22 секрета правильного найма виртуального помощника

Опубликовано: 2020-02-26

В каждом бизнесе есть рутинная деятельность. Это задачи, которые требуют времени и энергии, но, честно говоря, с ними лучше справится кто-то другой, чтобы вы могли сосредоточиться на основном бизнесе своей компании.

«Большинство владельцев бизнеса знают, что им нужно тратить свое время на важные задачи, такие как развитие бизнеса и создание отличной культуры. И многие владельцы бизнеса знают, что наличие помощника может освободить их время от дел, которые они не должны делать», — объясняет Роберт Левин, соучредитель Work Better Now, компании, которая предоставляет доступных виртуальных помощников.

Но где найти человека, который бы справился с этими задачами? Введите виртуального помощника!

Где найти виртуального помощника

Виртуальные помощники компаний

Если вы поищите в Интернете, вы найдете ряд компаний, занимающихся виртуальными помощниками, которые хотят предоставить вам немедленную помощь. Некоторые предлагают американских помощников с обширным образованием по премиальной ставке, а другие предлагают иностранных англоговорящих помощников по более низкой ставке. Но, в конце концов, все будет зависеть от того, для чего они вам нужны, как вы хотите их использовать и что вы можете себе позволить.

Объявления о вакансиях виртуального помощника

С другой стороны, вы можете нанять виртуального помощника из множества досок объявлений, таких как Freelancer.com или Hiremymom.com. Эти сайты предоставляют фрилансеров, которых вы можете нанять на проектной основе или на неполный или полный рабочий день. Но прежде чем мы кого-нибудь наймем, давайте посмотрим на советы ниже.

Учитывая важную роль, которую они играют, очень важно разумно выбирать при найме виртуального помощника. Ниже приведены некоторые секреты правильного найма.

Что следует учитывать при найме виртуального помощника

Будьте ясны в своих ожиданиях

Вы явно хотите разгрузить задачи. Во-первых, определите свои конкретные потребности. Часто вы знаете, что он вам нужен, но не можете точно определить, для чего, кроме пары задач. Не волнуйся. В течение нескольких недель вы найдете много работы, которую можно снять со своей тарелки и передать своему помощнику. Хороший помощник поможет вам разобраться в этих вещах.

Знайте, какие качества вы ищете

Наем виртуального помощника очень похож на наем любого сотрудника, вы должны убедиться, что он подходит для этой работы. Процесс собеседования должен быть направлен на выяснение того, как человек будет справляться с конкретными ситуациями, а не только на его предыдущий опыт работы. Метод STAR представляет собой структурированный способ ответа на вопрос интервью, основанный на поведении, путем обсуждения конкретной ситуации, задачи, действия и результата ситуации, которую вы описываете, которую они сделали?

Если они были в команде, каков был их вклад. Если X случилось, как они с этим справились. А брать на себя ответственность за ошибки просто необходимо. Мы все совершаем ошибки, но признание того, что мы их вызвали, и работа над их исправлением должны быть нашим ожиданием в этой ситуации.

Знайте, какие навыки вы ищете

Важно иметь четкое представление о том, какие навыки вы ищете в своем виртуальном помощнике. Будут ли они управлять вашими социальными сетями? Нужен ли им опыт работы с Quickbooks? Они выставляют счета? Вам нужен кто-то, чтобы собрать вашу следующую презентацию PowerPoint? Должен ли он иметь опыт продаж? Опыт работы с клиентами? Вы получаете картину. Создайте свой список потребностей и постарайтесь заполнить как можно больше из них. Но помните, никто не знает всего.

Поддерживайте четкую связь

Ключевое различие между наймом штатного сотрудника и виртуального помощника заключается в физическом присутствии. В отличие от обычного сотрудника, виртуальный помощник не может войти в вашу каюту, чтобы получить ответы. Это делает общение чрезвычайно важным. Поэтому вам следует искать виртуального помощника, который всегда поддерживает полную прозрачность общения.

Выберите канал связи и подход

Один из ключевых способов поддерживать открытое общение — это принять платформу и стиль общения, которых вы оба придерживаетесь. Общение является ключевым в любых отношениях, особенно с кем-то, кто не работает в вашем офисе. Важно настроить процесс, который работает на вас. Есть ежедневный звонок? Вы пользуетесь скайпом или зумом? Является ли Slack частью вашей рутины общения? Вы должны определить открытую линию связи, которая будет информировать обе стороны.

Ищите кого-то с опытом работы в отрасли

Предположим, вы владеете небольшим бизнесом B2B, и ваша целевая аудитория — более серьезная и развитая группа людей и лиц, принимающих решения. Вы бы выиграли, наняв новичка без опыта работы в отрасли? Возможно нет. Скорее вам следует искать кого-то, у кого достаточно знаний об отрасли, в которой вы работаете. Человек с большим опытом работы в отрасли сможет понять, чего на самом деле хочет аудитория.

Убедитесь, что они могут признавать ошибки

Профессиональный виртуальный помощник никогда не боится брать на себя ответственность за допущенные в работе ошибки. Именно это качество облегчает вам работу с ними. Как говорит Острофф, «они ценят свою работу и свой вклад в ваш успех и берут на себя ответственность за ошибки или недоразумения, чтобы в будущем они могли добиться большего». Принятие на себя ответственности за ошибки также указывает на ответственность человека, что является отличным качеством для виртуального помощника.

Запросить проверенные рекомендации

Простой, но эффективный способ оценить навыки и качества потенциального виртуального помощника — найти рекомендации и отзывы от прошлых работодателей. Убедитесь, что вы обращаете пристальное внимание на то, что их предыдущие работодатели говорят об их работе, личности и навыках. Основываясь на отзывах, вы сможете найти подходящего человека для работы.

«Это действительно восходит к моим предыдущим комментариям, наем виртуального помощника очень похож на наем любого помощника», — сказал Левин. «Не могли бы вы проверить рекомендации кандидата, который будет работать в вашем офисе? Есть ли у компании, в которой вы нанимаете помощника, отзывы других клиентов, которые используют их виртуальные машины? “

Убедитесь, что они понимают социальные сети

Если вы нанимаете кого-то, например, для управления вашей учетной записью Facebook, важно, чтобы он полностью понимал, как работает сайт. Помимо всестороннего понимания функций Facebook, важно четко понимать, что он может сделать для бизнеса. Хороший послужной список поможет вам изучить возможности потенциального виртуального помощника в выполнении текущей работы.

Ищите тех, кто делает предложения

Профессиональные виртуальные помощники достаточно уверены в своих навыках и опыте, чтобы делиться предложениями, которые могут помочь в их работе и принести пользу вашему бизнесу. «Они также могут внести предложения, касающиеся процессов и повышения эффективности, основанные на их собственном опыте, которые помогут вам более эффективно вести свой бизнес», — отмечает Острофф. Полезные материалы и предложения могут в конечном итоге помочь вам достичь ваших бизнес-целей.

Ищите тех, кто задает вопросы

Когда потенциальный виртуальный помощник задает вопросы о должности и обязанностях, это показывает его/ее заинтересованность в том, чтобы оправдать ваши ожидания. Корректные вопросы также полезны, поскольку помогают четко определить должностные обязанности.

«Я провел собеседование с каждым виртуальным помощником, работающим в моей компании, — говорит Левин. «Выделяются те, кто сделал все возможное и изучил компанию, с которой они будут брать интервью. Это показывает реальный интерес к работе, компании и собственному будущему».

«Важно заглянуть глубоко внутрь себя и своего бизнеса, чтобы понять, что вам действительно нужно делать и что может сделать кто-то другой. Затем вам нужно выяснить, какие из вещей, которые могут делать другие, на самом деле должны быть делегированы VA», — говорит Острофф.

Попробуйте пробный запуск

Не уверены, как сложатся ваши отношения с виртуальным помощником? Попробуйте пробный проект, чтобы проверить воду.

«Виртуальных помощников часто нанимают из месяца в месяц, поэтому легко установить пробный период или испытательный срок», — говорит Левин. «У меня также были компании, создающие тесты производительности, которые кандидаты проходят перед началом работы. Легко определить внимание VA к деталям и критическое мышление с помощью небольшого тестового примера. Я также предлагаю со временем облегчить выполнение ВА ежедневных задач. Чем больше времени и опыта у вас есть, работая с вашим виртуальным помощником, тем больше работы вы захотите сбросить».

«Важно начинать с задач или проектов, которые являются небольшими и специфическими, чтобы вы могли начать укреплять доверие, не рискуя, чтобы что-то серьезное пошло не так, если помощник не подходит», — объясняет Острофф. Если небольшой проект идет хорошо, вы можете доверить помощнику более крупные задачи.

Ищите отличное управление

По словам Остроффа, главное качество хорошего виртуального помощника — это его способность «брать на себя повседневные дела, которые вызывают стресс, но на самом деле не так уж сложны». Для этого виртуальный помощник должен обладать отличными навыками тайм-менеджмента. Другими словами, они должны знать, как расставлять приоритеты для разных работ и многозадачности, не пропуская дедлайны. Они также должны ценить ваше время и убедиться, что у вас есть соглашение о сроках.

Ищите совместимую личность

Учитывая, насколько тесно вам нужно работать со своим виртуальным помощником, очень важно найти кого-то, чья личность совместима с вашей. Например, вы бы чувствовали себя комфортно, работая удаленно с кем-то, кто вообще не разговаривает? Вы должны иметь четкое представление о межличностных качествах, которые вы ищете в человеке, которого вы не будете встречать лицом к лицу каждый день.

Убедитесь, что они понимают вашу целевую аудиторию

Когда вы пытаетесь связаться со своей аудиторией через социальные сети или любой другой подход, вам следует полагаться на кого-то, кто знает вашу аудиторию или, по крайней мере, готов улучшить свои знания. Скажем, ваша целевая аудитория — средний американский подросток, живущий в маленьком городке. Вам было бы полезно нанять виртуального помощника, который знает пульс такой аудитории.

Ищите кого-то, кто останется доступным

Оставаться на связи имеет решающее значение, когда вы работаете с виртуальным помощником. Мы уже упоминали о необходимости открытого общения. Так что подумайте, насколько сложно это может быть, если вам придется работать с кем-то на другом конце планеты — в совершенно разные часы. Благодаря Интернету существует несколько способов общения с людьми, которые находятся за много миль от вас. Но также важно найти кого-то, кому комфортно в ваше рабочее время. Например, если вы сидите в США, поможет ли вам нанять виртуального помощника в Малайзии, когда вам нужно быть на связи ежедневно?

Ищите того, кто разбирается в вашем бизнесе

Правильный виртуальный помощник становится более активным. Он или она знает, что, чтобы помочь вам связаться с вашей аудиторией, они должны понимать, в чем заключается ваш бизнес. Именно это понимание помогает им узнать о вашей стратегии и внести свой вклад наиболее эффективным образом.

Ищите того, кто готов учиться

Вам не всегда может понадобиться нанять виртуального помощника с многолетним опытом. Сравнительно менее опытный человек также может отлично выполнять свою работу, если у него есть решимость учиться. Возможно, вам придется сначала ухаживать за этим человеком, но отдача будет выше, если учесть их сравнительно низкую стоимость.

«Я считаю, что это очень важно при приеме на работу», — говорит Левин. «Я сторонник поиска «правильного» кандидата и обучения его навыкам, которые им понадобятся для достижения успеха. Если ваш виртуальный помощник заинтересован в обучении, вы сможете подготовить его/ее к выполнению ваших ожиданий. Также важно, чтобы виртуальный помощник принимал отзывы, и важно, чтобы мы, как начальник, предоставляли конструктивную обратную связь, которая помогает нашему виртуальному помощнику работать лучше. Опять же, общение имеет ключевое значение».

Ищите того, кто принимает отзывы

Виртуальный помощник, серьезно относящийся к своей работе, будет более активно искать отзывы, чтобы найти области для улучшения. Стремление получить обратную связь является четким показателем серьезности отношения помощника к работе.

Вам нужен кто-то, кто держит вас в курсе

Сложно следить за тем, чем занимается виртуальный помощник, потому что вы не находитесь физически близко друг к другу. Но хороший виртуальный помощник это понимает, поэтому время от времени держит вас в курсе. Хороший виртуальный помощник будет делиться обновлениями, чтобы держать вас в курсе прогресса и помогать устранять недопонимание.

Ищите кого-то, кто предоставляет подробные отчеты о проекте

Профессиональные виртуальные помощники внимательны к деталям. Они признают роль подробного отчета для отслеживания состояния проекта, прогресса и областей, требующих улучшения. Подробный отчет о проекте также поможет вам узнать, что вы получаете от участия, что полезно для отслеживания окупаемости инвестиций.

Ищите того, кто предвидит ваши потребности

Профессиональный виртуальный помощник не торопится, чтобы понять ваш бизнес и его потребности. Со временем виртуальный помощник начинает предугадывать ваши бизнес-требования и может принимать обоснованные решения.

В заключение, наем виртуального помощника очень похож на наем любого сотрудника, которого вы хотите добавить в свою команду, но с некоторыми изменениями», — говорит Левин. «Как только вы наладите процесс, понятный и вам, и вашему помощнику, работа с виртуальным помощником изменит ваш бизнес и даст вам время сосредоточиться на задачах, которые принесут вам деньги».

Вспомогательное изображение через Shutterstock