22 أسرار لتوظيف المساعد الظاهري المناسب
نشرت: 2020-02-26هناك أنشطة عادية في كل عمل. هذه مهام تتطلب وقتًا وطاقة ولكن بصراحة يتم التعامل معها بشكل أفضل من قبل شخص آخر حتى تتمكن من التركيز على الأعمال الأساسية لشركتك.
يعرف معظم أصحاب الأعمال أنهم بحاجة إلى قضاء وقتهم في مهام عالية القيمة مثل تطوير الأعمال وخلق ثقافة عظيمة. ويعلم العديد من أصحاب الأعمال أن الحصول على مساعد يمكن أن يوفر وقتهم من الأشياء التي لا ينبغي عليهم القيام بها "، يوضح روبرت ليفين ، المؤسس المشارك لـ Work Better Now ، وهي شركة قريبة من الشاطئ توفر مساعدين افتراضيين ميسور التكلفة.
ولكن أين يمكنك أن تجد شخصًا يتولى هذه المهام؟ أدخل المساعد الافتراضي!
أين تجد المساعد الافتراضي
شركات المساعد الافتراضي
إذا كنت تبحث في الويب ، فستجد عددًا من شركات المساعدة الافتراضية التي تتطلع إلى تزويدك بالمساعدة الفورية. يقدم البعض مساعدين مقيمين في أمريكا مع تعليم مكثف مقابل سعر ممتاز وسيقدم البعض الآخر مساعدين يتحدثون اللغة الإنجليزية مقيمين في الخارج بسعر أقل. لكن في النهاية ، سيعتمد كل هذا على ما تحتاجه من أجله ، وكيف ترغب في استخدامها وما يمكنك تحمله.
وظائف شاغرة للمساعد الظاهري
على الجانب الآخر من شركة مساعدة افتراضية ، يمكنك تعيين مساعد افتراضي من عدد كبير من لوحات الوظائف مثل Freelancer.com أو Hiremymom.com. توفر هذه المواقع موظفين مستقلين يمكنك توظيفهم على أساس المشروع حسب أساس المشروع أو بدوام جزئي وبدوام كامل. ولكن قبل أن نوظف أي شخص ، دعنا نلقي نظرة على النصائح أدناه.
بالنظر إلى الدور المهم الذي يلعبونه ، من الأهمية بمكان الاختيار بحكمة عند تعيين مساعد افتراضي. فيما يلي بعض الأسرار لتوظيف الشخص المناسب ..
أشياء يجب مراعاتها عند الاستعانة بمساعد افتراضي
كن واضحا بشأن التوقعات
من الواضح أنك تبحث عن تفريغ المهام. أولاً ، حدد احتياجاتك الخاصة. غالبًا ما تعرف أنك بحاجة إلى واحدة ولكن لا يمكنك تحديد ما تريده بالضبط بخلاف مهمتين. لا تقلق. على مدار بضعة أسابيع ، ستجد الكثير من العمل لتتخلص من صحنك وتسليمه إلى مساعدك. سيساعدك المساعد الجيد في اكتشاف هذه الأشياء.
تعرف على الصفات التي تبحث عنها
إن تعيين مساعد افتراضي يشبه إلى حد كبير تعيين أي موظف ، عليك التأكد من أنه مؤهل للوظيفة. يجب أن تكون عملية المقابلة موجهة إلى معرفة كيفية تعامل الشخص مع مواقف محددة بدلاً من مجرد خبرة العمل السابقة. طريقة STAR هي طريقة منظمة للرد على سؤال المقابلة على أساس السلوك من خلال مناقشة الموقف المحدد والمهمة والإجراء والنتيجة للموقف الذي تصف أنهم قاموا به؟
إذا كانوا في فريق ، فما هي مساهمتهم. إذا حدث X ، فكيف تعاملوا معه. وتحمل ملكية الأخطاء أمر لا بد منه. كلنا نرتكب أخطاء ولكن الاعتراف بأننا تسببنا بها والعمل على تصحيحها يجب أن يكون توقعنا في هذا الموقف.
تعرف على المهارات التي تبحث عنها
من المهم أن يكون لديك فهم واضح للمهارات التي تبحث عنها في مساعدك الافتراضي. هل سيقومون بإدارة وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك؟ هل يحتاجون إلى خبرة مع Quickbooks؟ هل يرسلون الفواتير؟ هل تحتاج إلى شخص ما لتجميع عرض PowerPoint التقديمي التالي؟ هل يجب أن يكون لديهم خبرة في المبيعات؟ تجربة خدمة العملاء؟ يمكنك الحصول على الصورة. قم بإنشاء قائمة احتياجاتك وحاول ملء أكبر عدد ممكن منها. لكن تذكر ، لا أحد يعرف كل شيء.
حافظ على اتصال واضح
الفرق الرئيسي بين تعيين موظف بدوام كامل ومساعد افتراضي هو الحضور المادي. على عكس الموظف العادي ، لا يستطيع المساعد الافتراضي الدخول إلى مقصورتك للحصول على إجابات. هذا يجعل الاتصال بالغ الأهمية. لذلك ، يجب عليك البحث عن مساعد افتراضي يحافظ على شفافية كاملة في الاتصال في جميع الأوقات.
اختر قناة اتصالات ونهجها
تتمثل إحدى الطرق الرئيسية لإبقاء الاتصالات مفتوحة في اعتماد نظام أساسي وأسلوب اتصالات تلتزم بهما كلاكما. التواصل هو المفتاح في أي علاقة ، خاصة مع شخص لا يعمل في مكتبك. من المهم إعداد عملية تناسبك. هل هناك مكالمة يومية؟ هل تستخدم سكايب أو زووم؟ هل Slack جزء من روتين الاتصال الخاص بك؟ الأمر متروك لك لتحديد خط اتصال مفتوح يبقي كلا الطرفين على اطلاع.
ابحث عن شخص لديه خبرة في المجال
لنفترض أنك تمتلك شركة B2B صغيرة وأن جمهورك المستهدف هو المجموعة الأكثر جدية وتطورًا من الأشخاص وصناع القرار. هل ستستفيد من توظيف مبتدئ ليس لديه خبرة في المجال؟ على الاغلب لا. بدلاً من ذلك ، يجب أن تبحث عن شخص لديه معرفة كافية بالصناعة التي تعمل فيها. الشخص ذو الخبرة القوية في الصناعة سيكون قادرًا على فهم ما يريده الجمهور حقًا.
تأكد من قدرتها على تحمل الأخطاء
لا يخشى المساعد الافتراضي المحترف أبدًا تحمل عبء الأخطاء التي يرتكبها في العمل. هذه الجودة هي التي تسهل عليك العمل معهم. كما يقول أوستروف ، "إنهم يقدرون عملهم ومساهماتهم في نجاحك ، ويتحملون المسؤولية عن الأخطاء أو سوء الفهم حتى يتمكنوا من القيام بعمل أفضل في المستقبل." يشير تحمل المسؤولية عن الأخطاء أيضًا إلى مساءلة الشخص ، وهي ميزة رائعة يجب توفرها في المساعد الافتراضي.
اطلب مراجع يمكن التحقق منها
هناك طريقة بسيطة وفعالة لقياس مهارات وصفات المساعد الافتراضي المحتمل وهي البحث عن المراجع والشهادات من أصحاب العمل السابقين. تأكد من أنك تولي اهتمامًا وثيقًا لما يقوله أصحاب العمل السابقون عن عملهم وشخصيتهم ومهاراتهم. بناءً على الشهادات ، ستتمكن من العثور على الشخص المناسب للوظيفة.
قال ليفين: "هذا يعود حقًا إلى تعليقاتي السابقة ، فإن تعيين مساعد افتراضي يشبه إلى حد كبير توظيف أي مساعد." "هل تتحقق من مراجع المرشح الذي سيعمل في مكتبك؟ هل لدى الشركة التي توظف المساعد منها شهادات من عملاء آخرين يستخدمون مساعدتهم الافتراضية؟ "
تأكد من فهمهم لوسائل التواصل الاجتماعي
إذا كنت تقوم بتعيين شخص ما ، على سبيل المثال ، لإدارة حسابك على Facebook ، فمن المهم بالنسبة له أن يفهم تمامًا كيفية عمل الموقع. بصرف النظر عن الفهم الشامل لوظائف Facebook ، من المهم أن تعرف بوضوح ما يمكن أن يفعله للشركات. سيكون السجل الجيد مفيدًا في مساعدتك على فحص قدرات المساعد الافتراضي المحتمل في أداء الوظيفة التي تقوم بها.
ابحث عن بعض الذين يقدمون اقتراحات
يتمتع المساعدون الافتراضيون المحترفون بثقة كافية في مهاراتهم وخبراتهم لمشاركة الاقتراحات التي يمكن أن تساعد في عملهم وتفيد عملك. "يمكنهم أيضًا تقديم اقتراحات عندما يتعلق الأمر بالعمليات والكفاءات بناءً على تجاربهم الخاصة التي ستساعدك على إدارة أعمالك بسلاسة أكبر" ، كما يذكر Ostroff. يمكن أن تساعدك المدخلات والاقتراحات المفيدة في النهاية على تحقيق أهداف عملك.
ابحث عن بعض الذين يسألون أسئلة
عندما يسأل مساعد افتراضي محتمل أسئلة حول الدور الوظيفي والمسؤوليات ، فإنه يظهر اهتمامه / اهتمامها بتلبية توقعاتك. الأسئلة الصحيحة مفيدة أيضًا في مساعدتك على تحديد مسؤوليات العمل المحددة جيدًا.
يقول ليفين: "لقد أجريت مقابلات مع كل مساعد افتراضي يعمل في شركتي". "الأشخاص المتميزون هم أولئك الذين قطعوا شوطا إضافيا وأجروا بحثا عن الشركة التي سيجريون مقابلات معها. يُظهر هذا اهتمامًا حقيقيًا بالوظيفة والشركة ومستقبلهم. "