วิธีทำให้ฟรีแลนซ์ส่งงานตรงเวลา

การว่าจ้างฟรีแลนซ์มีประโยชน์มากมาย การได้รับชุดทักษะเฉพาะโดยไม่ต้องจ้างพนักงานประจำเป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งเท่านั้น ใน รายงานปี 2020 เกี่ยวกับผลกระทบของการแพร่ระบาดต่อการทำงานจากระยะไกล อาชีพอิสระเป็นที่นิยมมากกว่าที่เคย

แต่ในฐานะผู้จัดการมีความท้าทาย เมื่อคุณพบฟรีแลนซ์ของคุณแล้ว คุณต้องจัดการพวกเขาอย่างมีประสิทธิภาพ

นั่นหมายถึงการติดตามชั่วโมงการทำงาน การสื่อสารเกี่ยวกับโครงการ และ — ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุด — การจัดการกำหนดเวลา

สงสัยว่าจะทำให้เกิดขึ้นได้อย่างไร? ต่อไปนี้เป็นวิธีให้ฟรีแลนซ์ส่งโครงการตรงเวลา

1. สร้างกำหนดเวลาที่สมเหตุสมผล

ในฐานะผู้จัดการ เป็นความรับผิดชอบของคุณในการสร้างกำหนดเวลาที่สมเหตุสมผล การทิ้งทุกอย่างไว้จนนาทีสุดท้ายแล้วปล่อยให้ฟรีแลนซ์ทำงานตลอด 24 ชั่วโมงเป็นปัญหา

หากมีกำหนดเส้นตายที่กระชั้นชิดในทีมของคุณเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย พยายามผลักดันกลับและตั้งความคาดหวังที่สมเหตุสมผล นี่คือวิธี:

• จัดระเบียบงาน ตามลำดับความสำคัญ ดังนั้นฟรีแลนซ์ของคุณจึงทำงานตามเหตุการณ์สำคัญเท่านั้น เมื่อจัดการฟรีแลนซ์ สิ่งสำคัญคือคุณต้องจัดลำดับความสำคัญของงาน การให้ฟรีแลนซ์ของคุณเห็นภาพรวมของสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้นในเดือนนี้ก็มีประโยชน์เช่นกัน เนื่องจากพวกเขาจะสามารถบล็อกเวลาและสร้างความสมดุลให้กับโปรเจกต์อื่นๆ ของลูกค้าได้
• กำหนดส่งเอกสาร อย่างชัดเจนทางอีเมลหรือภายในระบบการจัดการโครงการของคุณ ต้องแน่ใจว่าทุกคนเข้าใจกำหนดเวลาและสามารถปฏิบัติตามได้
• เคารพเขตเวลาและวันหยุดของฟรีแลนซ์ ตัวอย่างเช่น หากคุณอยู่ในลอนดอนและคาดหวังว่าจะได้รับการตอบสนองอย่างรวดเร็วจากฟรีแลนซ์ในออสเตรเลีย เป็นไปได้ที่การสื่อสารจะไม่ทับซ้อนกัน อาจพลาดกำหนดเวลา
• เข้าใจเวลาที่ใช้ในการทำงานให้เสร็จ ตัวอย่างเช่น ในปี 2020 เวลาเฉลี่ยที่ใช้ในการค้นคว้าและเขียนบล็อกโพสต์คือ 4 ชั่วโมง การไม่ให้เวลาฟรีแลนซ์ของคุณทำงานให้เสร็จอย่างเหมาะสมจะส่งผลให้เกิดหนึ่งในสองสิ่งที่เกิดขึ้น: พลาดกำหนดเวลาหรืองานที่เร่งรีบไม่น่าพอใจ หากคุณไม่มีประสบการณ์โดยตรง ให้ถามว่าจะใช้เวลานานแค่ไหนในการทำโปรเจกต์ให้เสร็จ และสร้างสิ่งนั้นลงในไทม์ไลน์ของคุณ
• รู้ว่าคุณอาจไม่ใช่ลูกค้ารายเดียวที่ ฟรีแลนซ์ของคุณมี เป็นไปได้ว่าพวกเขากำลังทำงานกับลูกค้ารายอื่นและมีกำหนดส่งงานอื่น หากคุณไม่ได้จ้างฟรีแลนซ์อย่างเต็มที่ ฟรีแลนซ์บางคนอาจเล่นกลหลายโปรเจกต์ในเวลาเดียวกันเพื่อให้ได้รายได้ตามเป้าหมายที่แน่นอนทุกเดือน เว้นแต่ว่าโครงการของคุณเป็นโครงการที่ให้งานประจำมากที่สุด โครงการนั้นอาจไม่มีลำดับความสำคัญสูงนัก

“วิธีที่ดีที่สุดในการส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานคือการกระตุ้นให้แต่ละคนเป็นเจ้าของวิธีการจัดการเวลาและทรัพยากรของตนเอง การให้อิสระแก่พนักงานในการทำงาน เมื่อไร อย่างไร และสถานที่ ซึ่งพิสูจน์ให้เห็นถึงจรรยาบรรณในการทำงานในแบบที่พยายามควบคุมพวกเขาไม่สามารถทำได้” Robby Slaughter ผู้เชี่ยวชาญด้านการเพิ่มผลผลิต

2. ใช้เวลาในการให้รายละเอียดสั้น ๆ

ผู้เชี่ยวชาญแนะนำว่าการลงทุน 10-12 นาทีในการวางแผนวันของคุณจะช่วยประหยัดเวลาที่เสียไปอย่างน้อย 2 ชั่วโมงตลอดทั้งวัน แม้ว่าสิ่งนี้จะไม่สามารถพูดได้สำหรับมืออาชีพทุกคน แต่เป็นเรื่องจริงสำหรับการจัดการฟรีแลนซ์

เมื่อบรรยายสรุปฟรีแลนซ์เกี่ยวกับการเขียนโครงการ ให้ระบุข้อมูลต่อไปนี้:

• ชื่อเรื่องและภาพรวมของชิ้นงาน
• คู่มือสไตล์และโทนสี
• คำหลัก SEO ที่จะใช้
• ลิงก์สำหรับงานวิจัยหรือบทความที่คุณชอบ
• หน้าภายในที่จะเชื่อมโยงหรือแหล่งที่มาจาก
• วัตถุประสงค์และ CTA สำหรับบทความ
• จะวางไว้ที่ไหน
• และกำหนดเวลาที่สำคัญทั้งหมดนั้น

แน่นอนรายการจะขึ้นอยู่กับโครงการและลักษณะงาน แต่คุณได้รับแนวคิด

การเขียนบทสรุปมักใช้เวลาตั้งแต่สิบนาทีถึงหนึ่งชั่วโมง แต่ช่วยประหยัดเวลาได้มากในระยะยาว นอกจากนี้ยังให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่นักแปลอิสระและกำหนดเส้นตายในการทำงาน ทำให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจขอบเขตงานทั้งหมด

สนับสนุนให้ฟรีแลนซ์ถามคำถามเมื่อพวกเขาได้รับบรีฟ สิ่งนี้สามารถป้องกันการระงับหรือความสับสนในภายหลัง

คุณรู้หรือไม่ว่า Automattic, Buffer, Edgar, Groove, Ghost, InVision, Hubstaff, Doist และ Zapier เป็นหนึ่งในบริษัทที่ให้บริการทีมระยะไกล 100%

3. ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

เมื่อคุณทำงานกับฟรีแลนซ์ คุณต้องใช้เครื่องมือจัดการงาน แอพ PM จำนวนมากจะช่วยคุณจัดการโครงการ งาน และกำหนดเส้นตายมากมาย การใช้ซอฟต์แวร์เช่น Hubstaff ยังช่วยให้คุณสามารถรวมการเรียกเก็บเงินและการติดตามเวลา เพื่อให้ฟรีแลนซ์ของคุณสามารถจัดการทุกอย่างได้จากที่เดียว

• Hubstaff Tasks ใช้บอร์ดคัมบังแบบภาพเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ Sprints เพื่อโฟกัสทีม และสแตนด์อัพอัตโนมัติเพื่อให้ทุกคนซิงค์กัน ที่นี่คุณสามารถจัดการงานทั้งหมดของคุณ สร้างรายการตรวจสอบ เพิ่มวันครบกำหนด และจัดระเบียบรายละเอียดงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

  

• Evernote เป็นเครื่องมือจัดการงานอเนกประสงค์และจดบันทึก ช่วยให้คุณจดบันทึก ระดมความคิด เพิ่มภาพ และแชร์เอกสารกับฟรีแลนซ์ นอกจากนี้ยังอำนวยความสะดวกในการเตือนความจำและงานต่างๆ

  

• Trello เป็นเครื่องมือการจัดการตามรายการที่สนุกและง่ายดาย ที่นี่คุณสามารถสร้างบอร์ดและการ์ดสำหรับฟรีแลนซ์และลูกค้าได้อย่างง่ายดาย ซึ่งเหมาะสำหรับการจัดการโครงการ การสื่อสาร และแนวคิดต่างๆ

  

• Facebook Workplace เป็นเครื่องมือสื่อสารที่เชื่อมโยงบริษัทและพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล ใช้คุณสมบัติที่คุ้นเคย เช่น กลุ่ม แชท ห้อง และการแพร่ภาพวิดีโอสดเพื่อให้ผู้คนทำงานร่วมกัน คำเตือน แม้ว่าหลายคนจะลบหรือไม่ใช้ Facebook แต่นี่ไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาที่ใช้การได้เสมอไป

  

• ปฏิทิน – แม้ว่าฟรีแลนซ์ของคุณจะไม่ต้องการแบ่งปันปฏิทินกับคุณ (หากพวกเขากำลังทำงานกับลูกค้ารายอื่น) สิ่งสำคัญคือการใช้ตัวเตือนปฏิทิน หลีกเลี่ยงการยืนกรานว่าฟรีแลนซ์ของคุณใช้ระบบปฏิทินที่พวกเขาไม่ได้ใช้งานตามปกติ เพราะสิ่งนี้จะถูกเพิกเฉย ถ้าพวกเขาใช้ Outlook, Google หรือ Calendly คุณสามารถเพิ่มการช่วยเตือนที่นั่นได้ ตั้งการเตือนล่วงหน้าหนึ่งวันก่อนถึงเส้นตายเพื่อหลีกเลี่ยงการเร่งรีบในนาทีสุดท้าย

4. ปล่อยให้บัฟเฟอร์

ผู้จัดการอัจฉริยะจะทิ้งบัฟเฟอร์ไว้เมื่อมอบหมายงานให้กับฟรีแลนซ์ ในการทำเช่นนี้ คุณต้องทำงานให้เสร็จจากกำหนดส่งและหาขั้นตอนที่จำเป็น

ลองดูตัวอย่าง: ข่าวประชาสัมพันธ์ที่จะถึงในวันที่ 10 ตุลาคม

มอบหมายในวันที่ 10 กันยายนโดยมีกำหนดส่งในวันที่ 24 กันยายนสำหรับนักแปลอิสระในการค้นคว้าและเขียน จากนั้น คุณมีเวลา 2 สัปดาห์ในการพิสูจน์ ขอเปลี่ยนแปลง ขออนุมัติ สร้างภาพ และส่ง PR ไปยังสื่อก่อนกำหนด

แน่นอนว่าเราไม่ได้มีเวลามากเสมอไป แต่ใช้หลักการเดียวกัน ทิ้งบัฟเฟอร์ไว้เสมอ

กำหนดเวลาของคุณไม่ควรตรงกับที่คุณให้ฟรีแลนซ์

“หลักทั่วไปที่ดีคือการประมาณว่าจะใช้เวลาเท่าไร แล้วคูณด้วยหนึ่งหรือครึ่งหรือสอง การมีที่กั้นสำหรับเหตุบังเอิญจะช่วยให้คุณไม่พลาดกำหนดเวลาและใช้เวลาช่วงค่ำและวันหยุดสุดสัปดาห์เพื่อทำงานให้ทัน” ผู้เชี่ยวชาญ Shopify, Kelly Vaughn

5. จ่ายฟรีแลนซ์ทันที

สิ่งหนึ่งที่แน่นอน ฟรีแลนซ์ทำงานได้ดีขึ้นและเร็วขึ้นเมื่อพวกเขารู้ว่าจะได้รับเงินทันที แบรนด์ที่ใช้เวลานานเกินไปในการชำระเงินหรือแย่กว่านั้น เพิกเฉยต่ออีเมลเกี่ยวกับการชำระเงินจะไม่มีความสำคัญสำหรับฟรีแลนซ์

ต่อไปนี้คือวิธีที่จะเป็นคนที่พวกเขาไปถึงเส้นตาย:

• รับทราบอีเมลที่ถามเกี่ยวกับการชำระเงิน เสมอ แม้ว่าจะไม่ใช่แผนกของคุณก็ตาม ตอบกลับและติดตามบัญชี
• รักษาข้อตกลงของผู้รับเหมา ข้อตกลงการเป็นฟรีแลนซ์หรือผู้รับเหมาของคุณสามารถกำหนดเงื่อนไขความคาดหวังและรายละเอียดการชำระเงินได้ ตัวอย่างเช่น งานที่ส่งเลยกำหนดเวลาอาจถูกปรับการชำระเงิน วิธีที่ดีกว่าในการดูสิ่งนี้คือการเสนอโบนัสสำหรับงานที่ยอดเยี่ยมที่ส่งมอบก่อนกำหนด
• จ่ายฟรีแลนซ์ทันที หากคุณสามารถชำระเงินได้เร็วกว่า 30 วันก็เยี่ยมมาก อย่าประเมินความสำคัญของการชำระเงินต่ำไป ไม่ว่ามันอาจจะต่ำก็ตาม อย่าลืมว่าฟรีแลนซ์มักจะพึ่งพาการชำระเงินของคุณสำหรับสิ่งจำเป็นต่างๆ เช่น บิล ค่าอาหาร และค่าน้ำมัน
• จ่ายเท่ากัน. ฟรีแลนซ์หญิงทำเงินได้น้อยกว่าฟรีแลนซ์ชาย การศึกษาของ SlashWorkers แสดงให้เห็นว่าในขณะที่ผู้หญิงทำเงินได้ $25,000 โดยเฉลี่ย ผู้ชายสามารถทำเงินได้มากกว่า $150,000 ต่อปีสำหรับตำแหน่งเดียวกัน อย่าเป็นนายจ้างคนนั้น
• แนะนำให้พวกเขาใช้การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์: การให้ฟรีแลนซ์เรียกเก็บเงินจากคุณด้วยซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์มีข้อดีมากมายสำหรับคุณในการติดตาม จัดการ และชำระใบแจ้งหนี้ได้ทันที สำหรับพวกเขา หมายความว่าพวกเขาสามารถออกใบแจ้งหนี้อย่างมืออาชีพ ชัดเจน และตรงเวลา ซึ่งรวมเข้ากับตัวเลือกการชำระเงินที่คุณต้องการ
• สนับสนุนให้นักแปลอิสระของคุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ อธิบายระบบการเรียกเก็บเงินของบริษัทของคุณเมื่อเริ่มต้นความสัมพันธ์ในการทำงาน ตัวอย่างเช่น หากบัญชีเงินเดือนของคุณเสร็จ ^สิ้น ในวันที่ 5 ของเดือนเสมอ ให้อธิบายว่าใบแจ้งหนี้ที่ส่งหลังจากนี้จะล่าช้าไปจนถึงเดือนถัดไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขารู้วิธีส่งใบแจ้งหนี้และให้ใคร

คุณรู้หรือไม่ว่า 77% ของฟรีแลนซ์กล่าวว่าพวกเขาไม่มีความมั่นคงทางการเงินมากขึ้นตั้งแต่เลิกงานประจำวันเพื่อไปทำงานฟรีแลนซ์ แต่ 68% บอกว่าชีวิตของพวกเขาดีขึ้นตั้งแต่เริ่มทำงานฟรีแลนซ์และมีความสุขมากกว่าเมื่อก่อนมาก

การให้ฟรีแลนซ์ส่งโครงการตรงเวลาเริ่มต้นที่ตัวคุณ วิธีที่คุณสื่อสาร จัดทำเอกสาร และจูงใจฟรีแลนซ์เป็นกุญแจสำคัญในการไปถึงเส้นตาย

ฟรีแลนซ์แต่ละคนมีเอกลักษณ์เฉพาะตัวและจะทำงานในลักษณะที่แตกต่างกัน แต่การนำแนวปฏิบัติที่ดีไปใช้เป็นสิ่งที่คุณสามารถนำไปใช้ในระดับสากลได้

บทความนี้สนับสนุนโดย Hubstaff