Doğru Sanal Asistanı İşe Almanın 22 Sırrı

Yayınlanan: 2020-02-26

Her işte sıradan faaliyetler vardır. Bunlar zaman ve enerji gerektiren görevlerdir, ancak açıkçası başka biri tarafından daha iyi ele alınır, böylece şirketinizin ana işine odaklanabilirsiniz.

"Çoğu işletme sahibi, zamanlarını iş geliştirme ve harika bir kültür yaratma gibi yüksek değerli görevlere harcamaları gerektiğini biliyor. Ve birçok işletme sahibi, bir asistan edinmenin zamanlarını yapmamaları gereken şeylerden kurtarabileceğini biliyor” diye açıklıyor, uygun fiyatlı sanal asistanlar sağlayan bir kıyı şirketi Work Better Now'ın kurucu ortağı Robert Levin.

Ancak bu görevleri yerine getirecek birini nerede bulabilirsiniz? Sanal asistana girin!

Sanal Asistan Nerede Bulunur?

Sanal Asistan Şirketler

Web'de arama yaparsanız, size anında yardım sağlamak isteyen bir dizi sanal asistan şirketi bulacaksınız. Bazıları kapsamlı eğitime sahip Amerikalı asistanları yüksek ücretle sunarken, diğerleri daha düşük bir ücretle yabancı kökenli, İngilizce konuşan asistanlar sunar. Ama sonuçta, hepsi onlara ne için ihtiyacınız olduğuna, onları nasıl kullanmak istediğinize ve ne kadar paranızın yettiğine bağlı olacaktır.

Sanal Asistan İş İlanları

Bir sanal asistan şirketinin diğer tarafında, Freelancer.com veya Hiremymom.com gibi çok sayıda iş panosundan sanal bir asistan kiralayabilirsiniz. Bu siteler, proje bazında veya yarı zamanlı ve tam zamanlı olarak proje bazında işe alabileceğiniz freelancerlar sağlar. Ancak birini işe almadan önce, aşağıdaki ipuçlarına bakalım.

Oynadıkları önemli rolü göz önünde bulundurarak, bir sanal asistanı işe alırken akıllıca seçim yapmak çok önemlidir. Aşağıda doğru kişiyi işe almanın bazı sırları var..

Sanal Asistan İşe Alırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Beklentiler Hakkında Net Olun

Belli ki görevleri boşaltmak istiyorsun. İlk olarak, özel ihtiyaçlarınızı belirleyin. Genellikle birine ihtiyacınız olduğunu bilirsiniz, ancak birkaç görev dışında tam olarak ne için parmağınızı koyamazsınız. Merak etme. Birkaç hafta boyunca tabağınızdan çıkarıp asistanınıza verecek çok iş bulacaksınız. İyi bir asistan, bu şeyleri çözmenize yardımcı olacaktır.

Hangi Nitelikleri Aradığınızı Bilin

Sanal asistan kiralamak, herhangi bir çalışanı işe almak gibidir, onların iş için nitelikli olduklarından emin olmalısınız. Görüşme süreci, bir kişinin yalnızca önceki iş deneyimlerinden ziyade belirli durumları nasıl ele alacağını bulmaya yönelik olmalıdır. STAR yöntemi, tanımladığınız durumun özel Durumunu, Görevini, Eylemini ve Yaptıklarını tartışarak davranışa dayalı bir görüşme sorusuna yanıt vermenin yapılandırılmış bir yoludur.

Eğer bir takımdalarsa, katkıları neydi? X olduysa, nasıl hallettiler. Ve hataların sahipliğini almak bir zorunluluktur. Hepimiz hata yaparız ama bu durumda onlara neden olduğumuzu kabul etmek ve düzeltmeye çalışmak bizim beklentimiz olmalıdır.

Hangi Becerileri Aradığınızı Bilin

Sanal asistanınızda aradığınız becerileri net bir şekilde anlamanız önemlidir. Sosyal medyanızı onlar mı yönetecek? Quickbooks ile deneyime ihtiyaçları var mı? Fatura gönderiyorlar mı? Bir sonraki PowerPoint sunumunuzu bir araya getirecek birine mi ihtiyacınız var? Satış tecrübesi olmalı mı? Müşteri hizmetleri deneyimi? Resmi aldın. İhtiyaç listenizi oluşturun ve mümkün olduğunca çoğunu doldurmaya çalışın. Ama unutma, kimse her şeyi bilemez.

Açık İletişimi Sürdür

Tam zamanlı bir çalışanı ve sanal bir asistanı işe almak arasındaki temel fark, fiziksel varlıktır. Sıradan bir çalışanın aksine, bir sanal asistan cevap almak için kabininize giremez. Bu, iletişimi son derece önemli hale getirir. Bu nedenle, iletişimde her zaman tam şeffaflığı koruyan bir sanal asistan aramalısınız.

Bir İletişim Kanalı ve Yaklaşım Seçin

İletişimi açık tutmanın en önemli yollarından biri, ikinizin de bağlı kalacağı bir platform ve iletişim tarzı benimsemektir. İletişim, özellikle ofisinizde çalışmayan biriyle, herhangi bir ilişkide anahtardır. Sizin için çalışan bir süreç oluşturmak önemlidir. Günlük arama var mı? Skype veya Zoom kullanıyor musunuz? Slack, iletişim rutininizin bir parçası mı? Her iki tarafı da bilgilendirecek açık bir iletişim hattı belirlemek size kalmış.

Endüstri Deneyimi Olan Birini Arayın

Küçük bir B2B işletmeniz olduğunu ve hedef kitlenizin daha ciddi ve gelişmiş insan ve karar vericiler grubu olduğunu varsayalım. Sektör deneyimi olmayan bir acemi işe almak size fayda sağlar mı? Muhtemelen değil. Bunun yerine, faaliyet gösterdiğiniz sektör hakkında yeterli bilgiye sahip birini aramalısınız. Güçlü bir sektör deneyimine sahip bir kişi, hedef kitlenin gerçekte ne istediğini anlayabilecektir.

Kendi Hatalarına Sahip Olabileceklerinden Emin Olun

Profesyonel bir sanal asistan, işte yapılan hataların sorumluluğunu almaktan asla korkmaz. Onlarla çalışmanızı kolaylaştıran bu kalitedir. Ostroff'un dediği gibi, "Çalışmalarına ve başarınıza katkılarına değer veriyorlar ve gelecekte daha iyisini yapabilmek için hataları veya yanlış anlamaları sahipleniyorlar." Hataları sahiplenmek, aynı zamanda kişinin bir sanal asistanda bulunması gereken harika bir kalite olan hesap verebilirliğini de gösterir.

Doğrulanabilir Referanslar İsteyin

Potansiyel bir sanal asistanın becerilerini ve niteliklerini ölçmenin basit ama etkili bir yolu, geçmiş işverenlerin referanslarını ve referanslarını aramaktır. Önceki işverenlerinin işleri, kişilikleri ve becerileri hakkında söylediklerine çok dikkat ettiğinizden emin olun. Referanslara dayanarak, iş için doğru kişiyi bulabileceksiniz.

Levin, "Bu gerçekten daha önceki yorumlarıma geri dönüyor, sanal bir asistan kiralamak, herhangi bir asistanı işe almaya çok benziyor." Dedi. “Ofisinizde çalışacak adayın referanslarına bakar mısınız? Asistanı işe aldığınız şirket, VA'larını kullanan diğer müşterilerin referanslarına sahip mi? “

Sosyal Medyayı Anladıklarından Emin Olun

Örneğin, Facebook hesabınızı yönetmesi için birini işe alıyorsanız, sitenin nasıl çalıştığını tam olarak anlamaları önemlidir. Facebook'un işlevlerini kapsamlı bir şekilde anlamanın yanı sıra, işletmeler için neler yapabileceğini açıkça bilmek önemlidir. İyi bir sicil kaydı, olası bir sanal asistanın elinizdeki işi yaparken yeteneklerini incelemenize yardımcı olması açısından faydalı olacaktır.

Öneride Bulunan Bazılarını Arayın

Profesyonel sanal asistanlar, çalışmalarına yardımcı olabilecek ve işinize fayda sağlayabilecek önerileri paylaşmak için becerilerine ve deneyimlerine yeterince güvenir. Ostroff, "İşinizi daha sorunsuz yürütmenize yardımcı olacak kendi deneyimlerine dayalı olarak süreçler ve verimlilikler konusunda da önerilerde bulunabilirler" diyor. Yararlı girdiler ve öneriler nihayetinde iş hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olabilir.

Soru Soran Bazılarını Arayın

Potansiyel bir sanal asistan, iş rolü ve sorumlulukları hakkında sorular sorduğunda, beklentilerinizi karşılama konusundaki ilgisini gösterir. Geçerli sorular, iyi tanımlanmış iş sorumluluklarını belirlemenize yardımcı olması açısından da yararlıdır.

Levin, “Şirketim için çalışan her sanal asistanla görüştüm” diyor. “Öne çıkanlar, fazladan yol kat eden ve görüşecekleri şirketi araştıranlardır. Bu, işe, şirkete ve kendi geleceklerine gerçek bir ilgi gösteriyor.”

“Gerçekten ne yapmanız gerektiğini ve bir başkasının neler yapabileceğini anlamak için kendinize ve işinize derinlemesine bakmanız önemlidir. Ardından, diğerlerinin gerçekten yapabileceği şeylerden hangilerinin bir VA'ya devredilmesi gerektiğini bulmanız gerekiyor” diyor Ostroff.

Deneme Çalıştırmasını Deneyin

Sanal asistanla ilişkinizin nasıl sonuçlanacağından emin değil misiniz? Suları test etmek için bir deneme projesi deneyin.

Levin, "Sanal asistanlar genellikle aydan aya işe alınır, bu nedenle bir deneme çalıştırması veya deneme süresi kolayca belirlenir" diyor. “Ayrıca şirketlerin, adayların başlamadan önce yaptıkları Performans Testleri oluşturmasını sağladım. Küçük bir test örneği aracılığıyla bir VA'nın ayrıntılara ve eleştirel düşünceye gösterdiği özeni belirlemek kolaydır. Ayrıca VA'yı zaman içinde günlük görevlere dönüştürmenizi öneririm. VA'nızla çalışmak için ne kadar çok zamanınız ve deneyiminiz olursa, o kadar çok işi boşaltmak isteyeceksiniz."

Ostroff, "Asistan uygun değilse, büyük bir yanlış gitme riskini almadan güven oluşturmaya başlayabilmeniz için küçük ve spesifik görevlerle veya projelerle başlamak önemlidir" diye açıklıyor. Küçük proje iyi giderse, daha büyük görevler için asistana güvenebilirsiniz.

Büyük Yönetim Arayın

Ostroff'a göre iyi bir sanal asistanın önemli bir özelliği, "strese neden olan, ancak aslında o kadar da zor olmayan günlük öğeleri alma" yetenekleridir. Bunu yapmak için sanal asistanın harika zaman yönetimi becerilerine sahip olması gerekir. Başka bir deyişle, son teslim tarihini kaçırmadan farklı işlere ve çoklu görevlere nasıl öncelik vereceklerini bilmelidirler. Ayrıca zamanınıza değer vermeli ve zaman çizelgeleri üzerinde bir anlaşmanız olduğundan emin olmalıdırlar.

Uyumlu Bir Kişilik Arayın

Sanal asistanınızla ne kadar yakın çalışmanız gerektiğini düşünürsek, kişiliğiniz ile uyumlu birini bulmanız oldukça önemlidir. Örneğin, hiç konuşmayan biriyle uzaktan çalışma konusunda kendinizi rahat hisseder miydiniz? Her gün yüz yüze görüşmeyeceğiniz bir insanda aradığınız kişilerarası nitelikleri net bir şekilde anlamanız gerekir.

Hedef Kitlenizi Anladıklarından Emin Olun

Kitlenizle sosyal medya veya başka bir yaklaşım aracılığıyla bağlantı kurmaya çalıştığınızda, kitlenizi tanıyan veya en azından bilgisini geliştirmeye istekli birine güvenmelisiniz. Hedef kitlenizin küçük bir kasabada yaşayan ortalama bir Amerikalı genç olduğunu varsayalım. Bu tür bir izleyici kitlesinin nabzını bilen bir sanal asistanı işe almanız yararınıza olacaktır.

Ulaşılabilir Kalacak Birini Arayın

Sanal bir asistanla çalışırken bağlantıda kalmak çok önemlidir. Açık iletişimin gerekliliğinden daha önce bahsetmiştik. Öyleyse, gezegenin diğer ucundaki biriyle - radikal olarak farklı saatlerle çalışacak olsaydınız, bunun ne kadar zor olabileceğini düşünün. İnternet sayesinde, kilometrelerce uzakta oturan insanlarla etkileşim kurmanın birkaç yolu var. Ancak, çalışma saatleriniz konusunda rahat olan birini bulmak da önemlidir. Örneğin, ABD'de oturuyorsanız, günlük olarak iletişim halinde olmanız gerektiğinde Malezya'da sanal bir asistan tutmanız yardımcı olur mu?

İşinizi Anlayan Birini Arayın

Doğru sanal asistan daha fazla dahil olur. Hedef kitlenizle bağlantı kurmanıza yardımcı olmak için işinizin neyle ilgili olduğunu anlamaları gerektiğini bilir. Stratejinizi öğrenmelerine ve en etkili şekilde katkıda bulunmalarına yardımcı olan bu anlayıştır.

Öğrenmeye İstekli Birini Arayın

Her zaman birkaç yıllık deneyime sahip bir sanal asistan kiralamanız gerekmeyebilir. Nispeten daha az deneyimli bir kişi, öğrenme kararlılığına sahip olduğu sürece harika bir iş çıkarabilir. Önce o kişiyi tımarlamanız gerekebilir, ancak önemli ölçüde düşük maliyetlerini düşündüğünüzde getirileri daha fazladır.

Levin, “Bunun birini işe almada kritik olduğunu düşünüyorum” diyor. ““Doğru” adayı bulma ve onlara başarılı olmak için ihtiyaç duyacakları becerileri öğretme taraftarıyım. VA'nızın öğrenmeye ilgisi varsa, beklentilerinizi yerine getirmesi için onu yetiştirebileceksiniz. Bir VA'nın geri bildirimi kabul etmesi de önemlidir ve patron olarak VA'mızın daha iyi performans göstermesine yardımcı olacak yapıcı geri bildirim sağlamamız önemlidir. Yine, iletişim anahtardır. ”

Geribildirim Alan Birini Arayın

İşiyle ilgili ciddi bir sanal asistan, iyileştirme alanları bulmak için geri bildirim aramada daha proaktif olacaktır. Geri bildirim alma isteği, asistanın iş konusundaki ciddiyetinin açık bir göstergesidir.

Sizi Güncel Tutacak Birini İstiyorsunuz

Birbirinize fiziksel olarak yakın olmadığınız için sanal asistanın neler yaptığına göz kulak olmak zor. Ancak iyi bir sanal asistan bunu anlar ve bu nedenle sizi zaman zaman güncel tutar. İyi bir sanal asistan, ilerleme hakkında sizi bilgilendirmek ve yanlış iletişimi ortadan kaldırmaya yardımcı olmak için güncellemeleri paylaşacaktır.

Ayrıntılı Proje Raporları Sunan Birini Arayın

Profesyonel sanal asistanlar ayrıntılara dikkat eder. Projenin durumunu, ilerlemesini ve iyileştirme alanlarını izlemek için ayrıntılı bir raporun rolünü bilirler. Ayrıntılı bir proje raporu, yatırım getirisini izlemede faydalı olan katılımdan ne elde ettiğinizi bilmenize de yardımcı olur.

İhtiyaçlarınızı Öngören Birini Arayın

Profesyonel bir sanal asistan, işinizi ve ihtiyaçlarını anlamak için zaman ayırır. Zamanla sanal asistan, iş gereksinimlerinizi tahmin etmeye başlar ve bilinçli kararlar verebilir.

Sonuç olarak, bir sanal asistan kiralamak, ekibinize eklemek istediğiniz herhangi bir çalışanı işe almaya çok benzer, ancak birkaç değişiklikle” diyor Levin. "Hem sizin hem de asistanınızın net olduğu bir süreç oluşturduğunuzda, sanal bir asistanla çalışmak işinizi değiştirecek ve size para kazandıracak görevlere odaklanmanız için zaman tanıyacak."