Use este exemplo de fatura para criar sua própria

É difícil fazer a maioria das formas de negócios sem algum tipo de fatura. Afinal, um pequeno empresário precisa receber o pagamento de seus clientes e documentar suas transações para garantir que isso aconteça. Da mesma forma, clientes e clientes precisam saber pelo que estão sendo cobrados e quanto pagar. Uma fatura cumpre todos esses objetivos.

O que é uma fatura?

O que é uma fatura? Uma fatura é um documento comercial que discrimina itens pelos quais um cliente deve pagar. Inclui informações como a data, o valor total devido e uma lista de cada item que está sendo faturado, juntamente com seu custo individual. As faturas também costumam incluir condições de pagamento e podem ser criadas e enviadas em formato eletrônico ou impresso.

Como criar uma fatura

Empreendedores inexperientes e novos donos de pequenas empresas podem não saber como criar uma fatura para enviar a seus clientes. Até mesmo um empresário experiente pode querer redesenhar seu modelo de fatura. Felizmente, é fácil criar sua própria fatura simples, quer você crie uma fatura em papel, use um modelo de fatura gratuito ou utilize um software de faturamento. A chave é evitar erros de faturamento.

Quer saber como criar uma fatura? Confira a seguir três maneiras principais pelas quais os proprietários de pequenas empresas geram faturas para seus clientes.

Criar uma fatura em papel

Algumas pequenas empresas ainda usam um sistema de fatura em papel. Se o seu volume torna o papel gerenciável, você pode criar uma cópia mestre da fatura em papel e criar algumas centenas de cópias para preencher à mão. Certifique-se de que sua fatura em papel inclua as mesmas informações de um modelo de fatura eletrônica.

As etapas a seguir ajudarão você a criar uma fatura em papel:

1. Personalize um modelo ou crie seu próprio modelo usando o software de sua escolha. Inclua os detalhes da sua empresa, como nome, logotipo, endereço e número de telefone.
2. Deixe espaço em seu modelo de fatura principal para personalizar outros detalhes em cada fatura. Você precisará de espaço para informações como o nome do cliente e informações de contato. Inclua espaços para detalhes pertinentes, como a data, uma lista detalhada de cobranças com descrições, o valor total devido e a data de vencimento.
3. Imprima o modelo de fatura em papel e faça cópias dele. Uma empresa que opera em pequena escala pode precisar apenas de algumas cópias, enquanto outra empresa pode precisar de centenas de faturas em papel à sua disposição.
4. Salve seu modelo para imprimir faturas em papel adicionais conforme necessário.
5. Quando estiver pronto para faturar um cliente, preencha os espaços em branco do modelo de fatura em papel para adicionar as informações do cliente e os detalhes de cobrança, incluindo a lista detalhada de cobranças e o valor total devido.

Use um modelo de fatura online grátis

No mundo empresarial moderno, muitas empresas utilizam sistemas de faturação eletrónica. Eles completam suas faturas profissionais on-line e as enviam por e-mail para os clientes ou imprimem cada fatura preenchida. É simples criar uma fatura usando modelos de fatura online gratuitos e você pode acessar um modelo de fatura de amostra para download de várias fontes e em vários formatos de modelo de fatura.

Esteja você criando uma única fatura única ou planejando enviar faturas recorrentes, você pode usar os seguintes modelos de fatura online gratuitos:

• Google Docs – Os proprietários de pequenas empresas podem criar faturas profissionais em minutos com o software de processamento de texto gratuito do Google. Basta baixar qualquer um dos vários modelos de fatura gratuitos do Google Docs e outras plataformas on-line, personalizar as informações, enviar o documento e receber o pagamento.
• Microsoft Word – Uma variedade de modelos de faturas gratuitos estão disponíveis para o Microsoft Word. Os modelos podem ser baixados da Microsoft ou de uma variedade de outras plataformas online e, em seguida, editados e personalizados usando o Word antes de serem enviados ao cliente.
• Planilhas Google – Os modelos de fatura também podem ser personalizados usando o software de planilha. O Planilhas Google apresenta uma variedade de modelos de fatura gratuitos ou escolha entre uma seleção ainda maior oferecida por outras plataformas online. Basta escolher o design que você mais gosta, escolher a opção de edição e adicionar seus detalhes personalizados.
• Microsoft Excel – A Microsoft também oferece modelos de fatura gratuitos para uso com o Excel. Em vez de personalizar um documento de processamento de texto, os usuários editam os detalhes da fatura usando o software de planilha da empresa. Modelos de fatura gratuitos para Excel podem ser encontrados na Microsoft ou em vários outros sites.
• Gerador de faturas online – Uma infinidade de ferramentas de geração de faturas online estão disponíveis para usuários que desejam uma maneira simples de criar uma fatura. Esses sites apresentam modelos gratuitos prontos para edição com detalhes do cliente e de cobrança. Normalmente, nenhum download é necessário e o documento personalizado pode ser impresso ou enviado por e-mail diretamente da fonte.

Use o software de fatura para encontrar modelos de fatura

O software de faturamento e outros softwares de contabilidade são populares porque simplificam o processo de faturamento para pequenas empresas, ajudando-os a criar uma fatura básica. Além dos modelos de faturamento gratuitos, o melhor software de fatura para pequenas empresas geralmente inclui vários outros recursos, incluindo opções avançadas como controle de tempo, gerenciamento de projetos e faturas recorrentes. O software de fatura popular que apresenta modelos de fatura inclui programas da Zoho, Quickbooks, Freshbooks e Wave.

O que incluir em uma fatura

Esteja você criando uma fatura do zero ou personalizando um modelo de fatura gratuito, você precisará incluir informações específicas. Mesmo o melhor software de fatura para pequenas empresas permite que você altere o que está no modelo de sua própria empresa. Nós lhe diremos o que é necessário, o que é opcional e por quê. Afinal, embora alguns detalhes como nomes e valores devam aparecer em todas as faturas, outras informações podem ser opcionais e variam de acordo com o tipo de negócio e serviços que oferece, bem como se é uma única ou várias faturas.

Deseja incluir todas as informações pertinentes para um ótimo modelo de fatura? Certifique-se de incluir todos os detalhes aplicáveis, e pode ser o modelo de fatura final que você terá que fazer.

Nome da empresa

O nome da empresa compõe o coração da fatura. Quem forneceu os bens ou serviços e quem o cliente precisa pagar?

Logotipo da empresa

Parte da marca da sua pequena empresa é o logotipo da empresa. Represente visualmente sua empresa em suas faturas, incluindo o logotipo de sua empresa, e seus clientes verão uma apresentação mais profissional.

Informações de contato

Certifique-se de que as faturas da sua pequena empresa incluam as informações de contato da sua empresa, incluindo endereço, número de telefone, endereço de e-mail e site da empresa.

Informações do cliente

Para quem a fatura está sendo enviada? As faturas da sua empresa também devem incluir as informações do seu cliente, incluindo no mínimo o nome dele. Faturas mais profissionais também podem incluir detalhes como endereço de um cliente, endereço de e-mail e número de telefone.

Número da fatura

Sem numerar as faturas, é difícil rastreá-las e identificar quem foi cobrado o quê e quando. Cada fatura deve incluir um número único, embora o sistema de numeração possa variar. Algumas empresas numeram todas as faturas cronologicamente na ordem em que ocorrem, enquanto outras usam um sistema semelhante, mas adicionam um prefixo ou extensão que identifica cada cliente.

Data da fatura

Quando a fatura foi enviada? Várias datas podem aparecer em uma fatura, mas no mínimo todas as faturas profissionais devem ser datadas com a hora em que a fatura foi enviada ao cliente. Certifique-se de que a fatura reflita a data em que foi enviada, não a data em que foi gerada originalmente.

Detalhes do serviço

Quais produtos ou serviços foram fornecidos ao cliente? Pelo que o cliente estará pagando? Cada fatura de amostra fornecerá espaço para itens de linha com detalhes do serviço, que devem rotular especificamente o produto ou serviço prestado.

Data de serviço

Se o serviço que está sendo faturado foi prestado em uma data específica diferente da data da fatura, também é apropriado listar a data do serviço ao lado dos detalhes do serviço.

Descrição

Algumas faturas podem exigir detalhes adicionais que descrevam o produto ou serviço fornecido. Se forem necessárias mais informações, inclua uma descrição específica do produto ou serviço na fatura abaixo dos detalhes do serviço.