Utilisez cet exemple de facture pour créer la vôtre

Publié: 2022-01-20

Il est difficile de faire la plupart des formes d'affaires sans une sorte de facture. Après tout, un propriétaire de petite entreprise doit percevoir le paiement de ses clients et il doit documenter ses transactions pour s'en assurer. De même, les clients et les clients doivent savoir ce qu'ils sont facturés et combien payer. Une facture remplit tous ces objectifs.

Qu'est-ce qu'une facture ?

Qu'est-ce qu'une facture ? Une facture est un document commercial qui détaille les éléments pour lesquels un client doit payer. Il comprend des informations telles que la date, le montant total dû et une liste de chaque article facturé avec son coût individuel. Les factures incluent également souvent des conditions de paiement et peuvent être créées et envoyées sous forme électronique ou imprimée.

Comment créer une facture

Les entrepreneurs inexpérimentés et les nouveaux propriétaires de petites entreprises ne savent peut-être pas comment créer une facture à envoyer à leurs clients. Même un propriétaire d'entreprise expérimenté peut vouloir repenser son modèle de facture. Heureusement, il est facile de concevoir votre propre facture simple, que vous créiez une facture papier, utilisiez un modèle de facture gratuit ou utilisiez un logiciel de facturation. La clé est d'éviter les erreurs de facturation.

Vous vous demandez comment créer une facture ? Découvrez les trois principales façons suivantes dont les propriétaires de petites entreprises génèrent des factures pour leurs clients.

Créer une facture papier

Certaines petites entreprises utilisent encore un système de facturation papier. Si votre volume rend le papier gérable, vous pouvez créer une copie principale de la facture papier et créer quelques centaines de copies à remplir à la main. Assurez-vous que votre facture papier contient les mêmes informations qu'un modèle de facture électronique.

Les étapes suivantes vous aideront à créer une facture papier :

  1. Personnalisez un modèle ou créez votre propre modèle à l'aide du logiciel de votre choix. Incluez les détails de votre entreprise tels que le nom, le logo, l'adresse et le numéro de téléphone.
  2. Laissez de l'espace dans votre modèle de facture principal pour personnaliser d'autres détails sur chaque facture. Vous aurez besoin d'espace pour des informations telles que le nom et les coordonnées du client. Inclure des espaces pour les détails pertinents tels que la date, une liste détaillée des frais avec des descriptions, le montant total dû et la date d'échéance.
  3. Imprimez le modèle de facture papier et faites-en des copies. Une entreprise opérant à petite échelle peut n'avoir besoin que de quelques exemplaires tandis qu'une autre entreprise peut avoir besoin de centaines de factures papier à sa disposition.
  4. Enregistrez votre modèle pour imprimer des factures papier supplémentaires si nécessaire.
  5. Lorsque vous êtes prêt à facturer un client, remplissez les espaces vides du modèle de facture papier pour ajouter les informations du client et les détails de facturation, y compris la liste détaillée des frais et le montant total dû.

Utilisez un modèle de facture gratuit en ligne

Dans le monde des affaires moderne, de nombreuses entreprises utilisent des systèmes de facturation électronique. Ils complètent leurs factures professionnelles en ligne et les envoient par e-mail aux clients ou impriment chaque facture complétée. Il est simple de créer une facture à l'aide de modèles de facture gratuits en ligne, et vous pouvez accéder à un exemple de modèle de facture téléchargeable à partir de diverses sources et dans une variété de formats de modèle de facture.

Que vous créiez une facture unique ou que vous envisagiez d'envoyer des factures récurrentes, vous pouvez utiliser les modèles de facture gratuits suivants en ligne :

  • Google Docs – Les propriétaires de petites entreprises peuvent créer des factures professionnelles en quelques minutes avec le logiciel de traitement de texte gratuit de Google. Téléchargez simplement l'un des nombreux modèles de facture gratuits de Google Docs et d'autres plateformes en ligne, personnalisez les informations, envoyez le document et soyez payé.
  • Microsoft Word – Une variété de modèles de facture gratuits sont disponibles pour Microsoft Word. Les modèles peuvent être téléchargés à partir de Microsoft ou de diverses autres plateformes en ligne, puis modifiés et personnalisés à l'aide de Word avant d'être envoyés au client.
  • Google Sheets – Les modèles de facture peuvent également être personnalisés à l'aide d'un tableur. Google Sheets propose un assortiment de modèles de facture gratuits, ou choisissez parmi une sélection encore plus vaste proposée par d'autres plateformes en ligne. Choisissez simplement le design que vous préférez, choisissez l'option de modification et ajoutez vos détails personnalisés.
  • Microsoft Excel – Microsoft propose également des modèles de facture gratuits à utiliser avec Excel. Au lieu de personnaliser un document de traitement de texte, les utilisateurs modifient les détails de la facture à l'aide du tableur de l'entreprise. Des modèles de facture gratuits pour Excel sont disponibles auprès de Microsoft ou de divers autres sites Web.
  • Générateur de factures en ligne - Une pléthore d'outils de génération de factures en ligne sont disponibles pour les utilisateurs qui souhaitent un moyen simple de créer une facture. Ces sites Web proposent des modèles gratuits prêts à être modifiés avec les détails du client et de la facturation. En règle générale, aucun téléchargement n'est nécessaire et le document personnalisé peut être imprimé ou envoyé par e-mail directement depuis la source.

Utiliser le logiciel de facturation pour trouver des modèles de facture

Les logiciels de facturation et autres logiciels de comptabilité sont populaires car ils rationalisent le processus de facturation pour les petites entreprises tout en les aidant à créer une facture de base. En plus des modèles de facturation gratuits, les meilleurs logiciels de facturation pour les petites entreprises incluent souvent une variété d'autres fonctionnalités, y compris des options avancées telles que le suivi du temps, la gestion de projet et les factures récurrentes. Les logiciels de facturation populaires qui proposent des modèles de facture incluent des programmes de Zoho, Quickbooks, Freshbooks et Wave.

Ce qu'il faut inclure dans une facture

Que vous conceviez une facture à partir de rien ou que vous personnalisiez un modèle de facture gratuit, vous devrez inclure des informations spécifiques. Même le meilleur logiciel de facturation pour les petites entreprises vous permet de modifier le contenu du modèle de votre propre entreprise. Nous vous dirons ce qui est nécessaire, ce qui est facultatif et pourquoi. Après tout, alors que certains détails comme les noms et les montants doivent apparaître sur chaque facture, d'autres informations peuvent être facultatives et varieront en fonction du type d'entreprise et de services qu'elle propose, ainsi qu'il s'agit d'une ou de plusieurs factures.

Vous souhaitez inclure toutes les informations pertinentes pour un excellent modèle de facture ? Assurez-vous d'inclure tous les détails applicables, et il pourrait s'agir du modèle de facture final que vous devrez créer.

Nom de l'entreprise

Le nom de l'entreprise constitue le cœur de la facture. Qui a fourni les biens ou les services et qui le client doit-il payer ?

Logo d'entreprise

Une partie de la marque de votre petite entreprise est son logo. Représentez visuellement votre entreprise sur vos factures en incluant le logo de votre entreprise, et vos clients verront une présentation plus professionnelle.

Coordonnées

Assurez-vous que les factures de votre petite entreprise incluent les coordonnées de votre entreprise, y compris l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail et le site Web de l'entreprise.

Informations client

A qui la facture est-elle envoyée ? Les factures de votre entreprise doivent également inclure les informations de votre client, y compris au minimum son nom. Des factures plus professionnelles peuvent également inclure des détails tels que l'adresse, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone d'un client.

Numéro de facture

Sans numéroter les factures, il est difficile de les suivre et d'identifier qui a été facturé quoi et quand. Chaque facture doit inclure un numéro unique, bien que le système de numérotation puisse varier. Certaines entreprises numéroteront toutes les factures par ordre chronologique dans l'ordre où elles se produisent, tandis que d'autres utiliseront un système similaire mais ajouteront un préfixe ou une extension qui identifie chaque client.

Date de facturation

Quand la facture a-t-elle été envoyée ? Plusieurs dates peuvent apparaître sur une facture, mais au minimum, chaque facture professionnelle doit être datée de l'heure à laquelle la facture a été envoyée au client. Assurez-vous que la facture reflète la date à laquelle elle a été envoyée, et non la date à laquelle elle a été générée à l'origine.

Détails des services

Quels produits ou services ont été fournis au client ? Pour quoi le client paiera-t-il ? Chaque exemple de facture fournira un espace pour les lignes avec les détails du service, qui doivent étiqueter spécifiquement le produit ou le service fourni.

Date d'entretien

Si le service facturé a été fourni à une date spécifique différente de la date de facturation, il convient également d'indiquer la date du service à côté des détails du service.

La description

Certaines factures peuvent nécessiter des détails supplémentaires décrivant le produit ou le service fourni. Si plus d'informations sont nécessaires, incluez une description spécifique du produit ou du service sur la facture sous les détails du service.

Taux de facturation

Alors que certaines factures ne nécessitent qu'un seul total, comme lors de la facturation d'un seul produit ou service, un taux de facturation est souvent nécessaire pour clarifier le montant total dû. Par exemple, une petite entreprise facturant des services à l'heure voudra que ses factures reflètent le montant facturé par heure et le nombre d'heures facturées. De nombreux exemples d'outils de modèle de facture en ligne contiennent des formules automatiques qui calculent les totaux en fonction des taux de facturation saisis dans le générateur de factures.

Taxes et réductions

Le fait que votre entreprise doive ou non facturer une taxe de vente ou d'autres taxes dépendra de votre localité et du type d'entreprise. Cependant, si votre entreprise est tenue de facturer des taxes à vos clients, ou si vous avez des remises à offrir, vous voudrez alors une section pour détailler ces frais et ajustements sur votre modèle de facture de base.

Date d'échéance

Le client est-il tenu de payer le solde à une date précise ? La plupart des factures incluront une date d'échéance distincte de la date de facturation, informant le client du moment où il doit payer. Inclure une date d'échéance sur votre facture envoie également un signal d'urgence au client, aidant le propriétaire de la petite entreprise à être payé plus rapidement.

Remarques

L'ajout de petites touches personnelles aux factures peut grandement contribuer à fidéliser la clientèle. De nombreuses petites entreprises ajouteront une note personnelle à chaque client individuel au bas de leur facture, les remerciant pour leur entreprise et fournissant des informations utiles, telles que l'endroit où effectuer des paiements en ligne.

Termes et conditions de paiement

Votre entreprise acceptera-t-elle les paiements par carte de crédit ou de débit ? Existe-t-il des instructions de paiement spécifiques ? Que se passe-t-il si un paiement est en retard ? Autorisez-vous les paiements partiels ? Ces questions et d'autres questions similaires peuvent trouver une réponse dans la section des conditions de paiement d'une facture.

Créez votre propre facture en utilisant ces conseils

Votre petite entreprise est-elle prête à envoyer des factures ? Consultez les conseils suivants à retenir lors de la création de factures à envoyer à vos clients :

  • Gardez votre facture simple et facile à comprendre. Utilisez un langage clair et des étiquettes spécifiques pour vous assurer que les clients savent clairement ce qu'on leur demande de payer.
  • Clarifiez vos conditions de paiement. Si vous vous attendez à être payé dans les 30 jours, assurez-vous de le préciser sur votre facture. Décrivez les autres détails de paiement, par exemple si les paiements partiels sont autorisés et si vous acceptez les cartes de crédit.
  • Facturer rapidement. Il y a de fortes chances que plus vite vous envoyez votre facture à votre client, plus vite vous serez payé. Pourvu que vous ayez livré les biens ou services facturés, il n'est pas trop tôt pour l'envoyer.
  • Acceptez plusieurs méthodes de paiement. Tous les clients ne paieront pas de la même manière. L'acceptation de méthodes de paiement flexibles, y compris des options telles que les espèces, les chèques, les cartes de crédit ou de débit, Paypal et d'autres options électroniques, facilitera le paiement rapide des clients.
  • Envoyez des rappels. Il peut sembler ennuyeux d'envoyer des rappels de paiement aux clients après avoir livré avec succès leurs biens ou services, mais envisagez de le faire pour votre propre bénéfice. Après tout, c'est une tâche qui en vaut la peine si elle vous permet d'être payé plus tôt.

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