Cómo lograr que sus trabajadores independientes entreguen los proyectos a tiempo

Existen numerosos beneficios al contratar freelancers. Obtener conjuntos de habilidades específicas sin tener que contratar a un empleado de tiempo completo es solo un ejemplo. En el informe de 2020 sobre los efectos de la pandemia en el trabajo remoto, el trabajo freelance es más popular que nunca.

Pero como gerente, hay desafíos. Una vez que haya encontrado a sus trabajadores independientes, debe administrarlos de manera efectiva.

Eso significa hacer un seguimiento de sus horas, comunicarse sobre proyectos y, el mayor desafío, administrar los plazos.

¿Te preguntas cómo hacer que suceda? Aquí le mostramos cómo hacer que sus trabajadores independientes entreguen los proyectos a tiempo.

1. Crea plazos razonables

Como gerente, es su responsabilidad crear plazos razonables. Dejar todo para el último minuto y luego descargar un tiempo de respuesta de 24 horas en tu freelancer es buscar problemas.

Si se imponen plazos ajustados a su equipo para que los cumpla, intente retroceder y establezca expectativas razonables. Así es cómo:

• Organiza las tareas en orden de prioridad, para que tu freelancer solo trabaje en hitos clave. Al gestionar freelancers, es importante que priorices las tareas. Darle a su trabajador independiente una descripción general de lo que se avecina en el mes también es útil, ya que podrá bloquear el tiempo y equilibrar otros proyectos de clientes.
• Documente los plazos claramente por correo electrónico o dentro de su sistema de gestión de proyectos. Asegúrese de que todos entiendan la fecha límite y puedan cumplirla.
• Respeta los husos horarios y festivos de tus autónomos. Por ejemplo, si se encuentra en Londres y espera una respuesta rápida de un profesional independiente en Australia, es posible que las comunicaciones no se superpongan. Los plazos pueden perderse.
• Comprender el tiempo que lleva completar las tareas. Por ejemplo, en 2020, el tiempo promedio que lleva investigar y escribir una publicación de blog es de 4 horas. Si no permite que sus trabajadores independientes tengan tiempo para completar el trabajo correctamente, puede ocurrir una de dos cosas: incumplimiento de los plazos o trabajo apresurado e insatisfactorio. Si no tiene experiencia directa, pregunte cuánto tiempo es probable que tome completar un proyecto e inclúyalo en su cronograma.
• Ten en cuenta que probablemente no seas el único cliente que tiene tu freelancer. A menos que tenga a su profesional independiente al máximo, es probable que esté trabajando con otros clientes y tenga otros plazos. Algunos trabajadores independientes pueden hacer malabarismos con varios proyectos al mismo tiempo para alcanzar un determinado ingreso objetivo cada mes. A menos que su proyecto sea el que ofrece el trabajo más regular, puede que no sea una alta prioridad.

“La mejor manera de fomentar la productividad es alentar a las personas a que se apropien de cómo administran su propio tiempo y recursos. Otorgar a los trabajadores libertad sobre cuándo, cómo y dónde trabajan crea una prueba de su ética de trabajo de una manera que no se puede tratar de controlarlos”. Robby Slaughter, experto en productividad

2. Tómese el tiempo para proporcionar un resumen detallado

Los expertos aconsejan que 10-12 minutos invertidos en la planificación de su día ahorrarán al menos 2 horas de tiempo perdido a lo largo del día. Si bien esto no se puede decir de todos los profesionales, ciertamente es cierto para la gestión de trabajadores independientes.

Al informar a los trabajadores independientes sobre proyectos de redacción, incluya la siguiente información:

• Título y resumen de la pieza.
• Guías de estilo y tono
• Palabras clave SEO para usar
• Cualquier enlace para investigaciones o artículos que te gusten
• Páginas internas a las que enlazar o a las que acceder
• El propósito y las llamadas a la acción para el artículo.
• Dónde se colocará
• Y ese plazo tan importante

Por supuesto, los elementos dependerán del proyecto y la naturaleza del trabajo, pero se entiende la idea.

Escribir un resumen suele llevar entre diez minutos y una hora, pero a la larga ahorra mucho tiempo. También proporciona al freelancer la información que necesita y la fecha límite para trabajar. Asegura que entienden el alcance completo del trabajo.

Anime a su profesional independiente a hacer preguntas cuando reciba el resumen. Esto puede evitar demoras o confusiones más adelante.

¿Sabías que Automattic, Buffer, Edgar, Groove, Ghost, InVision, Hubstaff, Doist y Zapier están entre las empresas que equipan equipos 100% remotos?

3. Usa un software de gestión de proyectos

Cuando trabajas con autónomos, es fundamental que utilices una herramienta de gestión de tareas. Muchas aplicaciones de PM lo ayudarán a administrar una multitud de proyectos, tareas y plazos. El uso de software como Hubstaff también le permite integrar la facturación y el seguimiento del tiempo para que sus trabajadores independientes puedan administrar todo desde un solo lugar.

• Hubstaff Tasks usa tableros Kanban visuales para agilizar los flujos de trabajo, Sprints para enfocar a los equipos y Stand-ups automatizados para mantener a todos sincronizados. Aquí puede administrar todo su trabajo, crear listas de verificación, agregar fechas de vencimiento y organizar todos los detalles relevantes de la tarea.

  

• Evernote es una herramienta multiusos para la gestión de tareas y la toma de notas. Le permite tomar notas, intercambiar ideas, agregar imágenes y compartir documentos con trabajadores independientes. También facilita recordatorios y tareas.

  

• Trello es una herramienta de gestión basada en listas fácil y divertida. Aquí puede crear fácilmente tableros y tarjetas para autónomos y clientes, que son excelentes para la gestión de proyectos, la comunicación y las ideas.

  

• Facebook Workplace es una herramienta de comunicación que conecta empresas y trabajadores remotos. Utiliza funciones familiares como grupos, chat, salas y transmisión de video en vivo para que las personas colaboren. Sin embargo, una advertencia, dado que muchas personas eliminan o eligen no usar Facebook, esta no siempre es una solución viable.

  

• Calendarios : si bien es poco probable que su profesional independiente quiera compartir un calendario con usted (si está trabajando con otros clientes), es importante utilizar recordatorios de calendario. Evita insistir en que tu freelancer use un sistema de calendario con el que normalmente no trabaja, ya que esto simplemente será ignorado. Si están usando Outlook, Google o Calendly, puede agregar recordatorios allí. Establece un recordatorio un día antes de la fecha límite para evitar las prisas de última hora.

4. Deja un búfer

Los gerentes inteligentes dejan un margen cuando asignan trabajo a los trabajadores independientes. Para hacer esto, debe trabajar desde su fecha límite y determinar los pasos que se necesitan.

Veamos un ejemplo: un comunicado de prensa que vence el 10 de octubre.

Asígnalo el 10 de septiembre con fecha límite el 24 de septiembre para que el freelancer lo investigue y lo escriba. Luego, tiene 2 semanas para probarlo, solicitar cambios, obtener aprobación, crear imágenes y enviar el PR al medio de comunicación antes de la fecha límite .

Por supuesto, no siempre tenemos tanto tiempo, pero se aplica el mismo principio. Deje siempre un búfer.

Tu fecha límite nunca debe ser la misma que le das a tu freelancer.

“Una buena regla general es estimar cuánto tiempo llevará algo y luego multiplicarlo por uno y medio o por dos. Tener un búfer para gastos imprevistos le evitará incumplir los plazos y pasar las tardes y los fines de semana trabajando para ponerse al día”. Experta en Shopify, Kelly Vaughn

5. Pague puntualmente a los autónomos

Una cosa es segura. Los autónomos se desempeñan mejor y más rápido cuando saben que se les pagará puntualmente. Las marcas que tardan demasiado en pagar o, peor aún, ignoran los correos electrónicos sobre el pago nunca serán una prioridad para los trabajadores independientes.

A continuación, le mostramos cómo ser el único por el que cumplen los plazos:

• Confirme siempre los correos electrónicos que preguntan sobre el pago , incluso si no es su departamento. Responder y dar seguimiento a las cuentas.
• Mantener un acuerdo de contratista . Su acuerdo de trabajador independiente o contratista puede establecer los términos esperados y los detalles de pago. Por ejemplo, el trabajo que se envía después de una fecha límite puede estar sujeto a multas de pago. Una forma más agradable de ver esto sería ofrecer una bonificación por un gran trabajo entregado antes de tiempo.
• Pague a los autónomos puntualmente. Si puede pagarlos antes de 30 días, genial. Nunca subestimes la importancia de un pago, por bajo que sea. Recuerde, los trabajadores independientes a menudo dependen de su pago para artículos esenciales como facturas, alimentos y combustible.
• Paga por igual. Las mujeres independientes ganan menos dinero que los hombres independientes. Un estudio de SlashWorkers ha demostrado que mientras las mujeres ganan en promedio $25,000, los hombres pueden llegar a ganar más de $150,000 al año por el mismo puesto. No seas ese empleador.
• Aconséjeles que utilicen la facturación en línea: hacer que sus trabajadores independientes le facturen con un software de facturación en línea le ofrece muchas ventajas con respecto a poder rastrear, administrar y pagar las facturas al instante. Para ellos, significa que siempre pueden emitir facturas profesionales, claras y oportunas que se integren con sus opciones de pago preferidas.
• Anima a tus freelancers a ser eficientes . Explique su sistema de facturación empresarial al inicio de su relación laboral. Por ejemplo, si su nómina siempre se realiza el día 5 del mes, ^explique que las facturas enviadas después de este se demorarán hasta el mes siguiente. Asegúrese de que sepan cómo enviar una factura ya quién.

¿Sabías que el 77 % de los trabajadores autónomos afirman que no son financieramente más estables desde que abandonaron sus trabajos diarios para trabajar como autónomos? Pero el 68% dice que su vida ha mejorado desde que comenzaron a trabajar por cuenta propia y son mucho más felices que antes.

Lograr que sus trabajadores independientes entreguen los proyectos a tiempo comienza con usted. La forma en que se comunica, documenta e incentiva a los trabajadores independientes es clave para cumplir con los plazos.

Cada freelancer es único y trabajará de una manera diferente. Pero implementar excelentes prácticas es algo que puede implementar a nivel internacional.

Este artículo ha sido contribuido por Hubstaff.