Comment faire en sorte que vos pigistes rendent leurs projets à temps

Publié: 2020-12-02

Il y a de nombreux avantages à embaucher des freelances. Acquérir des compétences spécifiques sans avoir à faire appel à un employé à temps plein n'est qu'un exemple. Dans le rapport 2020 sur les effets de la pandémie sur le travail à distance, le travail en freelance est plus populaire que jamais.

Mais en tant que manager, il y a des défis. Une fois que vous avez trouvé vos pigistes, vous devez les gérer efficacement.

Cela signifie suivre leurs heures, communiquer sur les projets et, le plus grand défi, gérer les délais.

Vous vous demandez comment y arriver ? Voici comment faire en sorte que vos pigistes rendent leurs projets à temps.

1. Créez des délais raisonnables

En tant que gestionnaire, il est de votre responsabilité de créer des délais raisonnables. Laisser tout jusqu'à la dernière minute, puis déverser un délai de 24 heures sur votre pigiste, c'est demander des ennuis.

Si des délais serrés sont imposés à votre équipe, essayez de repousser et de définir des attentes raisonnables. Voici comment:

Organisez les tâches par ordre de priorité, afin que votre freelance ne travaille que sur les étapes clés. Lorsque vous gérez des pigistes, il est important que vous priorisiez les tâches. Donner à votre pigiste un aperçu de ce qui se passe dans le mois est également utile car il pourra bloquer le temps et équilibrer les autres projets clients.
Documentez clairement les délais par e-mail ou dans votre système de gestion de projet. Assurez-vous que tout le monde comprend le délai et est en mesure de le respecter.
Respectez les fuseaux horaires et les jours fériés de vos freelances. Par exemple, si vous êtes à Londres et que vous attendez une réponse rapide d'un pigiste en Australie, il est possible que les communications ne se chevauchent pas. Les délais peuvent être manqués.
Comprendre le temps qu'il faut pour accomplir les tâches. Par exemple, en 2020, le temps moyen nécessaire pour rechercher et rédiger un article de blog est de 4 heures. Si vous ne laissez pas le temps à vos pigistes de terminer correctement le travail, deux choses se produiront : des délais non respectés ou un travail insatisfaisant et précipité. Si vous n'avez pas d'expérience directe, demandez combien de temps il faudra probablement pour terminer un projet et intégrez-le dans votre calendrier.
Sachez que vous n'êtes probablement pas le seul client de votre freelance. À moins que votre pigiste ne soit au maximum, il est probable qu'il travaille avec d'autres clients et qu'il ait d'autres délais. Certains freelances peuvent jongler avec plusieurs projets en même temps pour atteindre chaque mois un certain revenu cible. À moins que votre projet ne soit celui qui offre le travail le plus régulier, il se peut qu'il ne soit pas prioritaire.

« La meilleure façon d'encourager la productivité est d'encourager les individus à s'approprier la façon dont ils gèrent leur temps et leurs ressources. Accorder aux travailleurs la liberté de savoir quand, comment et où ils travaillent crée une preuve de leur éthique de travail d'une manière qu'essayer de les contrôler ne peut pas. Robby Slaughter, expert en productivité

2. Prenez le temps de fournir un briefing détaillé

Les experts conseillent que 10 à 12 minutes investies dans la planification de votre journée permettront d'économiser au moins 2 heures de temps perdu tout au long de la journée. Bien que cela ne puisse pas être dit pour tous les professionnels, c'est certainement vrai pour la gestion des pigistes.

Lorsque vous informez les pigistes sur des projets d'écriture, incluez les informations suivantes :

Titre et aperçu de la pièce
Guides de style et de tonalité
Mot(s) clé(s) SEO à utiliser
Tous les liens pour la recherche ou les articles que vous aimez
Pages internes vers lesquelles créer un lien ou source
Le but et les CTA de l'article
Où il sera placé
Et ce délai très important

Bien sûr, les éléments dépendront du projet et de la nature du travail, mais vous voyez l'idée.

La rédaction d'un brief prend généralement entre dix minutes et une heure, mais permet de gagner beaucoup de temps à long terme. Il fournit également au pigiste les informations dont il a besoin et le délai à respecter. Cela garantit qu'ils comprennent l'étendue complète du travail.

Encouragez votre pigiste à poser des questions lorsqu'il reçoit le brief. Cela peut éviter les retards ou la confusion plus tard.

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3. Utiliser un logiciel de gestion de projet

Lorsque vous travaillez avec des indépendants, il est essentiel que vous utilisiez un outil de gestion des tâches. De nombreuses applications PM vous aideront à gérer une multitude de projets, de tâches et de délais. L'utilisation de logiciels comme Hubstaff vous permet également d'intégrer la facturation et le suivi du temps afin que vos indépendants puissent tout gérer à partir d'un seul endroit.

Hubstaff Tasks utilise des tableaux Kanban visuels pour rationaliser les flux de travail, des sprints pour concentrer les équipes et des stand-ups automatisés pour que tout le monde reste synchronisé. Ici, vous pouvez gérer l'ensemble de votre travail, créer des listes de contrôle, ajouter des dates d'échéance et organiser tous les détails des tâches pertinentes.
Evernote est un outil polyvalent de gestion des tâches et de prise de notes. Il vous permet de prendre des notes, de réfléchir à des idées, d'ajouter des visuels et de partager des documents avec des pigistes. Il facilite également les rappels et les tâches.
Trello est un outil de gestion basé sur des listes amusant et facile. Ici, vous pouvez facilement créer des tableaux et des cartes pour les indépendants et les clients, qui sont parfaits pour la gestion de projet, la communication et les idées.
Facebook Workplace est un outil de communication qui met en relation les entreprises et les télétravailleurs. Il utilise des fonctionnalités familières telles que les groupes, le chat, les salles et la diffusion vidéo en direct pour amener les gens à collaborer. Un mot d'avertissement cependant, avec de nombreuses personnes supprimant ou choisissant de ne pas utiliser Facebook, ce n'est pas toujours une solution viable.
Calendriers – Bien qu'il soit peu probable que votre pigiste veuille partager un calendrier avec vous (s'il travaille avec d'autres clients), il est important d'utiliser des rappels de calendrier. Évitez d'insister pour que votre pigiste utilise un système de calendrier avec lequel il ne travaille pas normalement, car cela sera tout simplement ignoré. S'ils utilisent Outlook, Google ou Calendly, vous pouvez y ajouter des rappels. Définissez un rappel un jour avant la date limite pour éviter une précipitation de dernière minute.

4. Laisser un tampon

Les gestionnaires intelligents laissent un tampon lorsqu'ils attribuent du travail à des pigistes. Pour ce faire, vous devez travailler à partir de votre date limite et déterminer les étapes nécessaires.

Prenons un exemple : un communiqué de presse qui doit être publié le 10 octobre.

Attribuez-le le 10 septembre avec une date limite du 24 septembre pour que le pigiste le recherche et le rédige. Ensuite, vous avez 2 semaines pour le vérifier, demander des modifications, obtenir l'approbation, créer des images et envoyer le PR au média avant la date limite .

Bien sûr, nous n'avons pas toujours autant de temps, mais le même principe s'applique. Laissez toujours un tampon.

Votre délai ne doit jamais être le même que celui que vous donnez à votre freelance.

"Une bonne règle empirique consiste à estimer le temps que prendra quelque chose, puis à multiplier par un et demi ou par deux. Avoir un tampon pour les faux frais vous évitera de manquer vos délais et de passer des soirées et des week-ends à travailler pour vous rattraper. Experte Shopify, Kelly Vaughn

5. Payez rapidement les freelances

Une chose est sûre. Les pigistes sont plus performants et plus rapides lorsqu'ils savent qu'ils seront payés rapidement. Les marques qui mettent trop de temps à payer ou pire, ignorent les e-mails concernant le paiement ne seront jamais une priorité pour les freelances.

Voici comment être celui pour qui ils respectent les délais :

Accusez toujours réception des e-mails demandant un paiement , même s'il ne s'agit pas de votre service. Répondre et suivre les comptes.
Maintenir l'accord d'un entrepreneur . Votre contrat de pigiste ou d'entrepreneur peut définir les conditions d'attente et les détails de paiement. Par exemple, un travail soumis après une date limite peut être soumis à des pénalités de paiement. Une meilleure façon de voir cela serait d'offrir un bonus pour un excellent travail livré tôt.
Payez les pigistes rapidement. Si vous pouvez les payer plus rapidement que 30 jours, tant mieux. Ne sous-estimez jamais l'importance d'un paiement, aussi faible soit-il. N'oubliez pas que les pigistes comptent souvent sur votre paiement pour les éléments essentiels comme les factures, la nourriture et le carburant.
Payez équitablement. Les femmes indépendantes gagnent moins d'argent que les hommes indépendants. Une étude de SlashWorkers a montré que si les femmes gagnent en moyenne 25 000 dollars, les hommes peuvent dépenser plus de 150 000 dollars par an pour le même poste. Ne soyez pas cet employeur.
Conseillez-leur d'utiliser la facturation en ligne : le fait que vos freelances vous facturent avec un logiciel de facturation en ligne vous offre de nombreux avantages en termes de suivi, de gestion et de paiement instantané des factures. Pour eux, cela signifie qu'ils peuvent toujours émettre des factures professionnelles, claires et ponctuelles qui s'intègrent à vos options de paiement préférées.
Encouragez vos pigistes à être efficaces . Expliquez votre système de facturation d'entreprise au début de votre relation de travail. Par exemple, si votre paie est toujours effectuée le 5 ^e jour du mois, expliquez que les factures envoyées après cette date seront reportées au mois suivant. Assurez-vous qu'ils savent comment envoyer une facture et à qui.

Saviez-vous que 77 % des indépendants déclarent ne pas être plus stables financièrement depuis qu'ils ont abandonné leur travail quotidien pour devenir indépendants. Mais 68% disent que leur vie s'est améliorée depuis qu'ils ont commencé à travailler en freelance et sont beaucoup plus heureux qu'avant.

Faire en sorte que vos pigistes rendent leurs projets à temps commence par vous. La façon dont vous communiquez, documentez et motivez les pigistes est essentielle pour respecter les délais.

Chaque freelance est unique et travaillera de manière différente. Mais la mise en œuvre de bonnes pratiques est quelque chose que vous pouvez déployer à l'international.

Cet article a été contribué par Hubstaff.