22 Rahasia Mempekerjakan Asisten Virtual yang Tepat

Diterbitkan: 2020-02-26

Ada kegiatan duniawi di setiap bisnis. Ini adalah tugas yang memakan waktu dan energi tetapi sejujurnya lebih baik ditangani oleh orang lain sehingga Anda dapat fokus pada bisnis inti perusahaan Anda.

“Sebagian besar pemilik bisnis tahu bahwa mereka perlu menghabiskan waktu mereka untuk tugas-tugas bernilai tinggi seperti pengembangan bisnis dan menciptakan budaya yang hebat. Dan banyak pemilik bisnis tahu bahwa mendapatkan asisten dapat membebaskan waktu mereka dari hal-hal yang seharusnya tidak mereka lakukan” jelas Robert Levin, salah satu pendiri Work Better Now, sebuah perusahaan dekat pantai yang menyediakan asisten virtual dengan harga terjangkau.

Tetapi di mana Anda dapat menemukan seseorang untuk menangani tugas-tugas ini? Masukkan asisten virtual!

Di mana Menemukan Asisten Virtual

Perusahaan Asisten Virtual

Jika Anda mencari di web, Anda akan menemukan sejumlah perusahaan asisten virtual yang ingin memberi Anda bantuan segera. Beberapa menawarkan asisten berbasis Amerika dengan pendidikan ekstensif dengan tarif premium dan yang lain akan menawarkan asisten berbahasa Inggris berbasis asing dengan tarif lebih rendah. Tetapi pada akhirnya, itu semua akan tergantung pada apa yang Anda butuhkan, bagaimana Anda ingin menggunakannya dan apa yang Anda mampu.

Postingan Pekerjaan Asisten Virtual

Di sisi lain dari perusahaan asisten virtual, Anda dapat menyewa asisten virtual dari banyak papan pekerjaan seperti Freelancer.com atau Hiremymom.com. Situs-situs ini menyediakan pekerja lepas yang dapat Anda sewa berdasarkan proyek berdasarkan proyek atau paruh waktu dan penuh waktu. Tapi sebelum kita mempekerjakan siapa pun, mari kita lihat tips di bawah ini.

Mempertimbangkan peran penting yang mereka mainkan, sangat penting untuk memilih dengan bijak saat mempekerjakan asisten virtual. Di bawah ini adalah beberapa rahasia untuk mempekerjakan yang tepat..

Hal yang Perlu Dipertimbangkan Saat Menyewa Asisten Virtual

Jelas Tentang Harapan

Anda jelas ingin membongkar tugas. Pertama, tentukan kebutuhan spesifik Anda. Seringkali Anda tahu bahwa Anda membutuhkannya tetapi tidak dapat menentukan dengan tepat apa selain beberapa tugas. Jangan khawatir. Selama beberapa minggu, Anda akan menemukan banyak pekerjaan untuk dilakukan dan diberikan kepada asisten Anda. Asisten yang baik akan membantu Anda mengetahui hal-hal ini.

Ketahui Kualitas Apa yang Anda Cari

Mempekerjakan asisten virtual sama seperti mempekerjakan karyawan mana pun, Anda harus memastikan mereka memenuhi syarat untuk pekerjaan itu. Proses wawancara harus diarahkan untuk mencari tahu bagaimana seseorang akan menangani situasi tertentu daripada hanya pengalaman kerja mereka sebelumnya. Metode STAR adalah cara terstruktur untuk menanggapi pertanyaan wawancara berbasis perilaku dengan mendiskusikan Situasi, Tugas, Tindakan, dan Hasil spesifik dari situasi yang Anda gambarkan yang telah mereka lakukan?

Jika mereka berada dalam satu tim, apa kontribusi mereka. Jika X terjadi, bagaimana mereka menanganinya. Dan mengambil kepemilikan atas kesalahan adalah suatu keharusan. Kita semua membuat kesalahan tetapi mengakui bahwa kita menyebabkannya dan bekerja untuk memperbaikinya harus menjadi harapan kita dalam situasi ini.

Ketahui Keterampilan Apa yang Anda Cari

Sangat penting untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang keterampilan apa yang Anda cari di asisten virtual Anda. Apakah mereka akan mengelola media sosial Anda? Apakah mereka membutuhkan pengalaman dengan Quickbooks? Apakah mereka mengirimkan faktur? Apakah Anda membutuhkan seseorang untuk menyusun presentasi PowerPoint Anda berikutnya? Haruskah mereka memiliki pengalaman penjualan? Pengalaman layanan pelanggan? Anda mendapatkan gambarnya. Buat daftar kebutuhan Anda dan cobalah untuk mengisinya sebanyak mungkin. Tapi ingat, tidak ada yang tahu segalanya.

Pertahankan Komunikasi yang Jelas

Perbedaan utama antara mempekerjakan karyawan penuh waktu dan asisten virtual adalah kehadiran fisik. Tidak seperti karyawan biasa, asisten virtual tidak dapat masuk ke kabin Anda untuk mendapatkan jawaban. Hal ini membuat komunikasi menjadi sangat penting. Oleh karena itu, Anda harus mencari asisten virtual yang menjaga transparansi penuh dalam komunikasi setiap saat.

Pilih Saluran dan Pendekatan Komunikasi

Salah satu cara utama untuk menjaga komunikasi tetap terbuka adalah dengan mengadopsi platform dan gaya komunikasi yang Anda berdua pegang. Komunikasi adalah kunci dalam hubungan apa pun, terutama dengan seseorang yang tidak bekerja di kantor Anda. Sangat penting untuk menyiapkan proses yang sesuai untuk Anda. Apakah ada panggilan harian? Apakah Anda menggunakan Skype atau Zoom? Apakah Slack bagian dari rutinitas komunikasi Anda? Terserah Anda untuk menentukan jalur komunikasi terbuka yang membuat kedua belah pihak mendapat informasi.

Cari Seseorang dengan Pengalaman Industri

Misalkan Anda memiliki bisnis B2B kecil dan audiens target Anda adalah kelompok orang dan pengambil keputusan yang lebih serius dan berkembang. Apakah Anda mendapat manfaat dengan mempekerjakan seorang pemula tanpa pengalaman industri? Mungkin tidak. Sebaliknya, Anda harus mencari seseorang yang memiliki pengetahuan yang cukup tentang industri tempat Anda beroperasi. Seseorang dengan pengalaman industri yang kuat akan dapat memahami apa yang sebenarnya diinginkan audiens.

Pastikan Mereka Bisa Memiliki Kesalahan

Seorang asisten virtual profesional tidak pernah takut untuk mengambil tanggung jawab atas kesalahan yang dilakukan di tempat kerja. Kualitas inilah yang memudahkan Anda untuk bekerja dengan mereka. Seperti yang dikatakan Ostroff, “Mereka menghargai pekerjaan dan kontribusi mereka terhadap kesuksesan Anda, dan mengambil tanggung jawab atas kesalahan atau kesalahpahaman sehingga mereka dapat berbuat lebih baik di masa depan.” Mengambil kepemilikan atas kesalahan juga menunjukkan akuntabilitas orang tersebut, yang merupakan kualitas hebat untuk dimiliki dalam asisten virtual.

Mintalah Referensi yang Dapat Diverifikasi

Cara sederhana namun efektif untuk mengukur keterampilan dan kualitas calon asisten virtual adalah dengan mencari referensi dan testimoni dari pemberi kerja sebelumnya. Pastikan Anda memperhatikan dengan cermat apa yang dikatakan majikan mereka sebelumnya tentang pekerjaan, kepribadian, dan keterampilan mereka. Berdasarkan testimonial, Anda akan dapat menemukan orang yang tepat untuk pekerjaan itu.

"Ini benar-benar kembali ke komentar saya sebelumnya, mempekerjakan asisten virtual sama seperti mempekerjakan asisten mana pun," kata Levin. “Maukah Anda memeriksa referensi kandidat yang akan bekerja di kantor Anda? Apakah perusahaan tempat Anda mempekerjakan asisten memiliki testimonial dari klien lain yang menggunakan VA mereka? “

Pastikan Mereka Mengerti Media Sosial

Jika Anda mempekerjakan seseorang untuk, misalnya, mengelola akun Facebook Anda, penting bagi mereka untuk memahami sepenuhnya cara kerja situs tersebut. Terlepas dari pemahaman yang komprehensif tentang fungsi Facebook, penting untuk mengetahui dengan jelas apa yang dapat dilakukannya untuk bisnis. Rekam jejak yang baik akan berguna dalam membantu Anda memeriksa kemampuan calon asisten virtual dalam melakukan pekerjaan yang ada.

Carilah Beberapa Yang Membuat Saran

Asisten virtual profesional memiliki kepercayaan diri yang cukup dalam keterampilan dan pengalaman mereka untuk berbagi saran yang dapat membantu pekerjaan mereka dan menguntungkan bisnis Anda. “Mereka juga dapat memberikan saran terkait proses dan efisiensi berdasarkan pengalaman mereka sendiri yang akan membantu Anda menjalankan bisnis dengan lebih lancar,” kata Ostroff. Masukan dan saran yang berguna pada akhirnya dapat membantu Anda memenuhi tujuan bisnis Anda.

Carilah Beberapa yang Mengajukan Pertanyaan

Ketika seorang calon asisten virtual mengajukan pertanyaan tentang peran dan tanggung jawab pekerjaan, itu menunjukkan minatnya untuk memenuhi harapan Anda. Pertanyaan yang valid juga berguna dalam membantu Anda menjelaskan tanggung jawab pekerjaan yang terdefinisi dengan baik.

“Saya telah mewawancarai setiap asisten virtual yang bekerja untuk perusahaan saya,” kata Levin. “Orang-orang yang menonjol adalah orang-orang yang bekerja lebih keras dan meneliti perusahaan yang akan mereka wawancarai. Ini menunjukkan minat yang nyata pada pekerjaan, perusahaan, dan masa depan mereka sendiri.”

“Sangat penting untuk melihat jauh ke dalam diri Anda dan bisnis Anda untuk mencari tahu apa yang benar-benar perlu Anda lakukan dan apa yang bisa dilakukan orang lain. Kemudian, Anda perlu mencari tahu hal mana yang dapat dilakukan orang lain yang sebenarnya harus didelegasikan ke VA, ”kata Ostroff.

Coba Uji Coba

Tidak yakin tentang bagaimana hubungan Anda dengan asisten virtual akan berubah? Cobalah proyek percobaan untuk menguji air.

“Asisten virtual sering kali direkrut dari bulan ke bulan, jadi masa percobaan atau masa percobaan mudah ditetapkan,” kata Levin. “Saya juga meminta perusahaan membuat Tes Kinerja yang dilakukan kandidat sebelum memulai. Sangat mudah untuk mengidentifikasi perhatian VA terhadap detail dan pemikiran kritis melalui contoh tes kecil. Saya juga menyarankan untuk mengurangi VA ke dalam tugas sehari-hari dari waktu ke waktu. Semakin banyak waktu dan pengalaman yang Anda miliki untuk bekerja dengan VA Anda, semakin banyak pekerjaan yang ingin Anda keluarkan.”

“Penting untuk memulai dengan tugas atau proyek yang kecil dan spesifik sehingga Anda dapat mulai membangun kepercayaan tanpa mengambil risiko kesalahan besar jika asistennya tidak cocok,” jelas Ostroff. Jika proyek kecil berjalan dengan baik, Anda dapat mempercayai asisten dengan tugas yang lebih besar.

Cari Manajemen Hebat

Kualitas utama dari asisten virtual yang baik, menurut Ostroff, adalah kemampuan mereka untuk "mengambil barang sehari-hari yang menyebabkan stres, tetapi sebenarnya tidak terlalu sulit." Untuk melakukannya, asisten virtual harus memiliki keterampilan manajemen waktu yang hebat. Dengan kata lain, mereka harus tahu bagaimana memprioritaskan pekerjaan yang berbeda dan multi-tugas tanpa melewatkan tenggat waktu. Mereka juga harus menghargai waktu Anda dan memastikan Anda memiliki kesepakatan tentang jadwal.

Carilah Kepribadian yang Cocok

Mempertimbangkan seberapa dekat Anda perlu bekerja dengan asisten virtual Anda, sangat penting untuk menemukan seseorang yang kepribadiannya sesuai dengan Anda. Misalnya, apakah Anda merasa nyaman bekerja dari jarak jauh dengan seseorang yang tidak berbicara sama sekali? Anda harus memiliki pemahaman yang jelas tentang kualitas interpersonal yang Anda cari dalam diri seseorang yang tidak akan Anda temui secara langsung setiap hari.

Pastikan Mereka Memahami Target Audiens Anda

Ketika Anda mencoba untuk terhubung dengan audiens Anda melalui media sosial atau pendekatan lainnya, Anda harus mengandalkan seseorang yang mengenal audiens Anda, atau setidaknya bersedia untuk meningkatkan pengetahuannya. Katakanlah audiens target Anda adalah rata-rata remaja Amerika yang tinggal di kota kecil. Anda akan mendapat manfaat dari mempekerjakan asisten virtual yang mengetahui denyut nadi audiens semacam itu.

Carilah Seseorang yang Akan Tetap Terjangkau

Tetap terhubung sangat penting ketika Anda bekerja dengan asisten virtual. Kami telah menyebutkan sebelumnya perlunya komunikasi terbuka. Jadi pertimbangkan betapa sulitnya ini jika Anda bekerja dengan seseorang di sisi lain planet ini — dengan jam kerja yang sangat berbeda. Berkat Internet, ada beberapa cara untuk berinteraksi dengan orang-orang yang duduk bermil-mil jauhnya. Tetapi penting juga untuk menemukan seseorang yang nyaman dengan jam kerja Anda. Misalnya, jika Anda duduk di AS, apakah akan membantu mempekerjakan asisten virtual di Malaysia ketika Anda harus berhubungan setiap hari?

Carilah Seseorang yang Mengerti Bisnis Anda

Asisten virtual yang tepat menjadi lebih terlibat. Dia tahu bahwa untuk membantu Anda terhubung dengan audiens Anda, mereka harus memahami tentang bisnis Anda. Pemahaman inilah yang membantu mereka mempelajari strategi Anda dan berkontribusi dengan cara yang paling efektif.

Carilah Seseorang yang Mau Belajar

Anda mungkin tidak selalu perlu menyewa asisten virtual dengan pengalaman beberapa tahun. Orang yang relatif kurang berpengalaman juga dapat melakukan pekerjaan dengan baik selama dia memiliki tekad untuk belajar. Anda mungkin perlu merawat orang itu terlebih dahulu, tetapi imbalannya lebih besar jika Anda mempertimbangkan biayanya yang sangat rendah.

“Saya menemukan ini sangat penting dalam mempekerjakan siapa pun,” kata Levin. “Saya adalah pendukung untuk menemukan kandidat yang “tepat” dan mengajari mereka keterampilan yang mereka perlukan untuk berhasil. Jika VA Anda memiliki minat untuk belajar, maka Anda akan dapat melatihnya untuk tampil sesuai harapan Anda. Penting juga bahwa VA menerima umpan balik dan penting bagi kita, sebagai bos, memberikan umpan balik konstruktif yang membantu VA kita bekerja lebih baik. Sekali lagi, komunikasi adalah kuncinya.”

Carilah Seseorang yang Menerima Umpan Balik

Seorang asisten virtual yang serius dengan pekerjaannya akan lebih proaktif dalam mencari umpan balik untuk menemukan area untuk perbaikan. Keinginan untuk menerima umpan balik adalah indikator yang jelas dari keseriusan asisten tentang pekerjaan itu.

Anda Ingin Seseorang yang Membuat Anda Selalu Diperbarui

Sulit untuk mengawasi apa yang dilakukan asisten virtual karena Anda tidak dekat secara fisik satu sama lain. Tetapi asisten virtual yang baik memahami hal ini, dan itulah sebabnya dia membuat Anda terus diperbarui dari waktu ke waktu. Asisten virtual yang baik akan membagikan pembaruan untuk memberi Anda informasi tentang kemajuan dan membantu menghilangkan miskomunikasi.

Cari Seseorang yang Memberikan Laporan Proyek Terperinci

Asisten virtual profesional memperhatikan detail. Mereka mengakui peran laporan terperinci untuk melacak status, kemajuan, dan area proyek untuk perbaikan. Laporan proyek yang terperinci juga membantu Anda mengetahui apa yang Anda dapatkan dari keterlibatan, yang bermanfaat dalam memantau laba atas investasi.

Carilah Seseorang yang Mengantisipasi Kebutuhan Anda

Seorang asisten virtual profesional membutuhkan waktu untuk memahami bisnis Anda dan kebutuhannya. Seiring waktu, asisten virtual mulai mengantisipasi kebutuhan bisnis Anda dan dapat membuat keputusan yang tepat.

Kesimpulannya, mempekerjakan asisten virtual sama seperti mempekerjakan karyawan mana pun yang ingin Anda tambahkan ke tim Anda, tetapi dengan beberapa penyesuaian, ”kata Levin. “Begitu Anda menetapkan proses yang jelas bagi Anda dan asisten Anda, bekerja dengan asisten virtual akan mengubah bisnis Anda dan memberi Anda waktu untuk fokus pada tugas yang akan menghasilkan uang bagi Anda.”