Come convincere i tuoi freelance a consegnare i progetti in tempo

Ci sono numerosi vantaggi nell'assumere liberi professionisti. L'acquisizione di competenze specifiche senza dover assumere un dipendente a tempo pieno è solo un esempio. Nel rapporto 2020 sugli effetti della pandemia sul lavoro da remoto , il freelance è più popolare che mai.

Ma come manager, ci sono sfide. Una volta trovati i tuoi freelance, devi gestirli in modo efficace.

Ciò significa tenere traccia delle loro ore, comunicare sui progetti e, la sfida più grande, gestire le scadenze.

Ti stai chiedendo come realizzarlo? Ecco come convincere i tuoi freelance a consegnare i progetti in tempo.

1. Creare scadenze ragionevoli

In qualità di manager, è tua responsabilità stabilire scadenze ragionevoli. Lasciare tutto fino all'ultimo minuto e poi scaricare un turnaround di 24 ore sul tuo libero professionista è in cerca di guai.

Se alla tua squadra vengono poste scadenze ravvicinate da rispettare, prova a respingere e stabilisci aspettative ragionevoli. Ecco come:

• Organizza le attività in ordine di priorità, in modo che il tuo libero professionista lavori solo su traguardi chiave. Quando si gestiscono i freelance, è importante dare la priorità alle attività. Anche dare al tuo libero professionista una panoramica di ciò che accadrà nel mese è utile in quanto sarà in grado di bloccare il tempo e bilanciare altri progetti dei clienti.
• Documenta chiaramente le scadenze via e-mail o all'interno del tuo sistema di gestione del progetto. Assicurati che tutti comprendano la scadenza e siano in grado di rispettarla.
• Rispetta i fusi orari e le festività dei tuoi freelance. Ad esempio, se ti trovi a Londra e ti aspetti un'inversione di tendenza rapida da un libero professionista in Australia, è possibile che le comunicazioni non si sovrappongano. Le scadenze potrebbero non essere rispettate.
• Comprendi il tempo necessario per completare le attività. Ad esempio, nel 2020, il tempo medio necessario per ricercare e scrivere un post sul blog è di 4 ore. Non concedere ai tuoi liberi professionisti il ​​tempo di completare correttamente il lavoro si tradurrà in una delle due cose che accadranno: scadenze mancate o lavoro insoddisfacente e affrettato. Se non hai esperienza diretta, chiedi quanto tempo ci vorrà per completare un progetto e inserirlo nella tua sequenza temporale.
• Sappi che probabilmente non sei l'unico cliente del tuo libero professionista. A meno che il tuo libero professionista non abbia raggiunto il limite massimo, è probabile che stia lavorando con altri clienti e abbia altre scadenze. Alcuni liberi professionisti possono destreggiarsi tra diversi progetti contemporaneamente per raggiungere un determinato reddito target ogni mese. A meno che il tuo progetto non sia quello che offre il lavoro più regolare, potrebbe non essere una priorità assoluta.

“Il modo migliore per incoraggiare la produttività è incoraggiare le persone ad assumersi la responsabilità di come gestiscono il proprio tempo e le proprie risorse. Concedere ai lavoratori la libertà su quando, come e dove lavorano crea una prova della loro etica del lavoro in un modo che il tentativo di controllarli non può fare”. Robby Slaughter, esperto di produttività

2. Prenditi del tempo per fornire un brief dettagliato

Gli esperti consigliano che 10-12 minuti investiti nella pianificazione della giornata risparmieranno almeno 2 ore di tempo sprecato durante la giornata. Anche se questo non si può dire per tutti i professionisti, è certamente vero per la gestione dei liberi professionisti.

Quando informi i freelance sui progetti di scrittura, includi le seguenti informazioni:

• Titolo e panoramica del pezzo
• Guide di stile e tono
• Parole chiave SEO da utilizzare
• Eventuali link per ricerche o articoli che ti piacciono
• Pagine interne a cui collegarsi o da cui trarre origine
• Lo scopo e gli inviti all'azione per l'articolo
• Dove verrà posizionato
• E quell'importantissima scadenza

Naturalmente, gli elementi dipenderanno dal progetto e dalla natura del lavoro, ma ti sei fatto un'idea.

Scrivere un brief di solito richiede da dieci minuti a un'ora, ma a lungo termine fa risparmiare così tanto tempo. Fornisce inoltre al libero professionista le informazioni di cui ha bisogno e la scadenza entro cui lavorare. Assicura che comprendano l'ambito completo del lavoro.

Incoraggia il tuo libero professionista a porre domande quando riceve il brief. Questo può prevenire ritardi o confusione in seguito.

Sapevi che Automattic, Buffer, Edgar, Groove, Ghost, InVision, Hubstaff, Doist e Zapier sono tra le aziende che equipaggiano i team remoti al 100%?

3. Utilizzare il software di gestione dei progetti

Quando lavori con i liberi professionisti, è essenziale utilizzare uno strumento di gestione delle attività. Molte app PM ti aiuteranno a gestire una moltitudine di progetti, attività e scadenze. L'utilizzo di software come Hubstaff ti consente anche di integrare la fatturazione e il monitoraggio del tempo in modo che i tuoi liberi professionisti possano gestire tutto da un unico posto.

• Hubstaff Tasks utilizza lavagne Kanban visive per semplificare i flussi di lavoro, Sprint per focalizzare i team e Stand-up automatizzati per mantenere tutti sincronizzati. Qui puoi gestire tutto il tuo lavoro, creare liste di controllo, aggiungere date di scadenza e organizzare tutti i dettagli delle attività rilevanti.

  

• Evernote è uno strumento multiuso per la gestione delle attività e per prendere appunti. Ti consente di prendere appunti, scambiare idee, aggiungere elementi visivi e condividere documenti con i freelance. Facilita anche i promemoria e le attività.

  

• Trello è uno strumento di gestione basato su elenchi facile e divertente. Qui puoi facilmente creare bacheche e schede per liberi professionisti e clienti, ottime per la gestione dei progetti, la comunicazione e le idee.

  

• Facebook Workplace è uno strumento di comunicazione che collega aziende e lavoratori remoti. Utilizza funzionalità familiari come gruppi, chat, stanze e trasmissione video in diretta per far collaborare le persone. Un avvertimento però, con molte persone che cancellano o scelgono di non usare Facebook, questa non è sempre una soluzione praticabile.

  

• Calendari : sebbene sia improbabile che il tuo freelance desideri condividere un calendario con te (se sta lavorando con altri clienti), è importante utilizzare i promemoria del calendario. Evita di insistere sul fatto che il tuo libero professionista utilizzi un sistema di calendario con cui normalmente non lavora, poiché questo verrà semplicemente ignorato. Se utilizzano Outlook, Google o Calendly, puoi aggiungere promemoria lì. Imposta un promemoria un giorno prima della scadenza per evitare una corsa dell'ultimo minuto.

4. Lascia un buffer

I manager intelligenti lasciano un margine quando assegnano il lavoro ai liberi professionisti. Per fare ciò, devi tornare indietro rispetto alla scadenza e capire i passaggi necessari.

Diamo un'occhiata a un esempio: un comunicato stampa in scadenza il 10 ottobre.

Assegnalo il 10 settembre con una scadenza del 24 settembre affinché il libero professionista lo ricerchi e lo scriva. Quindi, hai 2 settimane per provarlo, richiedere modifiche, ottenere l'approvazione, creare immagini e inviare il PR al media prima della scadenza .

Certo, non sempre abbiamo così tanto tempo, ma vale lo stesso principio. Lascia sempre un buffer.

La tua scadenza non dovrebbe mai essere la stessa che dai al tuo libero professionista.

“Una buona regola pratica è stimare quanto tempo impiegherà qualcosa e poi moltiplicare per uno e mezzo o due. Avere una riserva per le spese accessorie ti eviterà di non rispettare le scadenze e di passare le serate e i fine settimana a lavorare per recuperare il ritardo". Esperto di Shopify, Kelly Vaughn

5. Paga prontamente i freelance

Una cosa è certa. I freelance lavorano meglio e più velocemente quando sanno che saranno pagati prontamente. I marchi che impiegano troppo tempo per pagare o, peggio, ignorano le e-mail sul pagamento non saranno mai una priorità per i freelance.

Ecco come essere quello per cui hanno rispettato le scadenze:

• Riconosci sempre le e-mail che chiedono informazioni sul pagamento , anche se non è il tuo dipartimento. Rispondi e segui con gli account.
• Mantenere il contratto di un appaltatore . Il tuo contratto di libero professionista o appaltatore può stabilire termini di aspettativa e dettagli di pagamento. Ad esempio, il lavoro inviato oltre una scadenza può essere soggetto a sanzioni di pagamento. Un modo migliore per vedere questo sarebbe offrire un bonus per un ottimo lavoro consegnato in anticipo.
• Paga prontamente i freelance. Se riesci a pagarli più velocemente di 30 giorni, bene. Non sottovalutare mai l'importanza di un pagamento, per quanto basso possa essere. Ricorda, i freelance spesso fanno affidamento sul tuo pagamento per cose essenziali come bollette, cibo e carburante.
• Paga allo stesso modo. Le freelance donne guadagnano meno dei freelance uomini. Uno studio di SlashWorkers ha dimostrato che mentre le donne guadagnano in media $ 25.000, gli uomini possono superare i $ 150.000 all'anno per la stessa posizione. Non essere quel datore di lavoro.
• Consiglia loro di utilizzare la fatturazione online: avere i tuoi liberi professionisti che ti fatturano con il software di fatturazione online ti offre tanti vantaggi rispetto alla possibilità di tracciare, gestire e pagare istantaneamente le fatture. Per loro, significa che possono sempre emettere fatture professionali, chiare e puntuali che si integrano con le opzioni di pagamento preferite.
• Incoraggia i tuoi freelance ad essere efficienti . Spiega il tuo sistema di fatturazione aziendale all'inizio del tuo rapporto di lavoro. Ad esempio, se la tua busta paga viene sempre effettuata il 5 ^° giorno del mese, spiega che le fatture inviate dopo tale data verranno posticipate fino al mese successivo. Assicurati che sappiano come inviare una fattura e a chi.

Sapevi che il 77% dei liberi professionisti afferma di non essere più stabile finanziariamente da quando ha abbandonato il lavoro quotidiano per diventare freelance. Ma il 68% afferma che la loro vita è migliorata da quando hanno iniziato a lavorare come freelance e sono molto più felici di prima.

Convincere i tuoi freelance a consegnare i progetti in tempo inizia con te. Il modo in cui comunichi, documenti e incentivi i freelance è la chiave per rispettare le scadenze.

Ogni libero professionista è unico e lavorerà in modo diverso. Ma l'implementazione di ottime pratiche è qualcosa che puoi implementare a livello internazionale.

Questo articolo è stato fornito da Hubstaff.