Use este ejemplo de factura para diseñar el suyo propio

Publicado: 2022-01-20

Es difícil hacer la mayoría de las formas de negocios sin algún tipo de factura. Después de todo, el propietario de una pequeña empresa necesita cobrar el pago de sus clientes y debe documentar sus transacciones para asegurarse de que eso suceda. Del mismo modo, los clientes y clientes necesitan saber qué se les cobra y cuánto pagar. Una factura logra todos estos objetivos.

¿Qué es una factura?

¿Qué es una factura? Una factura es un documento comercial que detalla artículos por los cuales un cliente debe pagar. Incluye información como la fecha, el monto total adeudado y una lista de cada artículo que se factura junto con su costo individual. Las facturas también suelen incluir condiciones de pago y pueden crearse y enviarse en formato electrónico o impreso.

Cómo crear una factura

Es posible que los empresarios sin experiencia y los nuevos propietarios de pequeñas empresas no sepan cómo crear una factura para enviar a sus clientes. Incluso el dueño de un negocio experimentado podría querer rediseñar su plantilla de factura. Afortunadamente, es fácil diseñar su propia factura simple, ya sea que cree una factura en papel, use una plantilla de factura gratuita o emplee un software de facturación. La clave es evitar errores de facturación.

¿Te preguntas cómo crear una factura? Consulte las siguientes tres formas principales en que los propietarios de pequeñas empresas generan facturas para sus clientes.

Crear una factura en papel

Algunas pequeñas empresas todavía utilizan un sistema de facturación en papel. Si su volumen hace que el papel sea manejable, puede crear una copia maestra de factura en papel y crear unos cientos de copias para completar a mano. Asegúrese de que su factura en papel incluya la misma información que una plantilla de factura electrónica.

Los siguientes pasos lo ayudarán a crear una factura en papel:

  1. Personalice una plantilla o cree su propia plantilla utilizando el software de su elección. Incluya los detalles de su empresa, como el nombre, el logotipo, la dirección y el número de teléfono.
  2. Deje espacio en su plantilla de factura maestra para personalizar otros detalles en cada factura. Necesitará espacio para información como el nombre del cliente y la información de contacto. Incluya espacios para los detalles pertinentes, como la fecha, una lista detallada de cargos con descripciones, el monto total adeudado y la fecha de vencimiento.
  3. Imprima la plantilla de factura en papel y haga copias de ella. Una empresa que opera a pequeña escala podría necesitar solo unas pocas copias, mientras que otra empresa podría necesitar cientos de facturas en papel a su disposición.
  4. Guarde su plantilla para imprimir facturas en papel adicionales según sea necesario.
  5. Cuando esté listo para facturar a un cliente, complete los espacios en blanco de la plantilla de factura en papel para agregar la información del cliente y los detalles de facturación, incluida la lista detallada de cargos y el monto total adeudado.

Utilice una plantilla de factura gratuita en línea

En el mundo empresarial moderno, muchas empresas utilizan sistemas de facturación electrónica. Completan sus facturas profesionales en línea y las envían por correo electrónico a los clientes o imprimen cada factura completa. Es sencillo crear una factura utilizando plantillas de factura gratuitas en línea, y puede acceder a una plantilla de factura de muestra descargable desde una variedad de fuentes y en una variedad de formatos de plantilla de factura.

Ya sea que esté creando una única factura única o planeando enviar facturas recurrentes, puede usar las siguientes plantillas de factura gratuitas en línea:

  • Google Docs : los propietarios de pequeñas empresas pueden crear facturas profesionales en minutos con el software gratuito de procesamiento de textos de Google. Simplemente descargue cualquiera de las plantillas de factura gratuitas de Google Docs y otras plataformas en línea, personalice la información, envíe el documento y reciba el pago.
  • Microsoft Word : una variedad de plantillas de facturas gratuitas están disponibles para Microsoft Word. Las plantillas se pueden descargar de Microsoft o de una variedad de otras plataformas en línea, luego se pueden editar y personalizar con Word antes de enviarlas al cliente.
  • Hojas de cálculo de Google : las plantillas de factura también se pueden personalizar con un software de hoja de cálculo. Hojas de cálculo de Google presenta una variedad de plantillas de facturas gratuitas, o elija entre una selección aún mayor que ofrecen otras plataformas en línea. Simplemente elija el diseño que más le guste, elija la opción de edición y agregue sus detalles personalizados.
  • Microsoft Excel : Microsoft también ofrece plantillas de factura gratuitas para usar con Excel. En lugar de personalizar un documento de procesamiento de texto, los usuarios editan los detalles de la factura utilizando el software de hoja de cálculo de la empresa. Las plantillas de factura gratuitas para Excel se pueden encontrar en Microsoft o en una variedad de otros sitios web.
  • Generador de facturas en línea : una gran cantidad de herramientas de generación de facturas en línea están disponibles para los usuarios que desean una forma simple de crear una factura. Estos sitios web cuentan con plantillas gratuitas listas para editar con los detalles del cliente y de facturación. Por lo general, no es necesario descargarlo y el documento personalizado se puede imprimir o enviar por correo electrónico directamente desde la fuente.

Use el software de facturas para encontrar plantillas de facturas

El software de facturación y otros programas de contabilidad son populares porque agilizan el proceso de facturación para las pequeñas empresas y les ayudan a crear una factura básica. Además de las plantillas de facturación gratuitas, el mejor software de facturación para pequeñas empresas a menudo incluye una variedad de otras características, incluidas opciones avanzadas como seguimiento de tiempo, gestión de proyectos y facturas recurrentes. El popular software de facturación que presenta plantillas de factura incluye programas de Zoho, Quickbooks, Freshbooks y Wave.

Qué incluir en una factura

Ya sea que esté diseñando una factura desde cero o personalizando una plantilla de factura gratuita, deberá incluir información específica. Incluso el mejor software de facturación para pequeñas empresas le permite cambiar lo que está en la plantilla de su propia empresa. Le diremos qué se necesita, qué es opcional y por qué. Después de todo, si bien algunos detalles como nombres y montos deben aparecer en cada factura, otra información puede ser opcional y variará según el tipo de negocio y los servicios que ofrece, así como si se trata de una factura única o múltiple.

¿Quiere incluir toda la información pertinente para una gran plantilla de factura? Asegúrese de incluir todos los detalles aplicables, y podría ser la plantilla de factura final que tendrá que hacer.

Nombre del Negocio

El nombre comercial constituye el corazón de la factura. ¿Quién proporcionó los bienes o servicios y a quién debe pagar el cliente?

logotipo de la empresa

Parte de la marca de su pequeña empresa es el logotipo de su empresa. Representa visualmente a tu empresa en tus facturas incluyendo el logotipo de tu empresa, y tus clientes verán una presentación más profesional.

Información del contacto

Asegúrese de que las facturas de su pequeña empresa incluyan la información de contacto de su empresa, incluida la dirección, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico y el sitio web de la empresa.

Información del cliente

¿A quién se envía la factura? Las facturas de su empresa también deben incluir la información de su cliente, incluido como mínimo su nombre. Las facturas más profesionales también pueden incluir detalles como la dirección del cliente, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono.

Número de factura

Sin numerar las facturas, es difícil rastrearlas e identificar a quién se le facturó qué y cuándo. Cada factura debe incluir un número único, aunque el sistema de numeración puede variar. Algunas compañías enumerarán todas las facturas cronológicamente en el orden en que ocurren, mientras que otras usarán un sistema similar pero agregarán un prefijo o extensión que identifique a cada cliente.

Fecha de la factura

¿Cuándo se envió la factura? Pueden aparecer varias fechas en una factura, pero, como mínimo, todas las facturas profesionales deben estar fechadas con la hora en que se envió la factura al cliente. Asegúrese de que la factura refleje la fecha en que se envió, no la fecha en que se generó originalmente.

Detalles del servicio

¿Qué productos o servicios se proporcionaron al cliente? ¿Qué estará pagando el cliente? Cada factura de muestra proporcionará espacio para elementos de línea con detalles del servicio, que deben etiquetar específicamente el producto o el servicio proporcionado.

Fecha de servicio

Si el servicio que se factura se brindó en una fecha específica diferente a la fecha de la factura, también es apropiado incluir la fecha del servicio junto a los detalles del servicio.

Descripción

Algunas facturas pueden requerir detalles adicionales que describan el producto o servicio proporcionado. Si se requiere más información, incluya una descripción específica del producto o servicio en la factura debajo de los detalles del servicio.

Tarifa de facturación

Si bien algunas facturas solo necesitan un total único, como cuando se factura un solo producto o servicio, a menudo se necesita una tasa de facturación para aclarar el monto total adeudado. Por ejemplo, una pequeña empresa que factura servicios por hora querrá que sus facturas reflejen cuánto se facturó por hora y cuántas horas se facturaron. Muchas herramientas de plantillas de facturas de muestra en línea contienen fórmulas automáticas que calcularán los totales en función de las tasas de facturación ingresadas en el generador de facturas.

Impuestos y Descuentos

Si su negocio debe o no cobrar impuestos sobre las ventas u otros impuestos dependerá de su localidad y tipo de negocio. Sin embargo, si su empresa debe cobrar impuestos a sus clientes, o si tiene descuentos que ofrecer, querrá una sección para detallar estas tarifas y ajustes en su plantilla de factura básica.

Fecha de vencimiento

¿Se requiere que el cliente pague el saldo en una fecha específica? La mayoría de las facturas incluirán una fecha de vencimiento separada de la fecha de la factura, informando al cliente cuándo debe pagar. Incluir una fecha de vencimiento en su factura también envía una señal de urgencia al cliente, lo que ayuda al propietario de la pequeña empresa a recibir el pago más rápido.

notas

Agregar pequeños toques personales a las facturas puede ayudar mucho a inspirar la lealtad del cliente. Muchas pequeñas empresas agregarán una nota personal a cada cliente individual en la parte inferior de su factura, agradeciéndoles por su negocio y brindando información útil, como dónde realizar pagos en línea.

Términos y condiciones de pago

¿Su negocio aceptará pagos con tarjeta de crédito o débito? ¿Hay instrucciones de pago específicas? ¿Qué sucede si un pago se retrasa? ¿Permite pagos parciales? Estas y otras preguntas similares se pueden responder en la sección de términos y condiciones de pago de una factura.

Cree su propia factura con estos consejos

¿Está su pequeña empresa lista para enviar facturas? Consulte los siguientes consejos para recordar al crear facturas para enviar a sus clientes:

  • Mantenga su factura simple y fácil de entender. Utilice un lenguaje claro y etiquetas específicas para asegurarse de que los clientes sepan claramente lo que se les pide que paguen.
  • Aclara tus condiciones de pago. Si espera que le paguen en 30 días, asegúrese de especificarlo en su factura. Describa otros detalles de pago, como si se permiten pagos parciales y si acepta tarjetas de crédito.
  • Factura a la brevedad. Lo más probable es que cuanto más rápido envíe su factura a su cliente, más rápido se le pagará. Siempre que haya entregado los bienes o servicios que se facturan, no es demasiado pronto para enviarlos.
  • Acepta múltiples métodos de pago. No todos los clientes pagarán con el mismo método. Aceptar métodos de pago flexibles, incluidas opciones como efectivo, cheque, tarjeta de crédito o débito, Paypal y otras opciones electrónicas, facilitará que los clientes paguen con prontitud.
  • Enviar recordatorios. Puede parecer una molestia molesta enviar recordatorios de pago a los clientes después de que haya entregado con éxito sus bienes o servicios, pero considere hacerlo para su propio beneficio. Después de todo, es una tarea que vale la pena si le pagan antes.

Imagen: Depositphotos