Verwenden Sie dieses Rechnungsbeispiel, um Ihre eigene zu entwerfen

Veröffentlicht: 2022-01-20

Es ist schwierig, die meisten Geschäfte ohne irgendeine Art von Rechnung zu tätigen. Schließlich muss ein Kleinunternehmer Zahlungen von seinen Kunden einziehen, und er muss seine Transaktionen dokumentieren, um sicherzustellen, dass dies geschieht. Ebenso müssen Kunden und Klienten wissen, was ihnen in Rechnung gestellt wird und wie viel sie bezahlen müssen. Eine Rechnung erfüllt all diese Ziele.

Was ist eine Rechnung?

Was ist eine Rechnung? Eine Rechnung ist ein Handelsdokument, das Artikel auflistet, für die ein Kunde bezahlen muss. Es enthält Informationen wie das Datum, den fälligen Gesamtbetrag und eine Liste aller in Rechnung gestellten Artikel zusammen mit ihren individuellen Kosten. Rechnungen enthalten oft auch Zahlungsbedingungen und können sowohl in elektronischer als auch in gedruckter Form erstellt und versendet werden.

So erstellen Sie eine Rechnung

Unerfahrene Unternehmer und neue Kleinunternehmer wissen möglicherweise nicht, wie sie eine Rechnung erstellen, um sie an ihre Kunden zu senden. Selbst ein erfahrener Geschäftsinhaber möchte möglicherweise seine Rechnungsvorlage neu gestalten. Glücklicherweise ist es einfach, Ihre eigene einfache Rechnung zu entwerfen, egal ob Sie eine Papierrechnung erstellen, eine kostenlose Rechnungsvorlage verwenden oder eine Rechnungssoftware verwenden. Der Schlüssel liegt in der Vermeidung von Rechnungsfehlern.

Sie fragen sich, wie Sie eine Rechnung erstellen? Sehen Sie sich die folgenden drei Hauptmethoden an, mit denen Kleinunternehmer Rechnungen für ihre Kunden erstellen.

Papierrechnung erstellen

Einige kleine Unternehmen verwenden immer noch ein Papierrechnungssystem. Wenn Ihr Volumen Papier überschaubar macht, können Sie eine Papierrechnungsmasterkopie erstellen und einige hundert Kopien erstellen, um sie von Hand auszufüllen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Papierrechnung dieselben Informationen enthält wie eine elektronische Rechnungsvorlage.

Die folgenden Schritte helfen Ihnen beim Erstellen einer Papierrechnung:

  1. Passen Sie eine Vorlage an oder erstellen Sie Ihre eigene Vorlage mit der Software Ihrer Wahl. Fügen Sie Ihre Firmendaten wie Name, Logo, Adresse und Telefonnummer hinzu.
  2. Lassen Sie Platz in Ihrer Hauptrechnungsvorlage, um andere Details auf jeder Rechnung anzupassen. Sie benötigen Platz für Informationen wie den Namen des Kunden und Kontaktinformationen. Fügen Sie Leerzeichen für relevante Details wie das Datum, eine detaillierte Liste der Gebühren mit Beschreibungen, den fälligen Gesamtbetrag und das Fälligkeitsdatum ein.
  3. Drucken Sie die Papierrechnungsvorlage aus und kopieren Sie sie. Ein kleines Unternehmen benötigt möglicherweise nur wenige Kopien, während ein anderes Unternehmen Hunderte von Papierrechnungen zur Verfügung haben muss.
  4. Speichern Sie Ihre Vorlage, um bei Bedarf weitere Papierrechnungen zu drucken.
  5. Wenn Sie bereit sind, einem Kunden eine Rechnung zu stellen, füllen Sie die Lücken der Papierrechnungsvorlage aus, um die Kundeninformationen und Rechnungsdetails hinzuzufügen, einschließlich der detaillierten Liste der Gebühren und des fälligen Gesamtbetrags.

Verwenden Sie online eine kostenlose Rechnungsvorlage

In der modernen Geschäftswelt verwenden viele Unternehmen elektronische Rechnungssysteme. Sie füllen ihre professionellen Rechnungen online aus und senden sie entweder per E-Mail an Kunden oder drucken jede fertige Rechnung aus. Es ist einfach, eine Rechnung mit kostenlosen Rechnungsvorlagen online zu erstellen, und Sie können auf eine herunterladbare Musterrechnungsvorlage aus einer Vielzahl von Quellen und in einer Vielzahl von Rechnungsvorlagenformaten zugreifen.

Unabhängig davon, ob Sie eine einzelne, einmalige Rechnung erstellen oder planen, wiederkehrende Rechnungen zu versenden, können Sie die folgenden kostenlosen Rechnungsvorlagen online verwenden:

  • Google Docs – Kleinunternehmer können mit der kostenlosen Textverarbeitungssoftware von Google in wenigen Minuten professionelle Rechnungen erstellen. Laden Sie einfach eine der zahlreichen kostenlosen Rechnungsvorlagen von Google Docs und anderen Online-Plattformen herunter, passen Sie die Informationen an, senden Sie das Dokument und Sie werden bezahlt.
  • Microsoft Word – Für Microsoft Word stehen verschiedene kostenlose Rechnungsvorlagen zur Verfügung. Die Vorlagen können von Microsoft oder einer Vielzahl anderer Online-Plattformen heruntergeladen und dann mit Word bearbeitet und angepasst werden, bevor sie an den Kunden gesendet werden.
  • Google Sheets – Rechnungsvorlagen können auch mit Tabellenkalkulationssoftware angepasst werden. Google Sheets bietet eine Auswahl an kostenlosen Rechnungsvorlagen oder wählen Sie aus einer noch größeren Auswahl, die von anderen Online-Plattformen angeboten wird. Wählen Sie einfach das Design, das Ihnen am besten gefällt, wählen Sie die Bearbeitungsoption und fügen Sie Ihre benutzerdefinierten Details hinzu.
  • Microsoft Excel – Microsoft bietet auch kostenlose Rechnungsvorlagen für die Verwendung mit Excel an. Anstatt ein Textverarbeitungsdokument anzupassen, bearbeiten Benutzer die Rechnungsdetails mit der Tabellenkalkulationssoftware des Unternehmens. Kostenlose Rechnungsvorlagen für Excel finden Sie bei Microsoft oder auf einer Vielzahl anderer Websites.
  • Online-Rechnungsgenerator – Für Benutzer, die auf einfache Weise eine Rechnung erstellen möchten, steht eine Vielzahl von Online-Rechnungsgenerator-Tools zur Verfügung. Diese Websites bieten kostenlose Vorlagen, die mit Kunden- und Rechnungsdetails bearbeitet werden können. In der Regel ist kein Download erforderlich, und das angepasste Dokument kann direkt von der Quelle gedruckt oder per E-Mail versendet werden.

Verwenden Sie die Rechnungssoftware, um Rechnungsvorlagen zu finden

Rechnungssoftware und andere Buchhaltungssoftware sind beliebt, weil sie den Abrechnungsprozess für kleine Unternehmen rationalisieren und ihnen dabei helfen, eine einfache Rechnung zu erstellen. Neben kostenlosen Rechnungsvorlagen umfasst die beste Rechnungssoftware für kleine Unternehmen oft eine Vielzahl weiterer Funktionen, darunter erweiterte Optionen wie Zeiterfassung, Projektmanagement und wiederkehrende Rechnungen. Beliebte Rechnungssoftware mit Rechnungsvorlagen sind Programme von Zoho, Quickbooks, Freshbooks und Wave.

Was gehört in eine Rechnung?

Unabhängig davon, ob Sie eine Rechnung von Grund auf neu entwerfen oder eine kostenlose Rechnungsvorlage anpassen, müssen Sie bestimmte Informationen angeben. Selbst die beste Rechnungssoftware für kleine Unternehmen ermöglicht es Ihnen, den Inhalt der Vorlage Ihres eigenen Unternehmens zu ändern. Wir sagen Ihnen, was benötigt wird, was optional ist und warum. Während einige Details wie Namen und Beträge auf jeder Rechnung erscheinen sollten, sind andere Informationen möglicherweise optional und variieren je nach Art des Unternehmens und der angebotenen Dienstleistungen sowie ob es sich um eine einzelne oder mehrere Rechnungen handelt.

Möchten Sie alle relevanten Informationen für eine großartige Rechnungsvorlage hinzufügen? Stellen Sie sicher, dass Sie alle zutreffenden Details angeben, und es könnte die endgültige Rechnungsvorlage sein, die Sie jemals erstellen müssen.

Firmenname

Der Firmenname bildet das Herzstück der Rechnung. Wer hat die Waren oder Dienstleistungen erbracht und wen muss der Kunde bezahlen?

Firmenlogo

Ein Teil der Marke Ihres Kleinunternehmens ist sein Firmenlogo. Stellen Sie Ihr Unternehmen visuell auf Ihren Rechnungen dar, indem Sie Ihr Firmenlogo einfügen, und Ihre Kunden werden eine professionellere Präsentation sehen.

Kontaktinformation

Stellen Sie sicher, dass die Rechnungen Ihres Kleinunternehmens die Kontaktinformationen Ihres Unternehmens enthalten, einschließlich Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Unternehmenswebsite.

Kundeninformationen

An wen wird die Rechnung geschickt? Die Rechnungen Ihres Unternehmens sollten auch die Informationen Ihres Kunden enthalten, darunter mindestens seinen Namen. Professionellere Rechnungen können auch Details wie die Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer eines Kunden enthalten.

Rechnungsnummer

Ohne die Nummerierung von Rechnungen ist es schwierig, sie zu verfolgen und festzustellen, wem was und wann in Rechnung gestellt wurde. Jede Rechnung muss eine eindeutige Nummer enthalten, obwohl das Nummerierungssystem variieren kann. Einige Unternehmen nummerieren alle Rechnungen chronologisch in der Reihenfolge ihres Auftretens, während andere ein ähnliches System verwenden, aber ein Präfix oder eine Erweiterung hinzufügen, die jeden Kunden identifiziert.

Rechnungsdatum

Wann wurde die Rechnung verschickt? Auf einer Rechnung können mehrere Daten erscheinen, aber zumindest sollte jede professionelle Rechnung mit dem Datum datiert sein, an dem die Rechnung an den Kunden gesendet wurde. Stellen Sie sicher, dass die Rechnung das Datum enthält, an dem sie gesendet wurde, und nicht das Datum, an dem sie ursprünglich erstellt wurde.

Servicedetails

Welche Produkte oder Dienstleistungen wurden dem Kunden bereitgestellt? Wofür zahlt der Kunde? Jede Musterrechnung bietet Platz für Einzelposten mit Leistungsdetails, die das erbrachte Produkt oder die erbrachte Dienstleistung konkret kennzeichnen sollen.

Servicedatum

Wenn die in Rechnung gestellte Leistung an einem bestimmten Datum erbracht wurde, das vom Rechnungsdatum abweicht, ist es auch angebracht, das Leistungsdatum neben den Leistungsdetails anzugeben.

Beschreibung

Einige Rechnungen erfordern möglicherweise zusätzliche Details zur Beschreibung des bereitgestellten Produkts oder der bereitgestellten Dienstleistung. Wenn weitere Informationen erforderlich sind, geben Sie auf der Rechnung unter den Servicedetails eine spezifische Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung an.

Abrechnungsrate

Während einige Rechnungen nur einen einzigen Gesamtbetrag benötigen, z. B. bei der Rechnungsstellung für ein einzelnes Produkt oder eine einzelne Dienstleistung, wird häufig ein Abrechnungssatz benötigt, um den fälligen Gesamtbetrag zu verdeutlichen. Beispielsweise möchte ein kleines Unternehmen, das Dienstleistungen stundenweise abgerechnet hat, dass seine Rechnungen widerspiegeln, wie viel pro Stunde abgerechnet wurde und wie viele Stunden abgerechnet wurden. Viele Online-Tools für Musterrechnungsvorlagen enthalten automatische Formeln, die Summen basierend auf den in den Rechnungsgenerator eingegebenen Abrechnungssätzen berechnen.

Steuern und Rabatte

Ob Ihr Unternehmen Umsatzsteuer oder andere Steuern erheben muss oder nicht, hängt von Ihrem Ort und der Art Ihres Unternehmens ab. Wenn Ihr Unternehmen Ihren Kunden jedoch Steuern in Rechnung stellen muss oder wenn Sie Rabatte anbieten möchten, möchten Sie, dass diese Gebühren und Anpassungen in Ihrer grundlegenden Rechnungsvorlage in einem Abschnitt aufgeführt werden.

Geburtstermin

Muss der Kunde den Restbetrag bis zu einem bestimmten Datum bezahlen? Die meisten Rechnungen enthalten ein vom Rechnungsdatum getrenntes Fälligkeitsdatum, das dem Kunden mitteilt, wann er zahlen muss. Die Angabe eines Fälligkeitsdatums auf Ihrer Rechnung sendet auch ein Signal der Dringlichkeit an den Kunden und hilft dem Kleinunternehmer, schneller bezahlt zu werden.

Anmerkungen

Das Hinzufügen kleiner, persönlicher Details zu Rechnungen kann einen großen Beitrag zur Kundenbindung leisten. Viele kleine Unternehmen fügen jedem einzelnen Kunden am Ende ihrer Rechnung eine persönliche Notiz hinzu, in der sie sich für ihr Geschäft bedanken und hilfreiche Informationen bereitstellen, z. B. wo sie Online-Zahlungen vornehmen können.

Zahlungsbedingungen

Akzeptiert Ihr Unternehmen Zahlungen per Kredit- oder Debitkarte? Gibt es bestimmte Zahlungsanweisungen? Was passiert, wenn eine Zahlung verspätet ist? Erlauben Sie Teilzahlungen? Diese und ähnliche Fragen können im Abschnitt Zahlungsbedingungen einer Rechnung beantwortet werden.

Erstellen Sie mit diesen Tipps Ihre eigene Rechnung

Ist Ihr kleines Unternehmen bereit, Rechnungen zu versenden? Sehen Sie sich die folgenden Tipps an, die Sie beim Erstellen von Rechnungen für Ihre Kunden beachten sollten:

  • Halten Sie Ihre Rechnung einfach und leicht verständlich. Verwenden Sie eine klare Sprache und spezifische Etiketten, um sicherzustellen, dass Kunden genau wissen, wofür sie bezahlen sollen.
  • Klären Sie Ihre Zahlungsbedingungen. Wenn Sie eine Zahlung innerhalb von 30 Tagen erwarten, seien Sie sicher und geben Sie dies auf Ihrer Rechnung an. Beschreiben Sie andere Zahlungsdetails, z. B. ob Teilzahlungen zulässig sind und ob Sie Kreditkarten akzeptieren.
  • Rechnung zeitnah. Die Chancen stehen gut, je schneller Sie Ihre Rechnung an Ihren Kunden senden, desto schneller werden Sie bezahlt. Vorausgesetzt, Sie haben die in Rechnung gestellten Waren oder Dienstleistungen geliefert, ist es nicht zu früh, sie zu versenden.
  • Akzeptieren Sie mehrere Zahlungsmethoden. Nicht jeder Kunde zahlt mit der gleichen Methode. Die Annahme flexibler Zahlungsmethoden, darunter Optionen wie Bargeld, Scheck, Kredit- oder Debitkarte, Paypal und andere elektronische Optionen, wird es den Kunden erleichtern, umgehend zu bezahlen.
  • Erinnerungen senden. Es mag lästig erscheinen, Zahlungserinnerungen an Kunden zu senden, nachdem Sie ihre Waren oder Dienstleistungen erfolgreich geliefert haben, aber ziehen Sie es in Betracht, dies zu Ihrem eigenen Vorteil zu tun. Schließlich ist es eine lohnende Aufgabe, wenn Sie dadurch früher bezahlt werden.

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