Usa questo esempio di fattura per progettare la tua

Pubblicato: 2022-01-20

È difficile fare la maggior parte delle forme di attività senza una sorta di fattura. Dopotutto, un piccolo imprenditore deve riscuotere il pagamento dai propri clienti e deve documentare le proprie transazioni per assicurarsi che ciò avvenga. Allo stesso modo, clienti e clienti devono sapere per cosa viene addebitato e quanto pagare. Una fattura raggiunge tutti questi obiettivi.

Che cos'è una fattura?

Che cos'è una fattura? Una fattura è un documento commerciale che dettaglia gli articoli per i quali un cliente deve pagare. Include informazioni come la data, l'importo totale dovuto e un elenco di ciascun articolo fatturato insieme al relativo costo individuale. Le fatture spesso includono anche termini di pagamento e possono essere create e inviate sia in formato elettronico che cartaceo.

Come creare una fattura

Imprenditori inesperti e nuovi proprietari di piccole imprese potrebbero non sapere come creare una fattura da inviare ai propri clienti. Anche un imprenditore esperto potrebbe voler riprogettare il proprio modello di fattura. Fortunatamente, è facile progettare la tua fattura semplice, sia che tu crei una fattura cartacea, utilizzi un modello di fattura gratuito o utilizzi un software di fatturazione. La chiave è evitare errori di fatturazione.

Ti chiedi come creare una fattura? Dai un'occhiata ai seguenti tre modi principali in cui i proprietari di piccole imprese generano fatture per i loro clienti.

Crea una fattura cartacea

Alcune piccole aziende utilizzano ancora un sistema di fatturazione cartacea. Se il tuo volume rende gestibile la carta, puoi creare una copia principale della fattura cartacea e crearne alcune centinaia di copie da compilare a mano. Assicurati che la tua fattura cartacea includa le stesse informazioni di un modello di fattura elettronica.

I seguenti passaggi ti aiuteranno a creare una fattura cartacea:

  1. Personalizza un modello o crea il tuo modello utilizzando il software di tua scelta. Includi i dettagli della tua azienda come nome, logo, indirizzo e numero di telefono.
  2. Lascia spazio nel modello di fattura principale per personalizzare altri dettagli su ciascuna fattura. Avrai bisogno di spazio per informazioni come il nome del cliente e le informazioni di contatto. Includere spazi per dettagli pertinenti come la data, un elenco dettagliato degli addebiti con descrizioni, l'importo totale dovuto e la data di scadenza.
  3. Stampa il modello di fattura cartacea e fai delle copie. Un'azienda che opera su piccola scala potrebbe aver bisogno solo di poche copie mentre un'altra azienda potrebbe aver bisogno di centinaia di fatture cartacee a sua disposizione.
  4. Salva il tuo modello per stampare fatture cartacee aggiuntive secondo necessità.
  5. Quando sei pronto per fatturare un cliente, compila gli spazi vuoti del modello di fattura cartacea per aggiungere le informazioni sul cliente e i dettagli di fatturazione, incluso l'elenco dettagliato degli addebiti e l'importo totale dovuto.

Usa un modello di fattura gratuito online

Nel mondo degli affari moderno, molte aziende utilizzano sistemi di fatturazione elettronica. Completano le loro fatture professionali online e le inviano tramite e-mail ai clienti o stampano ogni fattura completata. È semplice creare una fattura utilizzando modelli di fattura gratuiti online e puoi accedere a un modello di fattura di esempio scaricabile da una varietà di fonti e in una varietà di formati di modello di fattura.

Sia che tu stia creando un'unica fattura una tantum o che intendi inviare fatture ricorrenti, puoi utilizzare i seguenti modelli di fattura gratuiti online:

  • Documenti Google : i proprietari di piccole imprese possono creare fatture professionali in pochi minuti con il software gratuito di elaborazione testi di Google. Scarica uno qualsiasi dei numerosi modelli di fattura gratuiti da Google Docs e altre piattaforme online, personalizza le informazioni, invia il documento e vieni pagato.
  • Microsoft Word : per Microsoft Word è disponibile una varietà di modelli di fattura gratuiti. I modelli possono essere scaricati da Microsoft o da una varietà di altre piattaforme online, quindi modificati e personalizzati utilizzando Word prima di inviarli al cliente.
  • Fogli Google : i modelli di fattura possono anche essere personalizzati utilizzando un software per fogli di calcolo. Fogli Google offre un assortimento di modelli di fattura gratuiti o scegli da una selezione ancora più ampia offerta da altre piattaforme online. Scegli il design che ti piace di più, scegli l'opzione di modifica e aggiungi i tuoi dettagli personalizzati.
  • Microsoft Excel – Microsoft offre anche modelli di fattura gratuiti da utilizzare con Excel. Invece di personalizzare un documento di elaborazione testi, gli utenti modificano i dettagli della fattura utilizzando il software per fogli di calcolo dell'azienda. I modelli di fattura gratuiti per Excel possono essere trovati da Microsoft o da una varietà di altri siti Web.
  • Generatore di fatture online : una pletora di strumenti per la generazione di fatture online sono disponibili per gli utenti che desiderano creare una fattura in modo semplice. Questi siti Web dispongono di modelli gratuiti pronti per essere modificati con i dettagli del cliente e di fatturazione. In genere non è necessario alcun download e il documento personalizzato può essere stampato o inviato tramite e-mail direttamente dalla fonte.

Usa il software di fatturazione per trovare i modelli di fattura

Il software di fatturazione e altri software di contabilità sono popolari perché semplificano il processo di fatturazione per le piccole imprese aiutandole a creare una fattura di base. Oltre ai modelli di fatturazione gratuiti, il miglior software di fatturazione per le piccole imprese spesso include una varietà di altre funzionalità, comprese opzioni avanzate come il monitoraggio del tempo, la gestione dei progetti e le fatture ricorrenti. Il popolare software di fatturazione che include modelli di fattura include programmi di Zoho, Quickbooks, Freshbooks e Wave.

Cosa includere in una fattura

Sia che tu stia progettando una fattura da zero o personalizzando un modello di fattura gratuito, dovrai includere informazioni specifiche. Anche il miglior software di fatturazione per le piccole imprese ti consente di modificare ciò che è sul modello della tua azienda. Ti diremo cosa è necessario, cosa è opzionale e perché. Dopotutto, mentre alcuni dettagli come nomi e importi dovrebbero apparire su ogni fattura, altre informazioni potrebbero essere facoltative e varieranno in base al tipo di attività e servizi offerti, nonché al fatto che si tratti di una o più fatture.

Vuoi includere tutte le informazioni pertinenti per un ottimo modello di fattura? Assicurati di includere tutti i dettagli applicabili e potrebbe essere il modello di fattura finale che dovrai mai creare.

Nome commerciale

La ragione sociale costituisce il cuore della fattura. Chi ha fornito i beni o servizi e chi deve pagare il cliente?

Logo aziendale

Parte del marchio della tua piccola impresa è il suo logo aziendale. Rappresenta visivamente la tua azienda sulle fatture includendo il logo della tua attività e i tuoi clienti vedranno una presentazione più professionale.

Informazioni sui contatti

Assicurati che le fatture della tua piccola impresa includano le informazioni di contatto della tua azienda, inclusi indirizzo, numero di telefono, indirizzo email e sito web aziendale.

Informazioni del cliente

A chi viene inviata la fattura? Le fatture della tua azienda dovrebbero includere anche le informazioni del tuo cliente, incluso almeno il loro nome. Fatture più professionali potrebbero includere anche dettagli come l'indirizzo di un cliente, l'indirizzo e-mail e il numero di telefono.

Numero di fattura

Senza numerare le fatture, è difficile rintracciarle e identificare chi è stato fatturato, cosa e quando. Ogni fattura deve includere un numero univoco, anche se il sistema di numerazione può variare. Alcune aziende numereranno tutte le fatture in ordine cronologico, mentre altre utilizzeranno un sistema simile ma aggiungeranno un prefisso o un'estensione che identifica ogni cliente.

Data fattura

Quando è stata inviata la fattura? Su una fattura possono apparire più date, ma come minimo ogni fattura professionale dovrebbe essere datata con l'ora in cui la fattura è stata inviata al cliente. Assicurati che la fattura rifletta la data in cui è stata inviata, non la data in cui è stata originariamente generata.

Dettagli del servizio

Quali prodotti o servizi sono stati forniti al cliente? Per cosa pagherà il cliente? Ogni fattura campione fornirà spazio per le voci con i dettagli del servizio, che dovrebbero etichettare specificamente il prodotto o il servizio fornito.

Data di servizio

Se il servizio oggetto di fatturazione è stato fornito in una data specifica diversa dalla data della fattura, è opportuno indicare anche la data del servizio accanto ai dettagli del servizio.

Descrizione

Alcune fatture potrebbero richiedere dettagli aggiuntivi che descrivono il prodotto o il servizio fornito. Se sono necessarie ulteriori informazioni, includere una descrizione specifica del prodotto o servizio sulla fattura sotto i dettagli del servizio.

Tasso di fatturazione

Sebbene alcune fatture richiedano un solo totale, ad esempio quando si fattura per un singolo prodotto o servizio, spesso è necessaria una tariffa di fatturazione per chiarire l'importo totale dovuto. Ad esempio, una piccola impresa che fattura i servizi a ore vorrà che le sue fatture riflettano quanto è stato fatturato all'ora e quante ore sono state fatturate. Molti strumenti di modelli di fattura di esempio online contengono formule automatiche che calcoleranno i totali in base alle tariffe di fatturazione inserite nel generatore di fatture.

Tasse e Sconti

Il fatto che la tua azienda debba o meno addebitare l'imposta sulle vendite o altre tasse dipenderà dalla tua località e dal tipo di attività. Tuttavia, se la tua azienda è tenuta ad addebitare tasse ai tuoi clienti o se hai sconti da offrire, vorrai una sezione per dettagliare queste commissioni e rettifiche sul tuo modello di fattura di base.

Scadenza

Il cliente è tenuto a pagare il saldo entro una data precisa? La maggior parte delle fatture includerà una data di scadenza separata dalla data della fattura, avvisando il cliente quando deve pagare. Includere una data di scadenza nella fattura invia anche un segnale di urgenza al cliente, aiutando il piccolo imprenditore a essere pagato più velocemente.

Appunti

L'aggiunta di piccoli tocchi personali alle fatture può fare molto per ispirare la fedeltà dei clienti. Molte piccole imprese aggiungeranno una nota personale a ogni singolo cliente in fondo alla fattura, ringraziandoli per la loro attività e fornendo informazioni utili, come dove effettuare pagamenti online.

Termini e condizioni di pagamento

La tua azienda accetterà pagamenti con carta di credito o di debito? Ci sono istruzioni di pagamento specifiche? Cosa succede se un pagamento è in ritardo? Consenti pagamenti parziali? È possibile rispondere a queste e simili domande nella sezione termini e condizioni di pagamento di una fattura.

Crea la tua fattura utilizzando questi suggerimenti

La tua piccola impresa è pronta per inviare fatture? Dai un'occhiata ai seguenti suggerimenti da ricordare quando crei le fatture da inviare ai tuoi clienti:

  • Mantieni la tua fattura semplice e facile da capire. Utilizza un linguaggio chiaro ed etichette specifiche per assicurarti che i clienti sappiano chiaramente quanto viene loro chiesto di pagare.
  • Chiarire i termini di pagamento. Se prevedi di essere pagato in 30 giorni, assicurati di specificarlo sulla tua fattura. Descrivi altri dettagli di pagamento, ad esempio se sono consentiti pagamenti parziali e se accetti carte di credito.
  • Fattura prontamente. È probabile che prima invii la fattura al tuo cliente, prima sarai pagato. A condizione che tu abbia consegnato i beni o i servizi fatturati, non è troppo presto per inviarli.
  • Accetta più metodi di pagamento. Non tutti i clienti pagheranno con lo stesso metodo. L'accettazione di metodi di pagamento flessibili, comprese opzioni come contanti, assegni, carte di credito o di debito, Paypal e altre opzioni elettroniche, renderà più facile per i clienti pagare tempestivamente.
  • Invia promemoria. Potrebbe sembrare una seccatura inviare promemoria di pagamento ai clienti dopo aver consegnato con successo i loro beni o servizi, ma considera di farlo a tuo vantaggio. Dopotutto, è un compito utile se ti viene pagato prima.

Immagine: Depositphotos