22 เคล็ดลับในการจ้างผู้ช่วยเสมือนที่เหมาะสม

มีกิจกรรมทางโลกในทุกธุรกิจ งานเหล่านี้เป็นงานที่ต้องใช้เวลาและพลังงาน แต่ควรให้คนอื่นจัดการอย่างตรงไปตรงมา เพื่อให้คุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่ธุรกิจหลักของบริษัทของคุณ

“เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่ทราบดีว่าพวกเขาต้องใช้เวลากับงานที่มีมูลค่าสูง เช่น การพัฒนาธุรกิจและการสร้างวัฒนธรรมที่ยอดเยี่ยม และเจ้าของธุรกิจหลายคนรู้ดีว่าการหาผู้ช่วยจะช่วยให้มีเวลามากขึ้นจากสิ่งที่พวกเขาไม่ควรทำ” Robert Levin ผู้ร่วมก่อตั้ง Work Better Now ซึ่งเป็นบริษัทใกล้ชายฝั่งที่ให้บริการผู้ช่วยเสมือนราคาไม่แพงอธิบาย

แต่คุณสามารถหาคนที่จะจัดการกับงานเหล่านี้ได้ที่ไหน? ป้อนผู้ช่วยเสมือน!

จะหาผู้ช่วยเสมือนได้ที่ไหน

บริษัทผู้ช่วยเสมือน

หากคุณค้นหาในเว็บ คุณจะพบบริษัทผู้ช่วยเสมือนหลายแห่งที่ต้องการให้ความช่วยเหลือคุณในทันที บางคนเสนอผู้ช่วยที่ทำงานชาวอเมริกันด้วยการศึกษาที่กว้างขวางสำหรับอัตราพิเศษ และคนอื่น ๆ จะเสนอผู้ช่วยที่พูดภาษาอังกฤษเป็นภาษาต่างประเทศในอัตราที่ต่ำกว่า แต่ในท้ายที่สุด ทั้งหมดจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการสำหรับ วิธีที่คุณต้องการใช้ และสิ่งที่คุณสามารถจ่ายได้

ประกาศรับสมัครงานผู้ช่วยเสมือน

ในทางกลับกันของบริษัทผู้ช่วยเสมือน คุณสามารถจ้างผู้ช่วยเสมือนจากกระดานรับสมัครงานมากมาย เช่น Freelancer.com หรือ Hiremymom.com ไซต์เหล่านี้ให้บริการ freelancer ที่คุณสามารถจ้างตามโครงการโดยอิงตามโครงการหรือนอกเวลาและเต็มเวลา แต่ก่อนที่เราจะจ้างใครมาดูเคล็ดลับด้านล่างกัน

เมื่อพิจารณาถึงบทบาทที่สำคัญของพวกเขา การเลือกอย่างชาญฉลาดเมื่อจ้างผู้ช่วยเสมือนเป็นสิ่งสำคัญ ด้านล่างนี้คือเคล็ดลับในการจ้างคนที่ใช่..

สิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อจ้างผู้ช่วยเสมือน

มีความชัดเจนเกี่ยวกับความคาดหวัง

เห็นได้ชัดว่าคุณกำลังต้องการถ่ายงาน ขั้นแรก กำหนดความต้องการเฉพาะของคุณ บ่อยครั้งที่คุณรู้ว่าคุณต้องการมัน แต่ไม่สามารถทำอะไรอย่างอื่นได้นอกจากงานสองสามอย่าง ไม่ต้องกังวล. ในช่วงสองสามสัปดาห์ คุณจะพบว่ามีงานมากมายที่จะถอดจานและมอบให้ผู้ช่วยของคุณ ผู้ช่วยที่ดีจะช่วยคุณคิดออก

รู้ว่าคุณกำลังมองหาคุณสมบัติอะไร

การจ้างผู้ช่วยเสมือนนั้นเหมือนกับการจ้างพนักงานทุกคน คุณต้องแน่ใจว่าพวกเขามีคุณสมบัติสำหรับงานนี้ กระบวนการสัมภาษณ์ควรมุ่งไปที่การค้นหาว่าบุคคลจะจัดการกับสถานการณ์เฉพาะอย่างไรมากกว่าแค่ประสบการณ์การทำงานก่อนหน้านี้ วิธี STAR เป็นรูปแบบโครงสร้างในการตอบคำถามสัมภาษณ์ตามพฤติกรรมโดยอภิปรายสถานการณ์ ภารกิจ การดำเนินการ และผลลัพธ์เฉพาะของสถานการณ์ที่คุณอธิบายว่าพวกเขาทำไปแล้วหรือไม่

ถ้าพวกเขาอยู่ในทีม ผลงานของพวกเขาคืออะไร ถ้า X เกิดขึ้น พวกเขาจะรับมืออย่างไร และการเป็นเจ้าของความผิดพลาดเป็นสิ่งที่จำเป็น เราทุกคนล้วนเคยทำผิดพลาด แต่การยอมรับว่าเราเป็นต้นเหตุและพยายามแก้ไขควรเป็นความคาดหวังของเราในสถานการณ์นี้

รู้ว่าทักษะใดที่คุณกำลังมองหา

สิ่งสำคัญคือต้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนว่าทักษะใดที่คุณต้องการจากผู้ช่วยเสมือนของคุณ พวกเขาจะจัดการโซเชียลมีเดียของคุณหรือไม่? พวกเขาต้องการประสบการณ์กับ Quickbooks หรือไม่? พวกเขากำลังส่งใบแจ้งหนี้หรือไม่? คุณต้องการใครสักคนเพื่อรวบรวมงานนำเสนอ PowerPoint ครั้งต่อไปของคุณหรือไม่? พวกเขาควรมีประสบการณ์การขายหรือไม่? ประสบการณ์การบริการลูกค้า? คุณได้รับภาพ สร้างรายการความต้องการของคุณและพยายามเติมเต็มความต้องการเหล่านั้นให้ได้มากที่สุด แต่จำไว้ว่าไม่มีใครรู้ทุกอย่าง

รักษาการสื่อสารที่ชัดเจน

ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการจ้างพนักงานประจำและผู้ช่วยเสมือนคือการมีอยู่จริง ผู้ช่วยเสมือนไม่สามารถก้าวเข้าไปในห้องโดยสารของคุณเพื่อรับคำตอบต่างจากพนักงานทั่วไป สิ่งนี้ทำให้การสื่อสารมีความสำคัญอย่างยิ่ง คุณควรมองหาผู้ช่วยเสมือนที่รักษาความโปร่งใสในการสื่อสารตลอดเวลา

เลือกช่องทางการสื่อสารและแนวทาง

วิธีสำคัญวิธีหนึ่งในการเปิดการสื่อสารอยู่เสมอคือการใช้แพลตฟอร์มและรูปแบบการสื่อสารที่คุณทั้งคู่ยึดถือ การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญในทุกความสัมพันธ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับคนที่ไม่ได้ทำงานในสำนักงานของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องตั้งค่ากระบวนการที่เหมาะกับคุณ มีโทรทุกวันไหม คุณใช้ Skype หรือ Zoom? Slack เป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรการสื่อสารของคุณหรือไม่? การกำหนดสายการสื่อสารที่เปิดกว้างซึ่งจะแจ้งให้ทั้งสองฝ่ายทราบจะขึ้นอยู่กับคุณ

มองหาผู้ที่มีประสบการณ์ในอุตสาหกรรม

สมมติว่าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจ B2B ขนาดเล็กและกลุ่มเป้าหมายของคุณเป็นกลุ่มคนและผู้มีอำนาจตัดสินใจที่จริงจังและมีวิวัฒนาการมากขึ้น คุณจะได้รับประโยชน์จากการจ้างสามเณรที่ไม่มีประสบการณ์ในอุตสาหกรรมหรือไม่? อาจจะไม่. คุณควรมองหาคนที่มีความรู้เพียงพอเกี่ยวกับอุตสาหกรรมที่คุณดำเนินการอยู่ ผู้ที่มีประสบการณ์ในอุตสาหกรรมที่แข็งแกร่งจะสามารถเข้าใจสิ่งที่ผู้ชมต้องการจริงๆ

ทำให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถเป็นเจ้าของความผิดพลาดได้

ผู้ช่วยเสมือนมืออาชีพไม่เคยกลัวที่จะรับผิดในที่ทำงาน นี่คือคุณสมบัติที่ทำให้คุณทำงานกับพวกเขาได้ง่ายขึ้น ดังที่ Ostroff กล่าว "พวกเขาให้ความสำคัญกับงานและการมีส่วนร่วมในความสำเร็จของคุณ และรับผิดชอบต่อความผิดพลาดหรือความเข้าใจผิด เพื่อให้พวกเขาทำได้ดียิ่งขึ้นในอนาคต" การเป็นเจ้าของความผิดพลาดยังบ่งบอกถึงความรับผิดชอบของบุคคลนั้น ซึ่งเป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมที่จะมีในผู้ช่วยเสมือน

ขอเอกสารอ้างอิงที่ตรวจสอบได้

วิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพในการวัดทักษะและคุณสมบัติของผู้ช่วยเสมือนที่คาดหวังคือการมองหาข้อมูลอ้างอิงและคำรับรองจากนายจ้างในอดีต ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณให้ความสนใจอย่างใกล้ชิดกับสิ่งที่นายจ้างคนก่อนพูดถึงเกี่ยวกับงาน บุคลิกภาพ และทักษะของพวกเขา จากคำรับรอง คุณจะสามารถค้นหาบุคคลที่เหมาะสมสำหรับงานนี้

“สิ่งนี้ย้อนกลับไปที่ความคิดเห็นก่อนหน้านี้ของฉันจริง ๆ การจ้างผู้ช่วยเสมือนก็เหมือนกับการจ้างผู้ช่วย” เลวินกล่าว “คุณจะตรวจสอบการอ้างอิงของผู้สมัครที่จะทำงานในสำนักงานของคุณหรือไม่? บริษัทที่คุณจ้างผู้ช่วยมีคำรับรองจากลูกค้ารายอื่นที่ใช้ VA ของพวกเขาหรือไม่? “

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจโซเชียลมีเดีย

หากคุณกำลังจ้างใครสักคนเพื่อจัดการบัญชี Facebook ของคุณ สิ่งสำคัญสำหรับพวกเขาคือต้องเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าเว็บไซต์ทำงานอย่างไร นอกเหนือจากความเข้าใจอย่างครอบคลุมเกี่ยวกับฟังก์ชันต่างๆ ของ Facebook แล้ว สิ่งสำคัญคือต้องทราบอย่างชัดเจนว่า Facebook สามารถทำอะไรกับธุรกิจได้บ้าง ประวัติการทำงานที่ดีจะเป็นประโยชน์ในการช่วยคุณตรวจสอบความสามารถของผู้ช่วยเสมือนที่คาดหวังในการปฏิบัติงานในมือ

มองหาผู้ให้คำแนะนำ

ผู้ช่วยเสมือนมืออาชีพมีความมั่นใจในทักษะและประสบการณ์เพียงพอที่จะแบ่งปันข้อเสนอแนะที่สามารถช่วยงานของพวกเขาและเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณ “พวกเขายังสามารถให้คำแนะนำเกี่ยวกับกระบวนการและประสิทธิภาพโดยอิงจากประสบการณ์ของพวกเขาเอง ซึ่งจะช่วยให้คุณดำเนินธุรกิจได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้น” Ostroff กล่าว ข้อมูลและข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์สามารถช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจได้ในที่สุด

มองหาคนที่ถามคำถาม

เมื่อผู้มีโอกาสเป็นผู้ช่วยเสมือนถามคำถามเกี่ยวกับบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ แสดงว่าเขา/เธอสนใจที่จะบรรลุความคาดหวังของคุณ คำถามที่ถูกต้องยังมีประโยชน์ในการช่วยคุณระบุความรับผิดชอบในงานที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน

“ฉันได้สัมภาษณ์ผู้ช่วยเสมือนทุกคนที่ทำงานในบริษัทของฉัน” เลวินกล่าว “บริษัทที่โดดเด่นที่สุดคือบริษัทที่มุ่งมั่นและค้นคว้าบริษัทที่พวกเขาจะสัมภาษณ์ด้วย นี่แสดงให้เห็นถึงความสนใจในงาน บริษัท และอนาคตของตัวเองอย่างแท้จริง”