22 sekrety zatrudniania odpowiedniego wirtualnego asystenta

Opublikowany: 2020-02-26

W każdym biznesie są przyziemne czynności. Są to zadania, które wymagają czasu i energii, ale szczerze mówiąc, lepiej radzi sobie z nimi ktoś inny, dzięki czemu możesz skupić się na podstawowej działalności firmy.

„Większość właścicieli firm wie, że muszą spędzać czas na zadaniach o wysokiej wartości, takich jak rozwój biznesu i tworzenie wspaniałej kultury. Wielu właścicieli firm wie, że znalezienie asystenta może uwolnić ich czas od rzeczy, których nie powinni robić” – wyjaśnia Robert Levin, współzałożyciel Work Better Now, firmy oferującej niedrogich wirtualnych asystentów.

Ale gdzie możesz znaleźć kogoś, kto poradzi sobie z tymi zadaniami? Wejdź do wirtualnego asystenta!

Gdzie znaleźć wirtualnego asystenta

Wirtualny Asystent Firm

Jeśli przeszukujesz internet, znajdziesz wiele wirtualnych firm asystentów, które chcą udzielić Ci natychmiastowej pomocy. Niektóre oferują amerykańskich asystentów z rozległym wykształceniem za wyższą stawkę, a inne oferują zagranicznych asystentów mówiących po angielsku po niższej stawce. Ale ostatecznie wszystko będzie zależeć od tego, do czego ich potrzebujesz, jak chcesz ich używać i na co Cię stać.

Wirtualny Asystent Oferty pracy

Z drugiej strony firmy z wirtualnymi asystentami możesz wynająć wirtualnego asystenta z wielu portali ogłoszeniowych, takich jak Freelancer.com lub Hiremymom.com. Witryny te zapewniają freelancerów, których można zatrudniać na podstawie projektów lub na część etatu lub na pełen etat. Ale zanim kogoś zatrudnimy, spójrzmy na poniższe wskazówki.

Biorąc pod uwagę ważną rolę, jaką odgrywają, przy zatrudnianiu wirtualnego asystenta kluczowe znaczenie ma rozsądny wybór. Poniżej kilka sekretów zatrudniania właściwego..

Rzeczy do rozważenia przy zatrudnianiu wirtualnego asystenta

Jasno określaj oczekiwania

Oczywiście chcesz odciążyć zadania. Najpierw określ swoje konkretne potrzeby. Często wiesz, że tego potrzebujesz, ale nie możesz wskazać dokładnie czego, poza kilkoma zadaniami. Nie martw się. W ciągu kilku tygodni znajdziesz mnóstwo pracy, którą możesz zdjąć z talerza i dać swojemu asystentowi. Dobry asystent pomoże ci to rozgryźć.

Dowiedz się, jakich cech szukasz

Zatrudnienie wirtualnego asystenta jest podobne do zatrudniania dowolnego pracownika, musisz upewnić się, że ma kwalifikacje do pracy. Proces rozmowy kwalifikacyjnej powinien być ukierunkowany na ustalenie, jak dana osoba poradzi sobie w określonych sytuacjach, a nie tylko na wcześniejsze doświadczenie zawodowe. Metoda GWIAZDY to ustrukturyzowany sposób odpowiadania na behawioralne pytanie wywiadu poprzez omówienie konkretnej sytuacji, zadania, działania i rezultatu sytuacji, którą opisujesz, którą wykonali?

Jeśli byli w zespole, jaki był ich wkład. Jeśli zdarzyło się X, jak sobie z tym poradzili. A branie odpowiedzialności za błędy jest koniecznością. Wszyscy popełniamy błędy, ale przyznanie się, że je spowodowaliśmy i praca nad ich naprawą, powinno być naszym oczekiwaniem w tej sytuacji.

Wiedz, jakich umiejętności szukasz

Ważne jest, aby dokładnie zrozumieć, jakich umiejętności szukasz w swoim wirtualnym asystencie. Czy będą zarządzać twoimi mediami społecznościowymi? Czy potrzebują doświadczenia z Quickbooks? Czy wysyłają faktury? Potrzebujesz kogoś, kto ułoży następną prezentację PowerPoint? Czy powinni mieć doświadczenie w sprzedaży? Doświadczenie obsługi klienta? Dostajesz obraz. Stwórz swoją listę potrzeb i spróbuj wypełnić jak najwięcej z nich. Ale pamiętaj, nikt nie wie wszystkiego.

Utrzymuj przejrzystą komunikację

Kluczową różnicą między zatrudnieniem pracownika etatowego a wirtualnego asystenta jest fizyczna obecność. W przeciwieństwie do zwykłego pracownika, wirtualny asystent nie może wejść do Twojej kabiny, aby uzyskać odpowiedzi. To sprawia, że komunikacja jest niezwykle istotna. Dlatego warto poszukać wirtualnego asystenta, który przez cały czas zachowuje pełną przejrzystość w komunikacji.

Wybierz kanał komunikacji i podejście

Jednym z kluczowych sposobów utrzymania otwartej komunikacji jest przyjęcie platformy i stylu komunikacji, których oboje się trzymacie. Komunikacja jest kluczowa w każdej relacji, zwłaszcza z kimś, kto nie pracuje w Twoim biurze. Ważne jest, aby skonfigurować proces, który będzie dla Ciebie odpowiedni. Czy codziennie dzwoni? Używasz Skype'a czy Zooma? Czy Slack jest częścią Twojej rutyny komunikacyjnej? Od Ciebie zależy ustalenie otwartej linii komunikacji, która będzie informować obie strony.

Poszukaj kogoś z doświadczeniem w branży

Załóżmy, że jesteś właścicielem małej firmy B2B, a docelową grupą odbiorców jest poważniejsza i bardziej rozwinięta grupa ludzi i decydentów. Czy skorzystasz na zatrudnieniu nowicjusza bez doświadczenia w branży? Prawdopodobnie nie. Powinieneś raczej poszukać kogoś, kto ma wystarczającą wiedzę na temat branży, w której działasz. Osoba z dużym doświadczeniem branżowym będzie w stanie zrozumieć, czego naprawdę chce publiczność.

Upewnij się, że mogą popełniać błędy

Profesjonalna wirtualna asystentka nigdy nie boi się brać na siebie ciężaru błędów popełnianych w pracy. To właśnie ta jakość ułatwia pracę z nimi. Jak mówi Ostroff: „Ceni swoją pracę i wkład w Twój sukces, a także biorą odpowiedzialność za błędy lub nieporozumienia, aby mogli lepiej sobie radzić w przyszłości”. Przejmowanie odpowiedzialności za błędy wskazuje również na odpowiedzialność danej osoby, co jest świetną cechą wirtualnego asystenta.

Poproś o weryfikowalne referencje

Prostym, ale skutecznym sposobem oceny umiejętności i cech potencjalnego wirtualnego asystenta jest szukanie referencji i referencji od byłych pracodawców. Upewnij się, że zwracasz szczególną uwagę na to, co ich poprzedni pracodawcy mają do powiedzenia na temat ich pracy, osobowości i umiejętności. Na podstawie referencji będziesz w stanie znaleźć odpowiednią osobę do pracy.

„To naprawdę wraca do moich wcześniejszych komentarzy, zatrudnianie wirtualnego asystenta jest bardzo podobne do zatrudniania dowolnego asystenta” – powiedział Levin. „Czy sprawdziłbyś referencje kandydata, który pracowałby w twoim biurze? Czy firma, w której zatrudniasz asystenta, ma referencje od innych klientów, którzy korzystają z ich VA? “

Upewnij się, że rozumieją media społecznościowe

Jeśli zatrudniasz kogoś do, na przykład, zarządzania Twoim kontem na Facebooku, ważne jest, aby w pełni rozumiał, jak działa strona. Oprócz wszechstronnego zrozumienia funkcji Facebooka, ważne jest, aby jasno wiedzieć, co może zrobić dla firm. Dobre osiągnięcia przyda się, aby pomóc Ci zbadać możliwości potencjalnego wirtualnego asystenta w wykonywaniu danej pracy.

Poszukaj kogoś, kto robi sugestie

Profesjonalni wirtualni asystenci mają wystarczająco dużo zaufania do swoich umiejętności i doświadczenia, aby dzielić się sugestiami, które mogą pomóc w ich pracy i przynieść korzyści Twojej firmie. „Mogą również przedstawiać sugestie dotyczące procesów i wydajności w oparciu o własne doświadczenia, które pomogą Ci w bardziej płynnym prowadzeniu firmy” — wspomina Ostroff. Przydatne dane wejściowe i sugestie mogą ostatecznie pomóc w osiągnięciu celów biznesowych.

Poszukaj kogoś, kto zadaje pytania

Kiedy potencjalny wirtualny asystent zadaje pytania dotyczące roli i obowiązków w pracy, pokazuje to, że jest zainteresowany spełnieniem Twoich oczekiwań. Prawidłowe pytania są również przydatne, aby pomóc Ci wyznaczyć dobrze zdefiniowane obowiązki zawodowe.

„Rozmawiałem z każdym wirtualnym asystentem, który pracuje dla mojej firmy”, mówi Levin. „Wyróżniają się te, które poszły o krok dalej i zbadały firmę, z którą będą przeprowadzać wywiady. Świadczy to o prawdziwym zainteresowaniu pracą, firmą i własną przyszłością”.

„Ważne jest, aby zajrzeć głęboko w siebie i swoją firmę, aby dowiedzieć się, co naprawdę musisz robić i co może zrobić ktoś inny. Następnie musisz dowiedzieć się, które z rzeczy, które inni mogą zrobić, należy przekazać VA” — mówi Ostroff.

Wypróbuj bieg próbny

Nie wiesz, jak potoczy się Twoja relacja z wirtualnym asystentem? Wypróbuj projekt próbny do testowania wód.

„Wirtualni asystenci są często zatrudniani z miesiąca na miesiąc, więc łatwo jest ustalić okres próbny lub próbny”, mówi Levin. „Zleciłem też firmom tworzenie testów wydajności, które kandydaci biorą przed rozpoczęciem pracy. Za pomocą małego przykładu testowego można łatwo zidentyfikować dbałość VA o szczegóły i krytyczne myślenie. Proponuję również z czasem sprowadzać VA do codziennych zadań. Im więcej czasu i doświadczenia masz w pracy ze swoim VA, tym więcej pracy będziesz chciał odciążyć”.

„Ważne jest, aby zacząć od zadań lub projektów, które są małe i konkretne, aby można było zacząć budować zaufanie, nie ryzykując jednocześnie, że coś poważnego się nie powiedzie, jeśli asystent nie będzie odpowiedni”, wyjaśnia Ostroff. Jeśli mały projekt pójdzie dobrze, możesz powierzyć asystentowi większe zadania.

Poszukaj świetnego zarządzania

Główną cechą dobrego wirtualnego asystenta, według Ostroffa, jest jego zdolność do „przyjmowania codziennych rzeczy, które powodują stres, ale w rzeczywistości nie są tak trudne”. Aby to zrobić, wirtualny asystent musi posiadać świetne umiejętności zarządzania czasem. Innymi słowy, powinni wiedzieć, jak priorytetyzować różne zadania i wykonywać wiele zadań jednocześnie, nie przekraczając terminu. Powinni również cenić Twój czas i upewnić się, że masz porozumienie w sprawie terminów.

Szukaj zgodnej osobowości

Biorąc pod uwagę, jak blisko musisz pracować z wirtualnym asystentem, bardzo ważne jest, aby znaleźć osobę, której osobowość jest zgodna z Twoją. Na przykład, czy czułbyś się komfortowo pracując zdalnie z kimś, kto w ogóle nie mówi? Musisz mieć jasne zrozumienie cech interpersonalnych, których szukasz w osobie, z którą nie spotkasz się twarzą w twarz na co dzień.

Upewnij się, że rozumieją Twoją grupę docelową

Kiedy próbujesz nawiązać kontakt z odbiorcami za pośrednictwem mediów społecznościowych lub w jakikolwiek inny sposób, powinieneś polegać na kimś, kto zna twoją publiczność lub przynajmniej chce poszerzyć swoją wiedzę. Załóżmy, że twoją grupą docelową jest przeciętny amerykański nastolatek mieszkający w małym miasteczku. Przydałoby się zatrudnienie wirtualnego asystenta, który zna puls takiej publiczności.

Poszukaj kogoś, kto pozostanie osiągalny

Utrzymywanie kontaktu ma kluczowe znaczenie podczas pracy z wirtualnym asystentem. Wspomnieliśmy wcześniej o potrzebie otwartej komunikacji. Zastanów się więc, jak trudne może to być, gdybyś pracował z kimś po drugiej stronie planety – w radykalnie różnych godzinach. Dzięki Internetowi istnieje kilka sposobów komunikowania się z ludźmi, którzy siedzą daleko. Ale ważne jest również, aby znaleźć kogoś, kto czuje się komfortowo w twoich godzinach pracy. Na przykład, jeśli siedzisz w USA, czy pomogłoby zatrudnienie wirtualnej asystentki w Malezji, kiedy musisz być w kontakcie na co dzień?

Poszukaj kogoś, kto rozumie Twój biznes

Właściwy wirtualny asystent staje się bardziej zaangażowany. Wie, że aby pomóc Ci nawiązać kontakt z odbiorcami, muszą zrozumieć, o co chodzi w Twojej firmie. To właśnie to zrozumienie pomaga im poznać Twoją strategię i przyczynić się do tego w najbardziej efektywny sposób.

Poszukaj kogoś, kto chce się uczyć

Nie zawsze musisz zatrudniać wirtualnego asystenta z kilkuletnim doświadczeniem. Stosunkowo mniej doświadczona osoba również może wykonać świetną robotę, o ile ma determinację do nauki. Być może będziesz musiał najpierw zadbać o tę osobę, ale korzyści są większe, gdy weźmiesz pod uwagę ich znacznie niski koszt.

„Uważam, że ma to kluczowe znaczenie w zatrudnianiu kogokolwiek” – mówi Levin. „Jestem zwolennikiem znalezienia „właściwego” kandydata i nauczenia go umiejętności, których będą potrzebować, aby odnieść sukces. Jeśli Twój VA interesuje się nauką, będziesz w stanie przygotować go do swoich oczekiwań. Ważne jest również, aby VA akceptowała informacje zwrotne i ważne jest, abyśmy jako szef dostarczali konstruktywnych informacji zwrotnych, które pomogą naszemu VA lepiej działać. Ponownie kluczem jest komunikacja”.

Poszukaj kogoś, kto przyjmuje opinie

Wirtualny asystent poważnie podchodzący do swojej pracy będzie bardziej proaktywny w poszukiwaniu informacji zwrotnych, aby znaleźć obszary wymagające poprawy. Chęć otrzymywania informacji zwrotnych jest wyraźnym wskaźnikiem powagi asystenta wobec pracy.

Chcesz kogoś, kto Cię aktualizuje

Trudno jest mieć oko na to, co robi wirtualny asystent, ponieważ nie jesteście fizycznie blisko siebie. Ale dobry wirtualny asystent to rozumie i dlatego od czasu do czasu informuje Cię na bieżąco. Dobry wirtualny asystent będzie udostępniał aktualizacje, aby informować Cię o postępach i pomagać w eliminowaniu nieporozumień.

Poszukaj kogoś, kto dostarcza szczegółowe raporty z projektu

Profesjonalni wirtualni asystenci zwracają uwagę na szczegóły. Dostrzegają rolę szczegółowego raportu w śledzeniu statusu projektu, postępów i obszarów wymagających poprawy. Szczegółowy raport z projektu pomaga również dowiedzieć się, co zyskasz z zaangażowania, co jest korzystne w monitorowaniu zwrotu z inwestycji.

Szukaj kogoś, kto przewiduje Twoje potrzeby

Profesjonalny wirtualny asystent poświęca czas na zrozumienie Twojej firmy i jej potrzeb. Z czasem wirtualny asystent zaczyna przewidywać Twoje wymagania biznesowe i może podejmować świadome decyzje.

Podsumowując, zatrudnienie wirtualnego asystenta jest podobne do zatrudniania dowolnego pracownika, którego chcesz dodać do swojego zespołu, ale z kilkoma poprawkami” – mówi Levin. „Kiedy ustalisz proces, który zarówno Ty, jak i Twój asystent jest jasny, praca z wirtualnym asystentem zmieni Twój biznes i da Ci czas na skupienie się na zadaniach, które przyniosą Ci pieniądze”.