この請求書の例を使用して、独自の請求書を設計してください

公開: 2022-01-20

ある種の請求書がなければ、ほとんどの形態のビジネスを行うことは困難です。結局のところ、中小企業の所有者は顧客から支払いを回収する必要があり、それが確実に行われるように取引を文書化する必要があります。同様に、顧客とクライアントは、彼らが請求されているものと支払う金額を知る必要があります。請求書はこれらすべての目標を達成します。

請求書とは何ですか？

請求書とは何ですか？請求書は、顧客が支払う必要のあるアイテムを明細化した商業文書です。これには、日付、未払いの合計金額、請求される各アイテムのリスト、および個々のコストなどの情報が含まれます。請求書には支払い条件も含まれていることが多く、電子形式または印刷形式の両方で作成および送信できます。

請求書の作成方法

経験の浅い起業家や新しい中小企業の所有者は、クライアントに送信するための請求書を作成する方法を知らない可能性があります。経験豊富なビジネスオーナーでさえ、請求書テンプレートを再設計したいと思うかもしれません。幸い、紙の請求書を作成する場合でも、無料の請求書テンプレートを使用する場合でも、請求書発行ソフトウェアを使用する場合でも、独自の簡単な請求書を簡単に設計できます。重要なのは、請求ミスを回避することです。

請求書を作成する方法を知りたいですか？中小企業の所有者がクライアントの請求書を生成する次の3つの主な方法を確認してください。

紙の請求書を作成する

一部の中小企業はまだ紙の請求書システムを使用しています。ボリュームによって紙が管理しやすくなる場合は、紙の請求書マスターコピーを作成し、数百部を作成して手作業で記入することができます。紙の請求書に電子請求書テンプレートと同じ情報が含まれていることを確認してください。

次の手順は、紙の請求書を作成するのに役立ちます。

テンプレートをカスタマイズするか、選択したソフトウェアを使用して独自のテンプレートを作成します。名前、ロゴ、住所、電話番号などの会社の詳細を含めます。
マスター請求書テンプレートにスペースを残して、各請求書の他の詳細をカスタマイズします。顧客の名前や連絡先情報などの情報のためのスペースが必要になります。日付、説明付きの料金の項目別リスト、合計支払額、支払期日などの関連する詳細のためのスペースを含めます。
紙の請求書テンプレートを印刷してコピーします。小規模で事業を営む企業は数部しか必要としないかもしれませんが、別の会社は何百もの紙の請求書を自由に使えるようにする必要があるかもしれません。
テンプレートを保存して、必要に応じて追加の紙の請求書を印刷します。
顧客に請求する準備ができたら、紙の請求書テンプレートの空欄に記入して、顧客の情報と請求の詳細（請求の項目別リストや未払い額など）を追加します。

オンラインで無料の請求書テンプレートを使用する

現代のビジネスの世界では、多くの企業が電子請求システムを使用しています。彼らはオンラインで専門の請求書を完成させ、顧客に電子メールで送信するか、完成した各請求書を印刷します。オンラインで無料の請求書テンプレートを使用して請求書を作成するのは簡単で、さまざまなソースからさまざまな請求書テンプレート形式でダウンロード可能なサンプルの請求書テンプレートにアクセスできます。

単一の1回限りの請求書を作成する場合でも、定期的な請求書の送信を計画している場合でも、次の無料の請求書テンプレートをオンラインで使用できます。

Googleドキュメント–中小企業の所有者は、Googleのフリーワードプロセッシングソフトウェアを使用して、数分でプロの請求書を作成できます。 Googleドキュメントやその他のオンラインプラットフォームから無料の請求書テンプレートをダウンロードし、情報をカスタマイズして、ドキュメントを送信し、支払いを受けるだけです。
Microsoft Word –MicrosoftWordではさまざまな無料の請求書テンプレートを利用できます。テンプレートは、Microsoftまたは他のさまざまなオンラインプラットフォームからダウンロードし、Wordを使用して編集およびカスタマイズしてから、顧客に送信できます。
Googleスプレッドシート–請求書テンプレートはスプレッドシートソフトウェアを使用してカスタマイズすることもできます。 Googleスプレッドシートには、さまざまな無料の請求書テンプレートが用意されているか、他のオンラインプラットフォームが提供するさらに豊富な選択肢から選択できます。一番好きなデザインを選択し、編集オプションを選択して、カスタムの詳細を追加するだけです。
Microsoft Excel – Microsoftは、Excelで使用するための無料の請求書テンプレートも提供しています。ワードプロセッシングドキュメントをカスタマイズする代わりに、ユーザーは会社のスプレッドシートソフトウェアを使用して請求書の詳細を編集します。 Excel用の無料の請求書テンプレートは、Microsoftまたは他のさまざまなWebサイトから入手できます。
オンライン請求書ジェネレーター–請求書を簡単に作成する方法が必要なユーザーは、多数のオンライン請求書ジェネレーターツールを利用できます。これらのWebサイトには、顧客と請求の詳細を編集できる無料のテンプレートがあります。通常、ダウンロードは必要ありません。カスタマイズされたドキュメントは、ソースから直接印刷または電子メールで送信できます。

請求書ソフトウェアを使用して請求書テンプレートを検索する

請求書作成ソフトウェアやその他の会計ソフトウェアは、中小企業の基本的な請求書の作成を支援しながら請求プロセスを合理化するため、人気があります。無料の請求書テンプレートに加えて、中小企業に最適な請求書ソフトウェアには、時間追跡、プロジェクト管理、定期的な請求書などの高度なオプションなど、他のさまざまな機能が含まれていることがよくあります。請求書テンプレートを備えた人気の請求書ソフトウェアには、Zoho、Quickbooks、Freshbooks、Waveのプログラムが含まれています。

請求書に含めるもの

請求書を最初から設計する場合でも、無料の請求書テンプレートをカスタマイズする場合でも、特定の情報を含める必要があります。中小企業向けの最高の請求書ソフトウェアでさえ、自社のテンプレートにあるものを変更することができます。何が必要か、何がオプションか、そしてその理由をお伝えします。結局のところ、名前や金額などの詳細はすべての請求書に表示されるはずですが、他の情報はオプションであり、提供するビジネスやサービスの種類、および単一の請求書か複数の請求書かによって異なります。

優れた請求書テンプレートに関連するすべての情報を含めたいですか？該当するすべての詳細を必ず含めてください。これが、作成する必要のある最終的な請求書テンプレートになる可能性があります。

商号

商号は請求書の中心を構成します。誰が商品やサービスを提供し、顧客は誰に支払う必要がありますか？

ビジネスロゴ

あなたの中小企業のブランドの一部は、その会社のロゴです。あなたのビジネスロゴを含めることによってあなたの請求書にあなたの会社を視覚的に表現してください、そしてあなたの顧客はより専門的なプレゼンテーションを見るでしょう。

連絡先

中小企業の請求書には、住所、電話番号、電子メールアドレス、会社のWebサイトなどの会社の連絡先情報が含まれていることを確認してください。

クライアントの情報

請求書は誰に送られますか？会社の請求書には、少なくとも名前を含むクライアントの情報も含める必要があります。より専門的な請求書には、クライアントの住所、電子メールアドレス、電話番号などの詳細も含まれる場合があります。

請求書番号

請求書に番号を付けないと、請求書を追跡して、誰がいつ何を請求されたかを特定することは困難です。番号付けシステムは異なる場合がありますが、すべての請求書には一意の番号を含める必要があります。一部の企業は、すべての請求書に発生順に時系列で番号を付けますが、他の企業は同様のシステムを使用しますが、各クライアントを識別するプレフィックスまたは拡張子を追加します。

請求書の日付

請求書はいつ送られましたか？請求書には複数の日付が表示される場合がありますが、少なくとも、すべてのプロの請求書は、請求書がクライアントに送信された時刻で日付を記入する必要があります。請求書には、最初に生成された日付ではなく、送信された日付が反映されていることを確認してください。

サービスの詳細

どのような製品またはサービスが顧客に提供されましたか？クライアントは何を支払うのですか？すべてのサンプル請求書は、提供された製品またはサービスに具体的にラベルを付ける必要があるサービスの詳細を含むラインアイテム用のスペースを提供します。

サービス日

請求対象のサービスが請求日とは異なる特定の日に提供された場合は、サービスの詳細の横にサービスの日付をリストすることも適切です。

説明

一部の請求書では、提供される製品またはサービスを説明する追加の詳細が必要になる場合があります。さらに詳しい情報が必要な場合は、サービスの詳細の下にある請求書に製品またはサービスの具体的な説明を含めてください。