使用此發票示例設計您自己的

已發表: 2022-01-20

沒有某種發票很難開展大多數形式的業務。畢竟，小企業主需要向他們的客戶收取付款，並且他們需要記錄他們的交易以確保發生這種情況。同樣，客戶和客戶需要知道他們被收取什麼費用以及支付多少費用。發票可以實現所有這些目標。

什麼是發票？

什麼是發票？發票是一種商業文件，其中列出了客戶必須支付的項目。它包括諸如日期、到期總金額和每個被計費項目的清單及其單獨成本等信息。發票通常還包括付款條款，它們可以以電子或打印格式創建和發送。

如何創建發票

沒有經驗的企業家和新的小企業主可能不知道如何創建發票來發送他們的客戶。即使是經驗豐富的企業主也可能想要重新設計他們的發票模板。幸運的是，設計自己的簡單發票很容易，無論您是創建紙質發票、使用免費發票模板還是使用發票軟件。關鍵是避免發票錯誤。

想知道如何創建發票？查看小企業主為其客戶生成發票的以下三種主要方式。

創建紙質發票

一些小公司仍在使用紙質發票系統。如果您的數量使紙張易於管理，您可以創建一個紙質發票主副本並創建數百個副本以手動填寫。確保您的紙質發票包含與電子發票模板相同的信息。

以下步驟將幫助您創建紙質發票：

使用您選擇的軟件自定義模板或創建自己的模板。包括您的公司詳細信息，例如名稱、徽標、地址和電話號碼。
在主發票模板中留出空間以自定義每張發票的其他詳細信息。您需要為客戶姓名和聯繫信息等信息留出空間。包括相關詳細信息的空格，例如日期、帶有描述的費用明細清單、到期總金額和到期日期。
打印紙質發票模板並複印。一家小規模經營的企業可能只需要幾份副本，而另一家公司可能需要數百張紙質發票。
保存您的模板以根據需要打印額外的紙質發票。
當您準備為客戶開具發票時，請填寫紙質發票模板的空白處，以添加客戶的信息和賬單明細，包括費用明細清單和應付總額。

在線使用免費發票模板

在現代商業世界中，許多公司使用電子發票系統。他們在線完成專業發票，然後通過電子郵件將其發送給客戶或打印每張完整的發票。使用免費的在線發票模板創建發票很簡單，您可以從各種來源和各種發票模板格式訪問可下載的示例發票模板。

無論您是創建單一的一次性發票還是計劃發送定期發票，您都可以在線使用以下免費發票模板：

Google Docs – 小企業主可以使用 Google 的免費文字處理軟件在幾分鐘內創建專業發票。只需從 Google Docs 和其他在線平台下載大量免費發票模板，自定義信息，發送文件並獲得報酬。
Microsoft Word – Microsoft Word 提供多種免費發票模板。這些模板可以從 Microsoft 或各種其他在線平台下載，然後在發送給客戶之前使用 Word 進行編輯和自定義。
谷歌表格——也可以使用電子表格軟件自定義發票模板。 Google 表格提供各種免費發票模板，或從其他在線平台提供的更多選擇中進行選擇。只需選擇您最喜歡的設計，選擇編輯選項並添加您的自定義詳細信息。
Microsoft Excel – Microsoft 還提供與 Excel 一起使用的免費發票模板。用戶無需自定義文字處理文檔，而是使用公司的電子表格軟件編輯發票詳細信息。可以從 Microsoft 或各種其他網站找到 Excel 的免費發票模板。
在線發票生成器– 大量在線發票生成器工具可供希望以簡單方式創建發票的用戶使用。這些網站提供免費模板，可隨時使用客戶和賬單詳細信息進行編輯。通常不需要下載，並且可以直接從源打印或通過電子郵件發送定製文檔。

使用發票軟件查找發票模板

發票軟件和其他會計軟件很受歡迎，因為它簡化了小型企業的計費流程，同時幫助他們創建基本發票。除了免費的發票模板外，最適合小型企業的發票軟件通常還包括各種其他功能，包括時間跟踪、項目管理和定期發票等高級選項。具有發票模板的流行發票軟件包括來自 Zoho、Quickbooks、Freshbooks 和 Wave 的程序。

發票中包含的內容

無論您是從頭開始設計發票還是自定義免費發票模板，您都需要包含特定信息。即使是最適合小型企業的發票軟件，您也可以更改自己公司模板上的內容。我們會告訴您需要什麼、什麼是可選的以及為什麼。畢竟，雖然名稱和金額等一些細節應該出現在每張發票上，但其他信息可能是可選的，並且會根據其提供的業務和服務類型以及是單張還是多張發票而有所不同。

想要為一個出色的發票模板包含所有相關信息嗎？請務必包含所有適用的詳細信息，這可能是您必須製作的最終發票模板。

公司名稱

企業名稱構成了發票的核心。誰提供了商品或服務，客戶需要向誰付款？

企業標誌

您的小型企業品牌的一部分是其公司徽標。通過包含您的企業徽標在發票上直觀地代表您的公司，您的客戶將看到更專業的演示文稿。

聯繫信息

確保您的小型企業的發票包含您公司的聯繫信息，包括地址、電話號碼、電子郵件地址和公司網站。

客戶資料

發票寄給誰？貴公司的發票也應包括您客戶的信息，至少包括他們的姓名。更專業的發票可能還包括客戶地址、電子郵件地址和電話號碼等詳細信息。

發票編號

如果沒有編號發票，就很難跟踪它們並確定誰在什麼時間和什麼時候被記帳。儘管編號系統可能會有所不同，但每張發票都必須包含一個唯一編號。一些公司將按時間順序對所有發票進行編號，而另一些公司將使用類似的系統，但添加一個前綴或擴展名來標識每個客戶。

發票日期

發票是什麼時候寄出的？發票上可以出現多個日期，但至少每張專業發票的日期都應與發票發送給客戶的時間一致。確保發票反映的是發送日期，而不是最初生成的日期。

服務詳情

向客戶提供了哪些產品或服務？客戶將支付什麼費用？每個樣本發票都會為帶有服務詳細信息的行項目提供空間，其中應專門標記所提供的產品或服務。

服務日期

如果開票的服務是在與發票日期不同的特定日期提供的，那麼在服務詳細信息旁邊列出服務日期也是合適的。

描述

某些發票可能需要描述所提供產品或服務的其他詳細信息。如果需要更多信息，請在服務詳情下方的發票上包含對產品或服務的具體描述。