استخدم مثال الفاتورة هذا لتصميمك بنفسك

من الصعب القيام بمعظم أشكال الأعمال بدون نوع من الفاتورة. بعد كل شيء ، يحتاج صاحب العمل الصغير إلى تحصيل المدفوعات من عملائه ، ويحتاجون إلى توثيق معاملاتهم لضمان حدوث ذلك. وبالمثل ، يحتاج العملاء والعملاء إلى معرفة ما يتم تحصيله منهم ومقدار الدفع. فاتورة تحقق كل هذه الأهداف.

ما هي الفاتورة؟

ما هي الفاتورة؟ الفاتورة هي مستند تجاري يفصل البنود التي يجب على العميل الدفع مقابلها. وهي تتضمن معلومات مثل التاريخ والمبلغ الإجمالي المستحق وقائمة بكل عنصر يتم تحرير فواتير به مع تكلفته الفردية. غالبًا ما تتضمن الفواتير أيضًا شروط الدفع ، ويمكن إنشاؤها وإرسالها بصيغة إلكترونية أو مطبوعة.

كيف تصنع فاتورة

قد لا يعرف رواد الأعمال عديمي الخبرة وأصحاب الأعمال الصغيرة الجدد كيفية إنشاء فاتورة لإرسال عملائهم. حتى صاحب العمل المتمرس قد يرغب في إعادة تصميم قالب الفاتورة الخاص به. لحسن الحظ ، من السهل تصميم فاتورتك البسيطة ، سواء كنت تنشئ فاتورة ورقية أو تستخدم قالب فاتورة مجانيًا أو تستخدم برنامجًا للفواتير. المفتاح هو تجنب أخطاء الفواتير.

أتساءل كيف تصنع فاتورة؟ تحقق من الطرق الثلاث الأساسية التالية التي يمكن لأصحاب الأعمال الصغيرة من خلالها إنشاء فواتير لعملائهم.

قم بإنشاء فاتورة ورقية

لا تزال بعض الشركات الصغيرة تستخدم نظام الفاتورة الورقية. إذا كان مجلدك يجعل الورق قابلاً للإدارة ، فيمكنك إنشاء نسخة رئيسية من الفاتورة الورقية وإنشاء بضع مئات من النسخ لملءها يدويًا. تأكد من أن فاتورتك الورقية تتضمن نفس المعلومات الموجودة في نموذج الفاتورة الإلكترونية.

ستساعدك الخطوات التالية في إنشاء فاتورة ورقية:

1. خصص قالبًا أو أنشئ قالبك الخاص باستخدام البرنامج الذي تختاره. قم بتضمين تفاصيل شركتك مثل الاسم والشعار والعنوان ورقم الهاتف.
2. اترك مساحة في قالب الفاتورة الرئيسي لتخصيص تفاصيل أخرى في كل فاتورة. ستحتاج إلى مساحة للمعلومات مثل اسم العميل ومعلومات الاتصال. قم بتضمين مسافات للتفاصيل ذات الصلة مثل التاريخ ، وقائمة مفصلة بالرسوم مع الأوصاف ، والمبلغ الإجمالي المستحق وتاريخ الاستحقاق.
3. اطبع قالب الفاتورة الورقية وقم بعمل نسخ منه. قد تحتاج شركة تعمل على نطاق صغير إلى بضع نسخ فقط بينما قد تحتاج شركة أخرى إلى مئات الفواتير الورقية تحت تصرفها.
4. احفظ القالب الخاص بك لطباعة فواتير ورقية إضافية حسب الحاجة.
5. عندما تكون جاهزًا لإصدار فاتورة لأحد العملاء ، قم بملء الفراغات الموجودة في قالب الفاتورة الورقية لإضافة معلومات العميل وتفاصيل الفواتير ، بما في ذلك قائمة الرسوم المفصلة والمبلغ الإجمالي المستحق.

استخدم قالب فاتورة مجاني عبر الإنترنت

في عالم الأعمال الحديث ، تستخدم العديد من الشركات أنظمة الفوترة الإلكترونية. يكملون فواتيرهم المهنية عبر الإنترنت وإما يرسلونها بالبريد الإلكتروني إلى العملاء أو يطبعون كل فاتورة مكتملة. من السهل إنشاء فاتورة باستخدام قوالب فواتير مجانية عبر الإنترنت ، ويمكنك الوصول إلى نموذج نموذج فاتورة قابل للتنزيل من مجموعة متنوعة من المصادر وفي مجموعة متنوعة من تنسيقات قوالب الفاتورة.

سواء كنت تقوم بإنشاء فاتورة واحدة لمرة واحدة أو تخطط لإرسال فواتير متكررة ، يمكنك استخدام قوالب الفواتير المجانية التالية عبر الإنترنت:

• مُحرر مستندات Google - يمكن لأصحاب الأعمال الصغيرة إنشاء فواتير احترافية في دقائق باستخدام برنامج معالجة الكلمات المجاني من Google. ما عليك سوى تنزيل أي عدد من قوالب الفواتير المجانية من محرّر مستندات Google والأنظمة الأساسية الأخرى عبر الإنترنت ، وتخصيص المعلومات وإرسال المستند والحصول على أموال.
• Microsoft Word - تتوفر مجموعة متنوعة من قوالب الفواتير المجانية لبرنامج Microsoft Word. يمكن تنزيل القوالب من Microsoft أو من مجموعة متنوعة من الأنظمة الأساسية الأخرى عبر الإنترنت ، ثم تحريرها وتخصيصها باستخدام Word قبل إرسالها إلى العميل.
• جداول بيانات Google - يمكن أيضًا تخصيص قوالب الفاتورة باستخدام برنامج جداول البيانات. تتميز جداول بيانات Google بمجموعة متنوعة من قوالب الفواتير المجانية ، أو اختر من بين مجموعة أكبر توفرها الأنظمة الأساسية الأخرى عبر الإنترنت. ما عليك سوى اختيار التصميم الذي تفضله واختيار خيار التعديل وإضافة التفاصيل المخصصة الخاصة بك.
• Microsoft Excel - تقدم Microsoft قوالب فاتورة مجانية للاستخدام مع Excel أيضًا. بدلاً من تخصيص مستند معالجة النصوص ، يقوم المستخدمون بتحرير تفاصيل الفاتورة باستخدام برنامج جداول بيانات الشركة. يمكن العثور على قوالب فواتير مجانية لبرنامج Excel من Microsoft أو من مجموعة متنوعة من مواقع الويب الأخرى.
• مُنشئ الفواتير عبر الإنترنت - تتوفر مجموعة كبيرة من أدوات إنشاء الفواتير عبر الإنترنت للمستخدمين الذين يريدون طريقة بسيطة لإنشاء فاتورة. تتميز مواقع الويب هذه بقوالب مجانية جاهزة للتعديل مع العميل وتفاصيل الفواتير. عادةً لا يلزم التنزيل ، ويمكن طباعة المستند المخصص أو إرساله عبر البريد الإلكتروني مباشرةً من المصدر.

استخدم برنامج الفاتورة للبحث عن قوالب الفاتورة

برامج الفواتير وبرامج المحاسبة الأخرى شائعة لأنها تبسط عملية إعداد الفواتير للشركات الصغيرة بينما تساعدهم في إنشاء فاتورة أساسية. بالإضافة إلى قوالب الفواتير المجانية ، غالبًا ما تشتمل أفضل برامج الفواتير للشركات الصغيرة على مجموعة متنوعة من الميزات الأخرى ، بما في ذلك الخيارات المتقدمة مثل تتبع الوقت وإدارة المشاريع والفواتير المتكررة. يشتمل برنامج الفاتورة الشهير الذي يتميز بقوالب الفواتير على برامج من Zoho و Quickbooks و Freshbooks و Wave.

ما يجب تضمينه في الفاتورة

سواء كنت تقوم بتصميم فاتورة من البداية أو تخصيص قالب فاتورة مجاني ، فستحتاج إلى تضمين معلومات محددة. حتى أفضل برامج الفاتورة للشركات الصغيرة تسمح لك بتغيير ما هو موجود في قالب شركتك. سنخبرك بما هو مطلوب وما هو اختياري ولماذا. بعد كل شيء ، بينما يجب أن تظهر بعض التفاصيل مثل الأسماء والمبالغ في كل فاتورة ، قد تكون المعلومات الأخرى اختيارية وستختلف بناءً على نوع العمل والخدمات التي تقدمها ، بالإضافة إلى ما إذا كانت فاتورة واحدة أو فواتير متعددة.

هل تريد تضمين جميع المعلومات ذات الصلة لقالب فاتورة رائع؟ تأكد من تضمين جميع التفاصيل القابلة للتطبيق ، وقد يكون نموذج الفاتورة النهائي الذي يتعين عليك إعداده.

الاسم التجاري

يشكل الاسم التجاري قلب الفاتورة. من الذي قدم السلع أو الخدمات ومن الذي يتعين على العميل أن يدفع؟

شعار الأعمال

جزء من العلامة التجارية لشركتك الصغيرة هو شعار الشركة. قم بتمثيل شركتك بشكل مرئي في فواتيرك من خلال تضمين شعار عملك ، وسيشاهد عملاؤك عرضًا تقديميًا أكثر احترافًا.

معلومات الاتصال

تأكد من أن فواتير شركتك الصغيرة تتضمن معلومات الاتصال بشركتك ، بما في ذلك العنوان ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني وموقع الشركة على الويب.

معلومات العميل

إلى من يتم إرسال الفاتورة؟ يجب أن تتضمن فواتير شركتك أيضًا معلومات العميل ، بما في ذلك على الأقل اسمه. قد تتضمن الفواتير الأكثر احترافية أيضًا تفاصيل مثل عنوان العميل وعنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف.

رقم الفاتورة

بدون ترقيم الفواتير ، من الصعب تتبعها وتحديد من تم تحرير فواتير به ومتى ومتى. يجب أن تتضمن كل فاتورة رقمًا فريدًا ، على الرغم من أن نظام الترقيم يمكن أن يختلف. تقوم بعض الشركات بترقيم جميع الفواتير ترتيبًا زمنيًا حسب ترتيبها ، بينما تستخدم شركات أخرى نظامًا مشابهًا ولكنها تضيف بادئة أو ملحقًا يحدد كل عميل.

تاريخ الفاتورة

متى تم إرسال الفاتورة؟ يمكن أن تظهر تواريخ متعددة على فاتورة ، ولكن على الأقل يجب تأريخ كل فاتورة مهنية بالوقت الذي تم فيه إرسال الفاتورة إلى العميل. تأكد من أن الفاتورة تعكس تاريخ إرسالها وليس تاريخ إنشائها في الأصل.

تفاصيل الخدمة

ما هي المنتجات أو الخدمات التي تم تقديمها للعميل؟ على ماذا سيدفع العميل؟ ستوفر كل فاتورة نموذجية مساحة لعناصر السطر مع تفاصيل الخدمة ، والتي يجب أن تحدد على وجه التحديد المنتج أو الخدمة المقدمة.

تاريخ الخدمة

إذا تم تقديم الخدمة قيد الفواتير في تاريخ محدد يختلف عن تاريخ الفاتورة ، فمن المناسب أيضًا سرد تاريخ الخدمة بجوار تفاصيل الخدمة.

وصف

قد تتطلب بعض الفواتير تفاصيل إضافية تصف المنتج أو الخدمة المقدمة. إذا كانت هناك حاجة إلى مزيد من المعلومات ، فقم بتضمين وصف محدد للمنتج أو الخدمة في الفاتورة أدناه تفاصيل الخدمة.