聘請合適的虛擬助手的 22 個秘訣

每個行業都有平凡的活動。 這些任務需要時間和精力，但坦率地說，最好由其他人處理，這樣您就可以專注於公司的核心業務。

“大多數企業主都知道他們需要將時間花在高價值的任務上，例如業務發展和創造偉大的文化。 許多企業主都知道，找一個助手可以把他們的時間從他們不應該做的事情中解放出來。”Work Better Now 的聯合創始人羅伯特·萊文解釋說，該公司是一家提供負擔得起的虛擬助手的近岸公司。

但是你在哪裡可以找到處理這些任務的人呢？ 進入虛擬助手！

在哪裡可以找到虛擬助手

虛擬助理公司

如果您在網上搜索，您會發現許多虛擬助手公司希望為您提供即時幫助。 一些以優惠的價格提供受過廣泛教育的美國助理，而另一些則以較低的價格提供外國的英語助理。 但最終，這一切都取決於您需要它們的用途、您希望如何使用它們以及您能負擔得起什麼。

虛擬助理職位發布

在虛擬助理公司的另一面，您可以從 Freelancer.com 或 Hiremymom.com 等大量工作委員會聘請虛擬助理。 這些網站提供自由職業者，您可以按項目或兼職和全職僱用他們。 但在我們僱用任何人之前，讓我們看看下面的提示。

考慮到他們扮演的重要角色，在僱傭虛擬助手時明智地選擇是至關重要的。 以下是聘請合適人選的一些秘訣。

僱用虛擬助手時要考慮的事項

明確期望

您顯然希望卸載任務。 首先，確定您的具體需求。 通常你知道你需要一個，但除了幾項任務之外，你無法確切地指出你需要什麼。 不用擔心。 在幾週的時間裡，你會發現很多工作可以從你的盤子裡拿出來交給你的助手。 一個好的助手會幫助你弄清楚這些事情。

知道你在尋找什麼品質

僱用虛擬助理就像僱用任何員工一樣，您必須確保他們有資格勝任這項工作。 面試過程應旨在找出一個人將如何處理特定情況，而不僅僅是他們以前的工作經驗。 STAR方法是一種結構化的方式，通過討論您所描述的情況的具體情況、任務、行動和結果來回答基於行為的面試問題，他們已經完成了？

如果他們在一個團隊中，他們的貢獻是什麼。 如果 X 發生了，他們是如何處理的。 對錯誤負責是必須的。 在這種情況下，我們都會犯錯誤，但承認是我們造成的並努力糾正錯誤應該是我們的期望。

知道你在尋找什麼技能

清楚地了解您在虛擬助手中尋找的技能非常重要。 他們會管理你的社交媒體嗎？ 他們需要使用 Quickbooks 的經驗嗎？ 他們會發出發票嗎？ 您需要有人來整理您的下一個 PowerPoint 演示文稿嗎？ 他們應該有銷售經驗嗎？ 客服經驗？ 你得到圖片。 創建您的需求列表，並嘗試盡可能多地填寫這些需求。 但請記住，沒有人知道一切。

保持清晰的溝通

僱傭全職員工和虛擬助理之間的一個關鍵區別是實體存在。 與普通員工不同，虛擬助理無法走進您的機艙尋求答案。 這使得溝通變得非常重要。 因此，您應該尋找一個始終保持溝通完全透明的虛擬助手。

選擇溝通渠道和方法

保持溝通暢通的關鍵方法之一是採用雙方都堅持的平台和溝通方式。 溝通是任何關係的關鍵，尤其是與不在辦公室工作的人。 建立一個適合您的流程很重要。 有每日通話嗎？ 你使用 Skype 還是 Zoom？ Slack 是您日常溝通的一部分嗎？ 由您決定一個開放的溝通渠道，讓雙方都了解情況。

尋找有行業經驗的人

假設您擁有一家小型 B2B 企業，而您的目標受眾是更嚴肅、更進化的人群和決策者。 僱用沒有行業經驗的新手會受益嗎？ 可能不是。 相反，您應該尋找對您所在行業有足夠了解的人。具有豐富行業經驗的人將能夠了解觀眾真正想要什麼。

確保他們可以擁有錯誤

專業的虛擬助理從不害怕承擔工作中犯下的錯誤的責任。 正是這種品質使您更容易與他們合作。 正如 Ostroff 所說，“他們重視自己的工作和對您成功的貢獻，並為錯誤或誤解負責，以便他們在未來做得更好。” 為錯誤承擔責任也表明了這個人的責任心，這是虛擬助手的一個很好的品質。

索取可驗證的參考資料

衡量潛在虛擬助理技能和素質的一種簡單而有效的方法是尋找過去雇主的推薦信和推薦信。 確保密切關注他們以前的雇主對他們的工作、個性和技能的評價。 根據推薦信，您將能夠找到適合該工作的人選。

“這真的可以追溯到我之前的評論，僱用虛擬助手就像僱用任何助手一樣。”萊文說。 “你會檢查將在你辦公室工作的候選人的推薦信嗎？ 您僱用助理的公司是否有其他使用其 VA 的客戶的推薦信？ “

確保他們了解社交媒體

例如，如果您要雇用某人來管理您的 Facebook 帳戶，那麼讓他們充分了解該網站的運作方式非常重要。 除了全面了解 Facebook 的功能之外，清楚地了解它可以為企業做什麼也很重要。 良好的跟踪記錄將有助於您檢查潛在的虛擬助理執行手頭工作的能力。

尋找一些提出建議的人

專業的虛擬助理對他們的技能和經驗有足夠的信心，可以分享有助於他們的工作和使您的業務受益的建議。 “他們還可以根據自己的經驗在流程和效率方面提出建議，幫助您更無縫地開展業務，”Ostroff 提到。 有用的意見和建議最終可以幫助您實現業務目標。

尋找一些提出問題的人

當潛在的虛擬助理詢問有關工作角色和職責的問題時，這表明他/她有興趣滿足您的期望。 有效的問題也有助於幫助您確定明確的工作職責。

“我採訪了為我公司工作的每一位虛擬助理，”萊文說。 “那些脫穎而出的是那些加倍努力並研究了他們將要面試的公司的人。 這表明他們對這份工作、公司和自己的未來有真正的興趣。”