Użyj tego przykładu faktury, aby zaprojektować własną

Opublikowany: 2022-01-20

Bez faktury trudno jest prowadzić działalność gospodarczą w większości form. W końcu właściciel małej firmy musi pobierać płatności od swoich klientów i musi udokumentować swoje transakcje, aby to się stało. Podobnie klienci i klienci muszą wiedzieć, za co są obciążani i ile mają zapłacić. Faktura realizuje wszystkie te cele.

Co to jest faktura?

Co to jest faktura? Faktura to dokument handlowy, który wyszczególnia pozycje, za które klient musi zapłacić. Zawiera informacje, takie jak data, całkowita należna kwota oraz wykaz każdego rozliczanego elementu wraz z jego indywidualnym kosztem. Faktury często zawierają również warunki płatności i można je tworzyć i wysyłać zarówno w formacie elektronicznym, jak i drukowanym.

Jak utworzyć fakturę

Niedoświadczeni przedsiębiorcy i nowi właściciele małych firm mogą nie wiedzieć, jak stworzyć fakturę, aby wysłać swoim klientom. Nawet doświadczony właściciel firmy może chcieć przeprojektować swój szablon faktury. Na szczęście zaprojektowanie własnej prostej faktury jest łatwe, niezależnie od tego, czy tworzysz fakturę papierową, korzystasz z bezpłatnego szablonu faktury, czy korzystasz z oprogramowania do fakturowania. Kluczem jest unikanie błędów w fakturowaniu.

Zastanawiasz się, jak stworzyć fakturę? Zapoznaj się z następującymi trzema podstawowymi sposobami, w jakie właściciele małych firm generują faktury dla swoich klientów.

Utwórz fakturę papierową

Niektóre małe firmy nadal korzystają z systemu faktur papierowych. Jeśli Twój wolumen sprawia, że ​​papier jest łatwy w zarządzaniu, możesz utworzyć kopię główną faktury papierowej i utworzyć kilkaset kopii do ręcznego wypełnienia. Upewnij się, że faktura papierowa zawiera te same informacje, co szablon faktury elektronicznej.

Poniższe kroki pomogą Ci stworzyć fakturę papierową:

  1. Dostosuj szablon lub stwórz własny za pomocą wybranego oprogramowania. Dołącz dane swojej firmy, takie jak imię i nazwisko, logo, adres i numer telefonu.
  2. Zostaw miejsce w szablonie faktury głównej, aby dostosować inne szczegóły na każdej fakturze. Będziesz potrzebować miejsca na informacje, takie jak imię i nazwisko klienta oraz informacje kontaktowe. Uwzględnij miejsca na istotne szczegóły, takie jak data, szczegółowa lista opłat z opisami, całkowita należna kwota i termin płatności.
  3. Wydrukuj papierowy wzór faktury i zrób jego kopie. Firma działająca na małą skalę może potrzebować tylko kilku egzemplarzy, podczas gdy inna firma może potrzebować do swojej dyspozycji setek papierowych faktur.
  4. Zapisz swój szablon, aby w razie potrzeby wydrukować dodatkowe faktury papierowe.
  5. Gdy jesteś gotowy do wystawienia faktury odbiorcy, wypełnij puste pola w szablonie faktury papierowej, aby dodać informacje o kliencie i szczegóły rozliczeniowe, w tym szczegółową listę opłat i całkowitą należną kwotę.

Użyj darmowego szablonu faktury online

We współczesnym świecie biznesu wiele firm korzysta z elektronicznych systemów fakturowania. Wypełniają swoje profesjonalne faktury online i wysyłają je pocztą elektroniczną do klientów lub drukują każdą wypełnioną fakturę. Utworzenie faktury za pomocą bezpłatnych szablonów faktur online jest proste i można uzyskać dostęp do przykładowego szablonu faktury do pobrania z różnych źródeł i w różnych formatach szablonów faktur.

Niezależnie od tego, czy tworzysz pojedynczą, jednorazową fakturę, czy planujesz wysyłać faktury cykliczne, możesz skorzystać z następujących bezpłatnych szablonów faktur online:

  • Dokumenty Google — właściciele małych firm mogą tworzyć profesjonalne faktury w ciągu kilku minut za pomocą bezpłatnego oprogramowania do edycji tekstu Google. Wystarczy pobrać dowolny z wielu darmowych szablonów faktur z Dokumentów Google i innych platform internetowych, dostosować informacje, wysłać dokument i otrzymać zapłatę.
  • Microsoft Word — dla programu Microsoft Word dostępnych jest wiele bezpłatnych szablonów faktur. Szablony można pobrać z firmy Microsoft lub z wielu innych platform internetowych, a następnie edytować i dostosowywać za pomocą programu Word przed wysłaniem do klienta.
  • Arkusze Google — szablony faktur można również dostosować za pomocą oprogramowania do arkuszy kalkulacyjnych. Arkusze Google zawierają asortyment bezpłatnych szablonów faktur lub wybieraj z jeszcze większego asortymentu oferowanego przez inne platformy internetowe. Po prostu wybierz projekt, który najbardziej Ci się podoba, wybierz opcję edycji i dodaj niestandardowe szczegóły.
  • Microsoft Excel — firma Microsoft oferuje również bezpłatne szablony faktur do użytku z programem Excel. Zamiast dostosowywać dokument edytora tekstu, użytkownicy edytują szczegóły faktury za pomocą oprogramowania arkusza kalkulacyjnego firmy. Bezpłatne szablony faktur dla programu Excel można znaleźć w firmie Microsoft lub w wielu innych witrynach internetowych.
  • Generator faktur online — mnóstwo narzędzi do generowania faktur online jest dostępnych dla użytkowników, którzy chcą w prosty sposób utworzyć fakturę. Witryny te zawierają bezpłatne szablony gotowe do edycji ze szczegółami dotyczącymi klientów i rozliczeń. Zazwyczaj nie jest potrzebne pobieranie, a dostosowany dokument można wydrukować lub wysłać pocztą e-mail bezpośrednio ze źródła.

Użyj oprogramowania do faktur, aby znaleźć szablony faktur

Oprogramowanie do fakturowania i inne oprogramowanie księgowe jest popularne, ponieważ usprawnia proces rozliczeniowy dla małych firm, jednocześnie pomagając im w tworzeniu podstawowej faktury. Oprócz darmowych szablonów faktur, najlepsze oprogramowanie do faktur dla małych firm często zawiera wiele innych funkcji, w tym zaawansowane opcje, takie jak śledzenie czasu, zarządzanie projektami i faktury cykliczne. Popularne oprogramowanie do faktur, które zawiera szablony faktur, obejmuje programy Zoho, Quickbooks, Freshbooks i Wave.

Co uwzględnić na fakturze

Niezależnie od tego, czy projektujesz fakturę od podstaw, czy dostosowujesz bezpłatny szablon faktury, musisz podać określone informacje. Nawet najlepsze oprogramowanie do faktur dla małych firm pozwala zmienić to, co znajduje się we własnym szablonie firmy. Powiemy Ci, co jest potrzebne, co jest opcjonalne i dlaczego. Mimo że niektóre szczegóły, takie jak nazwy i kwoty, powinny pojawiać się na każdej fakturze, inne informacje mogą być opcjonalne i będą się różnić w zależności od rodzaju oferowanej firmy i usług, a także od tego, czy jest to jedna czy wiele faktur.

Chcesz dołączyć wszystkie istotne informacje do świetnego szablonu faktury? Pamiętaj, aby podać wszystkie stosowne szczegóły, a może to być ostateczny szablon faktury, jaki kiedykolwiek będziesz musiał wykonać.

Nazwa firmy

Nazwa firmy stanowi serce faktury. Kto dostarczył towary lub usługi i komu musi zapłacić klient?

Logo firmy

Częścią marki Twojej małej firmy jest logo firmy. Wizualnie reprezentuj swoją firmę na fakturach, dołączając logo firmy, a Twoi klienci zobaczą bardziej profesjonalną prezentację.

Informacje kontaktowe

Upewnij się, że faktury Twojej małej firmy zawierają dane kontaktowe Twojej firmy, w tym adres, numer telefonu, adres e-mail i witrynę firmy.

Informacje o kliencie

Do kogo wysyłana jest faktura? Faktury Twojej firmy powinny również zawierać dane Twojego klienta, w tym przynajmniej jego nazwę. Bardziej profesjonalne faktury mogą również zawierać dane, takie jak adres klienta, adres e-mail i numer telefonu.

Numer faktury

Bez numerowania faktur trudno jest je śledzić i określić, kto i kiedy został rozliczony. Każda faktura musi zawierać unikalny numer, chociaż system numeracji może się różnić. Niektóre firmy będą numerować wszystkie faktury chronologicznie w kolejności, w jakiej występują, podczas gdy inne będą używać podobnego systemu, ale dodają prefiks lub rozszerzenie identyfikujące każdego klienta.

Data wystawienia faktury

Kiedy wysłano fakturę? Na fakturze może występować wiele dat, ale co najmniej każda profesjonalna faktura powinna być opatrzona datą wysłania faktury do klienta. Upewnij się, że faktura odzwierciedla datę wysłania, a nie datę, w której została pierwotnie wygenerowana.

Szczegóły usługi

Jakie produkty lub usługi zostały dostarczone klientowi? Za co zapłaci klient? Każda faktura próbna będzie zawierała miejsce na pozycje ze szczegółami usługi, które powinny wyraźnie oznaczać dostarczone produkty lub usługi.

Data usługi

Jeżeli fakturowana usługa została zrealizowana w określonym terminie innym niż data wystawienia faktury, wówczas obok szczegółów usługi należy również podać datę wykonania usługi.

Opis

Niektóre faktury mogą wymagać dodatkowych informacji opisujących dostarczony produkt lub usługę. Jeśli wymagane jest więcej informacji, należy zamieścić na fakturze szczegółowy opis produktu lub usługi pod szczegółami usługi.

Stawka rozliczeniowa

Podczas gdy niektóre faktury wymagają tylko jednej sumy, na przykład w przypadku fakturowania za pojedynczy produkt lub usługę, często potrzebna jest stawka rozliczeniowa, aby wyjaśnić całkowitą należną kwotę. Na przykład mała firma rozliczająca usługi godzinowo będzie chciała, aby ich faktury odzwierciedlały, ile zostało naliczonych za godzinę i ile godzin zostało naliczonych. Wiele narzędzi szablonów przykładowych faktur online zawiera automatyczne formuły, które obliczają sumy na podstawie stawek rozliczeniowych wprowadzonych do generatora faktur.

Podatki i rabaty

To, czy Twoja firma musi pobierać podatek od sprzedaży lub inne podatki, będzie zależeć od Twojej lokalizacji i rodzaju działalności. Jeśli jednak Twoja firma jest zobowiązana do pobierania podatków od klientów lub jeśli masz do zaoferowania zniżki, będziesz potrzebować sekcji wyszczególniającej te opłaty i korekty w podstawowym szablonie faktury.

Termin płatności

Czy klient jest zobowiązany do uregulowania salda w określonym terminie? Większość faktur zawiera termin płatności inny niż data wystawienia faktury, informując klienta, kiedy musi zapłacić. Dodanie terminu płatności na fakturze wysyła również sygnał do klienta o pilności, pomagając właścicielowi małej firmy szybciej otrzymać zapłatę.

Uwagi

Dodawanie drobnych, osobistych akcentów do faktur może znacznie zwiększyć lojalność klientów. Wiele małych firm dodaje osobistą notatkę do każdego klienta na dole faktury, dziękując im za ich działalność i dostarczając przydatnych informacji, takich jak miejsce dokonywania płatności online.

Warunki płatności

Czy Twoja firma będzie akceptować płatności kartą kredytową lub debetową? Czy istnieją konkretne instrukcje dotyczące płatności? Co się stanie, jeśli płatność się opóźni? Czy zezwalasz na częściowe płatności? Na te i podobne pytania można odpowiedzieć w sekcji warunków płatności faktury.

Utwórz własną fakturę, korzystając z tych wskazówek

Czy Twoja mała firma jest gotowa do wysyłania faktur? Zapoznaj się z poniższymi wskazówkami, o których należy pamiętać podczas tworzenia faktur do wysyłania klientom:

  • Twoja faktura powinna być prosta i zrozumiała. Używaj jasnego języka i konkretnych etykiet, aby klienci wyraźnie wiedzieli, za co mają zapłacić.
  • Wyjaśnij warunki płatności. Jeśli spodziewasz się, że otrzymasz płatność w ciągu 30 dni, pamiętaj i zaznacz to na fakturze. Opisz inne szczegóły płatności, np. czy dozwolone są płatności częściowe i czy akceptujesz karty kredytowe.
  • Fakturuj niezwłocznie. Szanse są takie, że im szybciej wyślesz fakturę klientowi, tym szybciej otrzymasz płatność. Jeśli dostarczyłeś fakturowane towary lub usługi, nie jest za wcześnie, aby je wysłać.
  • Akceptuj wiele metod płatności. Nie każdy klient będzie płacić tą samą metodą. Akceptowanie elastycznych metod płatności, w tym opcji takich jak gotówka, czek, karta kredytowa lub debetowa, Paypal i inne opcje elektroniczne, ułatwi klientom szybką płatność.
  • Wysyłaj przypomnienia. Wysyłanie przypomnień o płatności do klientów po pomyślnym dostarczeniu ich towarów lub usług może wydawać się irytującym kłopotem, ale rozważ zrobienie tego dla własnej korzyści. W końcu jest to warte zachodu zadanie, jeśli zapłacisz za nie wcześniej.

Obraz: Depositphotos