22 Geheimnisse zur Einstellung des richtigen virtuellen Assistenten

Veröffentlicht: 2020-02-26

Alltägliche Tätigkeiten gibt es in jedem Geschäft. Dies sind Aufgaben, die Zeit und Energie kosten, aber ehrlich gesagt besser von jemand anderem übernommen werden, damit Sie sich auf das Kerngeschäft Ihres Unternehmens konzentrieren können.

„Die meisten Geschäftsinhaber wissen, dass sie ihre Zeit für hochwertige Aufgaben wie die Geschäftsentwicklung und die Schaffung einer großartigen Unternehmenskultur aufwenden müssen. Und viele Geschäftsinhaber wissen, dass die Anstellung eines Assistenten ihre Zeit von Dingen befreien kann, die sie nicht tun sollten“, erklärt Robert Levin, Mitbegründer von Work Better Now, einem Nearshore-Unternehmen, das erschwingliche virtuelle Assistenten anbietet.

Aber wo findet man jemanden, der diese Aufgaben übernimmt? Betreten Sie den virtuellen Assistenten!

Wo Sie einen virtuellen Assistenten finden

Unternehmen für virtuelle Assistenten

Wenn Sie im Internet suchen, finden Sie eine Reihe von Unternehmen für virtuelle Assistenten, die Ihnen sofort helfen möchten. Einige bieten in Amerika ansässige Assistenten mit umfassender Ausbildung zu einem höheren Preis an, andere bieten im Ausland ansässige, englischsprachige Assistenten zu einem niedrigeren Preis an. Aber am Ende hängt alles davon ab, wofür Sie sie brauchen, wie Sie sie verwenden möchten und was Sie sich leisten können.

Stellenausschreibungen für virtuelle Assistenten

Auf der anderen Seite eines Unternehmens für virtuelle Assistenten können Sie einen virtuellen Assistenten von einer Vielzahl von Jobbörsen wie Freelancer.com oder Hiremymom.com einstellen. Diese Seiten bieten Freiberufler, die Sie projektweise oder in Teilzeit und Vollzeit einstellen können. Aber bevor wir jemanden einstellen, schauen wir uns die folgenden Tipps an.

In Anbetracht der wichtigen Rolle, die sie spielen, ist es wichtig, bei der Einstellung eines virtuellen Assistenten mit Bedacht auszuwählen. Im Folgenden finden Sie einige Geheimnisse, um den richtigen Mitarbeiter einzustellen.

Dinge, die bei der Einstellung eines virtuellen Assistenten zu beachten sind

Seien Sie sich klar über Erwartungen

Sie möchten offensichtlich Aufgaben auslagern. Bestimmen Sie zunächst Ihre spezifischen Bedürfnisse. Oft wissen Sie, dass Sie einen brauchen, können aber nicht genau sagen, wofür Sie ihn brauchen, außer für ein paar Aufgaben. Mach dir keine Sorgen. Im Laufe von ein paar Wochen werden Sie viel Arbeit finden, die Sie von Ihrem Teller nehmen und Ihrem Assistenten geben können. Ein guter Assistent wird Ihnen dabei helfen, diese Dinge herauszufinden.

Wissen, welche Qualitäten Sie suchen

Die Einstellung eines virtuellen Assistenten ist ähnlich wie die Einstellung eines beliebigen Mitarbeiters, Sie müssen sicherstellen, dass er für den Job qualifiziert ist. Der Interviewprozess sollte darauf abzielen, herauszufinden, wie eine Person mit bestimmten Situationen umgehen wird, und nicht nur auf ihre bisherige Berufserfahrung. Die STAR-Methode ist eine strukturierte Art und Weise, auf eine verhaltensbasierte Interviewfrage zu antworten, indem die spezifische Situation, Aufgabe, Aktion und das Ergebnis der von Ihnen beschriebenen Situation besprochen werden.

Wenn sie in einem Team waren, was war ihr Beitrag. Wenn X passiert ist, wie sind sie damit umgegangen? Und die Verantwortung für Fehler zu übernehmen ist ein Muss. Wir alle machen Fehler, aber zuzugeben, dass wir sie verursacht haben, und daran zu arbeiten, sie zu korrigieren, sollte unsere Erwartung in dieser Situation sein.

Wissen, welche Fähigkeiten Sie suchen

Es ist wichtig, ein klares Verständnis dafür zu haben, welche Fähigkeiten Sie in Ihrem virtuellen Assistenten suchen. Werden sie Ihre sozialen Medien verwalten? Benötigen sie Erfahrung mit Quickbooks? Versenden sie Rechnungen? Sie brauchen jemanden, der Ihre nächste PowerPoint-Präsentation zusammenstellt? Sollten sie Verkaufserfahrung haben? Kundenservice Erfahrung? Du bekommst das Bild. Erstellen Sie Ihre Bedarfsliste und versuchen Sie, so viele davon wie möglich zu erfüllen. Aber denken Sie daran, niemand weiß alles.

Pflegen Sie eine klare Kommunikation

Ein wesentlicher Unterschied zwischen der Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters und eines virtuellen Assistenten ist die physische Präsenz. Im Gegensatz zu einem normalen Mitarbeiter kann ein virtueller Assistent nicht in Ihre Kabine treten, um Antworten zu erhalten. Dies macht die Kommunikation extrem wichtig. Suchen Sie sich daher einen virtuellen Assistenten, der jederzeit die volle Transparenz in der Kommunikation bewahrt.

Wählen Sie einen Kommunikationskanal und Ansatz

Eine der wichtigsten Möglichkeiten, um die Kommunikation offen zu halten, besteht darin, eine Plattform und einen Kommunikationsstil einzuführen, an dem Sie sich beide festhalten. Kommunikation ist der Schlüssel in jeder Beziehung, besonders mit jemandem, der nicht in Ihrem Büro arbeitet. Es ist wichtig, einen Prozess einzurichten, der für Sie funktioniert. Gibt es einen täglichen Anruf? Benutzt du Skype oder Zoom? Ist Slack Teil Ihrer Kommunikationsroutine? Es liegt an Ihnen, eine offene Kommunikationslinie festzulegen, die beide Parteien auf dem Laufenden hält.

Suchen Sie jemanden mit Branchenerfahrung

Angenommen, Sie besitzen ein kleines B2B-Unternehmen und Ihre Zielgruppe ist die seriösere und fortgeschrittenere Gruppe von Personen und Entscheidungsträgern. Würden Sie davon profitieren, einen Neuling ohne Branchenerfahrung einzustellen? Wahrscheinlich nicht. Vielmehr sollten Sie nach jemandem suchen, der über ausreichende Kenntnisse der Branche verfügt, in der Sie tätig sind. Eine Person mit umfassender Branchenerfahrung wird in der Lage sein zu verstehen, was das Publikum wirklich will.

Stellen Sie sicher, dass sie Fehler eingestehen können

Ein professioneller virtueller Assistent hat nie Angst, die Verantwortung für Fehler zu übernehmen, die bei der Arbeit begangen werden. Es ist diese Qualität, die Ihnen die Arbeit mit ihnen erleichtert. Wie Ostroff sagt: „Sie schätzen ihre Arbeit und ihren Beitrag zu Ihrem Erfolg und übernehmen die Verantwortung für Fehler oder Missverständnisse, damit sie es in Zukunft besser machen können.“ Die Verantwortung für Fehler zu übernehmen zeigt auch die Verantwortlichkeit der Person an, was eine großartige Eigenschaft eines virtuellen Assistenten ist.

Fragen Sie nach überprüfbaren Referenzen

Eine einfache, aber effektive Möglichkeit, die Fähigkeiten und Qualitäten eines potenziellen virtuellen Assistenten einzuschätzen, besteht darin, nach Referenzen und Zeugnissen von früheren Arbeitgebern zu suchen. Achten Sie genau darauf, was ihre früheren Arbeitgeber über ihre Arbeit, Persönlichkeit und Fähigkeiten zu sagen haben. Anhand der Erfahrungsberichte können Sie die richtige Person für den Job finden.

„Das geht wirklich auf meine früheren Kommentare zurück, die Einstellung eines virtuellen Assistenten ist ähnlich wie die Einstellung eines beliebigen Assistenten“, sagte Levin. „Würden Sie die Referenzen eines Kandidaten prüfen, der in Ihrem Büro arbeiten würde? Hat das Unternehmen, bei dem Sie den Assistenten einstellen, Erfahrungsberichte von anderen Kunden, die ihre VAs verwenden? „

Stellen Sie sicher, dass sie Social Media verstehen

Wenn Sie beispielsweise jemanden einstellen, der Ihr Facebook-Konto verwaltet, ist es wichtig, dass dieser vollständig versteht, wie die Website funktioniert. Abgesehen von einem umfassenden Verständnis der Funktionen von Facebook ist es wichtig, genau zu wissen, was es für Unternehmen tun kann. Eine gute Erfolgsbilanz hilft Ihnen dabei, die Fähigkeiten eines potenziellen virtuellen Assistenten bei der Ausführung der anstehenden Aufgabe zu untersuchen.

Suchen Sie nach jemandem, der Vorschläge macht

Professionelle virtuelle Assistenten haben genug Vertrauen in ihre Fähigkeiten und Erfahrungen, um Vorschläge zu machen, die ihrer Arbeit helfen und Ihrem Unternehmen zugute kommen können. „Sie können auf der Grundlage ihrer eigenen Erfahrungen auch Vorschläge zu Prozessen und Effizienz machen, die Ihnen helfen, Ihr Geschäft reibungsloser zu führen“, sagt Ostroff. Nützliche Eingaben und Vorschläge können Ihnen letztendlich dabei helfen, Ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Suchen Sie nach jemandem, der Fragen stellt

Wenn ein potenzieller virtueller Assistent Fragen zur beruflichen Rolle und zu den Verantwortlichkeiten stellt, zeigt dies sein Interesse daran, Ihre Erwartungen zu erfüllen. Gültige Fragen sind auch nützlich, um Ihnen dabei zu helfen, klar definierte berufliche Verantwortlichkeiten zu kalkulieren.

„Ich habe jeden virtuellen Assistenten interviewt, der für mein Unternehmen arbeitet“, sagt Levin. „Diejenigen, die auffallen, sind diejenigen, die die Extrameile gegangen sind und das Unternehmen recherchiert haben, mit dem sie ein Vorstellungsgespräch führen würden. Das zeigt echtes Interesse am Job, am Unternehmen und an der eigenen Zukunft.“

„Es ist wichtig, tief in sich und Ihr Unternehmen zu schauen, um herauszufinden, was Sie wirklich tun müssen und was jemand anderes tun könnte. Dann muss man sich überlegen, welche Aufgaben andere eigentlich an einen VA delegieren sollten“, sagt Ostroff.

Probieren Sie einen Probelauf aus

Sie sind sich nicht sicher, wie sich Ihre Beziehung zum virtuellen Assistenten entwickeln wird? Probieren Sie ein Versuchsprojekt aus, um Gewässer zu testen.

„Virtuelle Assistenten werden oft von Monat zu Monat eingestellt, sodass ein Probelauf oder eine Probezeit einfach eingerichtet werden können“, sagt Levin. „Ich habe auch Unternehmen Leistungstests erstellen lassen, die Kandidaten vor dem Start absolvieren. Es ist einfach, die Liebe zum Detail und das kritische Denken eines VA anhand eines kleinen Testbeispiels zu erkennen. Ich schlage auch vor, die VA im Laufe der Zeit in tägliche Aufgaben zu entlasten. Je mehr Zeit und Erfahrung Sie bei der Arbeit mit Ihrem VA haben, desto mehr Arbeit möchten Sie entlasten.“

„Es ist wichtig, mit kleinen und spezifischen Aufgaben oder Projekten zu beginnen, um Vertrauen aufzubauen und nicht zu riskieren, dass etwas Großes schief geht, wenn der Assistent nicht passt“, erklärt Ostroff. Wenn das kleine Projekt gut läuft, können Sie dem Assistenten größere Aufgaben anvertrauen.

Suchen Sie nach großartigem Management

Eine wesentliche Eigenschaft eines guten virtuellen Assistenten ist laut Ostroff seine Fähigkeit, „alltägliche Dinge zu übernehmen, die Stress verursachen, aber eigentlich nicht so schwierig sind“. Dazu muss der virtuelle Assistent über hervorragende Zeitmanagementfähigkeiten verfügen. Mit anderen Worten, sie sollten wissen, wie sie verschiedene Aufgaben priorisieren und mehrere Aufgaben erledigen können, ohne die Deadline zu verpassen. Sie sollten auch Ihre Zeit wertschätzen und sicherstellen, dass Sie sich auf die Zeitpläne einigen.

Suchen Sie eine kompatible Persönlichkeit

Wenn man bedenkt, wie eng Sie mit Ihrem virtuellen Assistenten zusammenarbeiten müssen, ist es sehr wichtig, jemanden zu finden, dessen Persönlichkeit mit Ihrer kompatibel ist. Würden Sie sich zum Beispiel wohl fühlen, mit jemandem aus der Ferne zu arbeiten, der überhaupt nicht spricht? Sie müssen ein klares Verständnis der zwischenmenschlichen Qualitäten haben, die Sie in einer Person suchen, die Sie nicht jeden Tag von Angesicht zu Angesicht treffen werden.

Stellen Sie sicher, dass sie Ihre Zielgruppe verstehen

Wenn Sie versuchen, über soziale Medien oder einen anderen Ansatz mit Ihrem Publikum in Kontakt zu treten, sollten Sie sich auf jemanden verlassen, der Ihr Publikum kennt oder zumindest bereit ist, sein Wissen zu verbessern. Angenommen, Ihre Zielgruppe ist ein durchschnittlicher amerikanischer Teenager, der in einer Kleinstadt lebt. Sie würden davon profitieren, einen virtuellen Assistenten einzustellen, der den Puls dieser Art von Publikum kennt.

Suchen Sie jemanden, der erreichbar bleibt

In Verbindung zu bleiben ist entscheidend, wenn Sie mit einem virtuellen Assistenten arbeiten. Wir haben bereits die Notwendigkeit einer offenen Kommunikation erwähnt. Überlegen Sie also, wie schwierig es sein könnte, wenn Sie mit jemandem auf der anderen Seite des Planeten zusammenarbeiten würden – mit radikal anderen Arbeitszeiten. Dank des Internets gibt es mehrere Möglichkeiten, mit Menschen in Kontakt zu treten, die meilenweit entfernt sitzen. Aber es ist auch wichtig, jemanden zu finden, der sich mit Ihren Arbeitszeiten wohlfühlt. Wenn Sie beispielsweise in den USA sitzen, würde es Ihnen helfen, einen virtuellen Assistenten in Malaysia einzustellen, wenn Sie täglich Kontakt haben müssen?

Suchen Sie jemanden, der Ihr Geschäft versteht

Der richtige virtuelle Assistent wird stärker involviert. Er oder sie weiß, dass sie verstehen müssen, worum es bei Ihrem Unternehmen geht, damit Sie mit Ihrem Publikum in Kontakt treten können. Es ist dieses Verständnis, das ihnen hilft, Ihre Strategie kennenzulernen und auf die effektivste Weise einen Beitrag zu leisten.

Suchen Sie jemanden, der bereit ist zu lernen

Möglicherweise müssen Sie nicht immer einen virtuellen Assistenten mit mehrjähriger Erfahrung einstellen. Auch eine vergleichsweise weniger erfahrene Person kann großartige Arbeit leisten, solange sie den Willen zum Lernen hat. Möglicherweise müssen Sie diese Person zuerst pflegen, aber die Auszahlungen sind größer, wenn Sie ihre beträchtlich niedrigen Kosten berücksichtigen.

„Ich finde, dass dies entscheidend ist, um jemanden einzustellen“, sagt Levin. „Ich bin dafür, den „richtigen“ Kandidaten zu finden und ihm die Fähigkeiten beizubringen, die er braucht, um erfolgreich zu sein. Wenn Ihr VA ein Interesse am Lernen hat, können Sie ihn/sie darauf vorbereiten, Ihre Erwartungen zu erfüllen. Es ist auch wichtig, dass ein VA Feedback akzeptiert, und es ist wichtig, dass wir als Chef konstruktives Feedback geben, das unserem VA hilft, bessere Leistungen zu erbringen. Auch hier ist Kommunikation der Schlüssel.“

Suchen Sie jemanden, der Feedback entgegennimmt

Ein virtueller Assistent, der seinen Job ernst nimmt, wird proaktiver bei der Suche nach Feedback sein, um Bereiche für Verbesserungen zu finden. Die Bereitschaft, Feedback zu erhalten, ist ein klarer Indikator für die Ernsthaftigkeit des Assistenten bei der Arbeit.

Sie möchten jemanden, der Sie auf dem Laufenden hält

Es ist schwierig, im Auge zu behalten, was der virtuelle Assistent vorhat, weil Sie nicht physisch nahe beieinander sind. Aber ein guter virtueller Assistent versteht das und deshalb hält er oder sie Sie von Zeit zu Zeit auf dem Laufenden. Ein guter virtueller Assistent teilt Updates mit, um Sie über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten und Missverständnisse zu vermeiden.

Suchen Sie jemanden, der detaillierte Projektberichte liefert

Professionelle virtuelle Assistenten haben ein Auge fürs Detail. Sie erkennen die Rolle eines detaillierten Berichts an, um den Status, den Fortschritt und die Bereiche für Verbesserungen des Projekts zu verfolgen. Ein detaillierter Projektbericht hilft Ihnen auch zu wissen, was Sie aus dem Engagement ziehen, was für die Überwachung der Kapitalrendite von Vorteil ist.

Suchen Sie jemanden, der Ihre Bedürfnisse voraussieht

Ein professioneller virtueller Assistent nimmt sich die Zeit, Ihr Unternehmen und seine Bedürfnisse zu verstehen. Im Laufe der Zeit beginnt der virtuelle Assistent, Ihre geschäftlichen Anforderungen zu antizipieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einstellung eines virtuellen Assistenten der Einstellung eines beliebigen Mitarbeiters, den Sie Ihrem Team hinzufügen möchten, sehr ähnlich ist, jedoch mit einigen Anpassungen“, sagt Levin. „Sobald Sie einen Prozess etabliert haben, mit dem sowohl Sie als auch Ihr Assistent klar sind, wird die Arbeit mit einem virtuellen Assistenten Ihr Geschäft verändern und Ihnen die Zeit geben, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, mit denen Sie Geld verdienen.“