Serbest Çalışanlarınızın Projeleri Zamanında Teslim Etmesini Nasıl Sağlarsınız?

Serbest çalışanları işe almanın sayısız faydası vardır. Tam zamanlı bir çalışanı işe almak zorunda kalmadan belirli beceri setleri kazanmak sadece bir örnektir. Salgının uzaktan çalışma üzerindeki etkilerine ilişkin 2020 raporunda , serbest çalışma her zamankinden daha popüler.

Ancak bir yönetici olarak zorluklar var. Serbest çalışanlarınızı bulduktan sonra, onları etkili bir şekilde yönetmeniz gerekir.

Bu, saatlerini takip etmek, projeler hakkında iletişim kurmak ve - en büyük zorluk - son teslim tarihlerini yönetmek anlamına gelir.

Bunu nasıl gerçekleştireceğinizi mi merak ediyorsunuz? Serbest çalışanlarınızın projeleri zamanında teslim etmesini nasıl sağlayacağınız aşağıda açıklanmıştır.

1. Makul son tarihler oluşturun

Bir yönetici olarak, makul son tarihler oluşturmak sizin sorumluluğunuzdadır. Her şeyi son dakikaya bırakmak ve ardından serbest çalışanınıza 24 saatlik bir geri dönüş yapmak bela istiyor.

Ekibinize vurmanız için sıkı son tarihler verilirse, geri adım atmaya çalışın ve makul beklentiler belirleyin. İşte nasıl:

• Görevleri öncelik sırasına göre düzenleyin, böylece serbest çalışanınız yalnızca önemli kilometre taşları üzerinde çalışıyor. Serbest çalışanları yönetirken, görevlere öncelik vermeniz önemlidir. Serbest çalışanınıza ay içinde yapılacaklar hakkında bir genel bakış sunmak, zamanı bloke edebilecekleri ve diğer müşteri projelerini dengeleyebilecekleri için de yararlıdır.
• Son teslim tarihlerini e-posta yoluyla veya proje yönetim sisteminiz içinde açıkça belgeleyin . Herkesin son teslim tarihini anladığından ve bunu karşılayabildiğinden emin olun.
• Serbest çalışanlarınızın saat dilimlerine ve tatillerine saygı gösterin. Örneğin, Londra'daysanız ve Avustralya'daki bir serbest çalışandan hızlı bir geri dönüş bekliyorsanız, iletişimlerin çakışmaması olasıdır. Son tarihler kaçırılabilir.
• Görevleri tamamlamak için gereken süreyi anlayın. Örneğin 2020'de bir blog yazısı araştırmak ve yazmak için geçen ortalama süre 4 saattir. Serbest çalışanlarınıza işi düzgün bir şekilde tamamlamaları için zaman tanımamak, iki şeyden birinin gerçekleşmesine neden olur: teslim tarihlerini kaçırmak veya tatmin edici olmayan, aceleye getirilmiş işler. Doğrudan deneyiminiz yoksa, bir projeyi tamamlamanın ne kadar süreceğini sorun ve bunu zaman çizelgenize ekleyin.
• Muhtemelen serbest çalışanınızın sahip olduğu tek müşteri olmadığınızı bilin . Serbest çalışanınızın limitini aşmadığınız sürece, muhtemelen başka müşterilerle çalışıyorlardır ve başka teslim tarihleri ​​vardır. Bazı serbest çalışanlar, her ay belirli bir hedef gelire ulaşmak için birkaç projeyi aynı anda yürütebilir. Projeniz en düzenli çalışmayı sunan proje değilse, yüksek öncelikli olmayabilir.

“Üretkenliği teşvik etmenin en iyi yolu, bireyleri kendi zamanlarını ve kaynaklarını nasıl yönetecekleri konusunda sahiplenmeye teşvik etmektir. İşçilere ne zaman, nasıl ve nerede çalışacakları konusunda özgürlük vermek, onları kontrol etmeye çalışmanın yapamayacağı bir şekilde iş ahlaklarının kanıtını oluşturur.” Robby Slaughter, Verimlilik Uzmanı

2. Ayrıntılı bir özet sunmak için zaman ayırın

Uzmanlar, gününüzü planlamak için ayırdığınız 10-12 dakikanın, gün boyunca en az 2 saat boşa harcanmış zaman kazandıracağını tavsiye ediyor. Bu her profesyonel için söylenemese de, serbest çalışanları yönetmek için kesinlikle doğrudur.

Serbest çalışanlara proje yazma konusunda bilgi verirken aşağıdaki bilgileri ekleyin:

• Parçanın başlığı ve genel bakış
• Stil ve ton kılavuzları
• Kullanılacak SEO anahtar kelimeleri
• Araştırma veya beğendiğiniz makaleler için herhangi bir bağlantı
• Bağlantı kurulacak veya kaynak gösterilecek dahili sayfalar
• Makalenin amacı ve CTA'ları
• Nereye yerleştirileceği
• Ve o çok önemli son tarih

Elbette, öğeler projeye ve işin doğasına bağlı olacaktır, ancak siz anladınız.

Bir brief yazmak genellikle on dakika ile bir saat arasında sürer, ancak uzun vadede çok fazla zaman kazandırır. Ayrıca serbest çalışana ihtiyaç duyduğu bilgileri ve üzerinde çalışılması gereken son tarihi sağlar. İşin tüm kapsamını anlamalarını sağlar.

Serbest çalışanınızı brifingi aldıklarında soru sormaya teşvik edin. Bu, daha sonra gecikmeleri veya kafa karışıklığını önleyebilir.

Automattic, Buffer, Edgar, Groove, Ghost, InVision, Hubstaff, Doist ve Zapier'in %100 uzak ekipleri donatan şirketler arasında olduğunu biliyor muydunuz?

3. Proje yönetimi yazılımını kullanın

Serbest çalışanlarla çalışırken, bir görev yönetimi aracı kullanmanız çok önemlidir. Birçok PM uygulaması, çok sayıda projeyi, görevi ve son teslim tarihini yönetmenize yardımcı olur. Hubstaff gibi yazılımları kullanmak, serbest çalışanlarınızın her şeyi tek bir yerden yönetebilmesi için faturalandırma ve zaman takibini entegre etmenize de olanak tanır.

• Hubstaff Tasks , iş akışlarını kolaylaştırmak için görsel Kanban panoları, ekipleri odaklamak için Sprint'ler ve herkesi senkronize tutmak için otomatikleştirilmiş Stand-up'lar kullanır. Burada tüm çalışmalarınızı yönetebilir, kontrol listeleri oluşturabilir, son tarihler ekleyebilir ve ilgili tüm görev ayrıntılarını düzenleyebilirsiniz.

  

• Evernote , çok amaçlı bir görev yönetimi ve not alma aracıdır. Notlar almanıza, beyin fırtınası yapmanıza, görseller eklemenize ve serbest çalışanlarla belge paylaşmanıza olanak tanır. Ayrıca hatırlatıcıları ve görevleri kolaylaştırır.

  

• Trello , eğlenceli ve kolay bir liste tabanlı yönetim aracıdır. Burada serbest çalışanlar ve müşteriler için kolayca proje yönetimi, iletişim ve fikirler için harika panolar ve kartlar oluşturabilirsiniz.

  

• Facebook Workplace , şirketleri ve uzaktan çalışanları birbirine bağlayan bir iletişim aracıdır. İnsanların işbirliği yapmasını sağlamak için Gruplar, Sohbet, Odalar ve Canlı video yayını gibi tanıdık özellikleri kullanır. Yine de bir uyarı, birçok kişinin Facebook'u silmesi veya kullanmamayı seçmesi nedeniyle, bu her zaman uygulanabilir bir çözüm değildir.

  

• Takvimler – Serbest çalışanınızın (başka müşterilerle çalışıyorlarsa) sizinle bir takvim paylaşmak istemesi pek olası olmasa da, takvim hatırlatıcılarını kullanmak önemlidir. Serbest çalışanınızın normalde birlikte çalışmadığı bir takvim sistemini kullanması konusunda ısrar etmekten kaçının çünkü bu basitçe göz ardı edilecektir. Outlook, Google veya Calendly kullanıyorlarsa, orada hatırlatıcılar ekleyebilirsiniz. Son dakika telaşından kaçınmak için son teslim tarihinden bir gün önce bir hatırlatıcı ayarlayın.

4. Bir tampon bırakın

Akıllı yöneticiler, serbest çalışanlara iş atarken bir arabellek bırakır. Bunu yapmak için, son tarihinizden geriye doğru çalışmanız ve gerekli adımları belirlemeniz gerekir.

Bir örneğe bakalım: 10 Ekim'de yapılacak bir basın açıklaması.

Serbest çalışanın araştırması ve yazması için 24 Eylül'e kadar son tarih ile 10 Eylül'de atayın. Ardından, kanıtlamak, değişiklik istemek, onay almak, görseller oluşturmak ve son tarihten önce PR'ı medya kuruluşuna göndermek için 2 haftanız var .

Elbette her zaman bu kadar çok zamanımız olmuyor ama aynı prensip geçerli. Her zaman bir tampon bırakın.

Son teslim tarihiniz asla serbest çalışanınıza verdiğiniz tarihle aynı olmamalıdır.

"İyi bir kural, bir şeyin ne kadar zaman alacağını tahmin etmek ve ardından bir buçuk veya iki ile çarpmak. Önemsiz durumlar için bir tampona sahip olmak, sizi teslim tarihlerini kaçırmaktan ve akşamları ve hafta sonlarını kendinize yetişmek için çalışarak geçirmekten kurtaracaktır.” Shopify Uzmanı, Kelly Vaughn

5. Serbest çalışanlara hemen ödeme yapın

Kesin olan bir şey var. Serbest çalışanlar, ödemelerini hemen alacaklarını bildiklerinde daha iyi ve daha hızlı performans gösterirler. Ödemesi çok uzun süren veya daha kötüsü, ödemeyle ilgili e-postaları görmezden gelen markalar, serbest çalışanlar için asla bir öncelik olmayacaktır.

Son teslim tarihlerini vurdukları kişi nasıl olunur:

• Departmanınız olmasa bile ödemeyi soran e-postaları her zaman kabul edin. Hesapları yanıtlayın ve takip edin.
• Bir yüklenici sözleşmesini sürdürün . Serbest çalışan veya yüklenici sözleşmeniz, beklenti koşullarını ve ödeme ayrıntılarını düzenleyebilir. Örneğin, son teslim tarihini geçen çalışmalar ödeme cezalarına tabi olabilir. Buna bakmanın daha iyi bir yolu, erken teslim edilen harika işler için bir bonus sunmaktır.
• Serbest çalışanlara hemen ödeme yapın. 30 günden daha hızlı ödeyebiliyorsanız, harika. Ne kadar düşük olursa olsun, bir ödemenin önemini asla hafife almayın. Unutmayın, serbest çalışanlar genellikle faturalar, yiyecek ve yakıt gibi temel ihtiyaçlar için sizin ödemenize güvenirler.
• Eşit ödeyin. Kadın serbest çalışanlar, erkek serbest çalışanlara göre daha az para kazanıyor. Bir SlashWorkers araştırması, kadınların ortalama olarak 25.000 $ kazanmasına karşın, erkeklerin aynı pozisyon için yılda 150.000 $'ın üzerine çıkabileceğini göstermiştir. O işveren olmayın.
• Online faturalandırmayı kullanmalarını önerin: Freelance çalışanlarınızın size online faturalandırma yazılımı ile fatura kesmesi, fatura takibi, yönetimi ve anında ödeme konusunda size birçok avantaj sağlar. Onlar için bu, her zaman tercih ettiğiniz ödeme seçenekleriyle entegre olan profesyonel, açık ve zamanında faturalar düzenleyebilecekleri anlamına gelir.
• Serbest çalışanlarınızı verimli olmaları için teşvik edin . İş ilişkinizin başında kurumsal faturalandırma sisteminizi açıklayın. Örneğin, ^bordronuz her zaman ayın 5'inde yapılıyorsa, bundan sonra gönderilen faturaların bir sonraki aya erteleneceğini açıklayın. Nasıl ve kime fatura göndereceklerini bildiklerinden emin olun.

Serbest çalışanların %77'sinin, serbest çalışmaya geçmek için günlük işlerini bıraktıklarından beri mali açıdan daha istikrarlı olmadıklarını belirttiklerini biliyor muydunuz? Ancak %68'i serbest çalışmaya başladıklarından beri hayatlarının iyileştiğini ve eskisinden çok daha mutlu olduğunu söylüyor.

Serbest çalışanlarınızın projeleri zamanında teslim etmesini sağlamak sizinle başlar. Serbest çalışanları iletişim kurma, belgeleme ve teşvik etme şekliniz, son teslim tarihlerini tutturmanın anahtarıdır.

Her serbest çalışan benzersizdir ve farklı bir şekilde çalışacaktır. Ancak harika uygulamaları hayata geçirmek, uluslararası alanda yaygınlaştırabileceğiniz bir şeydir.

Bu makale Hubstaff tarafından hazırlanmıştır.