Kendi Faturanızı Tasarlamak İçin Bu Fatura Örneği Kullanın

Yayınlanan: 2022-01-20

Bir tür fatura olmadan çoğu iş türünü yapmak zordur. Sonuçta, küçük işletme sahibinin müşterilerinden ödeme alması ve bunun gerçekleşmesini sağlamak için işlemlerini belgelemesi gerekir. Aynı şekilde, müşterilerin ve müşterilerin ne için ücretlendirildiklerini ve ne kadar ödemeleri gerektiğini bilmeleri gerekir. Bir fatura tüm bu hedefleri gerçekleştirir.

Fatura nedir?

fatura nedir? Fatura, müşterinin ödemesi gereken kalemleri sıralayan ticari bir belgedir. Tarih, ödenmesi gereken toplam tutar ve faturalandırılan her bir kalemin ayrı maliyeti ile birlikte bir listesi gibi bilgileri içerir. Faturalar ayrıca genellikle ödeme koşullarını içerir ve hem elektronik hem de basılı formatlarda oluşturulup gönderilebilir.

Fatura Nasıl Oluşturulur

Deneyimsiz girişimciler ve yeni küçük işletme sahipleri, müşterilerini göndermek için nasıl fatura oluşturulacağını bilemeyebilir. Deneyimli bir işletme sahibi bile fatura şablonunu yeniden tasarlamak isteyebilir. Neyse ki, ister kağıt fatura oluşturun, ister ücretsiz bir fatura şablonu kullanın veya faturalama yazılımı kullanın, kendi basit faturanızı tasarlamak kolaydır. Anahtar, faturalandırma hatalarından kaçınmaktır.

Nasıl fatura oluşturacağınızı mı merak ediyorsunuz? Küçük işletme sahiplerinin müşterileri için fatura oluşturmasının aşağıdaki üç temel yolunu inceleyin.

Kağıt Fatura Oluşturun

Bazı küçük şirketler hala kağıt fatura sistemi kullanıyor. Hacminiz kağıdı yönetilebilir hale getiriyorsa, bir kağıt fatura ana kopyası oluşturabilir ve elle doldurmak için birkaç yüz kopya oluşturabilirsiniz. Basılı faturanızın elektronik fatura şablonuyla aynı bilgileri içerdiğinden emin olun.

Aşağıdaki adımlar kağıt fatura oluşturmanıza yardımcı olacaktır:

  1. Bir şablonu özelleştirin veya istediğiniz yazılımı kullanarak kendi şablonunuzu oluşturun. İsim, logo, adres ve telefon numarası gibi şirket bilgilerinizi ekleyin.
  2. Her faturadaki diğer ayrıntıları özelleştirmek için ana fatura şablonunuzda boşluk bırakın. Müşterinin adı ve iletişim bilgileri gibi bilgiler için alana ihtiyacınız olacak. Tarih, açıklamalarıyla birlikte ayrıntılı bir ücret listesi, ödenmesi gereken toplam tutar ve vade tarihi gibi ilgili ayrıntılar için boşluklar ekleyin.
  3. Kağıt fatura şablonunu yazdırın ve kopyalarını alın. Küçük ölçekte faaliyet gösteren bir işletmenin yalnızca birkaç kopyaya ihtiyacı olabilirken, başka bir şirketin emrinde yüzlerce kağıt faturaya ihtiyacı olabilir.
  4. Gerektiğinde ek kağıt faturalar yazdırmak için şablonunuzu kaydedin.
  5. Bir müşteriyi faturalandırmaya hazır olduğunuzda, ayrıntılı masraf listesi ve ödenmesi gereken toplam tutar dahil olmak üzere müşterinin bilgilerini ve fatura ayrıntılarını eklemek için kağıt fatura şablonundaki boşlukları doldurun.

Çevrimiçi Ücretsiz Fatura Şablonu Kullanın

Modern iş dünyasında birçok şirket elektronik faturalandırma sistemlerini kullanmaktadır. Profesyonel faturalarını çevrimiçi olarak doldururlar ve müşterilere e-postayla gönderirler veya tamamlanan her faturayı yazdırırlar. Çevrimiçi ücretsiz fatura şablonlarını kullanarak bir fatura oluşturmak çok kolaydır ve çeşitli kaynaklardan ve çeşitli fatura şablonu biçimlerinde indirilebilir örnek fatura şablonuna erişebilirsiniz.

İster tek seferlik bir fatura oluşturuyor olun, ister yinelenen faturalar göndermeyi planlıyor olun, aşağıdaki ücretsiz fatura şablonlarını çevrimiçi olarak kullanabilirsiniz:

  • Google Dokümanlar – Küçük işletme sahipleri, Google'ın ücretsiz kelime işlemci yazılımıyla dakikalar içinde profesyonel faturalar oluşturabilir. Google Dokümanlar ve diğer çevrimiçi platformlardan bir dizi ücretsiz fatura şablonundan istediğinizi indirin, bilgileri özelleştirin, belgeyi gönderin ve ödeme alın.
  • Microsoft Word – Microsoft Word için çeşitli ücretsiz fatura şablonları mevcuttur. Şablonlar Microsoft'tan veya çeşitli diğer çevrimiçi platformlardan indirilebilir, ardından müşteriye gönderilmeden önce Word kullanılarak düzenlenebilir ve özelleştirilebilir.
  • Google E-Tablolar – Fatura şablonları, elektronik tablo yazılımı kullanılarak da özelleştirilebilir. Google E-Tablolar, çeşitli ücretsiz fatura şablonları sunar veya diğer çevrimiçi platformlar tarafından sunulan daha da büyük bir seçim arasından seçim yapın. En sevdiğiniz tasarımı seçin, düzenleme seçeneğini seçin ve özel ayrıntılarınızı ekleyin.
  • Microsoft Excel - Microsoft, Excel ile de kullanım için ücretsiz fatura şablonları sunar. Kullanıcılar, bir kelime işlem belgesini özelleştirmek yerine, şirketin elektronik tablo yazılımını kullanarak fatura ayrıntılarını düzenler. Excel için ücretsiz fatura şablonları Microsoft'tan veya çeşitli diğer web sitelerinden bulunabilir.
  • Çevrimiçi Fatura Oluşturucu - Bir fatura oluşturmanın basit bir yolunu isteyen kullanıcılar için çok sayıda çevrimiçi fatura oluşturma aracı mevcuttur. Bu web siteleri, müşteri ve fatura ayrıntılarıyla birlikte düzenlemeye hazır ücretsiz şablonlar içerir. Genellikle indirmeye gerek yoktur ve özelleştirilmiş belge doğrudan kaynaktan yazdırılabilir veya e-postayla gönderilebilir.

Fatura Şablonlarını Bulmak için Fatura Yazılımını Kullanın

Faturalama yazılımı ve diğer muhasebe yazılımları, basit bir fatura oluşturmalarına yardımcı olurken küçük işletmeler için faturalandırma sürecini kolaylaştırdığı için popülerdir. Küçük işletmeler için en iyi fatura yazılımı, ücretsiz faturalama şablonlarına ek olarak, genellikle zaman takibi, proje yönetimi ve yinelenen faturalar gibi gelişmiş seçenekler dahil olmak üzere çeşitli diğer özellikleri içerir. Fatura şablonları içeren popüler fatura yazılımı, Zoho, Quickbooks, Freshbooks ve Wave programlarını içerir.

Faturaya Neler Eklenmeli?

İster sıfırdan bir fatura tasarlıyor olun ister ücretsiz bir fatura şablonunu özelleştiriyor olun, belirli bilgileri eklemeniz gerekir. Küçük işletmeler için en iyi fatura yazılımı bile kendi şirketinizin şablonundakileri değiştirmenize olanak tanır. Size neyin gerekli olduğunu, neyin isteğe bağlı olduğunu ve nedenini söyleyeceğiz. Sonuçta, her faturada adlar ve tutarlar gibi bazı ayrıntıların görünmesi gerekirken, diğer bilgiler isteğe bağlı olabilir ve sunduğu iş ve hizmetlere ve tekli veya çoklu fatura olmasına göre değişiklik gösterebilir.

Harika bir fatura şablonu için tüm ilgili bilgileri eklemek ister misiniz? Geçerli tüm ayrıntıları eklediğinizden emin olun; bu, yapmanız gereken son fatura şablonu olabilir.

iş adı

İşletme adı faturanın kalbini oluşturur. Mal veya hizmetleri kim sağladı ve müşterinin ödeme yapması gerekiyor?

iş logosu

Küçük işletmenizin markasının bir parçası şirket logosudur. İşletmenizin logosunu ekleyerek faturalarınızda firmanızı görsel olarak temsil edin, müşterileriniz daha profesyonel bir sunumla karşılaşsın.

İletişim bilgileri

Küçük işletmenizin faturalarının, adres, telefon numarası, e-posta adresi ve şirket web sitesi dahil olmak üzere şirketinizin iletişim bilgilerini içerdiğinden emin olun.

Müşteri Bilgileri

Fatura kime gönderiliyor? Şirketinizin faturaları, müşterinizin bilgilerini de, en azından adı dahil olmak üzere içermelidir. Daha profesyonel faturalar, müşterinin adresi, e-posta adresi ve telefon numarası gibi ayrıntıları da içerebilir.

Fatura numarası

Faturaları numaralandırmadan onları takip etmek ve kimin, ne zaman faturalandırıldığını belirlemek zordur. Numaralandırma sistemi değişebilse de, her fatura benzersiz bir numara içermelidir. Bazı şirketler tüm faturaları oluştukları sıraya göre kronolojik olarak numaralandırırken, diğerleri benzer bir sistem kullanacak ancak her müşteriyi tanımlayan bir önek veya uzantı ekler.

Fatura tarihi

Fatura ne zaman gönderildi? Bir faturada birden fazla tarih görünebilir, ancak en azından her profesyonel faturanın tarihi faturanın müşteriye gönderildiği tarih olmalıdır. Faturanın, ilk oluşturulduğu tarihi değil, gönderildiği tarihi yansıttığından emin olun.

Hizmet Detayları

Müşteriye hangi ürün veya hizmetler sağlandı? Müşteri ne için ödeme yapacak? Her örnek fatura, sağlanan ürün veya hizmeti özel olarak etiketlemesi gereken hizmet ayrıntılarına sahip satır öğeleri için alan sağlayacaktır.

Hizmet Tarihi

Faturalandırılan hizmet, fatura tarihinden farklı bir tarihte verilmişse, hizmet detaylarının yanında hizmet tarihinin de listelenmesi uygundur.

Tanım

Bazı faturalar, sağlanan ürün veya hizmeti açıklayan ek ayrıntılar gerektirebilir. Daha fazla bilgi gerekiyorsa, hizmet ayrıntılarının altına faturaya ürün veya hizmetle ilgili özel bir açıklama ekleyin.

Faturalandırma Oranı

Bazı faturalar, örneğin tek bir ürün veya hizmet için fatura keserken olduğu gibi yalnızca tek bir toplama ihtiyaç duyarken, çoğu zaman ödenmesi gereken toplam tutarı netleştirmek için bir faturalandırma oranı gerekir. Örneğin, hizmetleri saat bazında faturalayan küçük bir işletme, faturalarının saat başına ne kadar faturalandırıldığını ve kaç saat faturalandırıldığını yansıtmasını isteyecektir. Birçok çevrimiçi örnek fatura şablonu aracı, fatura oluşturucuya girilen fatura oranlarına göre toplamları hesaplayacak otomatik formüller içerir.

Vergiler ve İndirimler

İşletmenizin satış vergisi veya diğer vergileri alması gerekip gerekmediği, bulunduğunuz yere ve iş türüne bağlı olacaktır. Ancak, işletmenizin müşterilerinizden vergi alması gerekiyorsa veya sunacak indirimleriniz varsa, temel fatura şablonunuzda bu ücretleri ve ayarlamaları listelemek için bir bölüm isteyeceksiniz.

Bitiş tarihi

Müşterinin belirli bir tarihe kadar bakiyeyi ödemesi gerekiyor mu? Çoğu fatura, fatura tarihinden ayrı bir vade tarihi içerecek ve müşteriye ne zaman ödeme yapması gerektiğini bildirecektir. Faturanıza bir vade tarihi eklemek, müşteriye bir aciliyet sinyali göndererek küçük işletme sahibinin daha hızlı ödeme almasına yardımcı olur.

notlar

Faturalara küçük, kişisel dokunuşlar eklemek, müşteri sadakatine ilham vermede uzun bir yol kat edebilir. Birçok küçük işletme, her bir müşteriye faturalarının altına, işleri için teşekkür eden ve çevrimiçi ödemelerin nerede yapılacağı gibi yararlı bilgiler sağlayan kişisel bir not ekler.

Ödeme Hüküm ve Koşulları

İşletmeniz kredi kartı veya banka kartı ile ödeme kabul edecek mi? Belirli ödeme talimatları var mı? Bir ödeme gecikirse ne olur? Kısmi ödemelere izin veriyor musunuz? Bu ve benzeri sorular faturanın ödeme koşulları bölümünde yanıtlanabilir.

Bu İpuçlarını Kullanarak Kendi Faturanızı Oluşturun

Küçük işletmeniz fatura göndermeye hazır mı? Müşterilerinize göndermek için fatura oluştururken hatırlamanız gereken aşağıdaki ipuçlarına göz atın:

  • Faturanızı basit ve anlaşılması kolay tutun. Müşterilerin ne ödemelerinin istendiğini açıkça bilmelerini sağlamak için net bir dil ve özel etiketler kullanın.
  • Ödeme koşullarınızı netleştirin. 30 gün içinde ödeme bekliyorsanız bunu mutlaka faturanızda belirtin. Kısmi ödemelere izin verilip verilmediği ve kredi kartlarını kabul edip etmediğiniz gibi diğer ödeme ayrıntılarını açıklayın.
  • Derhal faturalandırın. Faturanızı müşterinize ne kadar hızlı gönderirseniz, ödemeniz o kadar hızlı gerçekleşir. Faturalandırılan mal veya hizmetleri teslim ettiyseniz, göndermek için çok erken değil.
  • Birden fazla ödeme yöntemini kabul edin. Her müşteri aynı yöntemle ödeme yapmayacaktır. Nakit, çek, kredi veya banka kartı, Paypal ve diğer elektronik seçenekler gibi esnek ödeme yöntemlerini kabul etmek, müşterilerin anında ödeme yapmasını kolaylaştıracaktır.
  • Hatırlatıcılar gönderin. Ürünlerini veya hizmetlerini başarıyla teslim ettikten sonra müşterilere ödeme hatırlatıcıları göndermek can sıkıcı bir güçlük gibi görünebilir, ancak bunu kendi yararınıza yapmayı düşünün. Ne de olsa, ödemenizi daha erken alırsa, bu değerli bir görevdir.

Resim: Depositphotos