Utilizați acest exemplu de factură pentru a vă crea propriul exemplu

Publicat: 2022-01-20

Este greu să faci majoritatea formelor de afaceri fără un fel de factură. La urma urmei, proprietarul unei mici afaceri trebuie să colecteze plata de la clienții săi și trebuie să își documenteze tranzacțiile pentru a se asigura că acest lucru se întâmplă. De asemenea, clienții și clienții trebuie să știe pentru ce sunt taxați și cât să plătească. O factură îndeplinește toate aceste obiective.

Ce este o factură?

Ce este o factură? O factură este un document comercial care detaliază articolele pentru care un client trebuie să plătească. Acesta include informații precum data, suma totală datorată și o listă a fiecărui articol facturat împreună cu costul său individual. Facturile includ adesea și termeni de plată și pot fi create și trimise atât în ​​format electronic, cât și în format tipărit.

Cum se creează o factură

Antreprenorii fără experiență și noii proprietari de afaceri mici s-ar putea să nu știe cum să creeze o factură pentru a trimite clienților lor. Chiar și un proprietar de afaceri cu experiență ar putea dori să își reproiecteze șablonul de factură. Din fericire, este ușor să creați propria factură simplă, indiferent dacă creați o factură pe hârtie, utilizați un șablon de factură gratuit sau utilizați un software de facturare. Cheia este evitarea greșelilor de facturare.

Vă întrebați cum să creați o factură? Consultați următoarele trei moduri principale prin care proprietarii de afaceri mici generează facturi pentru clienții lor.

Creați o factură pe hârtie

Unele companii mici încă folosesc un sistem de factură pe hârtie. Dacă volumul dvs. face hârtia gestionabilă, puteți crea o copie master a facturii pe hârtie și puteți crea câteva sute de copii pentru a le completa manual. Asigurați-vă că factura dvs. de hârtie include aceleași informații ca și un șablon de factură electronică.

Următorii pași vă vor ajuta să creați o factură pe hârtie:

  1. Personalizați un șablon sau creați-vă propriul șablon folosind software-ul ales. Includeți detaliile companiei dvs., cum ar fi numele, sigla, adresa și numărul de telefon.
  2. Lăsați spațiu în șablonul de factură principală pentru a personaliza alte detalii de pe fiecare factură. Veți avea nevoie de spațiu pentru informații precum numele clientului și informațiile de contact. Includeți spații pentru detalii pertinente, cum ar fi data, o listă detaliată a taxelor cu descrieri, suma totală datorată și data scadenței.
  3. Imprimați șablonul de factură pe hârtie și faceți copii ale acestuia. O afacere care operează la scară mică ar putea avea nevoie doar de câteva exemplare, în timp ce o altă companie ar putea avea nevoie de sute de facturi pe hârtie la dispoziție.
  4. Salvați șablonul pentru a imprima facturi suplimentare pe hârtie, după cum este necesar.
  5. Când sunteți gata să facturați un client, completați spațiile libere ale șablonului de factură pe hârtie pentru a adăuga informațiile clientului și detaliile de facturare, inclusiv lista detaliată a taxelor și suma totală datorată.

Utilizați un șablon de factură gratuit online

În lumea afacerilor moderne, multe companii folosesc sisteme electronice de facturare. Își completează facturile profesionale online și fie le e-mail către clienți, fie imprimă fiecare factură completată. Este simplu să creezi o factură folosind șabloane gratuite de factură online și poți accesa un model de șablon de factură descărcabil dintr-o varietate de surse și într-o varietate de formate de șabloane de factură.

Indiferent dacă creați o singură factură unică sau plănuiți să trimiteți facturi recurente, puteți utiliza online următoarele șabloane de factură gratuite:

  • Google Docs – proprietarii de întreprinderi mici pot crea facturi profesionale în câteva minute cu software-ul gratuit de procesare de text de la Google. Doar descărcați oricare dintre numeroasele șabloane gratuite de factură de pe Google Docs și alte platforme online, personalizați informațiile, trimiteți documentul și primiți plata.
  • Microsoft Word – O varietate de șabloane de factură gratuite sunt disponibile pentru Microsoft Word. Șabloanele pot fi descărcate de la Microsoft sau de pe o varietate de alte platforme online, apoi editate și personalizate folosind Word înainte de a fi trimise către client.
  • Foi de calcul Google – Șabloanele de factură pot fi, de asemenea, personalizate folosind software-ul pentru foi de calcul. Foi de calcul Google oferă o gamă largă de șabloane de factură gratuite sau alegeți dintr-o selecție și mai mare oferită de alte platforme online. Doar alegeți designul care vă place cel mai mult, alegeți opțiunea de editare și adăugați detaliile dvs. personalizate.
  • Microsoft Excel – Microsoft oferă șabloane de factură gratuite pentru utilizare cu Excel, de asemenea. În loc să personalizeze un document de procesare de text, utilizatorii editează detaliile facturii folosind software-ul de calcul al companiei. Șabloanele de factură gratuite pentru Excel pot fi găsite de la Microsoft sau de pe o varietate de alte site-uri web.
  • Generator de facturi online – O multitudine de instrumente de generare de facturi online sunt disponibile pentru utilizatorii care doresc o modalitate simplă de a crea o factură. Aceste site-uri web oferă șabloane gratuite gata de editare cu detalii despre clienți și de facturare. De obicei, nu este necesară descărcarea, iar documentul personalizat poate fi tipărit sau trimis prin e-mail direct de la sursă.

Utilizați software-ul de factură pentru a găsi șabloane de factură

Software-ul de facturare și alte programe de contabilitate sunt populare deoarece simplifică procesul de facturare pentru întreprinderile mici, ajutându-le în același timp să creeze o factură de bază. Pe lângă șabloanele gratuite de facturare, cel mai bun software de factură pentru întreprinderile mici include adesea o varietate de alte funcții, inclusiv opțiuni avansate precum urmărirea timpului, managementul proiectelor și facturile recurente. Software-ul popular de factură care include șabloane de factură include programe de la Zoho, Quickbooks, Freshbooks și Wave.

Ce să includeți într-o factură

Indiferent dacă proiectați o factură de la zero sau personalizați un șablon de factură gratuit, va trebui să includeți informații specifice. Chiar și cel mai bun software de factură pentru întreprinderile mici vă permite să schimbați ceea ce este în șablonul propriei companii. Vă vom spune ce este necesar, ce este opțional și de ce. La urma urmei, în timp ce unele detalii precum nume și sume ar trebui să apară pe fiecare factură, alte informații pot fi opționale și vor varia în funcție de tipul de afacere și de servicii pe care le oferă, precum și dacă este vorba despre o singură factură sau mai multe.

Doriți să includeți toate informațiile pertinente pentru un șablon de factură grozav? Asigurați-vă că includeți toate detaliile aplicabile și ar putea fi șablonul final de factură pe care va trebui să îl faceți vreodată.

Nume de afaceri

Numele companiei este inima facturii. Cine a furnizat bunurile sau serviciile și pe cine trebuie să plătească clientul?

Logo-ul afacerii

O parte a mărcii micii afaceri este sigla companiei. Reprezentați-vă vizual compania pe facturi incluzând sigla afacerii dvs., iar clienții dvs. vor vedea o prezentare mai profesionistă.

Informații de contact

Asigurați-vă că facturile companiei dvs. mici includ informațiile de contact ale companiei, inclusiv adresa, numărul de telefon, adresa de e-mail și site-ul web al companiei.

Informații despre client

Cui i se trimite factura? Facturile companiei dvs. ar trebui să includă și informațiile clientului dvs., inclusiv cel puțin numele acestora. Facturile mai profesionale pot include, de asemenea, detalii precum adresa unui client, adresa de e-mail și numărul de telefon.

Număr de factură

Fără numerotarea facturilor, este dificil să le urmăriți și să identificați cine a fost facturat, ce și când. Fiecare factură trebuie să includă un număr unic, deși sistemul de numerotare poate varia. Unele companii vor numerota toate facturile cronologic în ordinea în care apar, în timp ce altele vor folosi un sistem similar, dar vor adăuga un prefix sau o extensie care identifică fiecare client.

Data facturii

Când a fost trimisă factura? Pe o factură pot apărea mai multe date, dar, cel puțin, fiecare factură profesională ar trebui să fie datată cu momentul în care factura a fost trimisă clientului. Asigurați-vă că factura reflectă data la care a fost trimisă, nu data la care a fost generată inițial.

Detalii serviciu

Ce produse sau servicii au fost furnizate clientului? Pentru ce va plăti clientul? Fiecare probă de factură va oferi spațiu pentru articolele rând cu detaliile serviciului, care ar trebui să eticheteze în mod specific produsul sau serviciul furnizat.

Data serviciului

Dacă serviciul facturat a fost furnizat la o anumită dată, diferită de data facturii, atunci este, de asemenea, potrivit să se afișeze data serviciului lângă detaliile serviciului.

Descriere

Unele facturi pot necesita detalii suplimentare care descriu produsul sau serviciul furnizat. Dacă sunt necesare mai multe informații, includeți o descriere specifică a produsului sau serviciului pe factură sub detaliile serviciului.

Rata de facturare

În timp ce unele facturi au nevoie doar de un singur total, cum ar fi atunci când se facturează pentru un singur produs sau serviciu, de multe ori este necesară o rată de facturare pentru a clarifica suma totală datorată. De exemplu, o afacere mică care facturează servicii la oră va dori ca facturile lor să reflecte cât a fost facturat pe oră și câte ore au fost facturate. Multe modele de instrumente online de șablon de factură conțin formule automate care vor calcula totalurile pe baza ratelor de facturare introduse în generatorul de facturi.

Taxe și reduceri

Dacă afacerea dvs. trebuie sau nu să perceapă taxe pe vânzări sau alte taxe va depinde de localitatea dvs. și de tipul de afacere. Cu toate acestea, dacă afacerea dvs. trebuie să perceapă taxe clienților dvs. sau dacă aveți reduceri de oferit, atunci veți dori o secțiune pentru a detalia aceste taxe și ajustări în șablonul de factură de bază.

Data scadentă

Este obligat clientul să plătească soldul până la o anumită dată? Majoritatea facturilor vor include o dată scadentă separată de data facturii, informând clientul când trebuie să plătească. Includerea unei date scadente pe factură trimite, de asemenea, un semnal de urgență clientului, ajutându-l pe proprietarul unei mici afaceri să fie plătit mai repede.

Note

Adăugarea unor mici note personale la facturi poate contribui în mare măsură la inspirarea loialității clienților. Multe întreprinderi mici vor adăuga o notă personală fiecărui client individual în partea de jos a facturii, mulțumindu-le pentru afacerea lor și oferind informații utile, cum ar fi unde să facă plăți online.

Termeni și condiții de plată

Compania dvs. va accepta plata prin card de credit sau de debit? Există instrucțiuni de plată specifice? Ce se întâmplă dacă o plată întârzie? Permiteți plăți parțiale? La aceste întrebări și la întrebări similare se poate răspunde în secțiunea termeni și condiții de plată a unei facturi.

Creați-vă propria factură folosind aceste sfaturi

Mica dvs. afacere este pregătită să trimită facturi? Consultați următoarele sfaturi de reținut atunci când creați facturi pentru a le trimite clienților:

  • Păstrați-vă factura simplă și ușor de înțeles. Folosiți un limbaj clar și etichete specifice pentru a vă asigura că clienții știu clar pentru ce li se cere să plătească.
  • Clarificați condițiile de plată. Dacă vă așteptați să fiți plătit în 30 de zile, asigurați-vă și specificați acest lucru pe factură. Descrieți alte detalii de plată, cum ar fi dacă plățile parțiale sunt permise și dacă acceptați carduri de credit.
  • Facturați cu promptitudine. Sunt șanse ca cu cât trimiteți mai repede factura clientului, cu atât veți fi plătit mai repede. Cu condiția să fi livrat bunurile sau serviciile care fac obiectul unei facturi, nu este prea devreme să le trimiteți.
  • Acceptați mai multe metode de plată. Nu toți clienții vor plăti prin aceeași metodă. Acceptarea metodelor de plată flexibile, inclusiv opțiuni precum numerar, cec, card de credit sau de debit, Paypal și alte opțiuni electronice, le va face mai ușor pentru clienți să plătească prompt.
  • Trimite mementouri. Ar putea părea o bătaie de cap enervant să trimiteți mementouri de plată clienților după ce le-ați livrat cu succes bunurile sau serviciile, dar luați în considerare să o faceți în beneficiul dvs. La urma urmei, este o sarcină utilă dacă ești plătit mai devreme.

Imagine: Depositphotos