista deve ser direcionado para descobrir como uma pessoa lidará com situações específicas, em vez de apenas sua experiência de trabalho anterior. O método STAR é uma maneira estruturada de responder a uma pergunta de entrevista baseada em comportamento, discutindo a situação específica, tarefa, ação e resultado da situação que você está descrevendo que eles fizeram?

Se eles estavam em uma equipe, qual foi a sua contribuição. Se X aconteceu, como eles lidaram com isso. E assumir a responsabilidade pelos erros é uma obrigação. Todos cometemos erros, mas admitir que os causamos e trabalhar para corrigi-los deve ser nossa expectativa nessa situação.

Saiba quais habilidades você está procurando

É importante ter uma compreensão clara de quais habilidades você está procurando em seu assistente virtual. Eles vão gerenciar suas mídias sociais? Eles precisam de experiência com Quickbooks? Eles estão enviando faturas? Você precisa de alguém para montar sua próxima apresentação do PowerPoint? Eles devem ter experiência em vendas? Experiência de atendimento ao cliente? Você começa a imagem. Crie sua lista de necessidades e tente preencher o máximo que puder. Mas lembre-se, ninguém sabe tudo.

Mantenha uma comunicação clara

Uma diferença fundamental entre contratar um funcionário em tempo integral e um assistente virtual é a presença física. Ao contrário de um funcionário regular, um assistente virtual não pode entrar em sua cabine para obter respostas. Isso torna a comunicação extremamente crucial. Você deve, portanto, procurar um assistente virtual que mantenha total transparência na comunicação em todos os momentos.

Escolha um canal de comunicação e abordagem

Uma das principais maneiras de manter as comunicações abertas é adotar uma plataforma e um estilo de comunicação aos quais vocês dois se mantenham. A comunicação é fundamental em qualquer relacionamento, especialmente com alguém que não trabalha em seu escritório. É importante configurar um processo que funcione para você. Existe uma ligação diária? Você usa Skype ou Zoom? O Slack faz parte da sua rotina de comunicação? Cabe a você determinar uma linha de comunicação aberta que mantenha ambas as partes informadas.

Procure alguém com experiência no setor

Suponha que você possua um pequeno negócio B2B e seu público-alvo seja o grupo mais sério e evoluído de pessoas e tomadores de decisão. Você se beneficiaria contratando um novato sem experiência no setor? Provavelmente não. Em vez disso, você deve procurar alguém que tenha conhecimento suficiente sobre o setor em que você opera. Uma pessoa com forte experiência no setor será capaz de entender o que o público realmente deseja.

Certifique-se de que eles podem cometer erros

Um assistente virtual profissional nunca tem medo de assumir o ônus dos erros cometidos no trabalho. É esta qualidade que torna mais fácil para você trabalhar com eles. Como diz Ostroff: “Eles valorizam seu trabalho e suas contribuições para o seu sucesso e assumem a responsabilidade por erros ou mal-entendidos para que possam fazer melhor no futuro”. Assumir a responsabilidade pelos erros também indica a responsabilidade da pessoa, que é uma ótima qualidade para se ter em um assistente virtual.

Peça referências verificáveis

Uma maneira simples, mas eficaz, de avaliar as habilidades e qualidades de um potencial assistente virtual é procurar referências e depoimentos de empregadores anteriores. Certifique-se de prestar muita atenção ao que seus empregadores anteriores têm a dizer sobre seu trabalho, personalidade e habilidades. Com base nos depoimentos, você poderá encontrar a pessoa certa para o trabalho.

“Isso realmente remonta aos meus comentários anteriores, contratar um assistente virtual é como contratar qualquer assistente”, disse Levin. “Você verificaria as referências de um candidato que estaria trabalhando em seu escritório? A empresa que você está contratando o assistente tem depoimentos de outros clientes que estão usando seus VA's? “

Certifique-se de que eles entendem as mídias sociais

Se você está contratando alguém para, por exemplo, gerenciar sua conta do Facebook, é importante que eles entendam completamente como o site funciona. Além de uma compreensão abrangente das funcionalidades do Facebook, é importante saber claramente o que ele pode fazer pelas empresas. Um bom histórico será útil para ajudá-lo a examinar as capacidades de um potencial assistente virtual na execução do trabalho em questão.

Procure Alguém Que Faça Sugestões

Os assistentes virtuais profissionais têm confiança suficiente em suas habilidades e experiências para compartilhar sugestões que podem ajudar seu trabalho e beneficiar seus negócios. “Eles também podem fazer sugestões quando se trata de processos e eficiências com base em suas próprias experiências que ajudarão você a administrar seus negócios com mais facilidade”, menciona Ostroff. Entradas e sugestões úteis podem ajudá-lo a atingir suas metas de negócios.

Procure Alguém Que Faz Perguntas

Quando um potencial assistente virtual faz perguntas sobre a função e as responsabilidades do trabalho, isso mostra seu interesse em atender às suas expectativas. Perguntas válidas também são úteis para ajudá-lo a definir responsabilidades de trabalho bem definidas.

“Entrevistei todos os assistentes virtuais que trabalham na minha empresa”, diz Levin. “Os que se destacam são aqueles que se esforçaram e pesquisaram a empresa com a qual seriam entrevistados. Isso mostra um interesse real no trabalho, na empresa e em seu próprio futuro.”

“É importante olhar profundamente dentro de você e de sua empresa para descobrir o que você realmente precisa fazer e o que outra pessoa poderia fazer. Então, você precisa descobrir quais das coisas que os outros podem fazer realmente devem ser delegadas a um VA”, diz Ostroff.

Experimente um teste

Não tem certeza de como será seu relacionamento com o assistente virtual? Tente um projeto de teste para testar as águas.

“Assistentes virtuais são frequentemente contratadas mês a mês, de modo que um período de teste ou estágio é facilmente estabelecido”, diz Levin. “Também fiz empresas criarem Testes de Desempenho que os candidatos fazem antes de começar. É fácil identificar a atenção de um VA aos detalhes e pensamento crítico por meio de um pequeno exemplo de teste. Sugiro também facilitar o VA em tarefas diárias ao longo do tempo. Quanto mais tempo e experiência você tiver trabalhando com seu VA, mais trabalho você vai querer descarregar.”

“É importante começar com tarefas ou projetos que sejam pequenos e específicos para que você possa começar a construir confiança sem correr o risco de que algo grave dê errado se o assistente não for a pessoa certa”, explica Ostroff. Se o projeto pequeno for bem, você pode confiar ao assistente tarefas maiores.

Busque uma ótima gestão

Uma das principais qualidades de um bom assistente virtual, de acordo com Ostroff, é sua capacidade de “pegar itens do dia-a-dia que causam estresse, mas não são tão difíceis assim”. Para isso, o assistente virtual deve possuir grandes habilidades de gerenciamento de tempo. Em outras palavras, eles devem saber priorizar diferentes trabalhos e multitarefas sem perder o prazo. Eles também devem valorizar seu tempo e garantir que você tenha um acordo sobre os prazos.

Busque uma personalidade compatível

Considerando o quão próximo você precisa trabalhar com seu assistente virtual, é crucial encontrar alguém cuja personalidade seja compatível com a sua. Por exemplo, você se sentiria confortável trabalhando remotamente com alguém que não fala nada? Você precisa ter uma compreensão clara das qualidades interpessoais que procura em uma pessoa que não encontrará pessoalmente todos os dias.

Certifique-se de que eles entendam seu público-alvo

Quando você está tentando se conectar com seu público por meio de mídias sociais ou qualquer outra abordagem, você deve confiar em alguém que conheça seu público, ou pelo menos esteja disposto a aprimorar seu conhecimento. Digamos que seu público-alvo seja um adolescente americano médio que vive em uma cidade pequena. Você se beneficiaria de contratar um assistente virtual que conhece o pulso desse tipo de público.

Procure alguém que permaneça acessível

Permanecer conectado é fundamental quando você está trabalhando com um assistente virtual. Mencionamos antes a necessidade de comunicação aberta. Portanto, considere o quão difícil isso pode ser se você trabalhasse com alguém do outro lado do planeta – com horários radicalmente diferentes. Graças à Internet, existem várias maneiras de interagir com pessoas que estão sentadas a quilômetros de distância. Mas também é importante encontrar alguém que se sinta confortável com o seu horário de trabalho. Por exemplo, se você estiver sentado nos EUA, ajudaria a contratação de um assistente virtual na Malásia quando você precisa entrar em contato diariamente?

Procure alguém que entenda o seu negócio

O assistente virtual certo torna-se mais envolvido. Ele ou ela sabe que, para ajudá-lo a se conectar com seu público, ele deve entender do que se trata o seu negócio. É esse entendimento que os ajuda a aprender sobre sua estratégia e contribuir da maneira mais eficaz.

Procure alguém disposto a aprender

Nem sempre você precisa contratar um assistente virtual com vários anos de experiência. Uma pessoa comparativamente menos experiente também pode fazer um ótimo trabalho, desde que tenha a determinação de aprender. Você pode precisar preparar essa pessoa primeiro, mas as recompensas são maiores quando você considera seu custo consideravelmente baixo.

“Acho que isso é fundamental na contratação de qualquer pessoa”, diz Levin. “Sou um defensor de encontrar o candidato “certo” e ensiná-lo as habilidades necessárias para ter sucesso. Se o seu VA tiver interesse em aprender, você poderá prepará-lo para atender às suas expectativas. Também é importante que um VA aceite o feedback e é importante que nós, como chefe, forneçamos feedback construtivo que ajude nosso VA a ter um melhor desempenho. Mais uma vez, a comunicação é fundamental.”

Procure alguém que receba feedback

Um assistente virtual sério sobre seu trabalho será mais proativo na busca de feedback para encontrar áreas de melhoria. A ânsia de receber feedback é um indicador claro da seriedade do assistente em relação ao trabalho.

Você quer alguém que o mantenha atualizado

É complicado ficar de olho no que o assistente virtual está fazendo porque vocês não estão fisicamente próximos um do outro. Mas um bom assistente virtual entende isso e é por isso que ele o mantém atualizado de tempos em tempos. Um bom assistente virtual compartilhará atualizações para mantê-lo informado sobre o progresso e ajudar a eliminar a falta de comunicação.

Procure alguém que forneça relatórios detalhados do projeto

Os assistentes virtuais profissionais estão atentos aos detalhes. Eles reconhecem o papel de um relatório detalhado para acompanhar o status, o progresso e as áreas de melhoria do projeto. Um relatório detalhado do projeto também ajuda você a saber o que está ganhando com o engajamento, o que é benéfico para monitorar o retorno do investimento.

Procure alguém que antecipe suas necessidades

Um assistente virtual profissional leva tempo para entender sua empresa e suas necessidades. Com o tempo, o assistente virtual começa a antecipar seus requisitos de negócios e pode tomar decisões informadas.

Concluindo, contratar um assistente virtual é como contratar qualquer funcionário que você queira adicionar à sua equipe, mas com alguns ajustes”, diz Levin. “Depois de estabelecer um processo em que você e seu assistente estejam claros, trabalhar com um assistente virtual mudará seus negócios e permitirá que você tenha tempo para se concentrar em tarefas que lhe darão dinheiro.”