如何讓你的自由職業者按時上交項目

僱用自由職業者有很多好處。 無需僱傭全職員工即可獲得特定技能只是一個例子。 在 2020 年大流行對遠程工作影響的報告中，自由職業比以往任何時候都更受歡迎。

但作為管理者，挑戰也存在。 找到自由職業者後，您需要有效地管理他們。

這意味著跟踪他們的工作時間、就項目進行溝通以及——最大的挑戰——管理最後期限。

想知道如何實現它嗎？ 以下是如何讓您的自由職業者按時上交項目。

1.設定合理的期限

作為經理，您有責任制定合理的截止日期。 把一切都留到最後一分鐘，然後把 24 小時的周轉時間交給你的自由職業者是自找麻煩。

如果你的團隊有緊迫的最後期限要你完成，試著推遲並設定合理的期望。 這是如何做：

• 按優先順序組織任務，讓您的自由職業者只處理關鍵的里程碑。 在管理自由職業者時，確定任務的優先級很重要。 讓您的自由職業者大致了解本月即將發生的事情也很有幫助，因為他們將能夠安排時間並平衡其他客戶項目。
• 通過電子郵件或在您的項目管理系統中清楚地記錄截止日期。 確保每個人都了解截止日期並能夠滿足它。
• 尊重自由職業者的時區和假期。 例如，如果您在倫敦並期待澳大利亞自由職業者的快速周轉，那麼通信可能不會重疊。 可能會錯過最後期限。
• 了解完成任務所需的時間。 例如，在 2020 年，研究和撰寫博客文章的平均時間為 4 小時。 未能讓您的自由職業者有時間正確完成工作將導致以下兩種情況之一發生：錯過最後期限或不令人滿意的倉促工作。 如果您沒有直接經驗，請詢問完成一個項目並將其納入您的時間表可能需要多長時間。
• 要知道您可能不是您的自由職業者的唯一客戶。 除非你讓你的自由職業者達到極限，否則他們很可能正在與其他客戶合作並且有其他截止日期。 一些自由職業者可能會同時兼顧多個項目，以達到每月一定的目標收入。 除非您的項目是提供最常規工作的項目，否則它可能不是高優先級。

“提高生產力的最佳方式是鼓勵個人自主決定如何管理自己的時間和資源。 讓員工自由決定他們工作的時間、方式和地點，以一種試圖控制他們無法做到的方式證明他們的職業道德。” Robby Slaughter，生產力專家

2. 花時間提供詳細的簡介

專家建議，花 10 到 12 分鐘來規劃您的一天，將在一天中節省至少 2 小時的浪費時間。 雖然不能對每個專業人士都這樣說，但對於管理自由職業者來說確實如此。

在向自由職業者介紹寫作項目時，請包括以下信息：

• 作品的標題和概述
• 風格和基調指南
• 要使用的 SEO 關鍵字
• 您喜歡的研究或文章的任何鏈接
• 鏈接到或來源的內部頁面
• 文章的目的和 CTA
• 它將被放置在哪裡
• 還有最重要的最後期限

當然，這些項目將取決於項目和工作性質，但你明白了。

寫一篇簡短的文章通常需要十分鐘到一個小時，但從長遠來看可以節省很多時間。 它還為自由職業者提供他們需要的信息和工作的截止日期。 它確保他們了解完整的工作範圍。

鼓勵您的自由職業者在收到簡報時提出問題。 這可以防止以後出現延誤或混亂。

您是否知道 Automattic、Buffer、Edgar、Groove、Ghost、InVision、Hubstaff、Doist 和 Zapier 是配備 100% 遠程團隊的公司？

3.使用項目管理軟件

當您與自由職業者合作時，使用任務管理工具至關重要。 許多 PM 應用程序將幫助您管理大量項目、任務和截止日期。 使用像 Hubstaff 這樣的軟件還可以讓你集成計費和時間跟踪，這樣你的自由職業者就可以從一個地方管理一切。

• Hubstaff Tasks使用可視化看板來簡化工作流程，使用 Sprint 來聚焦團隊，並使用自動化 Stand-ups 來讓每個人保持同步。 您可以在這裡管理您的所有工作、創建清單、添加截止日期並組織所有相關任務的詳細信息。

  

• Evernote是一個多用途的任務管理和筆記工具。 它允許您記下筆記、集思廣益、添加視覺效果並與自由職業者共享文檔。 它還有助於提醒和任務。

  

• Trello是一種有趣且簡單的基於列表的管理工具。 在這裡，您可以輕鬆地為自由職業者和客戶創建看板和卡片，這對於項目管理、溝通和創意非常有用。

  

• Facebook Workplace是連接公司和遠程工作者的通信工具。 它使用群組、聊天、房間和實時視頻廣播等熟悉的功能來讓人們進行協作。 但請注意，由於許多人刪除或選擇不使用 Facebook，這並不總是一個可行的解決方案。

  

• 日曆——雖然您的自由職業者不太可能想與您共享日曆（如果他們正在與其他客戶合作），但利用日曆提醒很重要。 避免堅持讓您的自由職業者使用他們通常不使用的日曆系統，因為這只會被忽略。 如果他們使用 Outlook、Google 或 Calendly，您可以在那裡添加提醒。 在截止日期前一天設置提醒，以避免最後一刻的匆忙。

4.留個緩衝

聰明的經理在將工作分配給自由職業者時會留出緩衝空間。 為此，您需要從截止日期開始工作並找出所需的步驟。

讓我們看一個例子：10 月 10 日到期的新聞稿。

9 月 10 日分配，9 月 24 日為自由職業者研究和撰寫的最後期限。 然後，您有 2 週的時間來證明它、請求更改、獲得批准、創建圖像並在截止日期之前將 PR 發送到媒體渠道。

當然，我們並不總是有那麼多時間，但同樣的原則也適用。 總是留下一個緩衝區。

您的截止日期永遠不應該與您給自由職業者的截止日期相同。

“一個好的經驗法則是估計某件事需要多少時間，然後乘以一倍半或兩倍。 為雜費留出緩衝空間可以避免你錯過最後期限，也不會花費晚上和周末的時間來趕上自己的進度。” Shopify 專家，Kelly Vaughn

5.及時支付自由職業者

有一件事是肯定的。 當自由職業者知道他們會及時得到報酬時，他們會表現得更好更快。 支付時間過長或更糟的是，忽略有關付款的電子郵件的品牌永遠不會成為自由職業者的優先考慮事項。

以下是如何成為他們達到最後期限的人：

• 始終確認詢問付款的電子郵件，即使不是您的部門。 回應並跟進帳戶。
• 維護承包商的協議。 您的自由職業者或承包商協議可以列出預期條款和付款細節。 例如，在截止日期之後提交的作品可能會受到付款處罰。 一個更好的看待這個問題的方法是為早期交付的出色工作提供獎金。
• 及時支付自由職業者。 如果您能在 30 天之內付款，那就太好了。 永遠不要低估付款的重要性，無論它有多低。 請記住，自由職業者通常依賴您支付賬單、食物和燃料等必需品。
• 同等付出。 女性自由職業者的收入低於男性自由職業者。 SlashWorkers 的一項研究表明，雖然女性的平均年薪為 25,000 美元，但男性擔任同一職位的年薪可以超過 150,000 美元。 不要成為那個雇主。
• 建議他們使用在線發票：讓您的自由職業者使用在線發票軟件向您收費，在跟踪、管理和即時支付發票方面為您提供了很多優勢。 對他們而言，這意味著他們始終可以開具專業、清晰和及時的發票，並與您首選的付款方式相結合。
• 鼓勵您的自由職業者提高效率。 在您的工作關係開始時解釋您的公司計費系統。 例如，如果您的工資單總是在每個月的第 5^天完成，請說明此後發送的發票將延遲到下個月。 確保他們知道如何發送發票以及發送給誰。

你知道嗎，77% 的自由職業者表示，自從放棄日常工作成為自由職業者後，他們的財務狀況並沒有更穩定。 但 68% 的人表示，自從他們開始自由職業以來，他們的生活有所改善，並且比以前快樂得多。

讓您的自由職業者按時上交項目從您做起。 您溝通、記錄和激勵自由職業者的方式是按時完成任務的關鍵。

每個自由職業者都是獨一無二的，並且會以不同的方式工作。 但是實施優秀實踐是您可以在國際上推廣的事情。

本文由 Hubstaff 貢獻。