ใช้ตัวอย่างใบแจ้งหนี้นี้เพื่อออกแบบของคุณเอง

การทำธุรกิจส่วนใหญ่โดยไม่มีใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องยาก ท้ายที่สุด เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำเป็นต้องเก็บเงินจากลูกค้า และพวกเขาจำเป็นต้องจัดทำเอกสารธุรกรรมของตนเพื่อให้แน่ใจว่าจะเกิดขึ้น ในทำนองเดียวกัน ลูกค้าและลูกค้าจำเป็นต้องรู้ว่าพวกเขากำลังถูกเรียกเก็บเงินสำหรับอะไรและต้องจ่ายเท่าไร ใบแจ้งหนี้บรรลุเป้าหมายเหล่านี้ทั้งหมด

ใบแจ้งหนี้คืออะไร?

ใบแจ้งหนี้คืออะไร? ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารทางการค้าที่แสดงรายการที่ลูกค้าต้องจ่าย รวมถึงข้อมูลต่างๆ เช่น วันที่ จำนวนเงินทั้งหมดที่ต้องชำระ และรายการของแต่ละรายการที่ถูกเรียกเก็บเงินพร้อมกับค่าใช้จ่ายแต่ละรายการ ใบแจ้งหนี้มักจะมีเงื่อนไขการชำระเงินด้วย และสามารถสร้างและส่งได้ทั้งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือรูปแบบการพิมพ์

วิธีสร้างใบแจ้งหนี้

ผู้ประกอบการที่ไม่มีประสบการณ์และเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กรายใหม่อาจไม่ทราบวิธีสร้างใบแจ้งหนี้เพื่อส่งลูกค้า แม้แต่เจ้าของธุรกิจที่มีประสบการณ์ก็อาจต้องการออกแบบเทมเพลตใบแจ้งหนี้ใหม่ โชคดีที่การออกแบบใบแจ้งหนี้ที่เรียบง่ายของคุณเองเป็นเรื่องง่าย ไม่ว่าคุณจะสร้างใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ ใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรี หรือใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ กุญแจสำคัญคือการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้

สงสัยว่าจะสร้างใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร? ตรวจสอบวิธีหลักสามวิธีต่อไปนี้ที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสร้างใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของตน

สร้างใบแจ้งหนี้กระดาษ

บริษัทขนาดเล็กบางแห่งยังคงใช้ระบบใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ หากปริมาณของคุณทำให้สามารถจัดการกระดาษได้ คุณสามารถสร้างสำเนาใบแจ้งหนี้ที่เป็นต้นฉบับและสร้างสำเนาสองสามร้อยชุดเพื่อกรอกด้วยมือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษของคุณมีข้อมูลเดียวกันกับเทมเพลตใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ขั้นตอนต่อไปนี้จะช่วยคุณสร้างใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษ:

1. ปรับแต่งเทมเพลตหรือสร้างเทมเพลตของคุณเองโดยใช้ซอฟต์แวร์ที่คุณเลือก ใส่รายละเอียดบริษัทของคุณ เช่น ชื่อ โลโก้ ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์
2. เว้นที่ว่างในเทมเพลตใบแจ้งหนี้หลักของคุณเพื่อปรับแต่งรายละเอียดอื่นๆ ในแต่ละใบแจ้งหนี้ คุณจะต้องมีที่ว่างสำหรับข้อมูล เช่น ชื่อลูกค้าและข้อมูลติดต่อ รวมช่องว่างสำหรับรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง เช่น วันที่ รายการค่าใช้จ่ายพร้อมคำอธิบาย จำนวนเงินที่ครบกำหนดชำระ และวันที่ครบกำหนด
3. พิมพ์เทมเพลตใบแจ้งหนี้กระดาษและทำสำเนา ธุรกิจขนาดเล็กอาจต้องการสำเนาเพียงไม่กี่ฉบับ ในขณะที่บริษัทอื่นอาจต้องการใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษหลายร้อยฉบับ
4. บันทึกเทมเพลตของคุณเพื่อพิมพ์ใบแจ้งหนี้กระดาษเพิ่มเติมตามต้องการ
5. เมื่อคุณพร้อมที่จะออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า ให้กรอกข้อมูลในช่องว่างของเทมเพลตใบแจ้งหนี้แบบกระดาษเพื่อเพิ่มข้อมูลลูกค้าและรายละเอียดการเรียกเก็บเงิน รวมถึงรายการค่าใช้จ่ายและจำนวนเงินที่ต้องชำระ

ใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ออนไลน์ฟรี

ในโลกธุรกิจสมัยใหม่ หลายบริษัทใช้ระบบการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ พวกเขากรอกใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพทางออนไลน์และส่งอีเมลให้กับลูกค้าหรือพิมพ์ใบแจ้งหนี้ที่กรอกแล้วแต่ละใบ สร้างใบแจ้งหนี้ได้ง่ายๆ โดยใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรีทางออนไลน์ และคุณสามารถเข้าถึงเทมเพลตใบแจ้งหนี้ตัวอย่างที่ดาวน์โหลดได้จากแหล่งที่มาต่างๆ และในรูปแบบเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่หลากหลาย

ไม่ว่าคุณจะสร้างใบแจ้งหนี้แบบใช้ครั้งเดียวหรือวางแผนที่จะส่งใบแจ้งหนี้แบบประจำ คุณสามารถใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรีต่อไปนี้ทางออนไลน์:

• Google เอกสาร – เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถสร้างใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้ในเวลาไม่กี่นาทีด้วยซอฟต์แวร์ประมวลผลคำฟรีของ Google เพียงดาวน์โหลดเทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรีจำนวนหนึ่งจาก Google เอกสารและแพลตฟอร์มออนไลน์อื่นๆ ปรับแต่งข้อมูล ส่งเอกสาร และรับเงิน
• Microsoft Word – มีเทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรีมากมายสำหรับ Microsoft Word สามารถดาวน์โหลดเทมเพลตจาก Microsoft หรือจากแพลตฟอร์มออนไลน์อื่นๆ จากนั้นแก้ไขและปรับแต่งโดยใช้ Word ก่อนส่งให้ลูกค้า
• Google ชีต – ปรับแต่งเทมเพลตใบแจ้งหนี้ได้โดยใช้ซอฟต์แวร์สเปรดชีต Google ชีตมีเทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรีหลากหลายประเภท หรือเลือกจากตัวเลือกที่ใหญ่กว่าที่เสนอโดยแพลตฟอร์มออนไลน์อื่นๆ เพียงเลือกการออกแบบที่คุณชอบที่สุด เลือกตัวเลือกการแก้ไข และเพิ่มรายละเอียดที่คุณกำหนดเอง
• Microsoft Excel – Microsoft มีเทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรีสำหรับใช้กับ Excel เช่นกัน แทนที่จะปรับแต่งเอกสารประมวลผลคำ ผู้ใช้แก้ไขรายละเอียดใบแจ้งหนี้โดยใช้ซอฟต์แวร์สเปรดชีตของบริษัท เทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรีสำหรับ Excel สามารถพบได้จาก Microsoft หรือจากเว็บไซต์อื่นๆ
• เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ ออนไลน์ – เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ออนไลน์มากมายสำหรับผู้ใช้ที่ต้องการวิธีง่ายๆ ในการสร้างใบแจ้งหนี้ เว็บไซต์เหล่านี้มีเทมเพลตฟรีที่พร้อมแก้ไขพร้อมรายละเอียดลูกค้าและการเรียกเก็บเงิน โดยปกติแล้ว ไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลด และสามารถพิมพ์หรือส่งเอกสารที่กำหนดเองได้จากแหล่งที่มาโดยตรง

ใช้ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้เพื่อค้นหาเทมเพลตใบแจ้งหนี้

ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้และซอฟต์แวร์การบัญชีอื่น ๆ เป็นที่นิยมเนื่องจากช่วยเพิ่มความคล่องตัวในกระบวนการเรียกเก็บเงินสำหรับธุรกิจขนาดเล็กในขณะที่ช่วยสร้างใบแจ้งหนี้พื้นฐาน นอกจากเทมเพลตการออกใบแจ้งหนี้ฟรีแล้ว ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กมักมีคุณสมบัติอื่นๆ มากมาย รวมถึงตัวเลือกขั้นสูง เช่น การติดตามเวลา การจัดการโครงการ และใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ยอดนิยมที่มีเทมเพลตใบแจ้งหนี้ประกอบด้วยโปรแกรมจาก Zoho, Quickbooks, Freshbooks และ Wave

สิ่งที่ต้องรวมในใบแจ้งหนี้

ไม่ว่าคุณจะออกแบบใบแจ้งหนี้ตั้งแต่ต้นหรือปรับแต่งเทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรี คุณจะต้องระบุข้อมูลเฉพาะ แม้แต่ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กยังให้คุณเปลี่ยนสิ่งที่อยู่ในเทมเพลตของบริษัทของคุณเองได้ เราจะบอกคุณว่าอะไรจำเป็น อะไรไม่จำเป็น และเพราะเหตุใด ท้ายที่สุด แม้ว่ารายละเอียดบางอย่าง เช่น ชื่อและจำนวนเงินควรปรากฏในใบแจ้งหนี้ทุกใบ ข้อมูลอื่นๆ อาจเป็นทางเลือก และจะแตกต่างกันไปตามประเภทของธุรกิจและบริการที่เสนอ เช่นเดียวกับว่าเป็นใบแจ้งหนี้เดียวหรือหลายใบ

ต้องการรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดสำหรับเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ยอดเยี่ยมหรือไม่ อย่าลืมใส่รายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมด และนี่อาจเป็นเทมเพลตใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้ายที่คุณจะต้องทำ

ชื่อธุรกิจ

ชื่อธุรกิจประกอบขึ้นเป็นหัวใจของใบแจ้งหนี้ ใครเป็นผู้จัดหาสินค้าหรือบริการ และใครที่ลูกค้าต้องจ่าย?

โลโก้ธุรกิจ

ส่วนหนึ่งของแบรนด์ธุรกิจขนาดเล็กของคุณคือโลโก้บริษัท นำเสนอบริษัทของคุณในใบแจ้งหนี้ด้วยสายตาโดยใส่โลโก้ธุรกิจของคุณด้วย แล้วลูกค้าของคุณจะเห็นการนำเสนอที่เป็นมืออาชีพมากขึ้น

ข้อมูลติดต่อ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ของธุรกิจขนาดเล็กของคุณมีข้อมูลติดต่อของบริษัทของคุณ รวมทั้งที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล และเว็บไซต์ของบริษัท

ข้อมูลลูกค้า

ใบแจ้งหนี้ถูกส่งไปยังใคร ใบแจ้งหนี้ของบริษัทของคุณควรมีข้อมูลลูกค้าของคุณด้วย รวมทั้งอย่างน้อยก็ชื่อของพวกเขา ใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพเพิ่มเติมอาจมีรายละเอียด เช่น ที่อยู่ของลูกค้า ที่อยู่อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์

เลขใบสั่งของ

หากไม่มีหมายเลขใบแจ้งหนี้ จะเป็นการยากที่จะติดตามและระบุว่าใครถูกเรียกเก็บเงินอะไรและเมื่อใด ใบแจ้งหนี้ทุกใบต้องมีหมายเลขที่ไม่ซ้ำกัน แม้ว่าระบบการนับอาจแตกต่างกันไป บางบริษัทจะกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ทั้งหมดตามลำดับที่เกิดขึ้น ในขณะที่บริษัทอื่นๆ จะใช้ระบบที่คล้ายกันแต่เพิ่มคำนำหน้าหรือส่วนขยายที่ระบุลูกค้าแต่ละราย

วันที่ออกใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ถูกส่งเมื่อใด วันที่หลายรายการสามารถปรากฏบนใบแจ้งหนี้ได้ แต่อย่างน้อยที่สุดทุกใบกำกับสินค้าแบบมืออาชีพควรลงวันที่พร้อมกับเวลาที่ส่งใบแจ้งหนี้ไปยังลูกค้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ตรงกับวันที่ส่ง ไม่ใช่วันที่สร้างในตอนแรก

รายละเอียดบริการ

มีผลิตภัณฑ์หรือบริการใดบ้างที่มอบให้กับลูกค้า? ลูกค้าจะจ่ายไปเพื่ออะไร? ใบแจ้งหนี้ตัวอย่างทุกใบจะให้พื้นที่สำหรับรายการบรรทัดที่มีรายละเอียดบริการ ซึ่งควรติดฉลากผลิตภัณฑ์หรือบริการที่จัดให้โดยเฉพาะ

วันที่ให้บริการ

หากบริการที่ออกใบแจ้งหนี้ให้บริการในวันที่ระบุแตกต่างจากวันที่ในใบแจ้งหนี้ ก็ควรระบุวันที่ให้บริการถัดจากรายละเอียดบริการด้วย

คำอธิบาย

ใบแจ้งหนี้บางรายการอาจต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมที่อธิบายผลิตภัณฑ์หรือบริการที่จัดให้ หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม ให้ระบุคำอธิบายเฉพาะเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการในใบแจ้งหนี้ด้านล่างรายละเอียดบริการ