Используйте этот пример счета-фактуры, чтобы создать свой собственный

Опубликовано: 2022-01-20

Трудно вести большинство форм бизнеса без какого-либо счета-фактуры. В конце концов, владелец малого бизнеса должен собирать платежи со своих клиентов, и ему необходимо документировать свои транзакции, чтобы гарантировать, что это произойдет. Точно так же заказчики и клиенты должны знать, за что с них взимается плата и сколько платить. Счет выполняет все эти задачи.

Что такое счет-фактура?

Что такое счет-фактура? Счет-фактура — это коммерческий документ, в котором перечисляются товары, за которые покупатель должен заплатить. Он включает в себя такую ​​информацию, как дата, общая сумма к оплате и список каждой позиции, за которую выставляется счет, а также ее индивидуальную стоимость. Счета-фактуры также часто включают условия оплаты, и их можно создавать и отправлять как в электронном, так и в печатном формате.

Как создать счет

Неопытные предприниматели и новые владельцы малого бизнеса могут не знать, как создать счет для отправки своим клиентам. Даже опытный владелец бизнеса может захотеть изменить дизайн своего шаблона счета. К счастью, создать собственный простой счет-фактуру несложно, независимо от того, создаете ли вы бумажный счет-фактуру, используете бесплатный шаблон счета-фактуры или используете программное обеспечение для выставления счетов-фактур. Главное – избежать ошибок при выставлении счетов.

Хотите знать, как создать счет-фактуру? Ознакомьтесь со следующими тремя основными способами, которыми владельцы малого бизнеса создают счета для своих клиентов.

Создать бумажный счет

Некоторые небольшие компании до сих пор используют систему бумажных счетов. Если ваш объем позволяет справиться с бумагой, вы можете создать бумажную оригинальную копию счета и создать несколько сотен копий для заполнения вручную. Убедитесь, что ваш бумажный счет содержит ту же информацию, что и шаблон электронного счета.

Следующие шаги помогут вам создать бумажный счет-фактуру:

  1. Настройте шаблон или создайте свой собственный шаблон с помощью программного обеспечения по вашему выбору. Включите информацию о вашей компании, такую ​​как название, логотип, адрес и номер телефона.
  2. Оставьте место в шаблоне основного счета-фактуры, чтобы настроить другие детали в каждом счете-фактуре. Вам понадобится место для такой информации, как имя клиента и контактная информация. Включите пробелы для соответствующих деталей, таких как дата, подробный список расходов с описаниями, общая сумма к оплате и срок оплаты.
  3. Распечатайте бумажный шаблон счета-фактуры и сделайте с него копии. Предприятию, работающему в небольших масштабах, может потребоваться всего несколько копий, в то время как другой компании могут потребоваться сотни бумажных счетов-фактур.
  4. Сохраните шаблон, чтобы распечатать дополнительные бумажные счета по мере необходимости.
  5. Когда вы будете готовы выставить счет клиенту, заполните пустые места в бумажном шаблоне счета, чтобы добавить информацию о клиенте и платежные реквизиты, включая подробный список расходов и общую сумму к оплате.

Используйте бесплатный шаблон счета онлайн

В современном деловом мире многие компании используют электронные системы выставления счетов. Они заполняют свои профессиональные счета онлайн и либо отправляют их клиентам по электронной почте, либо распечатывают каждый заполненный счет. Создать счет-фактуру с помощью бесплатных онлайн-шаблонов очень просто, и вы можете получить доступ к загружаемому образцу шаблона счета-фактуры из различных источников и в различных форматах шаблонов счетов-фактур.

Независимо от того, создаете ли вы один разовый счет или планируете отправлять повторяющиеся счета, вы можете использовать следующие бесплатные шаблоны счетов в Интернете:

  • Документы Google . Владельцы малого бизнеса могут создавать профессиональные счета за считанные минуты с помощью бесплатного программного обеспечения Google для обработки текстов. Просто загрузите любой из множества бесплатных шаблонов счетов из Google Docs и других онлайн-платформ, настройте информацию, отправьте документ и получите оплату.
  • Microsoft Word — для Microsoft Word доступно множество бесплатных шаблонов счетов. Шаблоны можно загрузить с Microsoft или с множества других онлайн-платформ, а затем отредактировать и настроить с помощью Word перед отправкой заказчику.
  • Google Sheets — шаблоны счетов также можно настраивать с помощью программного обеспечения для работы с электронными таблицами. В Google Таблицах представлен широкий выбор бесплатных шаблонов счетов, или вы можете выбрать из еще большего выбора, предлагаемого другими онлайн-платформами. Просто выберите дизайн, который вам больше всего нравится, выберите вариант редактирования и добавьте свои пользовательские данные.
  • Microsoft Excel — Microsoft также предлагает бесплатные шаблоны счетов для использования с Excel. Вместо того, чтобы настраивать текстовый редактор, пользователи редактируют детали счета, используя программное обеспечение компании для работы с электронными таблицами. Бесплатные шаблоны счетов для Excel можно найти на сайте Microsoft или на множестве других веб-сайтов.
  • Генератор онлайн-счетов. Множество онлайн-инструментов для создания счетов-фактур доступно для пользователей, которым нужен простой способ создания счета-фактуры. На этих веб-сайтах есть готовые к редактированию бесплатные шаблоны с данными о клиентах и ​​счетах. Как правило, загрузка не требуется, и настроенный документ можно распечатать или отправить по электронной почте прямо из источника.

Используйте программное обеспечение для выставления счетов, чтобы найти шаблоны счетов

Программное обеспечение для выставления счетов и другое программное обеспечение для бухгалтерского учета популярно, потому что оно упрощает процесс выставления счетов для малых предприятий, помогая им создать простой счет. В дополнение к бесплатным шаблонам выставления счетов лучшее программное обеспечение для выставления счетов для малого бизнеса часто включает в себя множество других функций, включая расширенные параметры, такие как отслеживание времени, управление проектами и повторяющиеся счета. Популярное программное обеспечение для выставления счетов, в котором есть шаблоны счетов, включает программы от Zoho, Quickbooks, Freshbooks и Wave.

Что включить в счет-фактуру

Независимо от того, разрабатываете ли вы счет-фактуру с нуля или настраиваете бесплатный шаблон счета-фактуры, вам необходимо указать конкретную информацию. Даже лучшее программное обеспечение для выставления счетов для малого бизнеса позволяет вам изменить то, что находится в шаблоне вашей собственной компании. Мы расскажем вам, что нужно, что необязательно и почему. В конце концов, хотя некоторые детали, такие как имена и суммы, должны отображаться в каждом счете-фактуре, другая информация может быть необязательной и будет зависеть от типа бизнеса и услуг, которые он предлагает, а также от того, является ли это одним или несколькими счетами-фактурами.

Хотите включить всю необходимую информацию для отличного шаблона счета? Не забудьте указать все применимые детали, и это может быть окончательный шаблон счета, который вам когда-либо придется делать.

Наименование фирмы

Название компании составляет основу счета-фактуры. Кто предоставил товары или услуги и кому должен платить покупатель?

Логотип бизнеса

Частью бренда вашего малого бизнеса является логотип компании. Визуально представьте свою компанию в своих счетах-фактурах, включив логотип вашей компании, и ваши клиенты увидят более профессиональную презентацию.

Контакты

Убедитесь, что счета вашего малого бизнеса включают контактную информацию вашей компании, включая адрес, номер телефона, адрес электронной почты и веб-сайт компании.

Информация о клиенте

Кому выставляется счет? Счета вашей компании должны также включать информацию о вашем клиенте, в том числе, как минимум, его имя. Более профессиональные счета могут также включать такие данные, как адрес клиента, адрес электронной почты и номер телефона.

Номер счета

Без нумерации счетов-фактур трудно отследить их и определить, кому и когда был выставлен счет. Каждый счет-фактура должен иметь уникальный номер, хотя система нумерации может различаться. Некоторые компании нумеруют все счета в хронологическом порядке в порядке их появления, в то время как другие используют аналогичную систему, но добавляют префикс или расширение, идентифицирующее каждого клиента.

Дата счета

Когда был отправлен счет? В счете-фактуре может быть указано несколько дат, но как минимум каждый профессиональный счет должен быть датирован временем, когда счет-фактура был отправлен клиенту. Убедитесь, что в счете указана дата его отправки, а не дата первоначального создания.

Сведения об услуге

Какие продукты или услуги были предоставлены клиенту? За что будет платить клиент? В каждом образце счета-фактуры будет предусмотрено место для позиций с подробной информацией об услуге, в которой должны быть указаны товары или услуги.

Дата обслуживания

Если услуга, за которую выставляется счет, была предоставлена ​​на определенную дату, отличную от даты выставления счета, то также уместно указать дату услуги рядом с деталями услуги.

Описание

Для некоторых счетов могут потребоваться дополнительные сведения, описывающие предоставляемый продукт или услугу. Если требуется дополнительная информация, включите конкретное описание продукта или услуги в счет-фактуру под информацией об услуге.

Платежная ставка

Хотя в некоторых счетах-фактурах требуется только одна общая сумма, например, при выставлении счета за один продукт или услугу, часто для уточнения общей суммы, подлежащей оплате, требуется ставка выставления счетов. Например, малый бизнес, выставляющий счета за услуги по часам, захочет, чтобы их счета-фактуры отражали, сколько было выставлено счетов за час и сколько часов было выставлено счетов. Многие онлайн-инструменты для создания шаблонов счетов-фактур содержат автоматические формулы, которые будут вычислять итоги на основе ставок выставления счетов, введенных в генератор счетов-фактур.

Налоги и скидки

Должен ли ваш бизнес взимать налог с продаж или другие налоги, зависит от вашего местоположения и типа бизнеса. Однако, если ваш бизнес должен взимать налоги с ваших клиентов или если вы предлагаете скидки, вам понадобится раздел, в котором перечисляются эти сборы и корректировки в базовом шаблоне счета-фактуры.

Срок

Должен ли клиент оплатить остаток к определенной дате? Большинство счетов-фактур будут включать дату оплаты отдельно от даты счета-фактуры, сообщая клиенту, когда ему нужно заплатить. Включение срока оплаты в ваш счет также посылает клиенту сигнал о срочности, помогая владельцу малого бизнеса получать деньги быстрее.

Примечания

Добавление небольших личных штрихов к счетам может иметь большое значение для повышения лояльности клиентов. Многие малые предприятия будут добавлять личное примечание для каждого отдельного клиента в нижней части счета, выражая благодарность за их работу и предоставляя полезную информацию, например, где совершать онлайн-платежи.

Условия оплаты

Будет ли ваш бизнес принимать оплату кредитной или дебетовой картой? Существуют ли конкретные инструкции по оплате? Что произойдет, если платеж просрочен? Вы разрешаете частичные платежи? На эти и подобные вопросы можно ответить в разделе «Условия оплаты» счета-фактуры.

Создайте свой собственный счет, используя эти советы

Готов ли ваш малый бизнес к отправке счетов? Ознакомьтесь со следующими советами, которые следует помнить при создании счетов для отправки клиентам:

  • Сделайте свой счет простым и понятным. Используйте понятный язык и конкретные ярлыки, чтобы клиенты четко знали, за что их просят заплатить.
  • Уточните условия оплаты. Если вы ожидаете оплату в течение 30 дней, обязательно укажите это в счете-фактуре. Опишите другие детали платежа, например, разрешены ли частичные платежи и принимаете ли вы кредитные карты.
  • Срочно выставляйте счет. Скорее всего, чем быстрее вы отправите счет своему клиенту, тем быстрее вам заплатят. При условии, что вы доставили товары или услуги, на которые выставляется счет, еще не поздно их отправить.
  • Принимайте несколько способов оплаты. Не каждый клиент будет платить одним и тем же способом. Принятие гибких способов оплаты, включая такие варианты, как наличные, чек, кредитная или дебетовая карта, Paypal и другие электронные варианты, облегчит клиентам быструю оплату.
  • Отправляйте напоминания. Может показаться утомительной отправка напоминаний об оплате клиентам после того, как вы успешно доставили их товары или услуги, но подумайте о том, чтобы сделать это для собственной выгоды. В конце концов, это стоящая задача, если она приносит вам деньги раньше.

Изображение: Depositphotos