El mejor software de videoconferencia para pequeñas empresas

Publicado: 2021-02-18

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Con más y más reuniones virtuales, el software de videoconferencia es más importante que nunca. Hay toneladas de herramientas disponibles para facilitar las videollamadas. Y muchos ofrecen características únicas como compartir pantalla, videollamadas HD y compartir archivos. Por lo tanto, es importante conocer las opciones y considerar qué plataformas se adaptan mejor a su equipo.

Pero antes de que pueda encontrar la mejor solución de videoconferencia para las necesidades de su negocio, debe comprender lo que se ofrece. Aquí hay una explicación de la industria de las videoconferencias y algunas de las principales opciones disponibles.

¿Qué es el software de videoconferencia?

El software de videoconferencia es una herramienta que facilita las reuniones virtuales y la colaboración. Los equipos pueden usarlos para chatear uno a uno, facilitar reuniones internas o incluso organizar seminarios o videollamadas externas. Algunos de estos programas están disponibles en un simple navegador web. Otros requieren programas especializados o descargas para acceder a funciones premium.

Compare estos servicios de videoconferencia

Eche un vistazo a esta lista de proveedores de servicios de videoconferencia. Cada uno tiene una gama de características que lo distinguen. Nuestra descripción general proporciona información sobre herramientas de colaboración, versión gratuita versus planes pagos y más.

1. Reunión Zoom

Zoom ofrece una solución de videoconferencia con todas las funciones que tiene versiones gratuitas y premium. Puede usar Zoom para reuniones individuales, llamadas grupales, seminarios web e incluso como un sistema de comunicación telefónica. El plan gratuito ofrece llamadas individuales ilimitadas y hasta 100 participantes. Pero puede disfrutar de límites de participantes más altos y funciones premium como grabación, transmisión de redes sociales y marca con un plan premium.

Además, Zoom facilita las videoconferencias desde casa con clientes o personas ajenas a su organización. La plataforma acumuló más de 200 millones de usuarios diarios en 2020. Por lo tanto, es probable que las personas con las que desea reunirse ya estén familiarizadas con la plataforma. E incluso si no lo han usado anteriormente, es fácil descargarlo en una computadora de escritorio o acceder a través de la web o la aplicación móvil.

2. Ir a la reunión

GoToMeeting es una plataforma para videoconferencias y conferencias web creada específicamente para usuarios empresariales. Hay varios planes disponibles para empresas de varios tamaños, con precios que comienzan en $12 por mes. La empresa también ofrece una serie de funciones para que las reuniones sean más productivas. Estos incluyen pantalla compartida, grabación y transcripciones, videoconferencias móviles e integraciones con sistemas VoIP y equipos de conferencias profesionales.

Además, GoToMeeting ofrece una variedad de soluciones de comunicación además de sus herramientas de videoconferencia simples. Hay soluciones para seminarios web, capacitación de empleados y soluciones adaptadas a roles específicos como profesionales de TI y educadores.

3. Reunión de Zoho

Zoho Meeting ofrece un software de conferencias web perfecto tanto para videoconferencias en línea como para seminarios web. La empresa es conocida por proporcionar herramientas de videoconferencia seguras que están protegidas mediante encriptación. Y todas las características de Zoho Meeting están diseñadas teniendo en cuenta los estándares internacionales de cumplimiento. Entonces, esta puede ser una de las mejores opciones de videoconferencia disponibles para aquellos que necesitan comunicarse con miembros del equipo o clientes de todo el mundo.

La solución de videoconferencia presenta opciones como pantalla compartida, grabación, chat, confirmaciones de asistencia y controles de monitor. Y los planes comienzan en solo $ 2.50 por mes para empresas que solo necesitan organizar pequeñas reuniones. También hay un plan gratuito para aquellos que solo necesitan funciones limitadas. Además, Zoho ofrece una amplia gama de otras herramientas SaaS para usuarios comerciales. Para que pueda suscribirse a servicios como CRM, gestión de proyectos y contabilidad. Luego, puede acceder a todos esos elementos con una cuenta para una experiencia más optimizada.

4. Reunión de Google

Google Meet es una solución de videoconferencia gratuita a la que los usuarios nuevos y recurrentes pueden acceder fácilmente. Todo lo que necesita es una cuenta de G-Suite para programar una reunión. Luego puede enviar un código a otros participantes para que puedan unirse a una llamada de inmediato. No es necesario descargar software adicional ni navegar por un confuso proceso de inicio de sesión. Además, dado que muchas personas ya están familiarizadas con las herramientas de G-Suite, es probable que sea una opción popular entre quienes están dentro y fuera de su empresa.

A pesar de ser una herramienta gratuita, Google Meet ofrece algunas características interesantes. Por ejemplo, los participantes pueden tocar para ingresar a las reuniones, levantar la mano para hablar, cambiar el fondo del chat de video e incluso ingresar a las salas de reuniones. La herramienta también ofrece subtítulos en varios idiomas y opciones de acceso telefónico desde varios países.

5. Reuniones de Cisco Webex

Cisco Webex Meetings ofrece una solución gratuita y rápida para videoconferencias. El plan gratuito ofrece llamadas de hasta 50 minutos con hasta 100 participantes. Sin embargo, también hay planes premium disponibles a partir de $13.50 por mes. Con todos los planes, los usuarios reciben funciones fáciles de usar, como compartir pantalla, grabar, transcripciones, enviar mensajes y compartir archivos. Cisco Webex Meetings puede incluso integrarse con calendarios en Google o Microsoft para facilitar que cada usuario programe conferencias y reciba recordatorios.

Una de las características que hace que Cisco Webex Meetings se destaque es su capacidad para integrarse con una gran variedad de otras plataformas. La solución de software de videoconferencia se integra con Google, Microsoft, Salesforce, Box y muchos otros. Esto permite que cada usuario evite cambiar constantemente entre plataformas y aproveche las funciones que ya usa con otras herramientas.

6. Reuniones de RingCentral

RingCentral Meetings ofrece una plataforma de comunicación y videoconferencia para empresas de todos los tamaños. Puede usar la herramienta para enviar mensajes, organizar videoconferencias y hacer llamadas telefónicas. Algunos planes incluso vienen con una API abierta para que las empresas personalicen la experiencia según sus necesidades específicas. Los planes que incluyen el servicio de videoconferencia comienzan en $24.99 por mes. Pero la compañía también ofrece un plan gratuito llamado Glip by RingCentral, que ofrece mensajes y videollamadas para empleados.

Además de la variedad de opciones disponibles, RingCentral Meetings también ofrece aplicaciones móviles para las principales plataformas. Y los usuarios fuera de la organización pueden unirse fácilmente a las reuniones sin una cuenta existente o descarga de software.

7. Skype Empresarial

Skype for Business es un popular servicio de mensajería instantánea y videollamadas de Microsoft. Está integrado con Microsoft Office 365. Pero también puede descargarlo como una plataforma independiente. También está disponible como aplicación móvil en los principales sistemas operativos.

Skype for Business es un servicio de videoconferencia simple y fácil de usar para equipos que solo necesitan una funcionalidad básica. Está disponible como descarga gratuita y puede acomodar hasta 50 personas en una llamada, con funciones como compartir pantalla disponibles. Pero Microsoft reserva sus funciones más avanzadas para Microsoft Teams.

8. Equipos de Microsoft

Microsoft Teams también está integrado con Microsoft Office 365. Pero proporciona una gama más amplia de funciones de comunicación y colaboración que Skype. Los usuarios pueden organizar reuniones de video, cargar y compartir archivos, enviar mensajes instantáneos e integrar la herramienta con su calendario y otras herramientas. Básicamente, Microsoft Teams está destinado a ser un centro para toda la comunicación interna de su empresa.

Las pequeñas empresas pueden configurar fácilmente subprocesos grupales o individuales dentro de Microsoft Teams. Luego, puede pasar del chat a la videoconferencia con solo un clic. Microsoft Teams es gratuito para los usuarios de Office 365. Y hay varios planes disponibles según el tamaño de su equipo y el tipo de funciones necesarias.

9. Google Hangouts

Google Hangouts es una aplicación de mensajería simple proporcionada por Google. Alguna vez fue parte de Google+, pero desde entonces se ha convertido en una plataforma independiente. Solo necesitas una cuenta de Google para registrarte. Y la plataforma es gratuita para llamadas básicas. Puede chatear con hasta 100 personas o configurar una llamada de voz o video con hasta 10 personas.

Aunque los equipos pequeños ciertamente pueden usarlo para reuniones, Google Hangouts está diseñado más pensando en las personas. Muchas de las funciones están destinadas a ser divertidas, como compartir fotos, emojis, pegatinas y gifs. Pero también hay opciones útiles como aplicaciones móviles y sincronización de dispositivos.

10. Conexión de Adobe

Adobe Connect es un conjunto de productos de software diseñado para trabajadores remotos. La plataforma proporciona una solución versátil para reuniones, seminarios web e incluso sesiones de formación. Quienes deseen organizar reuniones con clientes pueden personalizar la experiencia con herramientas personalizadas de marca y presentación. También hay salas de reunión para que los miembros del equipo se reúnan y compartan ideas en tiempo real.

Esencialmente, Adobe Connect proporciona un servicio completamente personalizable según el tamaño y las necesidades de cada usuario. Hay soluciones disponibles para aquellos en industrias específicas. O puede comunicarse directamente con la empresa para diseñar un plan que se adapte a las necesidades de su empresa. Hay un plan gratuito disponible para llamadas con hasta tres participantes. Los volúmenes más altos comienzan en $ 50 por mes.

11. Reuniones BlueJeans

BlueJeans Meetings ofrece una herramienta de conferencias de voz y video que está disponible en línea y en varias aplicaciones móviles y de escritorio. Ofrecido por Verizon, BlueJeans proporciona un centro de comando integral que los usuarios pueden aprovechar para realizar un seguimiento de las reuniones, recopilar comentarios y comunicarse con los participantes.

Las pequeñas empresas pueden usar BlueJeans para organizar reuniones internas, comunicarse con clientes y socios e incluso organizar eventos virtuales. El precio comienza en $ 9.99 por mes para llamadas individuales ilimitadas y hasta 50 participantes en total.

12. Parloteo

Jabber es un producto de Cisco que proporciona una plataforma de colaboración unificada. Ofrece mensajería instantánea, llamadas de voz y video, uso compartido de escritorio y aplicaciones móviles para usuarios en movimiento. Puede configurar varios subprocesos para diferentes proyectos y departamentos. Luego use esos grupos para colaborar en documentos o salte fácilmente a videollamadas para intercambiar ideas.

Dado que Cisco ofrece ambas herramientas, también puede conectarse fácilmente con las herramientas de videoconferencia de Webex Meetings. Por lo tanto, una empresa puede usar Jabber para administrar fácilmente la comunicación interna y luego pasar rápidamente a una sala de videoconferencia con más funciones si es necesario.

13. Reunión U

U Meeting es una herramienta en línea y móvil diseñada para la comunicación empresarial y el aprendizaje a distancia. Los participantes pueden unirse desde cualquier lugar. Y las llamadas pueden presentar hasta 200 participantes, con hasta 12 en la pantalla a la vez. Las salas de conferencias están encriptadas para mayor seguridad. E incluso puede usar la herramienta para organizar seminarios web y conferencias.

Cuando un anfitrión programa una reunión, puede protegerla con una contraseña y luego enviar el enlace a los participantes a través de Outlook o Google Calendar. Luego, los participantes pueden unirse fácilmente haciendo clic en un enlace o ingresando la ID de la reunión en su navegador o en la aplicación U Meeting.

14. Haga clic en Reunión

ClickMeeting ofrece una herramienta para videoconferencias, reuniones en línea y seminarios web. Los usuarios pueden acceder al software sin un complicado proceso de instalación. E incluso hay una versión gratuita disponible, que incluye la funcionalidad básica de seminario web durante 30 días. Los planes pagos comienzan en $ 25 por mes e incluyen funciones avanzadas como salas de reuniones, almacenamiento de archivos, chat privado y encuestas y sondeos.

ClickMeeting es más popular para seminarios web y presentaciones de clientes más grandes. Pero las características también pueden funcionar para reuniones de equipos más pequeños. Los usuarios también pueden dividir grandes eventos en sesiones más pequeñas para brindar información más personalizada a los asistentes. Además, existen soluciones específicas diseñadas para cosas como demostraciones de productos, cursos en línea y grandes eventos en línea. Entonces, si tiene un propósito específico en mente para su solución de videoconferencia, ClickMeeting podría facilitarlo.

15. Gran Botón Azul

BigBlueButton es una solución de conferencia web de código abierto. Está diseñado específicamente para el aprendizaje en línea. Pero muchas de las características también pueden ser aplicables a las empresas. Por ejemplo, la plataforma incluye llamadas de audio y video en tiempo real, chat, diapositivas de presentación y uso compartido de pantalla.

Además, dado que BigBlueButton es una herramienta de código abierto, existe una gran comunidad de desarrolladores que crean integraciones y soluciones a su alrededor. El software de conferencias en línea permite personalizaciones e integraciones fáciles con las herramientas que ya usa gracias a una API simple. Como tal, puede ser una de las mejores opciones disponibles para los desarrolladores o aquellos que tienen la capacidad de codificar nuevas soluciones o integraciones por su cuenta. También es probable que sea útil para las empresas que necesitan herramientas para la formación o la educación, ya que está diseñado pensando en profesores y estudiantes.

16. Tamaño natural

Lifesize es una solución de videoconferencia creada pensando en la colaboración remota. La solución es conocida por proporcionar reuniones de audio y video HD claras gracias a una red global en la nube y centros de datos seguros. Lifesize también proporciona una integración perfecta con otras herramientas de comunicación. Para que pueda configurar una sala de conferencias con contenido de audio y video de calidad mientras disfruta de la funcionalidad y las características de otras herramientas de programación y colaboración.

Hay un plan gratuito disponible para individuos que incluye hasta 10 participantes y aplicaciones móviles y de escritorio nativas. También hay planes premium disponibles desde $12.50 que ofrecen una plataforma de administración centralizada y reuniones con cientos de usuarios.

17. Cualquier Reunión Intermedia

Intermedia AnyMeeting proporciona plataformas de videoconferencia para empresas de todos los tamaños. Está disponible tanto en computadoras de escritorio como en dispositivos móviles y está diseñado para ser fácil de usar. Los asistentes pueden incluso unirse a reuniones sin descargar software adicional. Pueden hacer clic en un enlace o llamar usando un número de conferencia y un PIN dedicado. Las características incluyen compartir pantalla, audio integrado y transcripciones. Existen soluciones tanto para reuniones en línea como para seminarios web.

Además de las funciones básicas, Intermedia AnyMeeting también se puede integrar con otras soluciones de reuniones de video como Outlook, Slack y Microsoft Teams. También hay funciones profesionales disponibles, que incluyen marcas personalizadas, notas de reuniones y opciones de control remoto. Hay una versión gratuita disponible. Pero el plan profesional cuesta $ 12.99 por usuario por mes. Y puede acceder a una prueba gratuita de 30 días para probar las versiones premium.

18. Reuniones ezTalks

ezTalks Meetings es una herramienta sencilla para videoconferencias y seminarios web. Registrarse es gratis. E incluso puede usar una cuenta existente de Google o Facebook para acceder a la plataforma. Ofrece comunicación por chat, video y audio. E incluso puede configurar salas, compartir archivos y colaborar con una pizarra virtual. La plataforma también le permite configurar diferentes salas para fines específicos. Luego, el anfitrión puede acceder a los controles que limitan la cantidad de usuarios en cada sala y autorizan a los presentadores.

Además de las soluciones de software de videoconferencia reales, la empresa también ofrece una variedad de soluciones de hardware. Estos incluyen cámaras y equipos de audio diseñados para mejorar aún más la calidad de las llamadas de audio y video. La versión gratuita de esta herramienta solo está pensada para reuniones rápidas de diez minutos o menos con dos participantes. Y los planes premium comienzan en $10 por anfitrión mensualmente e incluyen funciones como grabación de llamadas, almacenamiento en línea y reuniones grupales ilimitadas con 100 o más participantes.

19. Hoja estelar

StarLeaf es una plataforma global de colaboración y videoconferencia. Está diseñado como una solución empresarial. Por lo tanto, hay toneladas de opciones de personalización para industrias específicas y necesidades comerciales. La plataforma está disponible tanto para computadoras de escritorio como para dispositivos móviles. Y puede usarlo para grandes conferencias virtuales o pequeñas reuniones semanales. Dado que es una solución de nivel empresarial, la seguridad también es una prioridad importante. Cumple con los principios de seguridad en la nube de HIPAA, ISO/IEC 27001 y NCSC.

Hay una versión gratuita disponible con llamadas individuales ilimitadas y reuniones de hasta 20. Y los planes premium comienzan en $14.99 por anfitrión cada mes. Las características premium incluyen cosas como almacenamiento ilimitado para compartir archivos, un panel de administración central e informes y monitoreo. Incluso hay opciones para integraciones con plataformas comerciales populares y una API para aquellos que desean personalizar aún más la experiencia. E incluso puede invertir en soluciones de hardware diseñadas para salas de conferencias y espacios de todos los tamaños.

20. Join.me

Join.me es una solución de reuniones en línea que ofrece todas las funciones básicas que puede necesitar para realizar videollamadas y sesiones de capacitación. Puede realizar llamadas de video y audio a través de Internet, teléfono o VoIP. Y la plataforma también ofrece compartir pantalla y aplicaciones móviles para que los usuarios puedan participar desde cualquier lugar.

Join.me ahora es parte de la familia GoToMeeting. Muchas de las características ahora están integradas con otras herramientas de la compañía. Pero la herramienta todavía existe por sí sola para ayudar a los usuarios que solo necesitan la funcionalidad básica. Simplemente puede iniciar una reunión en la plataforma y luego compartir un enlace con los miembros del equipo o clientes para que puedan unirse a usted rápidamente. No necesitan descargar un software específico ni comprar ninguna herramienta nueva para asistir a una reunión o presentación, lo que lo hace perfecto para aquellos que solo necesitan una forma rápida de cerrar tratos o expresar un punto.

Videoconferencias y el fin de Adobe Flash

Muchos sitios web y programas han usado Adobe Flash para reproducir videos, juegos y animaciones en el pasado. Sin embargo, la función se cerró a fines de 2020.

En este punto, muchos sistemas de videoconferencia no usan Flash para facilitar su contenido de video. Por lo tanto, el cambio no debería tener un gran impacto en los usuarios cotidianos.

Además, Adobe lanzó su solución de videoconferencia Connect como parte de su transición lejos de Flash. Esta opción no utiliza la tecnología antigua. En su lugar, utiliza su propio cliente HTML para que los participantes se conecten entre sí.

Software de videoconferencia durante la pandemia de coronavirus

El trabajo remoto ya estaba en aumento antes de 2020. Pero la pandemia de COVID-19 ciertamente provocó un aumento importante en los participantes de videoconferencias. De hecho, alrededor del 58 por ciento de los empleados trabajaron de forma remota al menos algunas veces en 2020. Y a aproximadamente dos tercios de esos trabajadores remotos les gustaría seguir haciéndolo en el futuro.

Dado que tantas empresas tuvieron que pasar rápidamente a un modelo de trabajo remoto, necesitaban adaptarse con soluciones de videoconferencia. Estas herramientas de video y audio permitieron a las empresas facilitar la colaboración entre equipos y clientes y mantener cierta sensación de normalidad. Estas herramientas ayudaron a mostrar a algunas empresas lo posible y beneficioso que podría ser un modelo de trabajo remoto, con o sin pandemia. De hecho, el 83 por ciento de los empleadores consideraron exitosa su transición al trabajo remoto. Muchos incluso se dieron cuenta de cuánto dinero podían ahorrar al permitir que los empleados trabajaran de forma remota y disfrutaron de cómo este modelo les permitió atraer talento de todo el mundo.

Entonces, si bien la pandemia de coronavirus provocó una afluencia de usuarios en plataformas como Zoom y Cisco Webex, es probable que muchos de ellos se queden.

¿Por qué su empresa necesita una solución de videoconferencia?

Las empresas pueden utilizar soluciones de videoconferencia para facilitar llamadas y reuniones con personas en otros lugares. Pueden albergar conversaciones entre miembros del equipo en diferentes oficinas o aquellos que viajan o trabajan de forma remota. Algunas empresas incluso pueden descubrir que las soluciones de software de videoconferencia les permiten adoptar modelos de trabajo remoto de forma permanente. Además, las empresas pueden usar llamadas de video y audio para comunicarse con clientes, inversores y otras personas fuera de sus equipos.

¿Qué empresas necesitan una herramienta de videoconferencia?

Casi todas las empresas pueden usar software de videoconferencia de vez en cuando. Sin embargo, es más probable que aquellos con equipos remotos, empleados que viajan y varias oficinas los utilicen para comunicaciones internas. Además, aquellos que trabajan en proyectos basados en clientes pueden utilizarlos para comunicarse fuera de sus equipos.

¿Qué características buscar en el software de videoconferencia?

Las características exactas que prioriza cuando busca el mejor software de videoconferencia realmente dependen de las necesidades específicas de su empresa. Sin embargo, aquí hay algunos que son relevantes para muchas empresas:

Número de participantes: cada software de videoconferencia tiene un límite diferente para la cantidad de personas permitidas en una llamada. Si solo está utilizando videoconferencias para su pequeño equipo, solo necesita un pequeño límite. Si planea comunicarse con grupos más grandes, asegúrese de que su elección de software se adapte.
Chat: las soluciones de videoconferencia a menudo forman parte de una plataforma de comunicación más grande. Y esto agrega funcionalidad adicional para muchos equipos. Puede chatear rápidamente con alguien para asegurarse de que esté listo para participar en una llamada o compartir notas después en formato escrito.
Pantalla compartida: las videoconferencias a menudo requieren algún tipo de demostración. La capacidad de compartir su pantalla permite que otros participantes vean claramente lo que está haciendo.
Funciones de presentación: también hay funciones de presentación más avanzadas, como diapositivas, disponibles en algunos servicios de videoconferencia. Es probable que estos sean especialmente relevantes si su empresa planea organizar capacitaciones o reunirse con clientes a través de video.
Integración de VoIP : cada vez más empresas utilizan soluciones de VoIP para albergar llamadas de voz. Mantener su software de videoconferencia y servicio de llamadas de voz bajo un mismo paraguas puede ayudarlo a simplificar las cosas.
Grabación: si planea compartir alguna de sus videoconferencias después de que se complete la llamada, busque un software que ofrezca grabación. Esto es especialmente relevante si planea utilizar las conferencias para capacitaciones o seminarios web que pueden ofrecer un valor repetible.
Notas y transcripciones: si desea compartir lo más destacado de las reuniones posteriores, una función de transcripción puede ayudarlo a compartir la información con aquellos que no pudieron asistir. Algunas herramientas también ofrecen una función de notas que resalta solo algunos puntos importantes para que no tenga que revisar todo.
Marca: para las empresas que utilizan herramientas de videoconferencia para comunicarse con clientes o clientes potenciales, la marca puede ser útil. Algunos servicios de videoconferencia le permiten integrar su logotipo, combinación de colores y otros elementos en la interfaz. Esto simplemente proporciona una apariencia más profesional.
Seguimiento del orador: en las videollamadas con varios participantes, a veces puede ser difícil hacer un seguimiento de quién está hablando y cuándo. El seguimiento del orador hace esto automáticamente. Por lo general, resalta al usuario o pone su imagen más grande en la pantalla.
Aplicaciones móviles: algunas soluciones solo están disponibles en línea o en aplicaciones de escritorio. Si bien estos pueden funcionar para aquellos que solo se comunican mediante computadoras, no son ideales para una fuerza de trabajo móvil. Para aquellos con equipos que viajan o que pueden necesitar comunicarse con clientes móviles, busque herramientas que ofrezcan iOS, Android u otras aplicaciones móviles.
Vídeo HD: la calidad del vídeo es uno de los elementos más importantes a la hora de elegir entre servicios de videoconferencia. No desea que su empresa se vea poco profesional con videos granulados o que se quede atrás esperando que se carguen las pantallas. Muchos servicios ofrecen video HD. Pero la calidad real puede variar. Por lo tanto, puede valer la pena probar algunas opciones para ver cuáles satisfacen sus necesidades de calidad.

¿Cuál es el mejor software de videoconferencia gratuito?

El mejor software de videoconferencia puede variar según sus necesidades específicas. Sin embargo, algunos de los más populares incluyen Zoom, Skype y Google Meet, que es gratuito con una membresía de G-Suite. Todas estas opciones proporcionan funciones básicas de comunicación y videollamadas. Y su gran popularidad los convierte en una opción fácil para comunicarse con usuarios fuera de su organización.

Imagen: Depositphotos