22 segreti per assumere l'assistente virtuale giusto

Pubblicato: 2020-02-26

Ci sono attività banali in ogni azienda. Si tratta di attività che richiedono tempo ed energia, ma francamente sono gestite meglio da qualcun altro in modo che tu possa concentrarti sul core business della tua azienda.

“La maggior parte degli imprenditori sa di dover dedicare il proprio tempo ad attività di alto valore come lo sviluppo del business e la creazione di una grande cultura. E molti imprenditori sanno che avere un assistente può liberare il loro tempo da cose che non dovrebbero fare", spiega Robert Levin, co-fondatore di Work Better Now, una società vicina alla costa che fornisce assistenti virtuali a prezzi accessibili.

Ma dove puoi trovare qualcuno che si occupi di questi compiti? Entra nell'assistente virtuale!

Dove trovare un assistente virtuale

Società di assistenti virtuali

Se cerchi sul web troverai un certo numero di società di assistenti virtuali che cercano di fornirti un aiuto immediato. Alcuni offrono assistenti con sede in America con un'istruzione completa a una tariffa premium e altri offriranno assistenti di lingua inglese con sede all'estero a una tariffa inferiore. Ma alla fine, tutto dipenderà da cosa ti servono, da come desideri usarli e da cosa puoi permetterti.

Annunci di lavoro di assistente virtuale

Dall'altra parte di una società di assistenti virtuali, puoi assumere un assistente virtuale da una miriade di bacheche di lavoro come Freelancer.com o Hiremymom.com. Questi siti forniscono liberi professionisti che puoi assumere su base progetto per progetto o part-time e full-time. Ma prima di assumere qualcuno, diamo un'occhiata ai suggerimenti di seguito.

Considerando l'importante ruolo che svolgono, è fondamentale selezionare saggiamente quando si assume un assistente virtuale. Di seguito alcuni segreti per assumere quello giusto..

Cose da considerare quando si assume un assistente virtuale

Sii chiaro sulle aspettative

Stai ovviamente cercando di scaricare le attività. Innanzitutto, determina le tue esigenze specifiche. Spesso sai di averne bisogno ma non riesci a capire esattamente cosa per un paio di compiti. Non preoccuparti. Nel giro di poche settimane troverai un sacco di lavoro da togliere dal piatto e da dare al tuo assistente. Un buon assistente ti aiuterà a capire queste cose.

Scopri quali qualità stai cercando

Assumere un assistente virtuale è come assumere qualsiasi dipendente, devi assicurarti che siano qualificati per il lavoro. Il processo del colloquio dovrebbe essere diretto a scoprire come una persona gestirà situazioni specifiche piuttosto che solo la sua precedente esperienza lavorativa. Il metodo STAR è un modo strutturato di rispondere a una domanda di intervista basata sul comportamento discutendo la specifica Situazione, Compito, Azione e Risultato della situazione che stai descrivendo che hanno fatto?

Se erano in una squadra, qual era il loro contributo. Se è successo X, come l'hanno gestito. E assumersi la responsabilità degli errori è d'obbligo. Tutti commettiamo errori, ma ammettere di averli causati e lavorare per correggerli dovrebbe essere la nostra aspettativa in questa situazione.

Scopri quali competenze stai cercando

È importante avere una chiara comprensione delle competenze che stai cercando nel tuo assistente virtuale. Gestiranno i tuoi social media? Hanno bisogno di esperienza con Quickbooks? Stanno inviando fatture? Hai bisogno di qualcuno per mettere insieme la tua prossima presentazione PowerPoint? Dovrebbero avere esperienza di vendita? Esperienza del servizio clienti? Ottieni l'immagine. Crea la tua lista di bisogni e prova a riempirne il maggior numero possibile. Ma ricorda, nessuno sa tutto.

Mantenere una comunicazione chiara

Una differenza fondamentale tra l'assunzione di un dipendente a tempo pieno e di un assistente virtuale è la presenza fisica. A differenza di un normale dipendente, un assistente virtuale non può entrare nella tua cabina per ottenere risposte. Questo rende la comunicazione estremamente cruciale. Dovresti quindi cercare un assistente virtuale che mantenga sempre la completa trasparenza nella comunicazione.

Scegli un canale di comunicazione e un approccio

Uno dei modi principali per mantenere aperte le comunicazioni è adottare una piattaforma e uno stile di comunicazione a cui entrambi vi attenete. La comunicazione è fondamentale in qualsiasi relazione, specialmente con qualcuno che non lavora nel tuo ufficio. È importante impostare un processo che funzioni per te. C'è una chiamata quotidiana? Usi Skype o Zoom? Slack fa parte della tua routine di comunicazione? Sta a te determinare una linea di comunicazione aperta che tenga informate entrambe le parti.

Cerca qualcuno con esperienza nel settore

Supponiamo che tu possieda una piccola attività B2B e che il tuo pubblico di destinazione sia il gruppo più serio ed evoluto di persone e decisori. Trarreste vantaggio dall'assumere un principiante senza esperienza nel settore? Probabilmente no. Piuttosto dovresti cercare qualcuno che abbia una conoscenza sufficiente del settore in cui operi. Una persona con una forte esperienza nel settore sarà in grado di capire cosa vuole veramente il pubblico.

Assicurati che possano possedere degli errori

Un assistente virtuale professionista non ha mai paura di farsi carico degli errori commessi sul lavoro. È questa qualità che ti rende più facile lavorare con loro. Come dice Ostroff, "Apprezzano il loro lavoro e il loro contributo al tuo successo e si prendono la responsabilità di errori o incomprensioni in modo da poter fare meglio in futuro". Assumersi la responsabilità degli errori indica anche la responsabilità della persona, che è una grande qualità da avere in un assistente virtuale.

Richiedi riferimenti verificabili

Un modo semplice ma efficace per valutare le capacità e le qualità di un potenziale assistente virtuale è cercare referenze e testimonianze da precedenti datori di lavoro. Assicurati di prestare molta attenzione a ciò che i loro precedenti datori di lavoro hanno da dire sul loro lavoro, personalità e abilità. Sulla base delle testimonianze, sarai in grado di trovare la persona giusta per il lavoro.

"Questo risale davvero ai miei commenti precedenti, assumere un assistente virtuale è molto come assumere qualsiasi assistente", ha detto Levin. “Vuoi controllare le referenze di un candidato che lavorerebbe nel tuo ufficio? L'azienda da cui stai assumendo l'assistente ha testimonianze di altri clienti che utilizzano i loro VA? “

Assicurati che comprendano i social media

Se stai assumendo qualcuno, ad esempio, per gestire il tuo account Facebook, è importante che comprenda appieno come funziona il sito. Oltre a una comprensione completa delle funzionalità di Facebook, è importante sapere chiaramente cosa può fare per le aziende. Un buon track record sarà utile per aiutarti a esaminare le capacità di un potenziale assistente virtuale nell'esecuzione del lavoro in questione.

Cerca qualcuno che fa suggerimenti

Gli assistenti virtuali professionisti hanno abbastanza fiducia nelle loro capacità ed esperienze per condividere suggerimenti che possono aiutare il loro lavoro e avvantaggiare la tua attività. "Possono anche dare suggerimenti quando si tratta di processi ed efficienze basati sulle proprie esperienze che ti aiuteranno a gestire la tua attività in modo più fluido", afferma Ostroff. In definitiva, input e suggerimenti utili possono aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi aziendali.

Cerca qualcuno che fa domande

Quando un potenziale assistente virtuale fa domande sul ruolo lavorativo e sulle responsabilità, mostra il suo interesse nel soddisfare le tue aspettative. Le domande valide sono utili anche per aiutarti a definire responsabilità lavorative ben definite.

"Ho intervistato ogni assistente virtuale che lavora per la mia azienda", afferma Levin. “Quelli che si distinguono sono quelli che hanno fatto il possibile e hanno ricercato l'azienda con cui avrebbero intervistato. Questo dimostra un reale interesse per il lavoro, l'azienda e il proprio futuro".

“È importante guardare in profondità dentro di te e nella tua attività per capire cosa devi davvero fare e cosa potrebbe fare qualcun altro. Quindi, devi capire quali delle cose che gli altri possono effettivamente fare dovrebbero essere delegate a un VA", afferma Ostroff.

Prova una corsa di prova

Non sei sicuro di come andrà a finire il tuo rapporto con l'assistente virtuale? Prova un progetto di prova per testare le acque.

"Gli assistenti virtuali vengono spesso assunti di mese in mese, quindi è facile stabilire un periodo di prova o un periodo di prova", afferma Levin. “Ho anche chiesto alle aziende di creare test di performance che i candidati devono sostenere prima di iniziare. È facile identificare l'attenzione ai dettagli e il pensiero critico di un VA tramite un piccolo esempio di prova. Suggerisco anche di alleggerire il VA nelle attività quotidiane nel tempo. Più tempo ed esperienza hai lavorando con il tuo VA, più lavoro vorrai scaricare.

"È importante iniziare con attività o progetti piccoli e specifici in modo da poter iniziare a creare fiducia senza rischiare che qualcosa di grave vada storto se l'assistente non è adatto", spiega Ostroff. Se il piccolo progetto va bene, puoi fidarti dell'assistente per compiti più grandi.

Cerca un'ottima gestione

Una delle principali qualità di un buon assistente virtuale, secondo Ostroff, è la loro capacità di "prendere oggetti quotidiani che causano stress, ma in realtà non sono così difficili". Per fare ciò, l'assistente virtuale deve possedere grandi capacità di gestione del tempo. In altre parole, dovrebbero sapere come dare priorità a diversi lavori e multi-task senza perdere la scadenza. Dovrebbero anche valutare il tuo tempo e assicurarti di avere un accordo sulle tempistiche.

Cerca una personalità compatibile

Considerando quanto devi lavorare da vicino con il tuo assistente virtuale, è fondamentale trovare qualcuno la cui personalità sia compatibile con la tua. Ad esempio, ti sentiresti a tuo agio a lavorare in remoto con qualcuno che non parla affatto? Devi avere una chiara comprensione delle qualità interpersonali che stai cercando in una persona che non incontrerai faccia a faccia tutti i giorni.

Assicurati che comprendano il tuo pubblico di destinazione

Quando stai cercando di connetterti con il tuo pubblico attraverso i social media o qualsiasi altro approccio, dovresti fare affidamento su qualcuno che conosce il tuo pubblico, o almeno è disposto a migliorare le sue conoscenze. Supponiamo che il tuo pubblico di destinazione sia un adolescente americano medio che vive in una piccola città. Trarrai vantaggio dall'assumere un assistente virtuale che conosce il polso di quel tipo di pubblico.

Cerca qualcuno che rimanga raggiungibile

Rimanere in contatto è fondamentale quando si lavora con un assistente virtuale. Abbiamo accennato prima alla necessità di una comunicazione aperta. Quindi considera quanto potrebbe essere difficile se dovessi lavorare con qualcuno dall'altra parte del pianeta, con orari radicalmente diversi. Grazie a Internet, ci sono diversi modi per interfacciarsi con persone sedute a miglia di distanza. Ma è anche importante trovare qualcuno che si senta a proprio agio con il tuo orario di lavoro. Ad esempio, se ti trovi negli Stati Uniti, ti aiuterebbe assumere un assistente virtuale in Malesia quando devi essere in contatto quotidianamente?

Cerca qualcuno che capisca la tua attività

L'assistente virtuale giusto diventa più coinvolto. Lui o lei sa che per aiutarti a connetterti con il tuo pubblico devono capire di cosa tratta la tua attività. È questa comprensione che li aiuta a conoscere la tua strategia e a contribuire nel modo più efficace.

Cerca qualcuno disposto a imparare

Potrebbe non essere sempre necessario assumere un assistente virtuale con diversi anni di esperienza. Una persona relativamente meno esperta può anche fare un ottimo lavoro purché abbia la determinazione di imparare. Potrebbe essere necessario prima governare quella persona, ma i guadagni sono maggiori se si considera il loro costo considerevolmente basso.

"Trovo che questo sia fondamentale per assumere qualcuno", dice Levin. “Sono un sostenitore della ricerca del candidato “giusto” e dell'insegnamento delle competenze di cui avranno bisogno per avere successo. Se il tuo VA ha interesse nell'apprendimento, sarai in grado di prepararlo a soddisfare le tue aspettative. È anche importante che un VA accetti il feedback ed è importante che noi, come capo, forniamo un feedback costruttivo che aiuti il nostro VA a funzionare meglio. Ancora una volta, la comunicazione è fondamentale".

Cerca qualcuno che riceva feedback

Un assistente virtuale serio sul proprio lavoro sarà più proattivo nel cercare feedback per trovare aree di miglioramento. Il desiderio di ricevere feedback è un chiaro indicatore della serietà dell'assistente riguardo al lavoro.

Vuoi qualcuno che ti tenga aggiornato

È difficile tenere d'occhio cosa sta facendo l'assistente virtuale perché non sei fisicamente vicino l'uno all'altro. Ma un buon assistente virtuale lo capisce, ed è per questo che ti tiene aggiornato di tanto in tanto. Un buon assistente virtuale condividerà gli aggiornamenti per tenerti informato sui progressi e aiutarti a eliminare i problemi di comunicazione.

Cerca qualcuno che fornisca rapporti di progetto dettagliati

Gli assistenti virtuali professionali hanno un occhio per i dettagli. Riconoscono il ruolo di un rapporto dettagliato per tenere traccia dello stato del progetto, dei progressi e delle aree di miglioramento. Un rapporto dettagliato del progetto ti aiuta anche a sapere cosa stai ottenendo dall'impegno, il che è vantaggioso per monitorare il ritorno sull'investimento.

Cerca qualcuno che anticipi i tuoi bisogni

Un assistente virtuale professionale si prende il tempo per capire la tua attività e le sue esigenze. Nel tempo, l'assistente virtuale inizia ad anticipare le tue esigenze aziendali e può prendere decisioni informate.

In conclusione, assumere un assistente virtuale è come assumere qualsiasi dipendente che stai cercando di aggiungere al tuo team, ma con alcune modifiche", afferma Levin. "Una volta stabilito un processo su cui sia tu che il tuo assistente siete chiari, lavorare con un assistente virtuale cambierà la tua attività e ti darà il tempo di concentrarti su attività che ti faranno guadagnare soldi".