Gunakan Contoh Faktur Ini untuk Mendesain Sendiri

Diterbitkan: 2022-01-20

Sulit untuk melakukan sebagian besar bentuk bisnis tanpa semacam faktur. Lagi pula, pemilik usaha kecil perlu mengumpulkan pembayaran dari pelanggan mereka, dan mereka perlu mendokumentasikan transaksi mereka untuk memastikan itu terjadi. Demikian juga, pelanggan dan klien perlu mengetahui untuk apa mereka ditagih dan berapa banyak yang harus dibayar. Faktur menyelesaikan semua tujuan ini.

Apa itu Faktur?

Apa itu faktur? Faktur adalah dokumen komersial yang merinci item yang pelanggan harus membayar. Ini mencakup informasi seperti tanggal, jumlah total jatuh tempo dan daftar setiap item yang ditagih bersama dengan biaya individualnya. Faktur juga sering menyertakan syarat pembayaran, dan dapat dibuat dan dikirim dalam format elektronik atau cetak.

Cara Membuat Faktur

Pengusaha yang tidak berpengalaman dan pemilik usaha kecil baru mungkin tidak tahu cara membuat faktur untuk mengirim klien mereka. Bahkan pemilik bisnis yang berpengalaman mungkin ingin mendesain ulang template faktur mereka. Untungnya, mudah untuk merancang faktur sederhana Anda sendiri, apakah Anda membuat faktur kertas, menggunakan templat faktur gratis, atau menggunakan perangkat lunak faktur. Kuncinya adalah menghindari kesalahan faktur.

Ingin tahu cara membuat faktur? Lihat tiga cara utama pemilik usaha kecil berikut menghasilkan faktur untuk klien mereka.

Buat Faktur Kertas

Beberapa perusahaan kecil masih menggunakan sistem faktur kertas. Jika volume Anda membuat kertas dapat dikelola, Anda dapat membuat salinan master faktur kertas dan membuat beberapa ratus salinan untuk diisi dengan tangan. Pastikan faktur kertas Anda menyertakan informasi yang sama dengan template faktur elektronik.

Langkah-langkah berikut akan membantu Anda membuat faktur kertas:

  1. Sesuaikan template atau buat template Anda sendiri menggunakan perangkat lunak pilihan Anda. Sertakan detail perusahaan Anda seperti nama, logo, alamat, dan nomor telepon.
  2. Sisakan ruang di templat faktur utama Anda untuk menyesuaikan detail lainnya di setiap faktur. Anda akan membutuhkan ruang untuk informasi seperti nama pelanggan dan informasi kontak. Sertakan spasi untuk detail terkait seperti tanggal, daftar tagihan yang diperinci dengan deskripsi, jumlah total yang harus dibayar, dan tanggal jatuh tempo.
  3. Cetak templat faktur kertas dan buat salinannya. Sebuah bisnis yang beroperasi dalam skala kecil mungkin hanya membutuhkan beberapa eksemplar sementara perusahaan lain mungkin membutuhkan ratusan faktur kertas yang tersedia.
  4. Simpan template Anda untuk mencetak faktur kertas tambahan sesuai kebutuhan.
  5. Saat Anda siap untuk menagih pelanggan, isi bagian kosong dari templat faktur kertas untuk menambahkan informasi pelanggan dan detail tagihan, termasuk daftar tagihan yang diperinci dan jumlah total yang harus dibayar.

Gunakan Template Faktur Gratis Online

Dalam dunia bisnis modern, banyak perusahaan menggunakan sistem faktur elektronik. Mereka menyelesaikan faktur profesional mereka secara online dan mengirimkannya melalui email ke pelanggan atau mencetak setiap faktur yang telah selesai. Sangat mudah untuk membuat faktur menggunakan templat faktur online gratis, dan Anda dapat mengakses contoh templat faktur yang dapat diunduh dari berbagai sumber dan dalam berbagai format templat faktur.

Baik Anda membuat satu faktur satu kali atau berencana mengirim faktur berulang, Anda dapat menggunakan templat faktur gratis berikut secara online:

  • Google Documents – Pemilik usaha kecil dapat membuat faktur profesional dalam hitungan menit dengan perangkat lunak pengolah kata gratis dari Google. Cukup unduh salah satu dari sejumlah templat faktur gratis dari Google Documents dan platform online lainnya, sesuaikan informasi, kirim dokumen, dan dapatkan bayaran.
  • Microsoft Word – Berbagai templat faktur gratis tersedia untuk Microsoft Word. Template dapat diunduh dari Microsoft atau dari berbagai platform online lainnya, kemudian diedit dan disesuaikan menggunakan Word sebelum dikirim ke pelanggan.
  • Google Spreadsheet – Template faktur juga dapat disesuaikan menggunakan perangkat lunak spreadsheet. Google Spreadsheet menampilkan berbagai macam template faktur gratis, atau pilih dari pilihan yang lebih besar yang ditawarkan oleh platform online lainnya. Cukup pilih desain yang paling Anda sukai, pilih opsi edit dan tambahkan detail khusus Anda.
  • Microsoft Excel – Microsoft juga menawarkan template faktur gratis untuk digunakan dengan Excel. Alih-alih menyesuaikan dokumen pengolah kata, pengguna mengedit detail faktur menggunakan perangkat lunak spreadsheet perusahaan. Templat faktur gratis untuk Excel dapat ditemukan dari Microsoft atau dari berbagai situs web lain.
  • Pembuat Faktur Online – Sejumlah besar alat pembuat faktur online tersedia untuk pengguna yang menginginkan cara sederhana untuk membuat faktur. Situs web ini menampilkan templat gratis yang siap diedit dengan detail pelanggan dan tagihan. Biasanya tidak diperlukan unduhan, dan dokumen yang disesuaikan dapat dicetak atau diemail langsung dari sumbernya.

Gunakan Perangkat Lunak Faktur untuk Menemukan Template Faktur

Perangkat lunak faktur dan perangkat lunak akuntansi lainnya populer karena menyederhanakan proses penagihan untuk usaha kecil sambil membantu mereka membuat faktur dasar. Selain templat faktur gratis, perangkat lunak faktur terbaik untuk bisnis kecil sering kali menyertakan berbagai fitur lain, termasuk opsi lanjutan seperti pelacakan waktu, manajemen proyek, dan faktur berulang. Perangkat lunak faktur populer yang menampilkan templat faktur termasuk program dari Zoho, Quickbooks, Freshbooks, dan Wave.

Apa yang Harus Disertakan dalam Faktur

Baik Anda mendesain faktur dari awal atau menyesuaikan template faktur gratis, Anda harus menyertakan informasi spesifik. Bahkan perangkat lunak faktur terbaik untuk bisnis kecil memungkinkan Anda mengubah apa yang ada di template perusahaan Anda sendiri. Kami akan memberi tahu Anda apa yang dibutuhkan, apa yang opsional, dan mengapa. Lagi pula, sementara beberapa detail seperti nama dan jumlah akan muncul di setiap faktur, informasi lain mungkin opsional dan akan bervariasi berdasarkan jenis bisnis dan layanan yang ditawarkannya, serta apakah itu satu atau beberapa faktur.

Ingin memasukkan semua informasi terkait untuk templat faktur yang bagus? Pastikan untuk menyertakan semua detail yang berlaku, dan itu mungkin template faktur terakhir yang harus Anda buat.

Nama Bisnis

Nama bisnis merupakan inti dari faktur. Siapa yang menyediakan barang atau jasa dan siapa yang harus dibayar oleh pelanggan?

Logo Bisnis

Bagian dari merek bisnis kecil Anda adalah logo perusahaannya. Gambarkan perusahaan Anda secara visual pada faktur dengan menyertakan logo bisnis Anda, dan pelanggan Anda akan melihat presentasi yang lebih profesional.

Kontak informasi

Pastikan bahwa faktur bisnis kecil Anda menyertakan informasi kontak perusahaan Anda, termasuk alamat, nomor telepon, alamat email, dan situs web perusahaan.

Informasi Klien

Kepada siapa invoice dikirim? Faktur perusahaan Anda juga harus menyertakan informasi klien Anda, termasuk setidaknya nama mereka. Faktur yang lebih profesional mungkin juga menyertakan detail seperti alamat klien, alamat email, dan nomor telepon.

Nomor faktur

Tanpa penomoran faktur, sulit untuk melacaknya dan mengidentifikasi siapa yang ditagih apa dan kapan. Setiap faktur harus menyertakan nomor unik, meskipun sistem penomorannya dapat bervariasi. Beberapa perusahaan akan memberi nomor semua faktur secara kronologis sesuai urutan kemunculannya, sementara yang lain akan menggunakan sistem yang serupa tetapi menambahkan awalan atau ekstensi yang mengidentifikasi setiap klien.

Tanggal faktur

Kapan faktur dikirim? Beberapa tanggal dapat muncul pada faktur, tetapi paling tidak setiap faktur profesional harus diberi tanggal saat faktur dikirim ke klien. Pastikan faktur mencerminkan tanggal pengirimannya, bukan tanggal pembuatannya.

Detail Layanan

Produk atau layanan apa yang diberikan kepada pelanggan? Untuk apa klien akan membayar? Setiap faktur sampel akan menyediakan ruang untuk item baris dengan detail layanan, yang harus secara khusus memberi label produk atau layanan yang disediakan.

Tanggal Layanan

Jika layanan yang ditagih diberikan pada tanggal tertentu yang berbeda dari tanggal faktur, maka sebaiknya mencantumkan tanggal layanan di sebelah perincian layanan.

Keterangan

Beberapa faktur mungkin memerlukan detail tambahan yang menjelaskan produk atau layanan yang disediakan. Jika informasi lebih lanjut diperlukan, sertakan deskripsi spesifik tentang produk atau layanan pada faktur di bawah detail layanan.

Tarif Penagihan

Sementara beberapa faktur hanya memerlukan satu total, seperti ketika membuat faktur untuk satu produk atau layanan, seringkali tarif penagihan diperlukan untuk memperjelas jumlah total yang harus dibayar. Misalnya, tagihan bisnis kecil untuk layanan per jam akan menginginkan faktur mereka untuk mencerminkan berapa banyak yang ditagih per jam dan berapa jam yang ditagih. Banyak alat templat faktur sampel online berisi rumus otomatis yang akan menghitung total berdasarkan tarif penagihan yang dimasukkan ke pembuat faktur.

Pajak dan Diskon

Apakah bisnis Anda harus membebankan pajak penjualan atau pajak lainnya tergantung pada lokasi dan jenis bisnis Anda. Namun, jika bisnis Anda diharuskan membebankan pajak kepada pelanggan Anda, atau jika Anda memiliki diskon untuk ditawarkan, maka Anda akan menginginkan bagian untuk merinci biaya dan penyesuaian ini pada templat faktur dasar Anda.

Batas waktu

Apakah pelanggan diharuskan membayar saldo pada tanggal tertentu? Sebagian besar faktur akan menyertakan tanggal jatuh tempo yang terpisah dari tanggal faktur, yang memberi tahu klien kapan mereka harus membayar. Menyertakan tanggal jatuh tempo pada faktur Anda juga mengirimkan sinyal urgensi kepada klien, membantu pemilik usaha kecil untuk mendapatkan pembayaran lebih cepat.

Catatan

Menambahkan sentuhan kecil dan pribadi pada faktur dapat sangat membantu dalam menginspirasi loyalitas pelanggan. Banyak usaha kecil akan menambahkan catatan pribadi untuk setiap klien individu di bagian bawah faktur mereka, berterima kasih kepada mereka untuk bisnis mereka dan memberikan informasi yang berguna, seperti di mana melakukan pembayaran online.

Syarat dan Ketentuan Pembayaran

Apakah bisnis Anda akan menerima pembayaran dengan kartu kredit atau debit? Apakah ada instruksi pembayaran khusus? Apa yang terjadi jika pembayaran terlambat? Apakah Anda mengizinkan pembayaran sebagian? Pertanyaan ini dan pertanyaan serupa dapat dijawab di bagian syarat dan ketentuan pembayaran pada faktur.

Buat Faktur Anda Sendiri Menggunakan Tips Ini

Apakah bisnis kecil Anda siap mengirim faktur? Lihat tips berikut untuk diingat saat membuat faktur untuk dikirim ke pelanggan Anda:

  • Jaga agar faktur Anda tetap sederhana dan mudah dimengerti. Gunakan bahasa yang jelas dan label khusus untuk memastikan pelanggan mengetahui dengan jelas apa yang diminta untuk mereka bayar.
  • Perjelas persyaratan pembayaran Anda. Jika Anda berharap akan dibayar dalam 30 hari, pastikan dan sebutkan itu di faktur Anda. Jelaskan detail pembayaran lainnya, seperti apakah pembayaran sebagian diperbolehkan dan apakah Anda menerima kartu kredit.
  • Faktur segera. Kemungkinannya adalah semakin cepat Anda mengirim faktur ke pelanggan Anda, semakin cepat Anda akan dibayar. Asalkan Anda telah mengirimkan barang atau jasa yang ditagih, itu tidak terlalu cepat untuk mengirimkannya.
  • Terima beberapa metode pembayaran. Tidak setiap pelanggan akan membayar melalui metode yang sama. Menerima metode pembayaran yang fleksibel, termasuk opsi seperti uang tunai, cek, kartu kredit atau debit, Paypal, dan opsi elektronik lainnya, akan memudahkan pelanggan untuk membayar segera.
  • Kirim pengingat. Mungkin tampak merepotkan untuk mengirim pengingat pembayaran kepada pelanggan setelah Anda berhasil mengirimkan barang atau jasa mereka, tetapi pertimbangkan untuk melakukannya untuk keuntungan Anda sendiri. Lagi pula, ini adalah tugas yang berharga jika Anda dibayar lebih cepat.

Gambar: Depositphotos