So bringen Sie Ihre Freiberufler dazu, Projekte termingerecht abzugeben

Veröffentlicht: 2020-12-02

Die Einstellung von Freiberuflern bietet zahlreiche Vorteile. Der Erwerb spezifischer Fähigkeiten, ohne einen Vollzeitmitarbeiter einstellen zu müssen, ist nur ein Beispiel. Im Bericht 2020 zu den Auswirkungen der Pandemie auf die Telearbeit ist die Selbstständigkeit beliebter denn je.

Aber als Manager gibt es Herausforderungen. Sobald Sie Ihre Freiberufler gefunden haben, müssen Sie sie effektiv verwalten.

Das bedeutet, ihre Stunden zu verfolgen, über Projekte zu kommunizieren und – die größte Herausforderung – Fristen zu verwalten.

Sie fragen sich, wie Sie es verwirklichen können? So bringen Sie Ihre Freiberufler dazu, Projekte rechtzeitig einzureichen.

1. Schaffen Sie angemessene Fristen

Als Manager sind Sie dafür verantwortlich, angemessene Fristen zu setzen. Alles bis zur letzten Minute aufzuschieben und dann Ihrem Freiberufler eine 24-Stunden-Bearbeitungszeit zuzumuten, verlangt nach Ärger.

Wenn Ihrem Team enge Fristen gesetzt werden, die Sie einhalten müssen, versuchen Sie, zurückzudrängen und angemessene Erwartungen zu setzen. Hier ist wie:

Organisieren Sie Aufgaben nach Priorität, damit Ihr Freiberufler nur an wichtigen Meilensteinen arbeitet. Bei der Verwaltung von Freiberuflern ist es wichtig, dass Sie Aufgaben priorisieren. Es ist auch hilfreich, Ihrem Freelancer einen Überblick darüber zu geben, was im Monat ansteht, da er Zeit blockieren und andere Kundenprojekte ausgleichen kann.
Dokumentieren Sie Fristen übersichtlich per E-Mail oder innerhalb Ihres Projektmanagementsystems. Stellen Sie sicher, dass jeder die Frist versteht und in der Lage ist, sie einzuhalten.
Respektieren Sie die Zeitzonen und Feiertage Ihrer Freelancer. Wenn Sie beispielsweise in London sind und eine schnelle Bearbeitung von einem Freiberufler in Australien erwarten, ist es möglich, dass sich die Kommunikation nicht überschneidet. Fristen könnten versäumt werden.
Verstehen Sie die Zeit, die zum Erledigen von Aufgaben benötigt wird. Im Jahr 2020 beträgt die durchschnittliche Zeit, die zum Recherchieren und Schreiben eines Blogbeitrags benötigt wird, beispielsweise 4 Stunden. Wenn Sie Ihren Freiberuflern keine Zeit geben, um die Arbeit ordnungsgemäß abzuschließen, kann eines von zwei Dingen passieren: verpasste Fristen oder unbefriedigende, überstürzte Arbeit. Wenn Sie keine direkte Erfahrung haben, fragen Sie, wie lange es voraussichtlich dauern wird, ein Projekt abzuschließen, und bauen Sie dies in Ihren Zeitplan ein.
Wisse, dass du wahrscheinlich nicht der einzige Kunde bist, den dein Freelancer hat. Wenn Ihr Freelancer nicht ausgelastet ist, arbeitet er wahrscheinlich mit anderen Kunden zusammen und hat andere Fristen. Einige Freiberufler jonglieren möglicherweise mehrere Projekte gleichzeitig, um jeden Monat ein bestimmtes Zieleinkommen zu erreichen. Wenn Ihr Projekt nicht dasjenige ist, das die regelmäßigste Arbeit anbietet, hat es möglicherweise keine hohe Priorität.

„Der beste Weg, die Produktivität zu fördern, besteht darin, Einzelpersonen zu ermutigen, die Verantwortung dafür zu übernehmen, wie sie ihre eigene Zeit und Ressourcen verwalten. Den Arbeitnehmern die Freiheit zu gewähren, wann, wie und wo sie arbeiten, beweist ihre Arbeitsmoral auf eine Weise, die der Versuch, sie zu kontrollieren, nicht kann.“ Robby Slaughter, Produktivitätsexperte

2. Nehmen Sie sich Zeit, um ein detailliertes Briefing zu geben

Experten raten, dass 10-12 Minuten, die Sie in die Planung Ihres Tages investieren, mindestens 2 Stunden Zeitverschwendung über den Tag hinweg einsparen. Das kann man zwar nicht für jeden Profi sagen, aber für das Management von Freiberuflern gilt es sicherlich.

Wenn Sie Freiberufler über Schreibprojekte informieren, fügen Sie die folgenden Informationen hinzu:

Titel und Überblick über das Stück
Stil- und Tonführer
Zu verwendende(s) SEO-Keyword(s).
Alle Links für Recherchen oder Artikel, die Ihnen gefallen
Interne Seiten zum Verlinken oder Quellen
Der Zweck und die CTAs für den Artikel
Wo es platziert wird
Und diese alles entscheidende Frist

Natürlich hängen die Artikel vom Projekt und der Art der Arbeit ab, aber Sie haben eine Ahnung.

Das Verfassen eines Briefings dauert normalerweise zwischen zehn Minuten und einer Stunde, spart aber auf lange Sicht so viel Zeit. Es bietet dem Freiberufler auch die Informationen, die er benötigt, und die Frist, auf die er hinarbeiten muss. Es stellt sicher, dass sie den gesamten Umfang der Arbeit verstehen.

Ermutigen Sie Ihren Freelancer, Fragen zu stellen, wenn er das Briefing erhält. Dies kann spätere Verzögerungen oder Verwirrung verhindern.

Wussten Sie, dass Automattic, Buffer, Edgar, Groove, Ghost, InVision, Hubstaff, Doist und Zapier zu den Unternehmen gehören, die 100 % Remote-Teams ausstatten?

3. Verwenden Sie Projektmanagement-Software

Wenn Sie mit Freiberuflern zusammenarbeiten, ist es wichtig, dass Sie ein Aufgabenverwaltungstool verwenden. Viele PM-Apps helfen Ihnen, eine Vielzahl von Projekten, Aufgaben und Fristen zu verwalten. Mit Software wie Hubstaff können Sie auch Abrechnung und Zeiterfassung integrieren, sodass Ihre Freiberufler alles von einem Ort aus verwalten können.

Hubstaff Tasks verwendet visuelle Kanban-Boards, um Arbeitsabläufe zu optimieren, Sprints, um Teams zu fokussieren, und automatisierte Stand-ups, um alle auf dem Laufenden zu halten. Hier können Sie Ihre gesamte Arbeit verwalten, Checklisten erstellen, Fälligkeitstermine hinzufügen und alle relevanten Aufgabendetails organisieren.
Evernote ist ein vielseitiges Aufgabenverwaltungs- und Notizentool. Es ermöglicht Ihnen, Notizen zu machen, Ideen zu sammeln, Bildmaterial hinzuzufügen und Dokumente mit Freiberuflern zu teilen. Es erleichtert auch Erinnerungen und Aufgaben.
Trello ist ein unterhaltsames und einfaches listenbasiertes Verwaltungstool. Hier können Sie ganz einfach Boards und Karten für Freiberufler und Kunden erstellen, die sich hervorragend für Projektmanagement, Kommunikation und Ideen eignen.
Facebook Workplace ist ein Kommunikationstool, das Unternehmen und Remote-Mitarbeiter verbindet. Es verwendet vertraute Funktionen wie Gruppen, Chat, Räume und Live-Videoübertragung, um Menschen zur Zusammenarbeit zu bewegen. Ein Wort der Vorsicht, da viele Leute Facebook löschen oder sich dafür entscheiden, es nicht zu verwenden, ist dies nicht immer eine praktikable Lösung.
Kalender – Obwohl es unwahrscheinlich ist, dass Ihr Freiberufler einen Kalender mit Ihnen teilen möchte (wenn er mit anderen Kunden zusammenarbeitet), ist es wichtig, Kalendererinnerungen zu verwenden. Vermeiden Sie es, darauf zu bestehen, dass Ihr Freiberufler ein Kalendersystem verwendet, mit dem er normalerweise nicht arbeitet, da dies einfach ignoriert wird. Wenn sie Outlook, Google oder Calendly verwenden, können Sie dort Erinnerungen hinzufügen. Stellen Sie eine Erinnerung einen Tag vor Ablauf der Frist ein, um eine Eile in letzter Minute zu vermeiden.

4. Lassen Sie einen Puffer

Kluge Manager lassen einen Puffer, wenn sie Freiberuflern Arbeit zuweisen. Um dies zu tun, müssen Sie von Ihrer Deadline aus zurückarbeiten und die erforderlichen Schritte herausfinden.

Schauen wir uns ein Beispiel an: Eine Pressemitteilung, die am 10. Oktober fällig ist.

Vergeben Sie es am 10. September mit einer Frist bis zum 24. September, damit der Freelancer es recherchieren und schreiben kann. Dann haben Sie 2 Wochen Zeit, um es zu überprüfen, Änderungen anzufordern, die Genehmigung einzuholen, Bilder zu erstellen und die PR vor Ablauf der Frist an die Medien zu senden .

Natürlich haben wir nicht immer so viel Zeit, aber es gilt das gleiche Prinzip. Lassen Sie immer einen Puffer.

Deine Deadline sollte nie dieselbe sein wie die, die du deinem Freelancer gibst.

„Eine gute Faustregel ist, abzuschätzen, wie viel Zeit etwas in Anspruch nehmen wird, und dann entweder mit eineinhalb oder zwei zu multiplizieren. Ein Puffer für Nebenkosten erspart Ihnen das Verpassen von Fristen und das Verbringen von Abenden und Wochenenden mit der Arbeit, um sich zu erholen.“ Shopify-Expertin Kelly Vaughn

5. Freelancer zeitnah bezahlen

Eine Sache ist sicher. Freiberufler arbeiten besser und schneller, wenn sie wissen, dass sie pünktlich bezahlt werden. Marken, die zu lange brauchen, um zu bezahlen, oder schlimmer noch, E-Mails über Zahlungen ignorieren, werden für Freiberufler niemals eine Priorität sein.

So können Sie derjenige sein, für den sie Fristen einhalten:

Bestätigen Sie immer E-Mails mit Zahlungsaufforderungen , auch wenn es sich nicht um Ihre Abteilung handelt. Reagieren Sie und verfolgen Sie Konten.
Bewahren Sie eine Vertragspartnervereinbarung auf . Ihr Freiberufler- oder Auftragnehmervertrag kann die Erwartungsbedingungen und Zahlungsdetails enthalten. Beispielsweise können für Arbeiten, die nach Ablauf einer Frist eingereicht werden, Zahlungsstrafen verhängt werden. Eine nettere Art, dies zu sehen, wäre, einen Bonus für großartige Arbeit anzubieten, die früh geliefert wird.
Freiberufler zeitnah bezahlen. Wenn Sie sie schneller als 30 Tage bezahlen können, großartig. Unterschätzen Sie niemals die Bedeutung einer Zahlung, so gering sie auch sein mag. Denken Sie daran, dass Freiberufler sich oft auf Ihre Zahlung für wichtige Dinge wie Rechnungen, Lebensmittel und Kraftstoff verlassen.
Gleich bezahlen. Freiberuflerinnen verdienen weniger als männliche Freiberufler. Eine SlashWorkers-Studie hat gezeigt, dass Frauen im Durchschnitt 25.000 US-Dollar verdienen, Männer jedoch über 150.000 US-Dollar pro Jahr für die gleiche Position ausgeben können. Seien Sie nicht dieser Arbeitgeber.
Empfehlen Sie ihnen, die Online-Rechnungsstellung zu verwenden: Wenn Ihre Freiberufler mit einer Online-Rechnungsstellungssoftware abrechnen, bietet Ihnen dies viele Vorteile, da Sie Rechnungen nachverfolgen, verwalten und sofort bezahlen können. Für sie bedeutet dies, dass sie jederzeit professionelle, klare und zeitnahe Rechnungen ausstellen können, die sich in Ihre bevorzugten Zahlungsoptionen integrieren lassen.
Ermutigen Sie Ihre Freiberufler, effizient zu sein . Erklären Sie Ihr Firmenabrechnungssystem zu Beginn Ihres Arbeitsverhältnisses. Wenn Ihre Gehaltsabrechnung beispielsweise immer am 5. ^Tag des Monats erfolgt, erklären Sie, dass Rechnungen, die danach gesendet werden, auf den folgenden Monat verschoben werden. Stellen Sie sicher, dass sie wissen, wie und an wen eine Rechnung gesendet wird.

Wussten Sie, dass 77 % der Freiberufler angeben, dass sie finanziell nicht stabiler sind, seit sie ihre Hauptjobs aufgegeben haben, um freiberuflich zu arbeiten. Aber 68 % geben an, dass sich ihr Leben verbessert hat, seit sie freiberuflich tätig sind, und sind viel glücklicher als zuvor.

Beginnen Sie mit Ihnen, Ihre Freiberufler dazu zu bringen, Projekte rechtzeitig einzureichen. Die Art und Weise, wie Sie Freiberufler kommunizieren, dokumentieren und Anreize dafür schaffen, ist der Schlüssel zum Einhalten von Fristen.

Jeder Freiberufler ist einzigartig und arbeitet auf unterschiedliche Weise. Aber die Implementierung großartiger Praktiken ist etwas, das Sie international einführen können.

Dieser Artikel wurde von Hubstaff beigesteuert.