Jak skłonić freelancerów do oddania projektów na czas

Zatrudnianie freelancerów ma wiele zalet. Zdobycie określonych zestawów umiejętności bez konieczności zatrudniania pracownika pełnoetatowego to tylko jeden przykład. W raporcie 2020 o skutkach pandemii na pracę zdalną freelancing jest bardziej popularny niż kiedykolwiek.

Ale jako menedżer, są wyzwania. Po znalezieniu freelancerów musisz skutecznie nimi zarządzać.

Oznacza to śledzenie ich godzin, komunikowanie się o projektach i — największe wyzwanie — zarządzanie terminami.

Zastanawiasz się, jak to zrobić? Oto, jak skłonić freelancerów do oddania projektów na czas.

1. Stwórz rozsądne terminy

Twoim obowiązkiem jako menedżera jest wyznaczanie rozsądnych terminów. Zostawianie wszystkiego na ostatnią chwilę, a następnie zrzucanie freelancera na 24-godzinną zmianę to proszenie się o kłopoty.

Jeśli twój zespół ma napięte terminy, aby osiągnąć cel, spróbuj odepchnąć i ustal rozsądne oczekiwania. Oto jak:

• Organizuj zadania w kolejności priorytetów, aby Twój freelancer pracował tylko nad kluczowymi kamieniami milowymi. Podczas zarządzania freelancerami ważne jest, aby priorytetyzować zadania. Pomocne jest również przedstawienie swojemu freelancerowi przeglądu tego, co nadchodzi w danym miesiącu, ponieważ będzie on mógł zablokować czas i zrównoważyć inne projekty klientów.
• Dokumentuj terminy w przejrzysty sposób za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w systemie zarządzania projektami. Upewnij się, że wszyscy rozumieją termin i są w stanie go dotrzymać.
• Szanuj strefy czasowe i święta swoich freelancerów. Na przykład, jeśli jesteś w Londynie i oczekujesz szybkiej realizacji od freelancera z Australii, możliwe, że komunikacja nie będzie się pokrywać. Terminy mogą zostać pominięte.
• Zrozumieć czas potrzebny na wykonanie zadań. Na przykład w 2020 roku średni czas potrzebny na wyszukanie i napisanie posta na blogu wynosi 4 godziny. Niezapewnienie freelancerom czasu na prawidłowe wykonanie pracy może spowodować jedną z dwóch sytuacji: niedotrzymane terminy lub niezadowalającą pracę w pośpiechu. Jeśli nie masz bezpośredniego doświadczenia, zapytaj, ile czasu zajmie ukończenie projektu i wpisz to w swoją oś czasu.
• Wiedz, że prawdopodobnie nie jesteś jedynym klientem , którego ma twój freelancer. O ile Twój freelancer nie jest wyczerpany, prawdopodobnie pracuje z innymi klientami i ma inne terminy. Niektórzy freelancerzy mogą żonglować kilkoma projektami jednocześnie, aby co miesiąc osiągnąć określony docelowy dochód. O ile twój projekt nie oferuje najbardziej regularnej pracy, może nie mieć wysokiego priorytetu.

„Najlepszym sposobem na zwiększenie produktywności jest zachęcanie jednostek do przejmowania odpowiedzialności za to, jak zarządzają własnym czasem i zasobami. Przyznanie pracownikom swobody w decydowaniu o tym, kiedy, jak i gdzie pracują, stanowi dowód ich etyki pracy w sposób, którego nie da się kontrolować”. Robby Slaughter, ekspert ds. produktywności

2. Poświęć trochę czasu na przedstawienie szczegółowego briefu

Eksperci radzą, że 10-12 minut zainwestowanych w zaplanowanie dnia pozwoli zaoszczędzić co najmniej 2 godziny zmarnowanego czasu w ciągu dnia. Chociaż nie można tego powiedzieć o każdym profesjonaliście, z pewnością jest to prawdą w przypadku zarządzania freelancerami.

Informując freelancerów o pisaniu projektów, podaj następujące informacje:

• Tytuł i opis utworu
• Przewodniki po stylach i tonach
• Słowa kluczowe SEO do użycia
• Wszelkie linki do badań lub artykułów, które lubisz
• Strony wewnętrzne, do których można utworzyć link lub źródło
• Cel i wezwania do działania dla artykułu
• Gdzie zostanie umieszczony
• I ten najważniejszy termin

Oczywiście przedmioty będą zależeć od projektu i charakteru pracy, ale masz pomysł.

Napisanie briefu zwykle zajmuje od dziesięciu minut do godziny, ale na dłuższą metę oszczędza dużo czasu. Zapewnia również freelancerowi potrzebne informacje i termin, w którym ma pracować. Daje to pewność, że rozumieją pełny zakres prac.

Zachęć swojego freelancera do zadawania pytań po otrzymaniu briefu. Może to zapobiec późniejszym zatorom lub zamieszaniu.

Czy wiesz, że Automattic, Buffer, Edgar, Groove, Ghost, InVision, Hubstaff, Doist i Zapier należą do firm, które wyposażają w 100% zdalne zespoły?

3. Korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami

Podczas pracy z freelancerami niezbędne jest korzystanie z narzędzia do zarządzania zadaniami. Wiele aplikacji PM pomoże Ci zarządzać wieloma projektami, zadaniami i terminami. Korzystanie z oprogramowania takiego jak Hubstaff umożliwia również integrację rozliczeń i śledzenia czasu, dzięki czemu freelancerzy mogą zarządzać wszystkim z jednego miejsca.

• Hubstaff Tasks wykorzystuje wizualne tablice Kanban do usprawnienia przepływów pracy, Sprinty do skupienia zespołów i zautomatyzowane stand-upy, aby wszyscy byli zsynchronizowani. Tutaj możesz zarządzać całą swoją pracą, tworzyć listy kontrolne, dodawać terminy i organizować wszystkie istotne szczegóły zadań.

  

• Evernote to uniwersalne narzędzie do zarządzania zadaniami i robienia notatek. Umożliwia zapisywanie notatek, przeprowadzanie burzy mózgów, dodawanie elementów wizualnych i udostępnianie dokumentów freelancerom. Ułatwia także przypomnienia i zadania.

  

• Trello to zabawne i łatwe w obsłudze narzędzie do zarządzania oparte na listach. Tutaj możesz łatwo tworzyć tablice i karty dla freelancerów i klientów, które świetnie nadają się do zarządzania projektami, komunikacji i pomysłów.

  

• Facebook Workplace to narzędzie do komunikacji, które łączy firmy i pracowników zdalnych. Wykorzystuje znane funkcje, takie jak grupy, czat, pokoje i transmisje wideo na żywo, aby zachęcić ludzi do współpracy. Jednak uwaga, ponieważ wiele osób usuwa Facebooka lub decyduje się nie korzystać z niego, nie zawsze jest to wykonalne rozwiązanie.

  

• Kalendarze – Chociaż jest mało prawdopodobne, aby Twój freelancer chciał udostępnić Ci kalendarz (jeśli pracuje z innymi klientami), ważne jest, aby korzystać z przypomnień kalendarza. Unikaj nalegania, aby twój freelancer używał systemu kalendarza, z którym normalnie nie pracuje, ponieważ zostanie to po prostu zignorowane. Jeśli korzystają z Outlooka, Google lub Calendly, możesz tam dodawać przypomnienia. Ustaw przypomnienie dzień przed terminem, aby uniknąć pośpiechu w ostatniej chwili.

4. Zostaw bufor

Sprytni menedżerowie zostawiają bufor przy przydzielaniu pracy freelancerom. Aby to zrobić, musisz cofnąć się od terminu ostatecznego i wymyślić niezbędne kroki.

Spójrzmy na przykład: komunikat prasowy, który ma się ukazać 10 października.

Przypisz go 10 września z terminem 24 września, aby freelancer mógł go wyszukać i napisać. Następnie masz 2 tygodnie na sprawdzenie, zażądanie zmian, uzyskanie zatwierdzenia, stworzenie zdjęć i wysłanie PR do mediów przed upływem terminu .

Oczywiście nie zawsze mamy tyle czasu, ale obowiązuje ta sama zasada. Zawsze zostawiaj bufor.

Twój termin nigdy nie powinien być taki sam, jak ten, który podajesz swojemu freelancerowi.

„Dobrą praktyczną zasadą jest oszacowanie, ile czasu zajmie coś, a następnie pomnożenie przez półtora lub dwa. Posiadanie bufora na nieprzewidziane wydatki uchroni Cię przed niedotrzymaniem terminów i spędzaniem wieczorów i weekendów na pracy nad nadrobieniem zaległości”. Ekspert Shopify, Kelly Vaughn

5. Płać szybko freelancerom

Jedno jest pewne. Freelancerzy działają lepiej i szybciej, gdy wiedzą, że otrzymają natychmiastową zapłatę. Marki, które zbyt długo nie płacą lub, co gorsza, ignorują e-maile dotyczące płatności, nigdy nie będą priorytetem dla freelancerów.

Oto jak zostać tym, którego dotrzymają terminów:

• Zawsze potwierdzaj e-maile z prośbą o płatność , nawet jeśli nie jest to Twój dział. Odpowiadaj i monitoruj konta.
• Zachowaj umowę z wykonawcą . Twoja umowa z freelancerem lub wykonawcą może określać warunki oczekiwań i szczegóły płatności. Na przykład praca przesłana po terminie może podlegać karom płatniczym. Lepszym sposobem spojrzenia na to byłoby zaoferowanie premii za świetną pracę wykonaną wcześniej.
• Płać szybko freelancerom. Jeśli możesz zapłacić im szybciej niż 30 dni, świetnie. Nigdy nie lekceważ znaczenia płatności, niezależnie od tego, jak niska może być. Pamiętaj, że freelancerzy często polegają na Twojej płatności za podstawowe rzeczy, takie jak rachunki, jedzenie i paliwo.
• Płacić równo. Freelancerki zarabiają mniej niż freelancerzy płci męskiej. Badanie SlashWorkers wykazało, że podczas gdy kobiety zarabiają średnio 25 000 dolarów, mężczyźni mogą zarobić ponad 150 000 dolarów rocznie na tym samym stanowisku. Nie bądź tym pracodawcą.
• Doradź im, aby korzystali z fakturowania online: Fakturowanie przez freelancerów za pomocą oprogramowania do fakturowania online oferuje wiele korzyści w zakresie możliwości śledzenia, zarządzania i natychmiastowego opłacania faktur. Dla nich oznacza to, że zawsze mogą wystawiać profesjonalne, jasne i terminowe faktury, które są zintegrowane z preferowanymi przez Ciebie opcjami płatności.
• Zachęcaj swoich freelancerów, aby byli wydajni . Wyjaśnij swój korporacyjny system rozliczeniowy na początku współpracy. Na przykład, jeśli lista płac jest zawsze sporządzana ^piątego dnia miesiąca, wyjaśnij, że faktury wysłane później będą opóźnione do następnego miesiąca. Upewnij się, że wiedzą, jak wysłać fakturę i do kogo.

Czy wiesz, że 77% freelancerów twierdzi, że nie są bardziej stabilni finansowo, odkąd porzucili swoją codzienną pracę, aby przejść na wolny strzelec. Ale 68% twierdzi, że ich życie poprawiło się, odkąd zaczęli pracować jako freelancerzy, i są znacznie szczęśliwsi niż wcześniej.

Sprawienie, by freelancerzy oddawali projekty na czas, zaczyna się od Ciebie. Sposób, w jaki komunikujesz się, dokumentujesz i motywujesz freelancerów, jest kluczem do dotrzymywania terminów.

Każdy freelancer jest wyjątkowy i będzie działał w inny sposób. Ale wdrażanie świetnych praktyk to coś, co możesz wdrożyć na całym świecie.

Ten artykuł został nadesłany przez Hubstaff.