Rahasia Operasi Gudang yang Lean

Operasi gudang yang ramping harus menjadi tujuan utama untuk bisnis apa pun dalam iklim saat ini.

Kami baru-baru ini menulis blog tentang bagaimana lean manufacturing dan praktik terkait dapat membantu Anda meningkatkan produk atau layanan Anda secara dramatis—hal yang sama juga berlaku untuk gudang dan logistik Anda, dan banyak prinsip yang sama berlaku.

Melanjutkan dari minggu lalu, hari ini kita akan berbicara tentang strategi 5S untuk membangun operasi gudang lean.

Terkait: Memahami Otomasi Gudang

Apa itu Pergudangan Lean?

Konsep "lean" dikembangkan oleh pabrikan mobil Jepang Toyota pada tahun 1930-an sebagai cara untuk merampingkan proses manufaktur mereka. Sejak itu telah diadopsi sebagai model untuk operasi yang efisien di seluruh dunia.

Ini bertujuan untuk menghilangkan pemborosan tanpa mempengaruhi produktivitas. Adapun 7 “limbah” yang diuraikan adalah sebagai berikut:

• Persediaan: Produk yang terlalu banyak dan terlalu banyak menimbun
• Menunggu: Biaya tenaga kerja karena kurangnya produktivitas
• Cacat: Produk yang perlu dikerjakan ulang atau dibuang
• Overproduction: Memproduksi lebih dari permintaan pasar
• Gerakan: Pergerakan karyawan atau peralatan yang tidak perlu
• Transportasi: Pergerakan material dan produk
• Pemrosesan berlebihan: Melakukan pekerjaan tambahan yang tidak menghasilkan nilai

Meskipun awalnya ditujukan untuk manufaktur, pembuangan limbah ini telah diterapkan secara konsisten pada manajemen gudang untuk merampingkan operasi selama beberapa dekade.

Meruntuhkan Prinsip Lean dalam Pergudangan

Mengapa Saya Membutuhkan Manajemen Gudang Lean?

Jawaban singkatnya adalah menghemat uang dan meningkatkan produktivitas.

Manajer gudang harus menangani pemborosan ini setiap hari, jadi menggunakan metode lean untuk menghilangkannya dan menjaga proses kerja Anda tetap ketat sangat penting untuk memastikan Anda mendapatkan hasil maksimal dari apa yang Anda miliki.

Sekarang, biasanya ketika kita berbicara tentang meningkatkan operasi, kita akan melihat bagaimana solusi digital dapat meningkatkan fungsi, seperti ERP misalnya.

Apa yang penting tentang operasi gudang, bagaimanapun, adalah bahwa banyak dari hambatan yang sepenuhnya non-digital. Dengan kata lain, operasi organisasi dapat tumbuh semakin tidak produktif hanya melalui penumpukan proses kecil yang tidak memenuhi standar.

Di sinilah pola pikir ramping dapat membuat langkah besar; dengan mengadopsi sejumlah perubahan yang akan mengubah pendekatan bagaimana gudang diatur, dan kemudian mempertahankan perubahan tersebut untuk masa depan.

Prinsip Inti untuk Pergudangan Lean

Metodologi manajemen gudang lean cepat ini diterapkan oleh bisnis untuk meningkatkan efisiensi mereka, meningkatkan metode organisasi mereka, dan menstandardisasi proses mereka.

Ada lima aspek dari sistem 5S: Sort, Set in Order, Shine, Standardize, dan Sustain.

Terkait: Optimalisasi Proses Cerdas untuk Manufaktur, Distribusi, dan Logistik

Urutkan Ide Gudang Lean Anda

Langkah pertama adalah menyortir gudang Anda—mengidentifikasi apa yang Anda butuhkan dan apa yang tidak.

Apa yang harus dilakukan:

Hilangkan kekacauan dan bersihkan ruang yang memiliki barang-barang yang tidak perlu. Perhatikan baik-baik peralatan dan bahan apa saja yang ada di area tertentu, dan tanyakan pada diri Anda sendiri apakah mereka perlu berada di sana.

Beberapa item mungkin perlu diletakkan di area lain yang lebih cocok, beberapa dihapus seluruhnya.

Jika Anda tidak dapat mengidentifikasi item atau ke mana harus pergi, beri tag agar orang lain dapat mengetahuinya.

Jika tidak diklaim, jual, daur ulang, atau buang, kecuali Anda yakin bahwa operasi Anda benar-benar membutuhkannya, dalam hal ini, simpan untuk digunakan nanti.

Atur Ide dalam Urutan

Set in Order secara efektif diterjemahkan sebagai merampingkan pengaturan fisik Anda—dengan kata lain, memungkinkan penggunaan gerakan yang paling efisien di sekitar gedung.

Apa yang harus dilakukan:

Tujuan dari langkah ini adalah untuk mengatur gudang Anda. Buat peta lantai untuk menentukan di mana bahan dan peralatan harus disimpan dan rancang arus lalu lintas kaki dan mesin untuk meningkatkan efisiensi.

Letakkan barang dan peralatan yang sering digunakan di area yang mudah diakses, dan instruksi untuk mengurangi waktu pengambilan bagi karyawan.

Komunikasi dengan pekerja melalui pelabelan dan tanda sangat penting untuk membuat semuanya berjalan lancar—hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah mengatur ulang seluruh lantai gudang Anda dan tidak memberi tahu pekerja di mana ada sesuatu.

Hal ini juga memudahkan karyawan baru untuk memahami bagaimana melakukan pekerjaan mereka di gudang.

Di gudang pemenuhan, berjalan adalah “musuh pengambilan pesanan yang efisien. Faktanya, ini dapat mencakup hingga 50% dari proses pengambilan – dan hingga setengah dari biaya tenaga kerja pergudangan Anda. Tanpa proses pengambilan berbantuan sistem yang tepat, Anda membayar pemetik pesanan untuk berjalan, bukan untuk memilih.”

Jaga Gudang Lean Anda Terorganisir

Penting untuk memastikan gudang Anda tertata dan bersih untuk menetapkan prinsip-prinsip lean warehouse yang efektif. Ini pada dasarnya turun untuk memastikan Anda menjaga gudang Anda tetap rapi, tetapi ini lebih dari sekadar mengeluarkan pel dan ember atau mengatur rak.

Apa yang harus dilakukan:

Keuntungan utama menjaga kebersihan gudang Anda adalah memberi Anda kesempatan untuk melakukan pemeliharaan preventif secara efektif, terutama jika pekerja mengambil alih area mereka sendiri.

Mereka akan dapat mengidentifikasi barang-barang yang hilang, barang-barang yang salah tempat, dan masalah-masalah dengan mesin yang biasanya tidak diperhatikan; membantu Anda mengenali masalah kecil sebelum menyebabkan masalah yang jauh lebih besar.

Standarisasi Praktik Lean Warehouse

Standar di tempat kerja itu penting; standar di gudang bahkan lebih penting ketika Anda mencoba memaksimalkan produktivitas.

62% responden melaporkan kesalahan manusia dari manajemen proses manual sebagai akar penyebab #1 dari masalah pemenuhan persediaan.

Apa yang harus dilakukan:

Semua proses harus distandarisasi, dan karyawan harus memiliki pemahaman yang sangat jelas tentang apa yang diharapkan untuk mereka lakukan dan memiliki bahan yang tersedia untuk mereka yang memungkinkan penyelesaian tugas.

Ini biasanya dilakukan melalui daftar periksa dan praktik terbaik serta prosedur yang dibuat terlihat dan dapat diakses oleh staf. Dengan melakukan itu, Anda juga memperkenalkan akuntabilitas yang tepat sehingga staf mengetahui apa yang diharapkan dari mereka dan memahami cara untuk melakukannya.

Tidak ada yang bertanya-tanya apa yang harus mereka lakukan atau dibiarkan menebak-nebak bagaimana melakukan pekerjaan mereka.

Standar-standar ini harus mudah dipahami dan mudah diakses, baik itu poster atau dokumen online. Untuk karyawan baru, gunakan manual pelatihan untuk mempercepat mereka secepat mungkin.

Setelah Anda menetapkan serangkaian prosedur standar, Anda bahkan dapat mengadopsi solusi otomatisasi, seperti yang telah dilakukan banyak bisnis lain.

Memperkenalkan Solusi Lean Berkelanjutan

Ketika kita berbicara tentang meningkatkan proses bisnis dengan pelanggan kita, penekanan besar ditempatkan pada pengembangan yang berkelanjutan—ini tidak pernah menjadi kasus solusi satu-dan-selesai.

Dalam metodologi asli Jepang, itu langsung diterjemahkan sebagai "disiplin", yang berarti bahwa setelah Anda menetapkan aturan dan praktik baru Anda, Anda harus mempertahankan disiplin Anda dalam menegakkannya dan terus meningkatkannya.

Lebih dari 3 dari 10 gudang dan pusat distribusi saat ini menggunakan atau mempertimbangkan robotika.

Apa yang harus dilakukan:

Intinya, ini berarti bahwa setiap prinsip—dari langkah satu hingga lima—operasi lean warehouse harus diterapkan secara konsisten.

Misalnya, jika seiring waktu denah lantai untuk efisiensi gerakan tidak berfungsi sebagaimana mestinya, maka kunjungi kembali. Jika terjadi penumpukan equipment di suatu area, terapkan kembali langkah pertama.

Untuk mencapai hal ini, pastikan bahwa para manajer berkomitmen pada lima langkah; tanpa arahan mereka, Anda mungkin kesulitan untuk menegakkan praktik—dan peningkatan efisiensi Anda.

Garis bawah

• Konsep "lean" adalah metodologi yang telah dicoba dan diuji yang berasal dari manufaktur tetapi dapat diterapkan ke banyak operasi bisnis, termasuk gudang.
• Operasi gudang yang ramping adalah aspek mendasar untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam suatu organisasi.
• Membuat rencana lean untuk gudang Anda dan menaatinya penting untuk mempertahankan peningkatan yang telah Anda buat pada proses Anda.

Operasi lean warehouse sangat penting, tetapi peningkatan efisiensi tidak hanya berakhir dengan penerapan praktik lean warehouse yang efektif. Solusi teknologi, seperti ERP, menggunakan data Anda untuk memberikan analisis operasi gudang Anda dengan akurasi yang tepat.

Dengan menggunakan analitik, Anda dapat mengurangi kelebihan stok, menilai tren historis dalam inventaris Anda, melihat produktivitas karyawan, dan mendapatkan prediksi untuk membantu Anda bersiap menghadapi fluktuasi pasar yang mungkin tidak Anda sadari sebelumnya.

Untuk informasi lebih lanjut tentang bagaimana solusi teknologi dapat membantu UKM Anda, unduh e-book gratis kami, "Melacak Transformasi Digital Anda dengan Cepat", yang menampilkan seluruh bab tentang Manajemen Sumber Daya Perusahaan, yang membantu meningkatkan efisiensi rantai pasokan Anda dan proses gudang lainnya.