10 أخطاء شائعة يصنعها الصرافون

يلعب الصرافون دورًا مهمًا في عملية عملك حيث يتعاملون مع معظم المعاملات النقدية. فهم لا يتعاملون مع الأموال النقدية الخاصة بشركتك فحسب ، بل يمكنهم أيضًا التأثير على الاحتفاظ بالعملاء ومنع الاحتيال. في هذه المقالة ، سنسلط الضوء على بعض الأخطاء الشائعة التي يرتكبها الصرافون وكيفية البحث عنها.

10 أخطاء شائعة يرتكبها الصرافون وكيف يمكن للموظفين تجنبها

غالبًا ما يُطلب من الصرافين التعامل مع النقد بسرعة مع التأكد من دقة المعاملات. هذا يجعل مهمتهم صعبة إلى حد ما حيث يمكن أن تؤدي هذه الأنواع من أخطاء الأعمال الصغيرة إلى خسائر وتؤثر سلبًا على الكفاءة في مكان العمل. بينما يمكن لأمين الصندوق المدرب جيدًا أن يقدم درجًا نقديًا متوازنًا وخطوطًا أقصر في ممر الخروج والأهم من ذلك العملاء الراضين.

1. تحويل سجلات النقد في منتصف الوردية

غالبًا ما يرتكب الصرافون خطأ شائعًا وهو التبديل من سجل نقدي إلى آخر في منتصف نوبة العمل. قد يكون التغيير ضروريًا لتلبية احتياجات العملاء ، ولكنه قد يؤدي إلى صعوبة في تتبع التدفق النقدي وزيادة التعرض للسرقة ما لم يكن هناك إجراء لتسجيل الدخول. في حالة حدوث أخطاء أو أخطاء بدون إجراء تسجيل الدخول ، سيكون من الصعب على الإدارة تحديد أمين الصندوق الذي ارتكب خطأ أثناء تشغيل السجل وتصحيح المشكلة.

2. عدم التحقق من النقود المزيفة

في كثير من الأحيان أثناء المعاملات ، قد يتجاهل الصرافون محاولات العملاء للانزلاق في بعض النقود المزيفة. نتيجة لذلك ، قد يتم الاحتيال على العديد من الشركات من خلال قبول العملات المزيفة عن غير قصد. من خلال التدريب المناسب ، يمكن لأمناء الصندوق تعلم اكتشاف النقود المزيفة بمجرد النظر إليها. يمكن للشركات إضافة مستوى آخر من الحماية من خلال الاستثمار في جهاز كشف التزييف.

3. رنين المجموع الخاطئ

بصفتك أمين الصندوق ، من المهم أن تكون قادرًا على القيام بحسابات ذهنية سريعة وإعادة التغيير الصحيح إلى العميل. عندما يشتت انتباه الصرافين أو يكتظ بهم الكثير من العملاء ، فقد يصلون إلى المجموع الخطأ. والنتيجة هي أنه قد يُطلب منهم إلغاء المعاملة مما يؤدي إلى مزيد من التأخير وإحباط العميل. يمكن الحد من مثل هذه الحوادث من خلال تدريب موظفيك على استخدام إجراءات التعامل النقدي المناسبة وإدخال الأتمتة لتقليل عدد الأخطاء.

4. إعطاء الكثير من التغيير

من المهم أنه أثناء إعطاء التغيير سيحتاج الصرافون إلى إعطاء المقدار الصحيح من التغيير للعملاء. أثناء المعاملات ، يجب أن يتأكد الصرافون من أنهم يقدمون التغيير الصحيح مع تجنب أخطاء العد.

5. عدم إعطاء التغيير الكافي

لا يوجد شيء أكثر إحباطًا من تغيير قصير عند شراء شيء ما. عندما يتعلق الأمر بمنع السمعة السلبية ، فإن تجنب العملاء الغاضبين له أهمية قصوى. حتى لو لم يكن الصرافون مشغولين للغاية ، يجب عليهم محاولة عد التغيير إلى العملاء. يمكنهم أيضًا تسليم العملات المعدنية للعملاء أولاً ثم الفواتير لإعطاء التغيير للاستغناء السريع والصحيح.

6. عد التغيير أكثر من مرة

قد يكون عدم الانتباه أثناء إعطاء التغيير تحديًا. قد يبدو عد التغيير أكثر من مرة فكرة جيدة للتحقق مما إذا كان التغيير صحيحًا. ومع ذلك ، قد يستغرق الأمر وقتًا إضافيًا ويؤدي إلى ارتفاع تكاليف العمالة. في الأعمال التجارية ، يؤدي فقدان وقت المعالجة إلى تكبد تكاليف إضافية.

7. الخلط حول السياسات

سيحتاج الصرافون إلى أن يكونوا واضحين بشأن السياسات والإرشادات الحالية فيما يتعلق بالتعامل مع النقد. قد يؤدي عدم الوضوح بشأن هذه السياسات إلى إجراءات تعسفية قد تؤثر سلبًا على العمل. توفر السياسات الواضحة خرائط طريق واضحة حول كيفية التعامل مع المواقف غير المؤكدة ، وتقديم التوجيه وغرس المساءلة.

8. عدم إجراء معاملات الاسترداد والإرجاع بشكل صحيح

يرعى الناس عملك لأنهم يتوقعون الحصول على معاملات خالية من المتاعب. في بعض الأحيان ، قد يتخذ العملاء قرارات اللحظة الأخيرة بعدم شراء عنصر تم تحديده بالفعل. قد تنشأ حوادث أخرى عندما يقوم الصرافون بإدخال قيمة خاطئة يدويًا ، أو عندما يصدر السجل النقدي قيمة خاطئة مختلفة عن السعر المحدد. يجب أن يساعدهم الصرافون في التعامل مع المعاملات من خلال منحهم الحق في العودة إذا تم تطبيق السياسات واستردادها.

9. إدخال طريقة الدفع الخاطئة في السجل النقدي

يمكن أن يشير إدخال طريقة الدفع الخاطئة في السجل النقدي إلى أنك لا تركز على المهمة التي تقوم بها. قد يؤدي هذا إلى إحباط العملاء من التأخير.

10. الاعتماد على معدات تداول النقد التي عفا عليها الزمن

إن الاعتماد على معدات التعامل النقدي القديمة يفتح عملك أمام أعطال وأوقات تعطل متكررة. يؤدي استخدام المعدات القديمة أيضًا إلى زيادة تكاليف الإصلاح وقطع الغيار بشكل متكرر وبالتالي استهلاك أرباحك النهائية.

كم من المال يجب أن يكون في تعويم نقدي؟

يعتمد مقدار المال الذي يجب أن يكون في تعويم نقودك على متوسط ​​قيمة المبيعات التي يجريها عملك. إذا وصل متوسط ​​مبيعاتك إلى حوالي 300 دولار ، فإن الاحتفاظ بحوالي 300 دولار كتعويم يمكن أن ينجح. لكن تذكر أن تخزن طائرتك بالعملات المعدنية والفواتير الصغيرة حتى تتمكن من توفير المقدار المناسب من التغيير. حاول تجنب الطفو القليل جدًا أو المفرط. سيعني التعويم الصغير جدًا أنه لا يمكنك إعطاء التغيير للعملاء بينما قد يؤدي الإفراط في التعويم إلى فتح فرص للسرقة وسوء الإدارة.

كيف يمكن للصرافين تجنب النقص؟

يمكن أن يؤثر النقص في السيولة سلبًا على أرباحك ، وهو أحد أهم أخطاء الأعمال الصغيرة التي يجب تجنبها. تغيير النقص من حيث السنتات أو الدولارات يعني أنه لا يمكنك تحقيق مبيعات من خلال حقيقة أنه لا يمكنك منح عملائك التغيير الصحيح. بالإضافة إلى إعداد عوامة مناسبة ، يمكنك أيضًا البحث عن تنفيذ ما يلي:

1. تأكد من تعيين المساءلة المناسبة: بصفتك شركة ، ستحتاج إلى مساءلة أمين الصندوق عن الأخطاء. ستحتاج إلى وضع آليات مثل تسجيل الدخول لأمين الصندوق لمعرفة الموظفين الذين يخسرون أموالهم ، وعدد المرات ، ومقدارها.
2. عزز الأمن: إذا كنت تشك في أن أحد الموظفين غير أمين أو يسرق ، فقم بتثبيت كاميرات حتى تتمكن من مراجعة المعاملات وإجراءات الموظف. هذا لا يساعد فقط في معرفة من هم الجناة ولكن يمكن أن يكون أيضًا حافزًا لنكون صادقين.
3. تقديم التدريب: من خلال التدريب المستمر ، يمكنك مساعدة صرافك على تجنب ارتكاب الأخطاء. يمكن أن يساعد التدريب أيضًا في تمكين الصرافين عند ظهور مشكلات. قد يرتكب الصرافون على نفس القدر من الأهمية أخطاء صادقة ومن خلال وضع سياسات وإرشادات واضحة فيما يتعلق بإدارة الأموال في عملك ، فإنك تعزز مسؤوليتك وإدارة العمليات.

الصورة: Depositphotos