Hilfe gesucht: So verwalten Sie die Interviewanfrage eines Kandidaten

Wenn sich Kandidaten zum ersten Mal auf eine Stelle bewerben und in den Einstellungspool aufgenommen werden, prüfen Manager die Bewerbungen und entscheiden, wen sie treffen möchten. Dieser Prozess kann Tage, Wochen oder Monate andauern. Während dieser Zeit werden Kandidaten, die qualifiziert erscheinen, in der Regel mit einer Interviewanfrage kontaktiert.

Der erste Eindruck ist alles. Es ist wichtig, Ihren Interessenten einen klaren, organisierten Einstellungsprozess zu ermöglichen. Dies fördert eine positive, reibungslose Erfahrung für sie und kann ihre Chancen verbessern, während Ihres Vorstellungsgesprächs gute Leistungen zu erbringen.

Um Ihnen bei der Vorbereitung zu helfen, haben wir in diesem Artikel einige Vorlagen und Leitsätze für Sie zusammengestellt. Diese versorgen Sie mit allem, was Sie brauchen. Sie lernen, wie Sie eine Interviewanfrage senden, damit sie sich von den gewöhnlichen E-Mails abhebt, die sie jeden Tag erhalten.

Die Grundlagen einer Interviewanfrage

Beginnen wir mit den Grundlagen einer Interviewanfrage. Bei der Formulierung Ihrer Botschaft an den Kandidaten gibt es einige Kernqualifikationen, die Sie erfüllen sollten. Wir werden in Kürze auf jeden dieser Schritte detaillierter eingehen. Hier ein kurzer Überblick:

• Schreiben Sie eine verlockende E-Mail-Betreffzeile für den Kandidaten
• Schaffe einen freundlichen und einladenden Ton
• Gratulieren Sie ihnen dazu, dass sie ausgewählt wurden, um in Ihrem Interviewprozess voranzukommen
• Geben Sie Details darüber an, was als Nächstes für den Kandidaten ansteht, und legen Sie Erwartungen an das Vorstellungsgespräch fest
• Klären Sie alle wichtigen Details darüber, wie Ihr Unternehmen im Allgemeinen arbeitet
• Teilen Sie einen Planungslink, um die Registrierung des Kandidaten für das Vorstellungsgespräch zu automatisieren

Es ist wichtig, dass Kandidaten das Gefühl haben, einen professionellen, gut durchdachten Einstellungsprozess zu durchlaufen, der sie zum Erfolg führt. Das Einrichten einer soliden Vorlage kann Ihnen helfen, Tippfehler zu vermeiden und konsistent zu sein. Wenn Sie mit einem freundlichen Ton führen, Zukunftserwartungen formulieren und einen Link zur Planung bereitstellen, haben die Kandidaten das Gefühl, dass sie einen klaren Weg nach vorne haben.

Schaffe einen freundlichen und einladenden Ton

Wenn Sie mit der Erstellung einer Vorlage für Vorstellungsgespräche beginnen, ist es wichtig, die Freundlichkeit im Auge zu behalten. Die Jobsuche kann für Bewerber einschüchternd wirken. Stellen Sie diese Emotion also auf den Kopf und schreiben Sie eine E-Mail, die sich warm und einladend anfühlt.

Recruiter und Hiring Manager vermitteln die Beziehung zwischen Unternehmen und zukünftigen Mitarbeitern. Als Vermittler zwischen den beiden Parteien besteht Ihre Aufgabe darin, neue Beziehungen zu ermöglichen und Reibungsverluste während des Einstellungsprozesses zu minimieren. Deshalb ist es so wichtig, bei diesen E-Mail-Vorlagen auf einen freundlichen Ton zu achten. Wenn sich der Bewerber von Ihnen gefördert fühlt, ist es wahrscheinlicher, dass er sich von seiner besten Seite zeigt.

Scheuen Sie sich nicht, Ihre Botschaft mit einem Emoji oder Emoticon aufzulockern. Bleiben Sie natürlich professionell, aber denken Sie immer daran, dass eine optimistische Botschaft das Beste in den Menschen zum Vorschein bringt.

Gratulieren Sie ihnen in Ihrer E-Mail-Einladung

Eine herzliche Begrüßung am Anfang Ihrer E-Mail ist immer angebracht. Wenn Sie diese Anrede mit ein paar aufmunternden Worten ergänzen können, ist das noch besser. Wir empfehlen, am Anfang Ihrer E-Mail-Vorlage ein bis zwei Sätze hinzuzufügen, die ihnen zum Fortschritt im Einstellungsverfahren gratulieren.

Wenn Sie den Kandidaten wirklich begeistern möchten, fügen Sie eine kurze Erklärung bei, warum Sie glauben, dass er gut zum potenziellen Arbeitgeber passt. Diese Technik ähnelt dem, was ein Interessent in seinem Anschreiben tun könnte, um den Arbeitgeber wissen zu lassen, dass er sich im Voraus über sein Unternehmen informiert hat. Indem Sie die Stärken des Bewerbers in Bezug auf die Stellenbeschreibung hervorheben, stärken Sie sein Vertrauen in seine Fähigkeit, ein Vorstellungsgespräch zu führen. Dies erhöht die Chancen, dass sie Maßnahmen ergreifen und ein Vorstellungsgespräch mit Ihnen vereinbaren.

Geben Sie zusätzliche Informationen zur Bewerbung an

Nachdem Sie Arbeitssuchende mit einigen aufmunternden Worten aufgewärmt haben, ist es an der Zeit, ihnen zusätzliche Informationen zum Planungsprozess für Vorstellungsgespräche zu geben. Sie sollten sicherstellen, dass die Unternehmensrichtlinien und -verfahren klar umrissen sind. Wenn es also zum Beispiel Anforderungen gibt, die noch nicht kommuniziert wurden, wäre dies der richtige Ort, um sie hinzuzufügen.

Hier sind einige Beispiele für zusätzliche Informationen, die sie möglicherweise wissen müssen:

• Wiederholen Sie den Firmennamen, die Stellenbezeichnung und die Stellenbeschreibung
• Erwartungen an den Kandidaten, sollte der Arbeitgeber ein Stellenangebot machen
• Optional können einige Fragen vor dem Vorstellungsgespräch aufgenommen werden
• Wird dies eine Webkonferenz oder ein Telefoninterview sein?
• Wenn es sich um einen Anruf handelt, geben Sie eine Telefonnummer an oder nehmen Sie ihre ab?

Teilen Sie einen Link zur Planung eines Vorstellungsgesprächs

Jetzt kommt der Moment in Ihrer Interviewanfrage, in dem Sie den Kandidaten wirklich begeistern können (und sich als Personalchef oder Personalvermittler viel Zeit sparen). Mit einem Link zur Planung von Vorstellungsgesprächen können Sie einen einfachen Handlungsaufruf wie „Klicken Sie hier, um einen Termin für Ihr Vorstellungsgespräch zu buchen“ stellen. Alles, was Sie tun müssen, ist diesen Ankertext hervorzuheben und einen Link zu einer speziellen Planungsseite hinzuzufügen.

Einige von Ihnen sind möglicherweise nicht mit Planungslinks und ihrer Funktionsweise vertraut. Nehmen wir uns also einen Moment Zeit, um das Konzept zu überprüfen.

Wenn Sie Kandidaten einen Planungslink senden, können sie ein Datum und eine Uhrzeit auswählen, die für sie geeignet sind. Planungsseiten enthalten ein Aufnahmeformular, damit Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen von ihnen sammeln können. Anstatt beispielsweise nach ihrer Telefonnummer zu fragen, kann die Anrufplanungsseite diese Daten während des Schritts des Aufnahmeformulars erfassen. Auf diese Weise sichern Sie die kritischen Informationen und verbinden sie mit ihren Buchungsdaten. Wenn es an der Zeit ist, sich mit ihnen zu treffen, stehen alle Kandidateninformationen an einem Ort zur Verfügung, damit Ihr Personalchef sie überprüfen kann.

Hier sind nur einige Vorteile, die Sie von der Einrichtung eines Online-Planungstools erwarten können.

• Lassen Sie den Kandidaten ein Interviewdatum und eine Interviewzeit auswählen, die für Ihr Team geeignet sind
• Verhindern Sie Terminkonflikte
• Automatisieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen wie die Bestätigungs-E-Mail für das Vorstellungsgespräch
• Leiten Sie Vorstellungsgespräche mit Kandidaten über einen Personalpool in der Personalabteilung weiter
• Vermeiden Sie es, über E-Mail-Antworten und Voicemails hin und her zu gehen und zu versuchen, eine gute Zeit zu finden

Alternativ können Sie jederzeit ein Datum und ein paar Zeiten vorschlagen, die funktionieren könnten. Es besteht jedoch die Gefahr, dass sie sich in einer anderen Zeitzone befinden und verwirrt werden könnten. Wenn sie mit der Zeit einverstanden sind, müssen Sie hoffen, dass sie sich ihren Kalender markieren und das Zeigen nicht vergessen. Subtile Missverständnisse wie diese sind genau der Grund, warum wir empfehlen, den Prozess zu automatisieren.

Wir haben spezifische Anweisungen zusammengestellt, wie Sie Planungslinks generieren und mit Ihren Kandidaten teilen können. Sie können den kostenlosen Plan von Appointlet nutzen, um Einstellungs- und Vorstellungsgespräche ohne Kosten für Ihr Unternehmen zu optimieren.

Beispiel-E-Mail-Vorlage für eine Interviewanfrage

Nachdem wir nun die Kernelemente überprüft haben, die beim Verfassen Ihrer E-Mail mit der Bewerbung um ein Vorstellungsgespräch zu berücksichtigen sind, finden Sie hier eine Beispiel-E-Mail, die ein Personalvermittler schreiben könnte. Sie können sie mit ihrem vollständigen Namen oder mit einer förmlichen Anrede ansprechen. Wir haben die Richtlinien in diesem Artikel befolgt, um die Konzepte mit etwas Greifbarerem zu verbinden.

Sehr geehrter Herr Jackson, vielen Dank, dass Sie sich diese Woche über LinkedIn an uns gewandt haben. Wir haben Ihre Bewerbung für die Stelle bei erhalten und würden diese Möglichkeit gerne weiter mit Ihnen besprechen.

Ihrem Lebenslauf zufolge haben Sie bereits einige Jahre Erfahrung in dieser Funktion. Das ist wirklich toll zu sehen. Wenn Sie nächste Woche Zeit haben, um die Position im Detail zu besprechen, vereinbaren wir gerne einen Termin mit Ihnen!

Wir treffen uns in der Regel entweder per Telefon oder Webkonferenz, je nach Ihren Vorlieben. Das Erstgespräch dauert etwa 30 Minuten und gibt uns die Möglichkeit, uns kennenzulernen. Wenn das gut geht, durchlaufen Sie auch eine technische und Team-Interview-Phase.

möchte diese Position innerhalb von 60 Tagen besetzen. Wenn Sie sich also entscheiden, mit diesem Verfahren fortzufahren, bitten wir Sie, in diesem Zeitrahmen verfügbar zu sein.

Bei Telefonanrufen erfassen wir Ihre Nummer auf dem Aufnahmeformular. Wenn Sie einen Skype- oder Zoom-Anruf bei uns buchen, finden Sie in Ihrer Bestätigungs-E-Mail für das Vorstellungsgespräch einen Link „Meeting beitreten“. Wenn das gut klingt, können Sie hier einen Termin bei uns buchen.

Wir freuen uns darauf, bald mit Ihnen zu sprechen!

Mit freundlichen Grüßen,

< Name des einstellenden Vorgesetzten/Rekrutierers >

Planen von Follow-ups nach der ersten Interviewanfrage

Sobald Sie die erste Vorstellungsgesprächsanfrage verschickt haben, können Sie davon ausgehen, dass die Kandidaten damit beginnen, Termine für Treffen zu registrieren. Interviews zu moderieren ist eine weitere Fähigkeit, die den Rahmen dieses Artikels sprengen würde. Als Recruiter oder Hiring Manager sollten Sie bereits für die Vorstellungsgespräche selbst in Best Practices geschult sein. Möglicherweise können wir Ihnen hier jedoch mit einigen abschließenden Überlegungen zur Nachverfolgung von Kandidaten nach dem ersten Gespräch behilflich sein.

Da Sie bereits über eine automatisierte Planungslösung verfügen, empfehlen wir, für jeden Schritt des Interviewprozesses spezielle Planungsseiten zu erstellen. Wenn Sie beispielsweise eine zweite Phase für ein technisches Vorstellungsgespräch haben, ist es hilfreich, dafür eine separate Meeting-Typ-Vorlage zu erstellen. Ort, Dauer und Gastgeber des Meetings können sich ändern. Die Einrichtung separater Links ist also eine großartige Möglichkeit, um während des gesamten Onboarding-Prozesses der Personalabteilung ein Gefühl der Kontinuität zu bewahren.

Wenn es an der Zeit ist, ein Stellenangebot zu machen, können Sie auch einen bestimmten Meeting-Link für dieses Gespräch erstellen. Dieser Moment wird den Abschluss ihrer ersten großen Phase bei der Einarbeitung von Mitarbeitern darstellen.

Es gibt noch andere Dinge, die Sie neben den ersten Vorstellungsgesprächen tun können, um eine Beziehung aufzubauen und das Vertrauen Ihrer neuen Mitarbeiter zu stärken. Beispielsweise veröffentlichen einige Unternehmen Ankündigungen von Neueinstellungen auf ihren Social-Media-Konten. Wenn Ihre Website über eine Teams-Seite verfügt, können Sie eine kurze Byline über den neuen Mitarbeiter sammeln und ein Foto von ihm posten.

Indem Sie die Extrameile gehen, damit sich Ihre Mitarbeiter in den frühesten Phasen ihres Bewerbungsprozesses wie zu Hause fühlen, geben Sie den Ton für langfristigen Erfolg an.