كيف تجعل العاملين لحسابهم الخاص بك يسلمون المشاريع في الوقت المحدد

هناك فوائد عديدة لتوظيف المستقلين. إن اكتساب مجموعات مهارات محددة دون الحاجة إلى استقدام موظف بدوام كامل هو مجرد مثال واحد. في تقرير عام 2020 عن آثار الوباء على العمل عن بعد ، أصبح العمل الحر أكثر شيوعًا من أي وقت مضى.

لكن كمدير ، هناك تحديات. بمجرد العثور على العاملين المستقلين الخاصين بك ، ستحتاج إلى إدارتهم بشكل فعال.

وهذا يعني تتبع ساعات عملهم ، والتواصل بشأن المشاريع - والتحدي الأكبر - إدارة المواعيد النهائية.

أتساءل كيف يمكن تحقيق ذلك؟ إليك كيفية جعل العاملين المستقلين لديك يقومون بتشغيل المشاريع في الوقت المحدد.

1. ضع مواعيد نهائية معقولة

بصفتك مديرًا ، تقع على عاتقك مسؤولية تحديد مواعيد نهائية معقولة. إن ترك كل شيء حتى اللحظة الأخيرة ثم إغراق العامل المستقل لمدة 24 ساعة يعد مشكلة.

إذا تم وضع مواعيد نهائية ضيقة على فريقك حتى تتمكن من الالتزام بها ، فحاول التراجع ووضع توقعات معقولة. إليك الطريقة:

• قم بتنظيم المهام حسب الأولوية ، بحيث يعمل المستقل الخاص بك فقط على المعالم الرئيسية. عند إدارة المستقلين ، من المهم أن تحدد أولويات المهام. إن إعطاء المستقل الخاص بك نظرة عامة على ما سيحدث في الشهر مفيد أيضًا لأنه سيكون قادرًا على حجب الوقت وتحقيق التوازن بين مشاريع العملاء الأخرى.
• قم بتوثيق المواعيد النهائية بوضوح عبر البريد الإلكتروني أو من خلال نظام إدارة المشروع الخاص بك. تأكد من أن الجميع يفهم الموعد النهائي وأنه قادر على الوفاء به.
• احترم المناطق الزمنية والعطلات للعاملين لحسابهم الخاص. على سبيل المثال ، إذا كنت في لندن وتتوقع تحولًا سريعًا من موظف مستقل في أستراليا ، فمن المحتمل ألا تتداخل الاتصالات. قد تفوت المواعيد النهائية.
• افهم الوقت المستغرق لإكمال المهام. على سبيل المثال ، في عام 2020 ، متوسط ​​الوقت المستغرق للبحث وكتابة منشور مدونة هو 4 ساعات. سيؤدي عدم السماح للعاملين لحسابهم الخاص بالوقت لإكمال العمل بشكل صحيح إلى حدوث أحد شيئين: عدم الالتزام بالمواعيد النهائية أو العمل غير المرضي المتسرع. إذا لم تكن لديك خبرة مباشرة ، فاسأل عن المدة التي من المحتمل أن تستغرقها لإكمال المشروع وإدراجه في جدولك الزمني.
• اعلم أنك ربما لست العميل الوحيد الذي يمتلكه موظفك المستقل. ما لم يكن لديك الحد الأقصى من العمل المستقل ، فمن المحتمل أنهم يعملون مع عملاء آخرين ولديهم مواعيد نهائية أخرى. قد يقوم بعض المستقلين بالتوفيق بين عدة مشاريع في نفس الوقت للوصول إلى دخل مستهدف معين كل شهر. ما لم يكن مشروعك هو الذي يقدم العمل الأكثر انتظامًا ، فقد لا يكون ذا أولوية عالية.

إن أفضل طريقة لتشجيع الإنتاجية هي تشجيع الأفراد على تولي زمام الأمور في كيفية إدارتهم لوقتهم ومواردهم. إن منح العمال حرية تحديد موعد وكيفية ومكان عملهم يخلق دليلاً على أخلاقيات العمل بطريقة لا تستطيع محاولة السيطرة عليهم ". روبي سلوتر ، خبير إنتاجية

2. خذ وقتك في تقديم موجز تفصيلي

ينصح الخبراء بأن تستثمر 10-12 دقيقة في التخطيط ليومك ستوفر على الأقل ساعتين من الوقت الضائع على مدار اليوم. في حين أن هذا لا يمكن أن يقال عن كل محترف ، إلا أنه صحيح بالتأكيد لإدارة المستقلين.

عند إحاطة المستقلين عن كتابة المشاريع ، قم بتضمين المعلومات التالية:

• عنوان ونظرة عامة على القطعة
• أدلة الأسلوب والنغمة
• الكلمات الرئيسية (كلمات) تحسين محركات البحث لاستخدامها
• أي روابط للبحث أو المقالات التي تعجبك
• الصفحات الداخلية للارتباط بها أو المصدر منها
• الغرض و CTAs لهذه المادة
• أين سيتم وضعها
• وذلك الموعد النهائي المهم للغاية

بالطبع ، ستعتمد العناصر على المشروع وطبيعة العمل ، لكنك تحصل على الفكرة.

عادةً ما تستغرق كتابة الملخص ما بين عشر دقائق وساعة ، ولكنه يوفر الكثير من الوقت على المدى الطويل. كما أنه يزود المستقل بالمعلومات التي يحتاجها والموعد النهائي للعمل عليها. يضمن فهمهم لنطاق العمل الكامل.

شجع صاحب العمل المستقل الخاص بك على طرح الأسئلة عندما يتلقى الموجز. هذا يمكن أن يمنع المماطلة أو الارتباك في وقت لاحق.

هل تعلم أن Automattic و Buffer و Edgar و Groove و Ghost و InVision و Hubstaff و Doist و Zapier هي من بين الشركات التي تجهز 100٪ فرق عمل عن بعد؟

3. استخدام برامج إدارة المشاريع

عندما تعمل مع مستقلين ، من الضروري أن تستخدم أداة إدارة المهام. ستساعدك العديد من تطبيقات PM في إدارة العديد من المشاريع والمهام والمواعيد النهائية. يتيح لك استخدام برنامج مثل Hubstaff أيضًا دمج الفواتير وتتبع الوقت حتى يتمكن المستقلون لديك من إدارة كل شيء من مكان واحد.

• تستخدم Hubstaff Tasks لوحات Kanban المرئية لتبسيط سير العمل ، و Sprints لتركيز الفرق ، والوقوف التلقائي لإبقاء الجميع في حالة تزامن. هنا يمكنك إدارة كل عملك وإنشاء قوائم مراجعة وإضافة تواريخ الاستحقاق وتنظيم جميع تفاصيل المهمة ذات الصلة.

  

• Evernote هي أداة متعددة الأغراض لإدارة المهام وتدوين الملاحظات. يتيح لك تدوين الملاحظات وطرح الأفكار وإضافة العناصر المرئية ومشاركة المستندات مع المستقلين. كما يسهل التذكيرات والمهام.

  

• Trello هي أداة إدارة قائمة على القائمة ممتعة وسهلة. هنا يمكنك بسهولة إنشاء لوحات وبطاقات للمستقلين والعملاء ، وهي رائعة لإدارة المشاريع والتواصل والأفكار.

  

• Facebook Workplace هي أداة اتصال تربط الشركات والعاملين عن بعد. يستخدم ميزات مألوفة مثل المجموعات والدردشة والغرف وبث الفيديو المباشر لجعل الناس يتعاونون. ومع ذلك ، هناك كلمة تحذير ، حيث يقوم العديد من الأشخاص بحذف أو اختيار عدم استخدام Facebook ، فهذا ليس دائمًا حلاً عمليًا.

  

• التقويمات - على الرغم من أنه من غير المحتمل أن يرغب العامل المستقل الخاص بك في مشاركة تقويم معك (إذا كان يعمل مع عملاء آخرين) ، فمن المهم استخدام تذكيرات التقويم. تجنب الإصرار على أن المستقل الخاص بك يستخدم نظام تقويم لا يعمل معه عادة لأن هذا سوف يتم تجاهله ببساطة. إذا كانوا يستخدمون Outlook أو Google أو Cal Friendly ، فيمكنك إضافة تذكيرات هناك. قم بتعيين تذكير قبل يوم من الموعد النهائي لتجنب اندفاع اللحظة الأخيرة.

4. اترك المخزن المؤقت

يترك المديرون الأذكياء حيزًا مؤقتًا عند إسناد العمل إلى المستقلين. للقيام بذلك ، تحتاج إلى العودة من الموعد النهائي الخاص بك ومعرفة الخطوات اللازمة.

لنلقِ نظرة على مثال: بيان صحفي من المقرر أن يصدر في 10 أكتوبر.

قم بتعيينه في 10 سبتمبر مع الموعد النهائي في 24 سبتمبر للمحترف المستقل للبحث عنه وكتابته. بعد ذلك ، لديك أسبوعان لإثبات ذلك ، وطلب التغييرات ، والحصول على الموافقة ، وإنشاء الصور ، وإرسال العلاقات العامة إلى منفذ الوسائط قبل الموعد النهائي .

بالطبع ، ليس لدينا دائمًا الكثير من الوقت ، ولكن نفس المبدأ ينطبق. اترك دائمًا مخزنًا مؤقتًا.

يجب ألا يكون الموعد النهائي الخاص بك هو نفس الموعد الذي تمنحه لموظفك المستقل.

"القاعدة الأساسية الجيدة هي تقدير الوقت الذي سيستغرقه شيء ما ، ثم الضرب في واحد ونصف أو اثنين. سيوفر لك وجود مخزن مؤقت للأمور العرضية عدم تفويت المواعيد النهائية وقضاء الأمسيات وعطلات نهاية الأسبوع في العمل لتعويض نفسك ". Shopify خبير ، كيلي فون

5. دفع المستقلين على الفور

شئ وحيد مأكد. يعمل المستقلون بشكل أفضل وأسرع عندما يعلمون أنه سيتم الدفع لهم على الفور. العلامات التجارية التي تستغرق وقتًا طويلاً في الدفع أو أسوأ من ذلك ، تتجاهل رسائل البريد الإلكتروني حول الدفع لن تكون أبدًا أولوية بالنسبة للعاملين لحسابهم الخاص.

إليك كيفية أن تكون الشخص الذي يلتزم بالمواعيد النهائية من أجله:

• قم دائمًا بتلقي رسائل البريد الإلكتروني التي تسأل عن الدفع ، حتى لو لم يكن قسمك. الرد والمتابعة مع الحسابات.
• الحفاظ على اتفاق المقاول . يمكن لاتفاقية العمل المستقل أو المقاول أن تحدد شروط التوقع وتفاصيل الدفع. على سبيل المثال ، قد يخضع العمل الذي تم إرساله بعد الموعد النهائي لغرامات السداد. أفضل طريقة للنظر إلى هذا هو تقديم مكافأة للعمل الرائع الذي يتم تسليمه مبكرًا.
• دفع المستقلين على الفور. إذا كان بإمكانك الدفع لهم أسرع من 30 يومًا ، فهذا رائع. لا تقلل أبدًا من أهمية الدفع ، مهما كانت منخفضة. تذكر ، غالبًا ما يعتمد المستقلون على مدفوعاتك مقابل الضروريات مثل الفواتير والطعام والوقود.
• ادفع بالتساوي. العاملات لحسابهن الخاص يكسبن أموالًا أقل من العاملين لحسابهم الخاص. أظهرت دراسة لـ SlashWorkers أنه بينما تجني النساء 25000 دولار في المتوسط ​​، يمكن للرجال أن يتقاضوا أكثر من 150.000 دولار سنويًا لنفس الوظيفة. لا تكن صاحب العمل هذا.
• نصحهم باستخدام الفواتير عبر الإنترنت: إن قيام المستقلين الخاصين بك بإصدار فاتورة ببرنامج الفواتير عبر الإنترنت يوفر لك العديد من المزايا فيما يتعلق بالقدرة على تتبع الفواتير وإدارتها ودفعها على الفور. بالنسبة لهم ، هذا يعني أنه يمكنهم دائمًا إصدار فواتير احترافية وواضحة وفي الوقت المناسب تتكامل مع خيارات الدفع المفضلة لديك.
• شجع العاملين لحسابهم الخاص على أن يكونوا فعالين . اشرح نظام الفواتير الخاص بشركتك في بداية علاقة العمل الخاصة بك. على سبيل المثال ، إذا كانت كشوف المرتبات الخاصة بك تتم دائمًا في اليوم ^الخامس من الشهر ، فشرح أن الفواتير المرسلة بعد ذلك ستتأخر حتى الشهر التالي. تأكد من أنهم يعرفون كيفية إرسال الفاتورة ولمن.

هل تعلم أن 77٪ من العاملين لحسابهم الخاص ذكروا أنهم ليسوا أكثر استقرارًا من الناحية المالية منذ التخلي عن وظائفهم اليومية للعمل لحسابهم الخاص. لكن 68٪ يقولون أن حياتهم قد تحسنت منذ أن بدؤوا العمل الحر وأصبحوا أكثر سعادة من ذي قبل.

إن الحصول على موظفين مستقلين لتسليم المشاريع في الوقت المحدد يبدأ معك. الطريقة التي تتواصل بها وتوثق وتحفز المستقلين هي مفتاح الالتزام بالمواعيد النهائية.

كل عامل مستقل فريد من نوعه وسيعمل بطريقة مختلفة. لكن تنفيذ الممارسات الرائعة أمر يمكنك طرحه دوليًا.

هذا المقال من مساهمة Hubstaff.