El secreto de las operaciones de almacén ajustadas

Las operaciones de almacén ajustadas deben ser un objetivo clave para cualquier negocio en el clima actual.

Recientemente escribimos un blog sobre cómo la manufactura esbelta y las prácticas asociadas pueden ayudarlo a mejorar su producto o servicio de manera espectacular; lo mismo se aplica a su almacén y logística, y se aplican muchos de los mismos principios.

Continuando con la semana pasada, hoy hablaremos sobre la estrategia 5S para establecer operaciones de almacén ajustadas.

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¿Qué es el almacenamiento ajustado?

El concepto de "esbelto" fue desarrollado por el fabricante de automóviles japonés Toyota en la década de 1930 como una forma de optimizar sus procesos de fabricación. Desde entonces, ha sido adoptado como modelo para operaciones eficientes en todo el mundo.

Su objetivo es eliminar los residuos sin afectar la productividad. Los 7 “desperdicios” descritos son los siguientes:

• Inventario: productos excesivos y con exceso de existencias
• Esperando: Costos laborales por falta de productividad
• Defectos: productos que necesitan volver a trabajar o desechar
• Sobreproducción: producir más de lo que demanda el mercado
• Movimiento: movimiento innecesario de empleados o equipos
• Transporte: Movimiento de materiales y producto
• Sobreprocesamiento: hacer trabajo adicional que no aporta ningún valor

Si bien originalmente estaba destinado a la fabricación, la eliminación de estos desechos se ha aplicado constantemente a la gestión de almacenes para optimizar las operaciones durante décadas.

Desglosando los principios Lean en el almacenamiento

¿Por qué necesito una gestión de almacén ajustada?

La respuesta corta es que ahorra dinero y mejora la productividad.

Los gerentes de almacén tienen que lidiar con estos desperdicios todos los días, por lo que usar el método Lean para eliminarlos y mantener sus procesos de trabajo ajustados es crucial para asegurarse de que está aprovechando al máximo lo que tiene.

Ahora, normalmente, cuando hablamos de mejorar las operaciones, observamos cómo las soluciones digitales pueden mejorar las funciones, como un ERP, por ejemplo.

Sin embargo, lo notable de las operaciones de almacén es que muchos de los obstáculos son completamente no digitales. En otras palabras, las operaciones de una organización pueden volverse cada vez más improductivas simplemente a través de una acumulación de procesos menores que no están a la altura.

Aquí es donde una mentalidad lean puede hacer grandes avances; adoptando una serie de cambios que cambiarán el enfoque de cómo se organiza el almacén y luego manteniendo esos cambios para el futuro.

Principios básicos para el almacenamiento ajustado

Las empresas implementan esta metodología rápida de gestión de almacenes para mejorar su eficiencia, mejorar sus métodos organizativos y estandarizar sus procesos.

Hay cinco aspectos del sistema 5S: ordenar, poner en orden, brillar, estandarizar y mantener.

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Ordene sus ideas de Lean Warehouse

El primer paso es ordenar su almacén, identificando lo que necesita y lo que no.

Qué hacer:

Elimine el desorden y despeje los espacios que tienen elementos innecesarios. Preste mucha atención a los equipos y materiales que se encuentran en un área determinada y pregúntese si es necesario que estén allí.

Es posible que algunos elementos deban colocarse en otra área donde se adapten mejor, algunos eliminarse por completo.

Si no puede identificar un artículo o dónde debe ir, etiquételo para que otros puedan hacerlo.

Si no lo reclama, véndalo, recíclelo o deséchelo, a menos que esté seguro de que sus operaciones definitivamente lo necesitan, en cuyo caso, guárdelo para usarlo más tarde.

Establecer ideas en orden

Establecer en orden se traduce efectivamente como la optimización de su configuración física; en otras palabras, permite el uso más eficiente del movimiento alrededor del edificio.

Qué hacer:

El objetivo de este paso es organizar su almacén. Cree un mapa de piso para determinar dónde se deben guardar los materiales y equipos y diseñe un flujo de tráfico peatonal y de maquinaria para mejorar la eficiencia.

Coloque los artículos y equipos de uso frecuente en áreas de fácil acceso e instrucciones para reducir el tiempo de recuperación para los empleados.

Esta comunicación con los trabajadores a través de etiquetas y letreros es vital para que todo funcione sin problemas; lo último que desea hacer es reorganizar todo el piso del almacén y no dejar que los trabajadores sepan dónde está algo.

Esto también facilita que los nuevos empleados entiendan cómo realizar su trabajo en el almacén.

En un almacén de cumplimiento, caminar es “el enemigo de la recolección eficiente de pedidos. De hecho, puede representar hasta el 50 % del proceso de selección y hasta la mitad del costo de mano de obra de almacenamiento. Sin el proceso de preparación de pedidos asistido por el sistema adecuado, está pagando a los recolectores de pedidos para que caminen, no para que recojan”.

Mantenga su almacén Lean organizado

Es importante asegurarse de que su almacén esté organizado y limpio para establecer principios efectivos de almacenamiento eficiente. Básicamente, esto se reduce a asegurarse de mantener ordenado su almacén, pero es mucho más que simplemente sacar un trapeador y un balde u organizar las estanterías.

Qué hacer:

La ventaja clave de mantener limpio su almacén es que le brinda la oportunidad de realizar un mantenimiento preventivo de manera efectiva, especialmente si los trabajadores toman posesión de sus propias áreas.

Podrán identificar elementos faltantes, elementos extraviados y problemas con la maquinaria que de otro modo pasarían desapercibidos; ayudándole a reconocer un pequeño problema antes de que cause un problema mucho mayor.

Estandarice las prácticas de almacenamiento esbelto

Las normas en el lugar de trabajo son importantes; los estándares en un almacén son aún más importantes cuando intenta maximizar la productividad.

El 62 % de los encuestados informó que el error humano de la gestión manual de procesos es la principal causa raíz de los problemas de cumplimiento de inventario.

Qué hacer:

Todos los procesos deben estar estandarizados y los empleados deben tener una comprensión muy clara de lo que se espera que hagan y tener a su disposición los materiales que les permitan completar las tareas.

Por lo general, se realizan a través de listas de verificación y mejores prácticas y procedimientos que se hacen visibles y accesibles para el personal. Al hacerlo, también introduce la rendición de cuentas adecuada para que el personal sepa lo que se espera de ellos y comprenda los medios para hacerlo.

Nadie se queda preguntándose qué se supone que debe hacer o adivinando cómo realizar su trabajo.

Estos estándares deben ser fáciles de entender y de fácil acceso, ya sea un póster o un documento en línea. Para los nuevos empleados, use manuales de capacitación para que se pongan al día lo más rápido posible.

Una vez que haya establecido un conjunto de procedimientos estandarizados, puede incluso adoptar soluciones de automatización, como ya lo han hecho muchas otras empresas.

Introducir soluciones Lean sostenibles

Cuando hablamos de mejorar los procesos comerciales con nuestros clientes, se pone un gran énfasis en el desarrollo continuo; nunca se trata de soluciones únicas.

En la metodología japonesa original, se traduce directamente como "disciplina", lo que significa que una vez que haya establecido sus nuevas reglas y prácticas, debe mantener su disciplina para defenderlas y mejorarlas continuamente.

Actualmente, más de 3 de cada 10 almacenes y centros de distribución utilizan o consideran la robótica.

Qué hacer:

En esencia, significa que todos los principios, desde los pasos uno hasta cinco, de las operaciones de almacén eficientes deben aplicarse de manera consistente.

Por ejemplo, si con el tiempo el plan de piso para la eficiencia del movimiento no funciona según lo previsto, vuelva a revisarlo. Si hay una acumulación de equipos en un área, vuelva a aplicar el primer paso.

Para lograr esto, asegúrese de que los gerentes estén comprometidos con los cinco pasos; sin su dirección, es posible que tenga dificultades para mantener las prácticas y su eficiencia mejorada.

La línea de fondo

• El concepto "esbelto" es una metodología probada que se originó con la fabricación pero que se puede aplicar a muchas operaciones comerciales, incluido el almacén.
• Las operaciones de almacén ajustadas son un aspecto fundamental para mejorar la productividad y la eficiencia dentro de una organización.
• Crear un plan lean para su almacén y apegarse a él es importante para mantener las mejoras que ha realizado en sus procesos.

Las operaciones de almacén ajustadas son esenciales, pero las mejoras de eficiencia no solo terminan con la implementación de prácticas eficaces de almacenamiento ajustado. Las soluciones tecnológicas, como los ERP, usan sus datos para brindarle análisis de las operaciones de su almacén con precisión milimétrica.

Mediante el uso de análisis, puede reducir el exceso de existencias, evaluar las tendencias históricas en su inventario, ver la productividad de los empleados y obtener predicciones que lo ayuden a prepararse para las fluctuaciones del mercado de las que de otro modo no habría sido consciente.

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